Código : SEP-7.3-DC/PO/11

Transcripción

1 Página 1 de 22 Procedimiento de Inscripción, Reinscripción, Acreditación, TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 30 días hábiles FECHA DE ELABORACIÓN 24 DE SEPTIEMBRE DE 2015 FECHA DE REVISIÓN OCTUBRE DE 2015 ELABORÓ C. Petra Llamas García Directora de Control Escolar VALIDÒ C. Rafael Díaz García Director General de Planeación REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública

2 Página 2 de 22 I. ÍNDICE CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 6 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 7 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 22

3 Página 3 de 22 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Este procedimiento aplica al personal de la Dirección de Control Escolar, encargado de atender a las Instituciones de Educación Superior, para la realización de los procesos de Inscripción, Reinscripción, Regularización, Acreditación y Certificación de las Diversas Modalidades Educativas del Nivel de Superior para que el alumno (a) continúe sus estudios. OBJETIVO Brindar las bases metodológicas que permitan al personal encargado del servicio realizar el Control Escolar del alumno (a), para que pueda seguir estudiando en el siguiente Nivel Educativo permitiéndole demostrar que cuenta con cierto nivel de preparación académica.

4 Página 4 de 22 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Ley de Educación del Estado de Puebla. Vigente. Ley para la Coordinación de la Educación Superior. Vigente. Acuerdo Número 279. Vigente. Reglamento Interior de La Secretaría de Educación Pública De Puebla. Vigente. Acuerdo 717.Vigente. Acuerdo 2011.Vigente. Ley de Educación Superior del Estado de Puebla. Vigente. Acuerdo 17. Vigente. Acuerdo 286. Vigente. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Vigente.

5 Página 5 de 22 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Para la incorporación a la Dirección de Control Escolar de Instituciones de Educación Superior se requiere: Copia de Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (RVOE). Copia de los Planes y Programas de Estudios. Nombramiento de Gestor Oficial. Se contempla la figura de un acta circunstanciada para tales casos: De no contar la Institución de Educación Superior con el expediente en el archivo de control escolar. Para la integración de documentación faltante en el archivo de la Dirección de Control Escolar, como son cuadros de concentración de calificaciones, actas de exámenes ordinarios, extraordinarios y título de suficiencia. Cuadros de concentración en caso de error, acompañados de oficio informando el motivo emitido por la IES. La Institución de Educación Superior deberá entregar la documentación en el tiempo establecido de acuerdo al calendario emitido por la Dirección de Control Escolar, firmada y sellada debidamente en base a los lineamientos vigentes. Una vez integrado el expediente de cuadro de concentración, no se permitirá la incursión extemporánea. Se manejará únicamente como documentación oficial la información que se encuentre bajo resguardo del archivo de la Dirección de Control Escolar.

6 Página 6 de 22 El área de educación superior de la Dirección de Control Escolar deberá desempeñar el puesto con honestidad y responsabilidad. El área de educación superior de la Dirección de Control Escolar deberá hacer entrega de activos y sellos oficiales; por ser un área de manejo sensible de no ser así, serán sujetos al procedimiento administrativo que corresponda. Los sellos oficiales estarán bajo resguardo del personal encargado de su uso y no podrán salir de la Dirección de Control Escolar. Se actualizara el listado de la IES y programas académicos vigentes, proporcionada por el nivel de educación superior. La Actualización del personal responsable de la IES será a través de la supervisión escolar.

7 Página 7 de 22 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos Humanos Personal de la Dirección de Control Escolar de Educación Superior Gestor Responsable de la Institución de Educación Superior (IES) Materiales Maquinaria Información Artículos de oficina Papelería Computadora Copiadora Teléfono Impresora USB Expediente del alumno (a): Acta de nacimiento CURP Certificado de terminación de Estudios del nivel inmediato anterior Validación: Cuadro de Inscripción/Reinscripción Cuadro de Acreditación Actas de Examen (ordinario, extraordinario, titulo de suficiencia) Relación de Certificados (REL)

8 Página 8 de 22 V. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL ESCOLAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR INSCRIPCIÓN y REINSCRIPCIÓN a Licenciatura, Técnico Superior Universitario y Profesional Asociado Aspirante Institución de Educación Superior (IES) Supervisión Control Escolar 1 Inicio 1.1Se presenta con documentación A.N. CURP Certificado final de Bachillerato o, Revalidación de Estudios o Equivalencia Será valido la revalidación elaborada en otra entidad Revisará y cotejará: - A.N. 3 - CURP - Certificado de Bach. o, Revalidación o - Equivalencia Inscribe o reinscribe al Aspirante e integra en cuadro de INS-REINS, Firma, sella y construye archivo electrónico Calendariza cita de Atención en Supervisión Revisa en formato de INS- REINS el Requisito de Certificado de bach. o revalidación de estudios o equivalencia, señala en formato los expedientes faltantes Firma, sella de revisión en el cuadro de INS-REINS (3 originales) Agenda revisión de acuerdo al calendario de C.E. La Sup. No agendará cita si en el total de la matrícula de inscrip. De cada escuela rebasa el 5% de alumnos con expediente incompleto La IES deberá presentar el docto. faltante como fecha máxima el último día hábil de Octubre después de que haya sido revisado el formato en C.E., en caso contrario el alumno será dado de baja mediante notificación de C.E. a la IES Se presenta Institución con cuadro de INS- REINS, entrega un original junto con el archivo electrónico. 4.2 Revisa observaciones de la Sup. Alumnos Nuevo Ingreso: 1er Período: Revisará Certificado o Revalidación del nivel anterior. 2do Período o Posterior: Revisará Certificado o Revalidación del nivel anterior y Equivalencia Firma, Sella - Señala en archivo electrónico al registro con doctos. faltantes Se archiva cuadro de INS-REINS una vez que todos los expedientes estén completos, firmados y selladas fin

9 Página 9 de 22 CONTROL ESCOLAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR ACREDITACIÓN de Licenciatura, Técnico Superior Universitario y Profesional Asociado Alumnos Institución de Educación Superior (IES) Supervisión Control Escolar 1 Inicio Revisa Detalladamente en cuadros que: 3.1 Registra calificación: - Las materias correspondan al plan de Planes Fijos en Formato: Cuadro de Acreditación estudios (PE). - El número de alumnos corresponda al 2.- Planes Flexibles en Actas por Materia cuadro de INS-REINS 3.2 Firma y Sella concentrados y se queda con un original Revisa en Concentrados de Evaluación que: - Las materias correspondan al PE - El número de alumnos corresponda al formato de INS-REINS Firma y Sella concentrados 1.1 Presenta Evaluaciones 2.2 Calendariza cita de Atención en Supervisión 3.3 Agenda revisión de acuerdo al calendario de C.E. 4.2 Firma, Sella y archiva cuadros de acreditación fin La Sup. No agendará cita si en los concentrados no existe correspondencia con los PE autorizados

10 Página 10 de 22 CONTROL ESCOLAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR REGULARIZACIÓN de Licenciatura, Técnico Superior Universitario y Profesional Asociado Alumnos Institución de Educación Superior (IES) Supervisión Control Escolar Inicio Presenta Evaluaciones Registra calificación en Actas de examen de Regularización por materia - Firma personal de la IES - Sella Acta - Integra relación de alumnos que presentaron examen de regularización (extraordinarios o TS) en formato: Concentrado de Regularización - Realiza pago correspondiente a Finanzas 3.1 Revisa correspondencia entre: - Concentrado de Regularización y - Pago correspondiente Firma, Sella y captura fecha de revisión actas de regularización y los archiva Calendariza cita de Atención en C.E. por período lectivo fin

11 Página 11 de 22 CONTROL ESCOLAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR (parte 1 de 2) CERTIFICACIÓN de Licenciatura, Técnico Superior Universitario y Profesional Asociado Alumnos / Aspirante Institución de Educación Superior (IES) Supervisión Control Escolar Todos los alumnos (inclusive los que tengan adeudos económicos con la escuela) Cada alumno a egresar revisará detalladamente el borrador de certificado que le corresponda y firmará la CC siempre y cuando este de acuerdo con toda la información personal contenida en el mismo, tales como: Nombre, CURP, calificaciones finales por asignatura, fechas de acreditación por asignatura, datos de la escuela, etc Inicio 1.1 Construye borrador de cada certificado de alumno a egresar y revisará 1.2 detalladamente datos contra: - A.N. original - CURP - KARDEX del alumno de cada alumno - Promedio Final Elabora Carta de Conformidad de cada alumno que egresará. Solicita copia de identificación oficial por ambos lados (IFE, INE nacionales, Pasaporte extranjeros) 3 Adjunta documentación en el orden: 1.- Relación de alumnos a certificar 2.- CC y Copia de identificaciones Recibe: 1.- Relación de alumnos a certificar 2.- Borrador del Certificado 3.- CC y Copia de identificaciones Y revisa Detalladamente: Revisa: Que no falte ninguna CC e Identificación Oficial Todos los registros correctos Valida la elaboración de Certificados Firma y sella Relación de alumnos a certificar SI 2 NO 1 En dado caso que no esté de acuerdo, solicitará a la institución realice la corrección necesaria y firmará hasta que esté satisfecho con la inf. contenida. 3.2 Calendariza cita de Atención en Supervisión

12 Página 12 de 22 CONTROL ESCOLAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR (parte 2 de 2) CERTIFICACIÓN de Licenciatura, Técnico Superior Universitario y Profesional Asociado Alumnos / Aspirante Institución de Educación Superior (IES) Supervisión Control Escolar 3 Recibe Certificado fin Elabora Certificado de alumno Construye archivo electrónico de alumnos a egresar para firma de certificados Adjunta documentación en el orden: 1.- Relación validada de alumnos a certificar firmada y sellada por Supervisión. 2.- Certificado Elaborado para firma 2 Agenda cita de acuerdo al calendario de control escolar Recibe Certificados AUTENTICA (Autoriza, legaliza) Recibe: 1.- Relación validada de alumnos a certificar firmada y sellada por Supervisión. 2.- Certificado Elaborado para firma 3.- Archivo electrónico. 6.2 Revisa: 1.- Que el Plan de Estudios (PE) cuente con RVOE 2.- Mención en el propio certificado del acuerdo de RVOE y fecha de otorgamiento. 3.- Asignaturas correctas de acuerdo al PE con RVOE 4.-Se hayan cumplido con los requisitos de ingreso. 5.-Que estén completos los créditos requeridos en el PE. 6. Verifica si existe los registros correspondientes de la IES en el Archivo de la Dirección de Control Escolar AUTENTICA Firma certificados elaborados (Autoriza, legaliza) Entrega a la IES y registra folios de certificados. Archiva libro de folios entregados e integra archivo electrónico 3 8

13 Página 13 de 22 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION Secuencia de etapas 1 2 Actividad Responsable Formato 1.1 Se presenta aspirante a la Institución con la sig. documentación: Acta de Nacimiento. CURP. Certificado de Terminación de Estudios del nivel inmediato anterior o Revalidación de Estudios o Equivalencia. 2.1 Revisa y Coteja Acta de Nacimiento. CURP. Certificado de Terminación de Estudios del nivel inmediato anterior o Revalidación de Estudios o Equivalencia. Aspirante Institución de Educación Superior N/A N/a Inscribe al Aspirante e integra al Cuadro de Inscripción/Reinscripción. 2.3 Firma y sella cuadro de Inscripción/Reinscripción. 2.4 Construye archivo electrónico. 2.5 Agenda cita para validación a supervisión. 3.1 Revisa, cuadro de Inscripción/Reinscripción, Certificado de Terminación de Estudios del nivel inmediato anterior o revalidación de cada alumno y señala en formato expediente faltante. 3.2 Firma y sella cuadro de Inscripción/Reinscripción. 3.3 Agenda revisión de acuerdo al calendario de C.E. 4.1 Se presenta gestor con cuadro de Inscripción/Reinscripción, firmado y Institución de Educación Superior Supervisión Institución de Educación Superior Cuadro de Inscripción/Reinscri pción

14 Página 14 de 22 sellado por la IES y Supervisión, así como el archivo electrónico. 4.2 Revisa observaciones de la supervisión Firma y sella con cuadro de Inscripción/Reinscripción. 5.2 Señala en archivo electrónico al registro con doctos faltantes. 6.1 Una vez validados los cuadros de Inscripción/Reinscripción, firmados en original y sellados, serán ingresados al archivo de la Dirección de Control Escolar. Fin del proceso Área de superior de la Dirección de Control Escolar Formato de Inscripción/Reinscri pción

15 Página 15 de 22 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ACREDITACIÓN Secuencia de etapas Actividad Responsable Formato 1.1 Presenta Evaluaciones. Alumno 2.1 Registra calificaciones en Cuadro de Acreditación. 2.2 Calendariza cita en Supervisión. 3.1 Revisa Cuadro de Acreditación, con materias correspondientes al Plan y Programa de Estudios y que el número de alumnos correspondan al Cuadro de Inscripción/Reinscripción. 3.2 Firma Y Sella Cuadro de Acreditación. 3.3 Agenda revisión de acuerdo al calendario de C.E. 4.1 Revisa Cuadro de Acreditación, con materias correspondientes al Plan y Programa de Estudios y que el número de alumnos correspondan al Cuadro de Inscripción/Reinscripción. 4.2 Firma, sella y archiva cuadros de acreditación de la IES. Fin del proceso Institución de Educación Superior Cuadro de Acreditación Supervisión Supervisión Área de superior de la Dirección de Control Escolar Cuadro de Acreditación Cuadro de Acreditación Cuadro de Acreditación

16 Página 16 de 22 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACIÓN Secuencia de etapas 1 2 Actividad Responsable Formato 1.1 Presenta Evaluaciones. Alumno (a) 2.1 Registra calificaciones en Acta de Examen (extraordinario, título de suficiencia). Firma personal de la IES el Acta de Examen y sella. 2.2 Realiza pago correspondiente a Finanzas. 2.3 Calendariza cita de Atención en C.E. por período lectivo. Institución de Educación Superior Acta de Examen (extraordinario, título de suficiencia) Actas de examen extraordinario y de exámenes a título de suficiencia deberán acompañarse con el recibo de pago, oficio de pago y listados de alumnos para cotejo. Fin del proceso Área de superior de la Dirección de Control Escolar Acta de Examen (extraordinario, título de suficiencia)

17 Página 17 de 22 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN Secuencia de etapas Actividad Responsable Formato 1.1 Construye borrador de certificado de cada alumno a egresar. 1.2 Revisa y coteja datos de borrador de certificado contra: Acta de nacimiento. CURP. Cuadro de acreditación de cada periodo final lectivo y Promedio final. 1.3 Elabora Carta de Conformidad de cada alumno a egresar. 1.4 Solicita Copia de identificación oficial por ambos lados (IFE, INE nacionales, Pasaporte extranjeros). 2.1 Revisa detalladamente el borrador de certificado que le corresponda y firmará la Carta de Conformidad en caso de estar de acuerdo con toda la información personal contenida en el mismo, tales como: Nombre, CURP, calificaciones finales por asignatura, fechas de acreditación por asignatura, datos de la escuela, etc. 3.1 Adjunta relación de alumnos a certificar, carta de conformidad e identificación oficial de los alumnos a egresar. 3.2 Calendariza cita a supervisión. 4.1 Recibe relación de alumnos a certificar, borrador de certificado, Cartas de conformidad Institución de Educación Superior Alumno Institución de Educación Superior Supervisor Borrador de certificado (Documento impreso del certificado de terminación de estudios en hoja blanca, previo a la emisión del certificado autorizado para su autenticación.) Borrador de certificado y Carta de conformidad Relación de Certificados(REL) Relación de Certificados(REL)

18 Página 18 de 22 Identificaciones oficiales. 4.2 Si todos los datos son correctos valida la elaboración de certificados. 4.3 Firma y sella relación de alumnos a certificar Elabora certificados de alumnos a egresar. 5.2 Construye archivo electrónico de alumnos a egresar para firma de certificados. 5.3 Adjunta documentación de Relación de Certificados (REL) validada de alumnos a certificar firmada y sellada por supervisor. Certificados elaborados para firma. Institución Educación Superior de Relación de Certificados(REL) 5.4 Agenda cita de acuerdo al calendario de control escolar. 6.1 Recibe relación de certificados (REL) validada firmada y sellada por supervisión, Certificado Elaborado para firma y archivo electrónico. Institución de Educación Superior Área de superior de la Dirección de Control Escolar Relación de Certificados(REL) Relación de Certificados(REL) Revisa: Que el Plan de Estudios (PE) cuente con RVOE. Asignaturas correctas de acuerdo al PE con RVOE. Se hayan cumplido con los requisitos de ingreso. Que estén completos los créditos requeridos en el PE. Verifica si existen los registros correspondientes de la IES en el archivo de la Dirección de Control Escolar.

19 Página 19 de Firma certificados elaborados. Dirección de Control Escolar 8.1 Entrega certificados de terminación de estudios a la IES y registra folios de certificados. 8.2 Archiva libro de folios entregados e integra archivo electrónico. Fin del proceso Área de superior de la Dirección de Control Escolar Certificado de terminación de estudios Certificado de terminación de estudios

20 Página 20 de 22 VII. LISTA DE FORMATOS Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Cuadro de Inscripción/Reinscripción Permanente Archivo de DCE N/A Cuadro de Acreditación Permanente Archivo de DCE N/A Acta de Examen (Ordinarios, Extraordinarios, Titulo De Suficiencia) Permanente Archivo de DCE N/A Relación de Certificados(REL) Permanente Archivo de DCE N/A

21 Página 21 de 22 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización Descripción del cambio N/A N/A N/A

22 Página 22 de 22 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida del procedimiento: Otorgar el Certificado de terminación de Estudios de Educación Superior del Estado a los alumnos(as) egresados(as). Indicadores de medida: Certificados % SOLICITUDES RESUELTAS Número de certificados realizados Total de solicitudes recibidas X 100 % TRÁMITES REALIZADOS EN TIEMPO Total de certificados de estudios entregados en tiempo X 100 Total de trámites recibidos