ÍNDICE. Presentación... I. Antecedentes... II. Marco Jurídico... III. Atribuciones... IV. Estructura Orgánica... V. Descripción de Puestos...

Transcripción

1 COESPO ÍNDICE Presentación I Antecedentes II Marco Jurídico III Atribuciones IV Estructura Orgánica V Descripción de Puestos VI Jefe de la Jefe de Departamento de Recursos Financieros Jefe de Oficina de Programación y Presupuesto Analista Financiero Jefe de Oficina de Contabilidad Analista Contable Auxiliar contable Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar Analista Contable Auxiliar contable Jefe de Oficina de Evaluación y Seguimiento Analista Administrativo Auxiliar Administrativo Directorio VII Firmas de Autorización VIII

2 I. PRESENTACIÓN

3 PRESENTACIÓN El Plan Veracruzano de Desarrollo establece en su Capítulo XIII Reingeniería de Gobierno; elevar la funcionalidad administrativa del Gobierno del Estado y la calidad de los servicios que presta, para optimizar el uso de los recursos públicos y crear un ambiente de transparencia en su accionar que haga más fluida y frecuente la rendición de cuentas ante la sociedad. Asimismo el Programa Veracruzano de Gobierno y Democracia en su capítulo III.6 Reingeniería Administrativa; contempla entre sus Estrategias y Líneas de Acción la actualización de los manuales administrativos del sector, aplicando la normatividad, los aspectos metodológicos básicos para el diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión de los mismos. Con estos propósitos de claridad y orden, la elaboró el de la misma, que sin duda coadyuva a cumplir efectivamente las atribuciones y facultades que le confiere la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave y el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno. La actualización del presente manual, deriva del dictamen No. SFP/CG/1439/2010, mediante el cual se autoriza la adecuación de estructura orgánica y plantilla de personal de la Secretaría de Gobierno. El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la y las diferentes áreas de la Secretaría, y constituye una herramienta que guía y apoya el desempeño del área. El Manual está integrado por: * Antecedentes, donde se escriben los cambios organizacionales y funcionales que ha experimentado la Secretaría desde su creación. * Marco Jurídico, en el que se mencionan los ordenamientos legales que norman su funcionamiento y el ejercicio de sus atribuciones. * Atribuciones, que refiere aquellas asignadas en el Reglamento Interior. * Organigrama, descripción gráfica que muestra las áreas que integran la Secretaría. * Descripción de puestos, apartado que contempla la identificación,descripción de las funciones, organigrama y las relaciones de coordinación de los puestos de titular hasta los niveles operativos. * Directorio, que enlista los nombres de los principales servidores públicos de la Secretaría. * Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización.

4 II. ANTECEDENTES

5 ANTECEDENTES La Secretaría de Gobierno ha desempeñado históricamente un papel muy importante dentro de la estructura del Gobierno del Estado de Veracruz, como coordinar la política interna de la Entidad, así como los servicios sociales enfocados hacia la ciudadanía, mismos que se confieren en la Ley No. 58 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave, en sus Artículos 2, 9 Fracción I, 17 y 18, además de las establecidas en su Reglamento Interior. De conformidad con los Artículos 3 Fracción II inciso m y 18, del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, publicado mediante Gaceta Oficial del Estado Número Extraordinario 119 de fecha 24 de mayo de 2006, establecen a la como Órgano adscrito responsable de la presupuestación, programación y ejercicio del presupuesto a cargo de la Dependencia, en los términos de las disposiciones que le sean aplicables. Por lo anterior, esta Dependencia en coordinación con la Secretaría de Finanzas y Planeación, realiza una reestructuración, determinando una estructura orgánica general del área así como las específicas, de la cual se deriva la descripción de los puestos que conforman el presente Manual.

6 III. MARCO JURÍDICO

7 MARCO JURÍDICO Leyes: * Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. * Ley No. 58 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave. * Ley No. 536 de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz. * Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz- Llave. * Ley Estatal del Servicio Civil. * Ley de Ingresos para el Estado de Veracruz-Llave Códigos y Decretos: * Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz-Llave. * Código Financiero para el Estado de Veracruz-Llave. * Código Civil de Veracruz * Decreto de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave para el Ejercicio Fiscal. Reglamentos: * Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno. * Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas del Gobierno del Estado de Veracruz- Llave.

8 Otros: * Plan Veracruzano de Desarrollo * Programa Veracruzano de Gobierno y Democracia * Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad eficaz * Lineamientos que Establecen el Horario de la Jornada de Trabajo de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado. * Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales denominado Compranet-Ver. * Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. * Lineamientos para la Operación y control de los Fondos Revolventes y Rotatorios y los sujetos a comprobar. * Manuales Administrativos: - Manual de Organización - Manual de Procedimientos - Manual de Servicio al Público - Manual de Organización del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Gobierno.

9 IV. ATRIBUCIONES

10 ATRIBUCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL I. Supervisar la aplicación y rendimiento eficiente de los recursos financieros, humanos y materiales con que cuenta la Secretaría; II. Fungir como enlace entre la Secretaría y la Secretaría de Finanzas y Planeación, para el trámite de los asuntos administrativos y financieros; III. Procurar la obtención y asignación oportuna y eficiente de los recursos económicos, materiales y equipo necesario para el óptimo desarrollo de las actividades asignadas a la Secretaría; IV. Tramitar, previo acuerdo con el Secretario, las propuestas administrativas que reciba de los órganos adscritos a la Secretaría; V. Proponer y vigilar la correcta asignación y aplicación de sueldos y honorarios al personal de la Secretaría, además de establecer los mecanismos que permitan supervisar el control de asistencia, corrección disciplinaria, estímulos, incapacidades, permisos y licencias de conformidad con las condiciones generales de trabajo acordadas; VI. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de la Secretaría y supervisar el correcto ejercicio de las partidas presupuestales; VII. Coordinar y supervisar la integración y actualización del inventario de mobiliario y equipo de la Secretaría; VIII. Vigilar el adecuado funcionamiento del archivo de la Secretaría; IX. Controlar y mantener actualizada la plantilla de personal a partir de su diseño, así como supervisar los perfiles correspondientes a los puestos y cargos integrados a la Secretaría; X. Proporcionar al Secretario, con la periodicidad requerida, los informes relativos a la situación presupuestal de la Secretaría, y elaborar mensualmente un estado de egresos consolidado en el que se comparen el gasto presupuestado con su ejercicio; XI. Revisar y aprobar la documentación comprobatoria del gasto, de modo que corresponda a las diferentes partidas presupuestales asignadas a la Secretaría; XII. Diseñar y proponer al Secretario, los métodos y las técnicas necesarios para revisar y mejorar los mecanismos de control administrativos internos, de acuerdo con las unidades administrativas de las diversas Secretarías; XIII. Coordinar la elaboración de los proyectos de Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios al Público, así como su actualización, para someterlos a la consideración del Secretario;

11 XIV. Llevar, en coordinación con la instancia competente de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la bolsa de trabajo de la Secretaría; XV. Proveer la capacitación y adiestramiento del personal de la Secretaría de conformidad con la política establecida, en coordinación con la Secretaría de Finanzas y Planeación; XVI. Coadyuvar en la solución de los conflictos laborales que se susciten en la Secretaría, y; XVII. Las demás que expresamente le atribuyan las leyes del estado, este Reglamento y demás disposiciones aplicables, además de las que expresamente le confiera el Secretario.

12 V. ESTRUCTURA ORGÁNICA

13 ORGANIGRAMA GENERAL UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA DE OFICIALÍA DE PARTES DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DELEGACIONES ADMINISTRATIVAS OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO OFICINA DE NÓMINA DE COMPENSACIÓN OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Y DESARROLLO DE APLICACIONES ENLACES ADMINISTRATIVOS OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE NÓMINA DE BASE Y DE CONTRATO OFICINA DE CONTROL DE MAQUINARIA OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y SOPORTE TÉCNICO OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR OFICINA DE IMPUESTOS Y PRESTACIONES OFICINA DE INVENTARIOS OFICINA DE ENLACE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO OFICINA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

14 VI. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

15 Identificación Nombre del puesto: Jefe Inmediato: Subordinados inmediatos: Jefa de la Secretario de Gobierno Jefe del Departamento de Recursos Financieros Jefe del Departamento de Recursos Humanos Jefe del Depto. de Recursos Materiales y Servicios Generales Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información Jefe de Oficina de Oficialía de Partes Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Secretario de Gobierno Descripción general El titular de este puesto es responsable de planear, organizar, dirigir y controlar la aplicación y rendimiento eficiente de los recursos financieros, humanos, materiales e informáticos con que cuenta la Secretaría de Gobierno fungiendo como enlace entre las áreas que la integran y la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado. Ubicación en la estructura SECRETARIO DE GOBIERNO JEFA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA JEFE DE OFICINA DE OFICIALÍA DE PARTES JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES JEFE DE DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DELEGADOS ADMINISTRATIVOS JEFE DE OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE DEOFICINA DE NÓMINA DE COMPENSACIÓN JEFE DE OFICINA DE ADQUISICIONES JEFE DE OFICINA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Y DESARROLLO DE APLICACIONES ENLACES ADMINISTRATIVOS JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD JEFE DE OFICINA DE NÓMINA DE BASE Y DE CONTRATO JEFE DE OFICINA DE CONTROL DE MAQUINARIA JEFE DE OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y SOPORTE TÉCNICO JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DE OFICINA DE IMPUESTOS Y PRESTACIONES JEFE DE OFICINA DE INVENTARIOS JEFE DE OFICINA DE ENLACE JEFE DE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO JEFE DE OFICINA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL JEFE DE OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión 1 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

16 Funciones 1. Realizar los trámites de los asuntos administrativos y financieros correspondientes a las áreas de Secretaría de Gobierno ante la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN). 2. Integrar el Proyecto de Egresos del Presupuesto Anual de la Dependencia, de conformidad con los lineamientos legales aplicables y los lineamientos que emita la Secretaría de Finanzas y Planeación, para darlo a conocer al Secretario para su aprobación. 3. Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desempeño de las funciones administrativas que le atribuya el Secretario de Gobierno, de acuerdo con las disposiciones aplicables en cuanto a la normatividad, lineamientos y criterios que establezcan la Contraloría General del Estado y la SEFIPLAN. 4. Diseñar y proponer al Secretario los métodos y técnicas que sean necesarios para revisar y mejorar los mecanismos de control administrativo internos, de acuerdo con las diversas áreas de la Dependencia, para contar con estrategias adecuadas en beneficio de la misma. 5. Consolidar la información presupuestal y contable de la Dependencia de acuerdo a los lineamientos que emita la SEFIPLAN. 6. Elaborar el Programa Anual de Adquisiciones para cubrir las necesidades de material, equipo y prestación de servicios de la Secretaría. 7. Establecer los mecanismos y procedimientos que permitan supervisar el control de asistencia, corrección disciplinaria, estímulos, incapacidades, permisos y licencias de conformidad con las Condiciones Generales de Trabajo vigentes. 8. Aplicar los planes y políticas establecidos por las áreas normativas para la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales. 9. Aplicar las políticas y programas en materia de tecnologías de la información, dictaminadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para modernizar y agilizar los trámites que se llevan a cabo en la dependencia. 10. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de la Secretaría para supervisar el correcto ejercicio de las partidas presupuestales. 11. Coordinar la elaboración de los proyectos de Manuales de Organización, Procedimientos y Servicio al Público, así como su actualización y protocolo. 12. Supervisar y autorizar los movimientos de personal de base, contrato, y de confianza adscrito a la Secretaría, para contar con el personal necesario en cada área. 2

17 Funciones 13. Proporcionar, por acuerdo del Secretario, la información o cooperación que le sea requerida por otras Dependencias o Entidades de la Administración Pública Estatal o Federal para coadyuvar con las mismas en los asuntos que le competan. 14. Proporcionar al Secretario, con la periodicidad que se acuerde, los informes relativos a la situación presupuestal de la Secretaría de Gobierno y presentarle mensualmente un estado de egresos consolidado, comparando el gasto presupuestal contra lo ejercido, para la oportuna toma de decisiones. 15. Autorizar dictámenes, convocatorias, bases, notificaciones de fallo, licitaciones públicas y simplificadas, así como firmar los contratos de las mismas, para dar validez a estos documentos. 16. Proponer y vigilar la correcta aplicación de los sueldos y honorarios del personal de la Secretaría, para mantener un control del presupuesto asignado a esa partida. 17. Procurar la obtención y asignación oportuna y eficiente de los recursos financieros, materiales, informáticos y equipo necesario para el óptimo desempeño de las funciones, responsabilidad de la Dependencia. 18. Representar a la ante las Dependencias y Entidades Públicas y Privadas para aclarar, resolver o informar sobre los asuntos de carácter administrativo que se requieran. 19. Promover la capacitación y adiestramiento del personal de la Secretaría, de conformidad con los lineamientos aplicables emitidos por la SEFIPLAN. 20. Coadyuvar en la solución de los conflictos laborales que se susciten en la dependencia, para cumplir con las Condiciones Generales de Trabajo. 21. Vigilar y administrar el correcto uso de los recursos financieros, humanos, materiales e informáticos de la Dependencia, para cumplir con los Lineamientos Generales y Específicos que establece el Programa de Austeridad, Disciplina, Transparencia y Efienciente Administración de los Recursos Públicos por parte de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo. 22. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 3

18 CON: El Secretario de Gobierno Coordinación Interna PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información, coordinar actividades y someter a acuerdo los asuntos encomendados. Las áreas de la Secretaría El personal subordinado Coordinar el ejercicio del presupuesto y vigilar su apego a la normatividad vigente aplicable. Transmitir instrucciones, solicitar información y coordinar actividades. Coordinación Externa CON: La Secretaría de Finanzas y Planeación Los Órganos Fiscalizadores Las Instituciones Financieras Los proveedores y/o prestadores de servicios PARA: Gestionar los recursos, para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el ámbito de su competencia, así como entregar información que le solicite y coordinar actividades. Integrar información, solventar observaciones así como aplicar medidas preventivas y correctivas. Requerir flujos de efectivo y realizar movimientos de depósito y retiro. Contratar, adquirir y realizar el pago de las operaciones que se efectúen. 4

19 Identificación Nombre del puesto: Jefe Inmediato: Subordinados inmediatos: Jefe de Departamento de Recursos Financieros Jefe de la Jefe de la Oficina de Programación y Presupuesto Jefe de la Oficina de Contabilidad Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar Jefe de la Oficina de Evaluación y Seguimiento Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la, previo acuerdo con el Secretario de Gobierno. Descripción general El titular de este puesto es responsable de integrar el Anteproyecto de Presupuesto, del seguimiento al Programa Operativo Anual con Indicadores, del cumplimiento de la normatividad para la correcta y transparente aplicación del presupuesto; de emitir mensualmente los estados financieros, de conservar y custodiar los documentos contables y presupuestales, de controlar el fondo revolvente, así como de supervisar los movimientos de las cuentas bancarias y establecer las medidas de control. Ubicación en la estructura JEFA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES JEFE DE DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DELEGADOS ADMINISTRATIVOS JEFE DE OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO ENLACES ADMINISTRATIVOS JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión 5 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

20 Funciones 1. Integrar el Anteproyecto de Presupuesto y el Programa Operativo Anual con Indicadores de la Secretaría de Gobierno, con apego a la legislación vigente así como a los criterios, manuales y lineamientos que determine la SEFIPLAN. 2. Supervisar el ejercicio del presupuesto autorizado a la Secretaría de Gobierno, de acuerdo con la programación y normatividad establecidas en la materia. 3. Analizar y revisar la información programática, presupuestal y financiera de la Secretaría de Gobierno, para establecer procedimientos que se utilizarán en la correcta y transparente aplicación de los recursos autorizados a las unidades presupuestales. 4. Realizar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones presupuestales de acuerdo a la normatividad vigente. 5. Elaborar y sustentar las propuestas de ampliación presupuestal que de acuerdo a las necesidades de la Secretaría de Gobierno sean necesarias realizar, a fin de que sean presentadas a la autorización de la SEFIPLAN. 6. Informar mensualmente a las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno, el avance en el ejercicio del presupuesto asignado para el control de la disponibilidad presupuestal. 7. Resguardar la documentación contable y presupuestal de la Secretaría de Gobierno durante el período establecido para su conservación, así como mantener actualizado el sistema de operación de archivos financieros. 8. Coordinar el proceso de pago a proveedores y prestadores de servicios de la Secretaría de Gobierno, por medio del sistema implementado por la SEFIPLAN. 9. Programar y verificar el pago correcto y oportuno a proveedores y prestadores de servicios por concepto de adquisiciones, arrendamientos y servicios diversos proporcionados a la Secretaría de Gobierno. 10. Controlar el fondo revolvente para la atención oportuna de las necesidades que requieran las unidades presupuestales, así como supervisar su correcta comprobación. 11. Vigilar el registro presupuestal y contable de los egresos e ingresos realizados en el ejercicio, con apego a la normatividad establecida en la materia. 12. Supervisar la emitisión mensual de los estados financieros de la Secretaría de Gobierno con el registro de las operaciones financieras y contables para su presentación a la SEFIPLAN y coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas. 6

21 Funciones 13. Supervisar la emisión de los informes trimestrales presupuestales, programáticos y de flujo de efectivo para su presentación a la SEFIPLAN a fin de concentrar el informe general que se presenta a la H. Legislatura. 14. Vigilar el registro correcto de los movimientos bancarios efectuados, así como la emisión mensual de las conciliaciones bancarias y los reportes correspondientes. 15. Proponer medidas para el mejoramiento de trámites financieros, con el propósito de facilitar y agilizar la operación financiera de la dependencia. 16. Coordinar la elaboración del Programa Operativo Anual con Indicadores de la Secretaría de Gobierno de acuerdo a la asignación presupuestal autorizada, dándole seguimiento a su desarrollo, e informando sus avances a la SEFIPLAN y a la Contraloría General del Estado. 17. Atender las solicitudes de información financiera requeridas por los Órganos Fiscalizadores en las auditorías así como integrar la solventación de las observaciones derivadas de éstas. 18. Participar como miembro del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Gobierno. 19. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 7

22 Coordinación Interna CON: El Jefe de la Las áreas de la Secretaría El personal subordinado PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Coordinar actividades e intercambiar información. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades. Coordinación Externa CON: La Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado Las Instituciones Bancarias Los proveedores de bienes y los prestadores de servicios. Los Órganos Fiscalizadores PARA: Tratar asuntos relacionados con el ejercicio del presupuesto, la emisión de los estados financieros y la radicación de recursos. Solicitar y recibir información sobre el manejo de las cuentas bancarias. Tratar asuntos relacionados con los pagos por concepto de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios. Atender solicitudes de información financiera y las observaciones de la materia derivadas de las auditorías. 8

23 Identificación Nombre del puesto: Jefe de Oficina de Programación y Presupuesto Jefe Inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Financieros Subordinados inmediatos: Analista Financiero Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, previo acuerdo con el Jefe de la. Descripción general El titular de este puesto es responsable de integrar el Anteproyecto de Presupuesto, de operar el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz para la emisión de reportes, afectaciones, transferencias y recalendarizaciones, así como el cumplimiento de la normatividad establecida en materia de presupuestación y ejercicio de recursos. Ubicación en la estructura JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS JEFE DE OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ANALISTA FINANCIERO Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Departamento de Recursos Financieros 9 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

24 Funciones 1. Realizar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones presupuestales autorizadas por su jefe inmediato para solicitar a la SEFIPLAN la suficiencia y ministración de recursos que permita atender con oportunidad las necesidades de las áreas de trabajo. 2. Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto para programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar por las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno. 3. Realizar las observaciones necesarias para los ajustes presupuestales de acuerdo a las necesidades operativas de las áreas y a los lineamientos establecidos en la materia. 4. Elaborar los estados del ejercicio del presupuesto de gasto corriente para analizar los registros contables, facilitar la toma de decisiones y presentarlos a la SEFIPLAN para la integración de la Cuenta Pública del Gobierno del Estado. 5. Integrar los Reportes del Avance Presupuestal con el registro de movimientos al presupuesto de gasto corriente y apoyar a las Unidades Presupuestales para la toma de decisiones de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. 6. Elaborar y presentar ante la SEFIPLAN durante los últimos cnco días del mes anterior la propuesta de Flujo de Efectivo de la Dependencia. 7. Clasificar correctamente el gasto y verificar la disponibilidad presupuestal para la atención y cumplimiento en tiempo y forma de los programas. 8. Coordinar la elaboración de los contratos de arrendamiento y constancias de retención de impuestos. 9. Validar los informes trimestrales presupuestales y programáticos para su presentación ante la SEFIPLAN a efecto de concentrar el informe general que se presenta a la H. Legislatura del Estado. 10. Recibir durante los primeros cinco días de cada mes los requerimientos mensuales de las unidades presupuestales. 11.Coordinar el registro de las órdenes de compra presentadas por las unidades presupuestales. 12. Conservar y resguardar los documentos del área en archivo para consulta y respaldo de los movimientos que afectan al presupuesto de la Secretaría de Gobierno. 13. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 10

25 CON: Coordinación Interna El Jefe del Departamento de Recursos Financieros El Departamento de Recursos Humanos El Departamento de Recursos Materiales Las Unidades Presupuesales de la Secretaría de Gobierno El personal subordinado PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Coordinar la integración de los recursos y las afectaciones que se requieran para la integración y disponibilidad de la nómina de la Secretaría de Gobierno. Coordinar la integración de los recursos que se requieran para las licitaciones y adquisiciones directas. Recibir y operar los movimientos de transferencias y recalendarizaciones del presupuesto. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar información y coordinar actividades. Coordinación Externa CON: La Secretaría de Finanzas y Planeación PARA: Tratar asuntos relacionados con la afectación presupuestal, la realización de transferencias, recalendarizaciones y ampliaciones, así como los cierres presupuestales mensuales y anuales. 11

26 Identificación Nombre del puesto: Analista Financiero Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Programación y Presupuesto Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la Oficina de Programación y Presupuesto, previo acuerdo con el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Descripción general El titular de este puesto es responsable de participar en trámite de transferencias, recalendarización y ampliaciones presupuestales, ministraciones y en el control financiero de la Secretaría, así como de los contratos de arrendamiento y formatos de retención de impuestos correspondientes. Ubicación en la estructura JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS JEFE DE OFICINADE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ANALISTA FINANCIERO Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Programación y Presupuesto 12 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

27 Funciones 1. Apoyar en la validación del Presupuesto Autorizado de la Dependencia. 2. Consolidar la información presupuestal de las áreas de la Dependencia, para integrarlo en el presupuesto. 3. Efectuar las recalendarizaciones, modificaciones y transferencias presupuestales que sean autorizadas para el ejercicio de las actividades de las áreas de la Secretaría. 4. Revisar los avances presupuestales de la Secretaría, para comparar con el autorizado. 5. Emitir e integrar los informes trimestrales presupuestales y programáticos para su presentación ante la SEFIPLAN. 6. Elaborar las ministraciones que sean requeridas por las áreas de la Dependencia. 7. Elaborar información que incluya montos presupuestales afectados así como preparar informes de la situación financiera que sirva de base para la Dependencia. 8. Realizar o recabar las Solicitudes Comprobación de Recursos para la afectación presupuestal o trámite correspondiente. 9. Evaluar la disponibilidad presupuestal para reasignar de acuerdo a los requerimientos. 10. Revisar que las Solicitudes Comprobación de Recursos y la documentación soporte cumplan con los requisitos y normatividad vigente para realizar las afectaciones al presupuesto. 11. Operar eficientemente el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) para la emisión oportuna de reportes del presupuesto de gasto corriente. 12. Registrar las Solicitudes Comprobación de Recursos presentadas por las Unidades Presupuestales en el SIAFEV. 13. Elaborar los contratos de arrendamiento y constancias de retención del ISR de los inmuebles utilizados por la Dependencia así como renovar los dictámenes correspondientes a los contratos de la. 14. Conservar y resguardar los documentos del área en archivo para su consulta. 15. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 13

28 CON: Coordinación Interna PARA: El Jefe de la Oficina de Programación y Presupuesto La Oficina de Cuentas por Pagar La Oficina de Contabilidad Las Unidades Presupuestales de la Secretaría de GObierno Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Recibir, analizar y revisar las solicitudes-comprobación de recursos para realizar las afectaciones correspondientes. Validar los cheques emitidos y entregados a sus beneficiarios. Tratar asuntos relacionados con la afectación presupuestal, la realización de transferencias, recalendarizaciones y ampliaciones, así como los cierres presupuestales mensuales y anuales. Coordinación Externa CON: Ninguno PARA: 14

29 Identificación Nombre del puesto: Jefe de Oficina de Contabilidad Jefe Inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Financieros Subordinados inmediatos: Analista Contable Auxiliar Contable Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, previo acuerdo con el Jefe de la. Descripción general El titular de este puesto es responsable de operar los sistemas internos de contabilidad; de emitir los estados financieros correspondientes a las operaciones de registro y aplicación de los recursos de la Secretaría; de integrar los reportes y análisis de cuentas soporte a los estados financieros, de coordinar y supervisar la elaboración de cheques, vigilar la recepción de depósitos, llevar un control de las órdenes de pago pendientes y ya ministradas y coordinar las actividades del archivo de la. Ubicación en la estructura JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS JEFE DE OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ANALISTA CONTABLE AUXILIAR CONTABLE Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Departamento de Recursos Financieros 15 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

30 Funciones 1. Verificar mensualmente con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la SEFIPLAN, los recursos recibidos en la Secretaría de Gobierno, así como las ministraciones virtuales (pago de servicios y pago a terceros) efectuadas en el SIAFEV y la aplicación de registros de bienes inmuebles regularizados, con la finalidad de conciliar las cifras registradas por ambas Dependencias. 2. Elaborar registros manuales al SIAFEV del sector en pólizas de diario. 3. Integrar mensualmente los estados financieros del Sector, y Editora de Gobierno con información oportuna, confiable y veraz que permitan dar a conocer la correcta aplicación de los recursos utilizados en las diversas áreas de la Secretaría. 4. Integrar trimestralmente los informes de Flujo de Efectivo, Estado Económico de Ingresos y Egresos y el Balance General con el fin de presentarlos ante la SEFIPLAN para la concentración del Informe General que ésta dependencia presenta a la H. Legislatura del Estado. 5. Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias para apoyar la toma de decisiones de la. 6. Vigilar el registro oportuno de las comprobaciones que se generan con motivo de las solicitudes de recursos, a fin de mantener actualizada la información contable. 7. Revisar que la documentación soporte y las solicitudes comprobación de recursos turnadas de la Oficina de Cuentas por Pagar cumplan con la normatividad aplicable por conceptos de adquisiciones, comprobacionesy arrendamiento de bienes y servicios, para integrar el soporte documental de los registros. 8. Elaborar los reportes de ministraciones recibidas y aplicaciones para dar a conocer en todo momento los recursos captados por este concepto. 9. Verificar los saldos de las cuentas bancarias de nómina contra los estados de cuenta bancarios para confirmar los saldos de afectaciones y ministración oportuna de recursos. 10. Elaborar los reportes necesarios para dar a conocer la situación de los deudores o pasivos a la fecha. 11. Verificar la comprobación y el reembolso de gastos de fondo revolvente a fin de hacer la reposición correspondiente. 12. Coordinar y supervisar las actividades de elaboración, emisión, protección, cancelación, comprobación y resguardo de cheques así como las de recepción de depósitos. 13. Coordinar los archivos del área así como de la a fin de resguardar la documentación durante los periodos legales de conservación para la oportuna consulta. 14. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 16

31 CON: Coordinación Interna PARA: El Jefe del Departamento de Recursos Financieros La Oficina de Programación y Presupuesto La Oficina de Cuentas por Pagar El personal subordinado Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Conciliar el presupuesto de egresos con la aplicación contable. Recibir las solicitudes-comprobación de recursos de fondo revolvente, pagos directos, sujetos a comprobar para revisión de la documentación soporte y resguardo. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades. Coordinación Externa CON: La Secretaría de Finanzas y Planeación Las Instituciones Bancarias Los Órganos Fiscalizadores PARA: La conciliación de recursos. Solicitar estados de cuenta y/o aclaraciones. Proporcionar información solicitada, aplicar recomendaciones y solventar observaciones. 17

32 Identificación Nombre del puesto: Analista Contable Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Contabilidad Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la Oficina de Contabilidad, previo acuerdo con el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Descripción general El titular de este puesto es responsable de elaborar los registros contables, de validar e interpretar la información contable, de concentrar la información para elaborar los estados financieros y de anexar la documentación comprobatoria necesaria así como de llevar a cabo un control de los depósitos de las ministraciones recibidas por la SEFIPLAN al Sector y de la emisión de cheques. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD ANALISTA CONTABLE AUXILIAR CONTABLE Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Contabilidad 18 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

33 Funciones 1. Recibir, clasificar e integrar la información comprobatoria para efectuar los registros contables. 2. Analizar la documentación recibida para que cumpla con los requisitos y lineamientos establecidos, por la SEFIPLAN u otros organismos. 3. Verificar las partidas a afectar de acuerdo al clasificador por objeto del gasto así como la suficiencia presupuestal, a fin de efectuar los registros presupuestales. 4. Elaborar pólizas de ingresos, egresos y diario para integrar la contabilidad de la Dependencia. 5. Efectuar conciliaciones bancarias periódicas, a fin de elaborar los registros correspondientes en la contabilidad. 6. Realizar el registro contable de las operaciones financieras para integrar la contabilidad de la Dependencia. 7. Validar la información registrada y capturada en los sistemas de información, para establecer el cierre del período o ejercicio. 8. Comparar las afectaciones contables con el presupuesto asignado a la Secretaría a fin de efectuar la conciliación correspondiente. 9. Auxiliar en la emisión de los estados financieros. 10. Consultar diariamente el saldo y los movimientos bancarios de todas las cuentas de la Secretaría de Gobierno para informar los movimientos a las áreas de la Secretaría. 11. Descargar en el sistema de recursos financieros los archivos de cheques emitidos por el Departamento de Recursos Humanos, de las nóminas de compensación y base para conocer los cheques que han sido pagados y los que están en tránsito llevando un control. 12. Afectar en el sistema de Recursos Financieros los archivos de las nóminas de base, compensación y crédito al salario, para que el Departamento de Contabilidad Gubernamental de la SEFIPLAN pueda importar y contabilizar la póliza que genera este archivo. 13. Recibir reintegros en efectivo de las unidades presupuestales y la para depósito de los movimientos de bancos de la Secretaría de Gobierno (Gasto Corriente, Nóminas de Base y Compensación). 14. Capturar los movimientos bancarios en los programas de la SEFIPLAN para realizar las afectaciones que correspondan. 15. Revisar los arqueos de fondo revolvente así como las conciliaciones bancarias de las cuentas que tienen las unidades presupuestales de la Secretaría con la finalidad de llevar un control de dichos conceptos. 19

34 Funciones 16. Realizar la protección de cheques a fin de que puedan ser pagados por el banco, así como llevar un control de sus fechas de vencimiento. 17. Realizar los trámites referentes a inconsistencias por concepto de cargos y abonos no identificados, para solicitar al banco de manera formal la aclaración. 18.Elaborar los reintegros de fondos a la SEFIPLAN por concepto de cheques cancelados, sujetos a comprobar y excedentes a efecto de que efectúe los registros contables y presupuestales a que haya lugar. 19. Emitir los reportes de cheques en tránsito, cheques cancelados, cargos no identificados, abonos no identificados, etcétera, a fin de llevar un control. 20. Elaborar cheques de la cuenta de gasto corriente (pagos sujetos a comprobar, fondo revolvente, renta y becas) así como oficios a las Oficinas de Hacienda a fin de que se realicen los pagos correspondientes. 21. Registrar contablemente en el SIAFEV y resguardar los cheques cancelados. 22. Solicitar la ministración por concepto de rentas ante la SEFIPLAN. 23. Solicitar la comprobación de los cheques de becas estatales pagados y cancelados a la Dirección General del Sistema Estatal de Becas, validando dicha información. 24. Realizar los reintegros a la SEFIPLAN por concepto de devoluciones de sujetos a comprobar, fondo revolvente, pago directo y nóminas a efecto de que sean aplicados correctamente en los registros contables de la Dependencia. 25. Registrar las pólizas de diario, ingresos y egresos de la Contabilidad de la y Editora de Gobierno a fin de mantener actualizada la información contable en el Sistema de Contabilidad Integral (COI) generada por las áreas de la Secretaría de Gobierno. 26. Conservar y resguardar los documentos del área en archivo para su consulta. 27. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 20

35 Coordinación Interna CON: El Jefe de la Oficina de Contabilidad El Departamento de Recursos Materiales Los Enlaces Administrativos PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Validar requisiciones de compra con órdenes de servicio y/o pedido. Tratar asuntos relacionados con la afectación presupuestal, la realización de transferencias, recalendarizaciones y ampliaciones, cierres presupuestales mensuales y anuales así como arqueos al fondo rotatorio y conciliaciones bancarias. Coordinación Externa CON: PARA: Ninguno 21

36 Identificación Nombre del puesto: Auxiliar Contable Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Contabilidad Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la Oficina de Contabilidad, previo acuerdo con el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Descripción general El titular de este puesto es responsable de organizar, ordenar y registrar la información contable para apoyar en los procedimientos y controles de la Oficina de Contabilidad. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD ANALISTA CONTABLE AUXILIAR CONTABLE Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Contabilidad 22 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

37 Funciones 1. Recibir Solicitudes Comprobación de Recursos junto con Listado de Órdenes de Pago. 2. Llevar un control interno de las Solicitudes de Comprobación de Recursos (firmadas, pagadas y pendientes de pago). 3. Separar las copias de las Solicitudes Comprobación de Recursos pagadas y elaborar relación de las mismas a fin de ser entregadas a las Unidades Presupuestales. 4. Integrar las Solicitudes Comprobación de Recursos pagadas según reporte de pago y enviarlas al archivo de la para su resguardo. 5. Indicar en las Solicitudes Comprobación de Recursos, el número de cheque con el cual fueron pagadas. 6. Archivar los documentos necesarios para respaldar la información de las actividades que se realizan de acuerdo a los Lineamientos que para tal efecto emita el Archivo General del Estado. 7. Integrar la información resguardada en el archivo de la para remitirla al Archivo General del Estado. 8. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 23

38 CON: El Jefe de la Oficina de Contabilidad Coordinación Interna La Oficina de Programación y Presupuesto Las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Gobierno El Archivo General del Estado PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Dar seguimiento a las solicitudes de gastos a comprobar y conciliar los cierres presupuestales mensuales y anuales. Entregar copias de las Solicitudes Comprobación de Recursos pagadas. Enviar información de la para su resguardo. Coordinación Externa CON: Ninguno PARA: 24

39 Identificación Nombre del puesto: Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar Jefe Inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Financieros Subordinados inmediatos: Analista Contable Auxiliar Contable Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, previo acuerdo con el Jefe de la. Descripción general El titular de este puesto es responsable de dar seguimiento a la comprobación de los recursos con los que operan las unidades presupuestales de la Secretaría; así como de verificar el cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Viáticos y en los Lineamientos Generales y Específicos del Programa Integral de Austeridad, Disciplina, Transparencia y Eficiente Administración de los Recursos Públicos y su aplicación presupuestal para la liberación de recursos a través de transferencia bancaria. Ubicación en la estructura JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS JEFE DE OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE DE OFICINA DE CONTABILIDAD JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DE OFICINA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ANALISTA CONTABLE AUXILIAR CONTABLE Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Departamento de Recursos Financieros 25 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno

40 Funciones 1. Verificar que los formatos establecidos para solicitar y comprobar recursos y la documentación soporte, cumplan con los requisitos que se especifican en los Lineamientos Internos de Recursos Financieros, en el Código Financiero, en el Código Fiscal de la Federación y en la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación. 2. Revisar que los trámites de pago cuenten con disponibilidad presupuestal para su registro en el SIAFEV y se autorice el pago a través de transferencia electrónica. 3. Informar con oportunidad a las áreas de la Secretaría de Gobierno del Estado en el caso de devolución de trámites, de los requisitos pendientes por cumplir o integrar para su corrección o adecuación. 4. Verificar que los trámites de solicitud de recursos se realice con apego a los ordenamientos aplicables y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos. 5. Revisar y tramitar la asignación y reposición de fondo revolvente, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. 6. Dar seguimiento a las solicitudes-comprobación de recursos desde su ingreso hasta su salida a firma. 7. Validar las afectaciones presupuestales por concepto de servicios básicos de las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno. 8. Conservar y resguardar los documentos del área en archivo para su consulta. 9. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende su jefe inmediato. 26

41 CON: Coordinación Interna PARA: El Jefe del Departamento de Recursos Financieros La Oficina de Contabilidad y la Oficina de Programación y Presupuesto Las áreas de la Secretaría de Gobierno. El personal subordinado Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades. Remitir y dar seguimiento a las solicitudes de gastos a comprobar y comprobación de recursos. Atender las solicitudes referentes a la comprobación de recursos. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades. Coordinación Externa CON: La Secretaría de Finanzas y Planeación PARA: Hacer llegar el listado de órdenes de pago para el trámite oportuno y depósito en cuenta de los diversos proveedores. Solicitar el pago oportuno de proveedores por concepto de licitaciones o adjudicaciones directas. Realizar trámites de cambios, altas y bajas así como aclaraciones de los servicios básicos. La Comisión Federal de Electricidad Teléfonos de México Realizar trámites de cambios, altas y bajas así como aclaraciones. Realizar trámites de cambios, altas y bajas así como aclaraciones y solicitud de equipos para internet (módem). 27

42 Identificación Nombre del puesto: Analista Contable Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar, previo acuerdo con el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Descripción general El titular de este puesto es responsable de validar que los cargos por concepto de servicios básicos correspondan a las unidades presupuestales y en apego a los lineamientos aplicables. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR ANALISTA CONTABLE AUXILIAR CONTABLE Emisión Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Cuentas por Pagar 28 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno