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Transcripción

1 Acción 6: Ampliar los Servicios de apoyo estudiantil en los : a) Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente b) Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social

2 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 1 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de OBJETIVO Entregar a los estudiantes la credencial universitaria inteligente (CUI) proporcionada por la Coordinación General de Servicios Escolares (CGSE). 2. ALCANCE Aplica para la entrega de la CUI que soliciten los estudiantes en el Centro de Atención al Estudiante (). 3. POLÍTICAS 3.1 Para la entrega de la CUI el estudiante: Deberá presentarse al La CUI deberá entregarse de manera exclusiva al estudiante El estudiante deberá firmar de recibido en la lista que le proporcionará el. 3.2 Para atender las solicitudes de credenciales de reposición (por extravío, robo, maltrato, entre otros), el personal del deberá verificar que el estudiante: Esté inscrito en el curso escolar vigente Cuente con el comprobante de pago de derecho de reposición de credencial. Nota: en caso de que el estudiante tenga cuenta activa con el banco Santander vinculada con su CUI deberá reportar el extravío o pérdida a dicho banco.

3 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 2 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

4 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 3 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de 2016 Estudiante CGSE Inicio Solicitar CUI 1 2 Verificar y atender solicitud Tipo se solicitud Primera Reposición 3 Validar información Es correcta? 4 No Retroalimenta Si Enviar solicitudes 4 Solicitar reposición de CUI 5 6 Recibir CUI 7 Revisar CUI Son correctas? No Notificar 9 Si 8 Asistir al Avisar al estudiante Entregar CUI Recibir CUI 12 Enviar el formato Listado de alumnos Fin

5 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 4 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro 1 Solicitar CUI Estudiante 1.1 Acude al solicitando la CUI. 2 Verificar y atender solicitud 2.2 Verifica el tipo de solicitud realizada por el estudiante: Si el estudiante requiere la CUI porque no acudió a la entrega masiva: Solicita al estudiante la siguiente información: facultad, licenciatura y nombre Registra la información proporcionada en la Lista de Solicitudes. (Continúa en la tarea 11). Nota: de no contar con la CUI solicitada se reportará al CGSE Para la(s) CUI de reposición solicita la siguiente información: nombre completo, facultad, licenciatura, semestre, matrícula, correo electrónico, número de celular Solicita el recibo del pago de derecho Registra la información proporcionada así como el folio correspondiente al pago de derecho en la Lista de solicitudes. 3 Validar información 3.1 Valida con el personal de la CGSE la información proporcionada por el estudiante. 4 Enviar solicitudes 4.1 Envía la Lista de solicitudes filtrada con la información de las credenciales para reposición a la CGSE. Nota1: el envío se realizará los días jueves. Nota2: resguarda los recibos de pago de derecho.

6 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 5 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de Solicitar reposición de CUI CGSE 5.1 Realiza el pedido de la reposición de la(s) CUI al banco Santander de acuerdo a lo establecido a su procedimiento de credencialización para alumnos de reinscripción y reingreso de la UADY. 5.2 Avisa al para recoger las CUI. 6 Recibir CUI 7 Revisar CUI 8 Avisar al estudiante 6.1 Acude a la CGSE. 6.2 Recibe la reposición de la(s) CUI y el formado Listado de alumnos de los estudiantes proporcionado por la CGSE. 7.1 Revisa el número de reposición de las CUI entregadas por parte de la CGSE. 7.2 Verifica que la reposición de la(s) CUI sea del Campus correspondiente. 7.3 Verifica que la reposición de la(s) CUI esté correcta. 7.4 Firma de recibido en el Concentrado de credenciales. 7.5 Solicita copia del Concentrado de credenciales. Nota: en caso de que alguna reposición de CUI presente alguna situación especial se notificará al personal de la CGSE. 8.1 Avisa al estudiante mediante los medios de comunicación que correspondan (celular, correo electrónico, etc.). Nota: Podrá apoyarse de las Dependencias para obtener los datos de contacto. 9 Asistir al Estudiante 9.1 Asiste al en el periodo y horario previamente establecido. 9.2 Proporciona sus datos (nombre, facultad, semestre). 10 Entregar CUI 11 Recibir CUI Estudiante 10.1 Con los datos proporcionados por el estudiante identifica la CUI correspondiente Entrega la CUI al estudiante y solicita firme el formato Listado de alumnos Recibe la CUI Revisa que estén correctos los datos contenidos en la CUI.

7 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 6 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de Firma de recibido en el formato Listado de alumnos. 12 Enviar el formato Listado de alumnos 12.1 Realiza un respaldo del formato Listado de alumnos Envía el formato Listado de alumnos a la CGSE. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento Procedimiento de credencialización para alumnos de reinscripción y reingreso de la UADY. Archivo electrónico 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros Lista de solicitudes Archivo electrónico Responsable del Un año Respaldo electrónico Listado de alumnos Archivo electrónico Responsable del Un año Respaldo electrónico Concentrado de credenciales Archivo electrónico Responsable del Un año Respaldo electrónico 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas

8 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 7 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de 2016 Solicitud Recibo de pago de derecho Credenciales Listado de alumnos Estudiante CGSE CUI entregada Listado de alumnos firmado Estudiante CGSE Que el estudiante cuente con el acceso a los servicios estudiantiles que requieran la credencial. 9. GLOSARIO SIGLAS CUI.- Credencial Universitaria Inteligente. UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán..- Centro de Atención al Estudiante. CGSE.- Coordinación General de Servicios Escolares DEFINICIONES Reposición de CUI: Credencial que solicita el estudiante en el derivado del extravío, robo, maltrato, entre otros. Mismas que son gestionadas ante el banco Santander por parte de la CGSE.

9 Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 8 de 8 Fecha de emisión: 07 de septiembre de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó L.C.C. Rosa Esmeralda Durán Ruz, E.D. Responsable del Dr. Jorge Carlos Guillermo Herrera Coordinador del Sistema de Atención Integral al Estudiante M. en C. Carlos Alberto Estrada Pinto Director General de Desarrollo Académico Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán. Si efectivamente no debería de ir el rectángulo de firmar el listado

10 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 1 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de OBJETIVO Atender solicitudes y entregar el certificado de servicio social. 2. ALCANCE Aplica para los estudiantes de la UADY que soliciten su certificado de servicio social en el y que cumplan previamente con los requisitos establecidos en este procedimiento. 3. POLÍTICAS 3.1 Es responsabilidad del personal del : Recibir la documentación requerida para la certificación de servicio social Verificar que los documentos recepcionados cumplan con los requisitos establecidos para la certificación de servicio social Verificar que la documentación recepcionada contenga los datos completos Entregar al estudiante dos documentos originales del certificado de servicio social en un lapso no mayor a tres días hábiles a partir de la fecha de solicitud. 3.2 Es responsabilidad del Programa Institucional de Servicio Social (PROISS) elaborar el documento certificado de servicio social desde el submódulo de servicio social, previa validación de la información y documentos del estudiante. 3.3 El jefe del Departamento del Sistema de Atención Integral del Estudiante junto y la responsable del PROISS certifican mediante su firma que el estudiante cumplió satisfactoriamente con su servicio social.

11 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 2 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

12 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 3 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro 1.1 Acude al para solicitar la emisión del certificado del servicio social. 1 Solicitar certificado de servicio social Estudiante 1.2 Entrega la carta de liberación expedida por la facultad acompañada de un derecho de certificado de servicio social (actualizado) y dos fotos tamaño credencial blanco y negro (no instantáneas). 2 Registrar la solicitud y verificar documentación 2.1 Recepciona la documentación que forma parte de los requisitos para la emisión del certificado de servicio social. -Carta de liberación expedida por la Facultad. -Derecho de servicio social del año en curso. -Fotos tamaño credencial blanco y negro no instantáneas. 2.2 Verifica que la documentación cumpla con los requisitos. Nota: En caso de que los requisitos estén incompletos, corregir documentación. 2.3 Elabora la lista de las solicitudes. 2.4 Envía la lista de solicitudes al PROISS.

13 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 4 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de Elaborar el certificado de servicio social PROISS 3.1 Recibe lista con la información del estudiante (nombre y matrícula). 3.2 Elabora el certificado y gestiona la firma de acuerdo al procedimiento de certificación de servicio social. 4 Enviar certificados al PROISS 5 Recibir certificados 4.1 Elabora control de entrega de certificados. 4.2 Envía al. 5.1 Recibe control de entrega de certificados y en conjunto con los certificados de servicio social. 5.2 Revisa que los certificados estén correctos y completos. Nota: en caso de que estén incorrectos o incompletos informa al PROISS. 5.3 Firma de recibido. 6 7 Notificar al estudiante para recibir su certificado Entregar certificados del servicio social 6.1 Notifica mediante correo electrónico al estudiante que puede pasar al por su certificado de servicio social 7.1 Entregar los dos documentos originales de los certificados a los estudiantes. 8 Recibir certificado de servicio social Estudiante 8.1 Acude al a recibir su certificado. 8.2 Recibe el certificado. 8.3 Revisa que sus datos estén correctos. 8.4 Firma la relación de certificados entregados.

14 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 5 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento Procedimiento para certificar la conclusión del servicio social Archivo digital 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Listado de solicitudes de certificados Relación de certificados entregados Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros Archivo del Responsable del Un año Respaldo digital 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Carta de liberación Fotos Comprobante de pago de derecho Estudiante Certificado de servicio social Estudiante Proporcionar de manera oportuna el documento que certifique la conclusión del servicio social.

15 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 6 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de GLOSARIO SIGLAS UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán. PROISS.- Programa Institucional de Servicio Social..- Centro de Atención al Estudiante DEFINICIONES

16 Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social. Código: P-DGDA-SAIE-09 Revisión: 00 Página: 7 de 6 Fecha de emisión: 09 de agosto de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Rosa Esmeralda Durán Ruz Responsable del Centro de Atención al Estudiante Dr. Jorge Carlos Guillermo Herrera Coordinador del Sistema de Atención Integral al Estudiante M. en C. Carlos Alberto Estrada Pinto Director General de Desarrollo Académico Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.