INTRODUCCIÓN 3 ATRIBUCIONES 4 FUNCIONES 5 PROGRAMACIÓN ARQUEO DE DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN 7

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2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 3 ATRIBUCIONES 4 FUNCIONES 5 PROGRAMACIÓN ARQUEO DE DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL ESCOLAR 8 2

3 INTRODUCCIÓN La Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación (DGAIR) establece a nivel nacional, las normas para el control escolar de Educación Preescolar, Primaria, Secundaria, Preparatoria Abierta, Educación Normal y Formación para el Trabajo. Asimismo, diseña, reproduce y distribuye anualmente a todas las áreas de control escolar del país, los documentos de certificación y formatos de apoyo para el control escolar. El control escolar en todos sus procesos, así como los formatos de apoyo y los documentos de certificación, requieren de una supervisión permanente y sistemática tanto en su aplicación como en su uso. Para esto se llevan a cabo visitas de supervisión a las áreas de control escolar del país para verificar el uso y destino de los documentos de certificación, así como la correcta aplicación de las normas de control escolar. Para dar cumplimiento en materia de control escolar, a lo que se establece en el Artículo 12, fracción Xl, el Artículo 29 y 30 de la Ley General de Educación, referidos a la evaluación del sistema educativo nacional, la Dirección de Acreditación y Certificación (DAC) dependiente de la DGAIR, ha elaborado el presente documento para establecer un sistema de revisión permanente y sistemática que permita evaluar el estricto cumplimiento de las disposiciones oficiales en materia de acreditación y certificación. Con la participación decidida de las áreas de control escolar de las entidades del país, se podrá mantener dicha evaluación sistemática, con el propósito de actualizar con oportunidad las normas, en el sentido de mejorar todos los procesos del control escolar. 3

4 ATRIBUCIONES. Ley General de Educación D.O.F. 13-Vll-1993 Artículo 12.- Corresponden de manera exclusiva a la autoridad educativa federal las atribuciones siguientes: Xl.- Realizar la planeación y la programación globales del sistema educativo nacional, evaluar a éste y fijar los lineamientos generales de la evaluación que las autoridades educativas locales deban realizar. Artículo 22.- Las autoridades educativas, en sus respectivas competencias, revisarán permanentemente las disposiciones, los trámites y procedimientos, con objeto de simplificarlos, de reducir las cargas administrativas de los maestros, de alcanzar más horas efectivas de clase y, en general, de lograr la prestación del servicio educativo con mayor pertinencia y de manera más eficiente. En las actividades de supervisión las autoridades educativas darán preferencia, respecto de los aspectos administrativos, a los apoyos técnicos, didácticos y demás para el adecuado desempeño de la función docente. Artículo 29.- Corresponde a la Secretaría la evaluación del sistema educativo nacional, sin perjuicio del que las autoridades educativas locales realicen en sus respectivas competencias. Dicha evaluación, y la de las autoridades locales, serán sistemáticas y permanentes. Sus resultados serán tomados como base para que las autoridades educativas, en el ámbito de su competencia, adopten las medidas procedentes. Artículo 30.- Las instituciones educativas establecidas por el Estado, por sus organismos descentralizados y por los particulares con autorización o con reconocimiento de validez oficial de estudios, otorgarán a las autoridades educativas todas las facilidades y la colaboración a que ésta se refiere. Para ello, proporcionarán oportunamente toda la información que se les requiera; tomarán las medidas que permitan la colaboración efectiva de los alumnos, maestros, directivos y demás participantes en los procesos educativos; facilitarán que las autoridades educativas, incluida la Secretaría, realicen exámenes para fines estadísticos y de diagnóstico y recaben directamente en las escuelas la información necesaria. 4

5 FUNCIONES Dirección de Acreditación y Certificación Programar, coordinar y realizar de manera conjunta con las secretarías de educación de los estados, organismos públicos descentralizados y áreas educativas centrales, el seguimiento de los procesos de acreditación, certificación y titulación de estudios y determinar las medidas correctivas que procedan. Planear, organizar y dirigir el diseño y la operación de la evaluación cualitativa a nivel nacional, sobre el cumplimiento de normas y procedimientos que establezca el ejecutivo federal por conducto de la Secretaría de Educación Pública en materia de control escolar, así como determinar los ajustes y medidas correctivas que procedan. Subdirección de Control y Evaluación. Establecer y coordinar el diseño y la operación de la evaluación de los procesos de acreditación, certificación y titulación de estudios y en su caso, proponer las medidas correctivas que procedan. Coordinar y supervisar el diseño y la operación de la evaluación cualitativa, a nivel nacional, sobre el cumplimiento de las normas y procedimientos de control escolar (inscripción, reinscripción, acreditación, regularización, certificación y titulación) y en su caso proponer las medidas correctivas que procedan. Departamento de Programación, Operación, Análisis y Evaluación de la Acreditación y Certificación. Realizar el diseño y la operación de la supervisión de los procesos de acreditación, certificación y titulación de estudios y en su caso, proponer las medidas correctivas que procedan. Realizar el diseño y la operación de la evaluación cualitativa, a nivel nacional, sobre el cumplimiento de las normas y procedimientos de control escolar y en su caso, proponer las medidas correctivas que procedan. Entre algunas de las importantes funciones del Departamento de Análisis y Evaluación de la Acreditación y Certificación, destacan las de verificar el uso y destino que tienen los documentos de certificación escolar que la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación distribuye anualmente al término de cada ciclo, a las áreas de control escolar de las entidades del país, así como verificar la correcta aplicación de las normas de control escolar que emite para los niveles de Educación Básica, Normal, Preparatoria Abierta y Formación para el Trabajo. 5

6 Para evaluar el uso adecuado que se les da a los documentos de certificación, así como la correcta aplicación de las normas de control escolar y los formatos de apoyo propios para cada una de las etapas, el Departamento de Análisis y Evaluación, con base en un programa anual establecido al inicio del año lectivo, realiza visitas a las áreas de control escolar del país para que a través de éstas, se verifique el cumplimiento de las disposiciones oficiales establecidas sobre la emisión de cada documento. Los resultados obtenidos del análisis y seguimiento en cada una de las áreas, se consideran para evaluar tanto la aplicación de las normas emitidas, como para proponer cambios o ajustes necesarios a los manuales, formatos de apoyo de control escolar o a los mismos documentos de certificación. El cumplimiento oportuno de cada una de las funciones del Departamento de Análisis y Evaluación, le dan a la vez cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo Nacional para la Modernización de la Educación Básica Es importante destacar que el carácter nacional de la educación se asegura principalmente a través de una normatividad que sea observada y aplicada de manera efectiva en todo el territorio del país. No se puede garantizar una educación de calidad si las normas emitidas para el control escolar de todos los niveles educativos no son evaluadas, como tampoco se garantiza si no se supervisa el uso que se da a los documentos de certificación. El análisis y seguimiento de los documentos de certificación, ha permitido establecer también mecanismos de control para asegurar la transparencia en cada uno de los procesos, sobre todo en los que corresponden a las etapas de acreditación y certificación, de tal manera que no se expida un sólo documento a quien no cumpla satisfactoriamente con los requisitos establecidos para este fin. Cualquier documento de certificación expedido tiene registrado el antecedente académico del alumno en los archivos de control escolar, aún así, mediante el análisis y seguimiento referido, se han detectado documentos que no tienen registro en ninguno de los archivos del Área de Control Escolar y se creé que estos fueron extraviados, destruidos, robados o cualquier otra situación que no justifica su uso, por lo que se han levantado actas administrativas ante las autoridades competentes para determinar legalmente su invalidez y así en esta forma incluirlos en el Boletín de Documentos de Certificación sin Validez Oficial. 6

7 PROGRAMACIÓN El calendario de visitas para verificar el uso y destino final de los documentos de certificación se programa una vez que los formatos pierden vigencia para su expedición, con la finalidad de que se justifiquen en su totalidad y aquellos que no se hayan utilizado o estén cancelados, se destruyan para evitar su mal uso. Cabe mencionar que para obtener los resultados tanto cuantitativos como cualitativos del proceso de revisión, ésta se divide en dos parte: 1. Arqueo de documentos de certificación. 2. Evaluación de la aplicación de las normas de control escolar. 1.- ARQUEO DE DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN Con base en la distribución anual de los documentos de certificación, se lleva a cabo el arqueo de los mismos, que consiste en verificar en un Libro de Control de Folios, la situación final de cada uno de acuerdo al uso que se le dio. Esta situación se registra con base en los datos que cada plantel reporta a través de los formatos de apoyo al control escolar. La situación de los documentos de certificación registrada en los libros de control de folios puede ser: a) Entregado.- Son los documentos de certificación que fueron entregados a los alumnos que cumplieron satisfactoriamente con los requisitos de acreditación, y concluyeron los estudios del nivel correspondiente. b) Cancelado.- Son los documentos de certificación que no fueron entregados a los alumnos y que se cancelaron por error en el llenado, daño físico, pérdida de vigencia, etc. c) Sin utilizar.- Documentos de certificación que no fue necesario utilizar y quedan en blanco. d) Faltantes comprobados con acta.- e) Faltantes pendientes de comprobar.- Se refiere a aquellos documentos de certificación que, por extravío o mal uso, es necesario levantar acta administrativa ante el Área Jurídica o Ministerio Público, según sea el caso, para deslindar responsabilidades. Estos documentos son boletinados. Los documentos de certificación que durante la auditoría no tienen definida alguna de las situaciones anteriores, se quedan pendientes de comprobar en un plazo no mayor de 30 días naturales. 7

8 La documentación requerida para el arqueo es: Libro de Control de Folios: Es un listado consecutivo de números de folio de documentos de certificación donde se registra el nombre del alumno y la clave del centro de trabajo donde fue expedido. El área de control escolar determina en este listado, la situación de entregado, cancelado o en blanco de cada certificado o certificación. Se elabora un libro de control de folios por nivel educativo, periodo escolar y tipo de documento. Documentos Cancelados: Documentos sin utilizar.- Actas Administrativas.- Físicamente se revisan los documentos de certificación cancelados y se verifican en la Relación de Documentos Cancelados, así como en el Libro de Control de Folios. Físicamente se revisan los certificados que no fueron utilizados y se verifican en la Relación de Documentos Sin Utilizar Cancelados. Se revisa que las Actas Administrativas cumplan con los requisitos de elaboración (texto, firmas, sellos, etc.) y se verifica en la Relación de Documentos Faltantes Comprobados con Acta. 2.- EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL ESCOLAR Con base en los resultados del arqueo de la etapa de certificación en cada uno de los niveles, se toma una muestra de folios de certificados de terminación de estudios, para solicitar al responsable del área de control escolar el expediente del alumno o plantel para revisar los antecedentes académicos del estudiante al cual fue expedido el documento, o bien cotejar la situación de cancelado en el Libro de Control de Folios. Para definir los números de folios que serán revisados, se debe tomar en cuenta las siguientes condiciones: - No se deben considerar dos o más números de folios en un mismo plantel. - Una vez seleccionado el folio, se cotejan los datos registrados en los formatos de apoyo al control escolar, correspondientes a los alumnos del grupo donde se encuentra el folio de la muestra, contra el libro de control de folios y se da particular seguimiento a los antecedentes académicos del alumno de dicho folio. - Para revisar la aplicación de las normas de control escolar se consideran los principales requisitos de Inscripción, Acreditación, y Certificación de cada nivel educativo. 8

9 A continuación se hace una descripción general de los materiales y aspectos que se revisan en cada nivel educativo. A.- EDUCACIÓN PRIMARIA Se solicita la forma REL-2, en ésta se verifica que cada uno de los alumnos certificados al término del periodo escolar, haya cumplido con los requisitos de acreditación y certificación que establece el Manual de Normas de Control Escolar de Educación Primaria tales como: que haya aprobado las asignaturas de Español y Matemáticas que haya obtenido un promedio aprobatorio, el cual debe estar registrado con un número entero y una fracción decimal (mínimo 6.0) que esté registrada la firma del alumno por la entrega de su certificado que el formato esté validado por la dirección de la escuela y el Área de Control Escolar (firmado y sellado) Además se cotejan los datos personales de los alumnos contra el Libro de Control de Folios, así como la situación final de los certificados registrados en cada forma REL-2. B.- EDUCACIÓN SECUNDARIA Inicialmente se solicita la forma REL para verificar que el alumno haya firmado en ésta por la entrega de su certificado y se cotejan los datos personales de cada alumno contra el Libro de Control de Folios, estos deben coincidir. Posteriormente se solicitan las formas R`s (R-1, R-2 y R-3) para verificar que los alumnos hayan cumplido en cada grado escolar con los requisitos de acreditación establecidos en el Manual de Normas de Control Escolar de Educación Secundaria. Se debe revisar que la calificación final de cada asignatura, así como el Promedio General Anual se registren con un número entero y una fracción decimal, sin redondear. Si al revisar las formas R`s se detecta que algún alumno no aprobó alguna asignatura, se solicitan las formas SYRCER para verificar que haya acreditado en alguno de los periodos de regularización, es importante revisar que en los periodos de agosto y septiembre se hayan regularizado alumnos y ex alumnos con un máximo de cinco materias reprobadas, en caso contrario el responsable del Áreas de Control Escolar deberá justificar la irregularidad detectada. En el caso del periodo del mes de febrero, sólo deben registrarse como máximo dos materias para alumnos y cinco para ex alumnos. Tratándose de ex alumnos de tercer grado que hayan concluido con adeudo de materias, se solicitan las formas REXA para verificar la situación académica y el certificado entregado, si el alumno curso los grados anteriores en periodos atrasados, se solicitan las formas R`s de dichos periodos para comprobar que haya cumplido con los requisitos de acreditación en los grados anteriores. 9

10 Cada uno de los formatos antes mencionados deberán estar debidamente validados con la firma y sello del Director del plantel y Área de Control Escolar. C.- EDUCACIÓN NORMAL Con base en la situación de entregado registrada en el Libro de Control de Folios, se hace la selección aleatoria de algunos alumnos de todas las escuelas normales de la entidad, de los cuales se realiza un seguimiento de sus estudios desde que ingresan al nivel educativo hasta que son certificados, para esto se solicitan primeramente la Relación de Documentos de Certificación Entregados (REDCE) y se verifica que cada alumno haya firmado por la entrega de su certificado y que éste corresponda al registrado en el Libro de Control de Folios. Posteriormente se solicitan los REGISTROS DE ESCOLARIDAD de todos los semestres. En dicho documento se verifica que el alumno tenga su número de matrícula y que éste haya sido asignado de acuerdo con los criterios establecidos en el manual de normas correspondiente (etapa de inscripción). Asimismo, se verifica que en cada uno de los semestres haya acreditado satisfactoriamente las asignaturas del programa de acuerdo con el Plan de Estudios. Si el alumno reprobó alguna asignatura de cualquier semestre se solicitan las formas REGISTRO DE REGULARIZACIÓN DE ESTUDIOS para verificar que haya acreditado en los periodos de regularización correspondientes, las cuales no deben ser más de cinco materias al final del semestre. Cada uno de los formatos de apoyo anteriormente mencionados deberán estar validados por el Director del plantel y por el Área de Control Escolar, lo que da confiabilidad y transparencia a cada uno de los procesos. Para verificar la etapa de titulación, se solicita al área de control escolar los expedientes de los alumnos o egresados que hayan sido titulados, o bien esté en trámite su título; para revisar que contengan la documentación necesaria de acuerdo a las normas establecidas: Acta de Examen Profesional, Comprobante de Servicio Social, Copia del Certificado de Terminación de Estudios, etc. 10