MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA MATRICULA OFICIAL DE CENTROS OFICIALES Y PRIVADOS DE EDUCACIÓN MEDIA.

Transcripción

1 MINISTERIO DE EDUCACION República de El Salvador, C.A. Dirección Nacional de Gestión Educativa DIRECCIÓN DE ACREDITACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA MATRICULA OFICIAL DE CENTROS OFICIALES Y PRIVADOS DE EDUCACIÓN MEDIA. Para dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 5 del apartado IV de Disposiciones Generales del Instructivo de Matrícula Oficial, la Dirección de Acreditación presenta a continuación los procedimientos que realizará cada una de las instancias involucradas en el proceso de matrícula. I. MATRÍCULA INTERNA DEL CENTRO EDUCATIVO. El Centro Educativo deberá realizar a nivel institucional la inscripción de los alumnos en el libro de matrícula, en las fechas siguientes: Período Ordinario: A partir del primer día hábil de Enero hasta el último día hábil de Febrero de cada año. Período Extraordinario: A partir del primer día hábil de Marzo hasta el último día hábil de Abril de cada año. A. Documentación: Para realizar el proceso de Matrícula deberá pedírsele al estudiante lo siguiente: 1. Para Matrícula de Primer Año de Bachillerato: Certificado o certificación de Noveno Grado, con nota mínima de 5 por asignatura. (A partir de 1997) Certificación de Partida de Nacimiento. Si la Certificación de Partida de Nacimiento es extranjera deberá estar autenticada y traducida en caso que esté escrito en idioma diferente al español. Copia de Acuerdo de Equivalencia, cuando aplique. 2. Para Matrícula de 2º, 3º ó 4º Año de Bachillerato, según jornada y Opción. Certificado o Certificación del año anterior, con nota mínima de 6 por asignatura. (A partir de 1997) Certificación de Partida de Nacimiento. Si la Certificación de Partida de Nacimiento es extranjera deberá estar autenticada y traducida en caso que esté escrito en idioma diferente al español. Copia de Acuerdo de Equivalencia, cuando aplique. IMPORTANTE: Deberá tenerse especial cuidado de que las marginaciones en una Certificación de Partida de Nacimiento hayan sido tomadas en cuenta para la emisión del Certificado. 1

2 Si el estudiante hubiere tenido cambios en el nombre, deberá presentar la Certificación de Partida de Nacimiento con la marginación correspondiente. Todos los expedientes por alumno deberán venir ordenados conforme aparezcan en la Hoja de Matrícula. (por favor ver Anexo 2) LA DIRECCIÓN DE ACREDITACIÓN NO SE RESPONSABILIZA DE ACEPTAR LA MATRÍCULA OFICIAL DE ESTUDIANTES CUYOS CERTIFICADOS TENGAN ASIGNATURAS REPROBADAS. ALGUNAS NORMAS REFERIDAS A LOS CERTIFICADOS DE PROMOCIÓN DE EDUCACIÓN MEDIA. A partir del 2003, todos los estudiantes que cursen su educación Media, cuando hubieren reprobado hasta una asignatura en Período de Recuperación, deberán presentar para matricularse en el año inmediato superior, una Constancia de Estudios. Todos los centros educativos deberán matricular estudiantes provenientes de otros centros educativos, con una asignatura pendiente, mediante la presentación de la Constancia de Estudios. Para que el estudiante que esté en esta situación pueda obtener el Certificado de Promoción se seguirá el siguiente procedimiento: Cuando el estudiante continúa en el mismo centro. La dirección del centro educativo examina al estudiante por períodos y al final del año, si la asignatura pendiente está aprobada con nota no menor de 6 (seis) le extiende el Certificado de Promoción. La fecha del Certificado obtenido de esta forma, será la misma del período de Recuperación del año en que están extendiendo dicho certificado. Cuando el estudiante se traslada a otro centro educativo. 1º. El centro educativo receptor deberá aplicar las pruebas por períodos durante el año y reportar las calificaciones debidamente promediadas, al final del mismo, por medio de una Constancia de Notas firmada y sellada por el Director y el/la Encargado/a de Registro Académico, al centro de donde proviene el estudiante. 2º. Si la asignatura está aprobada con nota no menor de 6 (seis), el centro educativo de donde procede el estudiante emite el certificado y lo envía al centro educativo en que el estudiante está matriculado. La fecha del Certificado obtenido de esta forma, será la misma del período de Recuperación del año en que están extendiendo dicho certificado. ESTE PROCEDIMIENTO SERÁ APLICABLE A ESTUDIANTES DE PRIMER AÑO DE BACHILLERATO QUE SE MATRICULEN EN EL AÑO LECTIVO 2003 EN ADELANTE. SI EL ESTUDIANTE REPRUEBA LA ASIGNATURA PENDIENTE DEL AÑO ANTERIOR, AUTOMÁTICAMENTE REPRUEBA LA DEL AÑO EN CURSO. EN CONSECUENCIA NO SE LE PUEDE EXTENDER NINGÚN CERTIFICADO. NO OBSTANTE EL ESTUDIANTE TIENE DERECHO A PERIODO DE RECUPERACIÓN DE LA MATERIA PENDIENTE. Dónde consignar los resultados de las asignaturas que se examinaron por períodos. 2

3 Todos los centros de Educación Media deberán registrar las asignaturas que se examinen por períodos, en un cuadro especial por asignatura (por favor ver anexo 1), con el fin de dejar constancia de su situación académica. B. Como llenar el formulario de Hoja de Matrícula. En los casos 1 y 2, las nóminas de Matrícula que se elaboren en los centros educativos deberán cumplir con las siguientes condiciones: Estar escritas con máquina de escribir. Se inicia anotando el año en curso; luego el código de infraestructura del centro educativo y los datos generales del éste; a continuación se comienza con la nómina de estudiantes. (Por favor ver anexo 2) La nómina se hará en orden alfabético de apellido (s) seguido de nombres indistintamente de género, Los nombres y apellidos se escribirán con letra inicial mayúscula. La Dirección del centro educativo deberá presentar original y dos copias de la Hoja de Matrícula sin borrones ni testaduras. La original es para la Dirección de Acreditación, una copia es para la Dirección Departamental y la otra para el centro educativo. Cada nómina consta de 25 espacios; en caso de que el número de inscritos sobrepase esa cantidad deberá continuar en nueva Hoja de Matrícula. Al finalizar la nómina de estudiantes, se deberá trazar una línea perpendicular a partir de la línea siguiente al último nombre. Al finalizar la nómina se anotará en números, el total de alumnos inscritos por hoja. En el espacio reservado para lugar se escribirá el municipio donde está ubicado el centro educativo; la fecha se colocará en números y será la correspondiente al día en que se presenta la matricula ante la Dirección Departamental. Finalmente el Director del centro educativo firma y sella las hojas de Matricula Oficial. C. Casos especiales en las Nóminas de Inscripción: Cuando en la inscripción aparezca un estudiante que se hubiere matriculado a través de Movilidad Horizontal, en la casilla de Observaciones se escribirá la siguiente leyenda: M. H. Art. 24 LGE. Cuando la matrícula hubiere sido autorizada a través de Acuerdo de Equivalencia de estudios, en la casilla de Observaciones deberá consignarse el número y fecha del de Acuerdo respectivo. Ejemplo: Acuerdo Numero de 12/2/97. Concluido el proceso de matrícula interna, con los requerimientos señalados anteriormente, los centros educativos oficiales y privados presentarán a el (la) Acreditador (a) Departamental, la Matrícula Oficial, con la correspondiente documentación. II. RECEPCIÓN DE MATRÍCULA OFICIAL EN LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL A. Fechas: Período Ordinario: A partir del primer día hábil de Marzo hasta el último día hábil del mismo, según calendario provisto por la Dirección Departamental. Período Extraordinario: A partir del primer día hábil de Mayo hasta el último día hábil del mismo, según calendario provisto por la Dirección Departamental. B. Revisión de documentación. El (la) Acreditador (a) Académico (a) Departamental revisará los documentos en el momento de su recepción. Esta revisión se hará siguiendo las siguientes indicaciones: 3

4 En el momento de recibir los listados se cerciora de que la documentación anexa venga ordenada alfabéticamente en Hoja de Matrícula. Toma el expediente del primer estudiante y revisa que se encuentren los siguientes documentos: Certificación de Partida de Nacimiento y certificado o Certificación del año anterior. En la Certificación de Partida de Nacimiento verificará que el nombre corresponda al registrado en la Hoja de Matrícula y que cuente con los sellos que la convierten en original. En el Certificado verificará lo siguiente: Nombre según Certificación de Partida de Nacimiento. Para los Certificados de educación Básica, que aparezcan las firmas y nombres del Director y del profesor de grado. Para los Certificados de educación Media, que aparezcan las firmas y nombres del Director y del Encargado del Registro Académico del Centro Educativo, Que la fotografía esté sellada en la esquina inferior derecha con el sello de Registro Académico del centro educativo. Que el certificado no presente ni borrones ni testaduras. Que estén debidamente sellados. En el certificado de educación Básica únicamente aparecerá el sello de la Dirección; en los de educación Media aparecerá el sello de la Dirección y el del Encargado de Registro Académico del centro educativo. Para el caso de Educación Media, los sellos y firmas del Director y del Encargado de Registro Académico del centro educativo, deberán estar registrados en el Libro de Registro de Firmas de la Dirección de Acreditación. Si el certificado no presenta ninguna inconsistencia, el Acreditador Académico Departamental sellará de REVISADO Y CORRECTO en la parte posterior del mismo. El Acreditador Académico Departamental confronta el original con las copias de Matricula Oficial y si estas no presentan ninguna inconsistencia las firma, sella y las remite al a(la) (a) Gestor Educativo(a) Departamental para que igualmente firme y selle. Una vez firmada y sellada las hojas de matrícula por las autoridades departamentales las envía a la Dirección de Acreditación a más tardar 10 días hábiles después, sin exceder del último día hábil de Junio, luego de finalizado cada uno de los periodos para su respectiva firma y sello por la Dirección de Acreditación la cual devolverá las hojas de matricula al Acreditador (a) Académico (a) Departamental debidamente firmada y selladas en un periodo no mayor de quince días, para que este archive una copia y la restante la entrega al centro educativo. III. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE MATRICULA DE LA DIRECCION DEPARTAMENTAL A LA DIRECCION DE ACREDITACION 1. El Acreditador Departamental establece programación de matrícula (por favor ver Anexo3) y lo entrega a los centros educativos, junto con su instructivo, en reunión (la cual es celebrada en octubre de cada año). En dicha reunión explica el instructivo y la programación. 2. El Acreditador Departamental envía a la Dirección de Acreditación programación de matrícula en enero de cada año. 3. El Acreditador Departamental recibe la matrícula y documentos de los centros educativos según programación. 4. El Acreditador Departamental envía en fólder separado la matrícula original y cada una de las copias de matrícula a la Dirección de Acreditación de la manera siguiente: 4

5 Ordena las hojas de matrícula en un fólder, de acuerdo al orden establecido en la programación. En el mismo fólder adjunta un índice en el cual se listan, según programación, todos los centros educativos recibidos (por favor ver Anexo 4) En total se presentarán 3 fólderes. 5. La matrícula es recibida en la Dirección de Acreditación, a más tardar en junio de cada año, en donde se verifica cada copia contra el original, se sellan ambas copias y se devuelven a la Departamental, a más tardar quince días después. La fecha de límite de recepción de todas las matrículas (ordinaria y extraordinaria) será el último día hábil de Junio. IV. PROCEDIMIENTO PARA RECIBO DE MATRÍCULA EXTEMPORÁNEA 1. El Centro Educativo presenta a la Dirección de Acreditación nota justificativa del porqué del retraso. Dicha nota deberá llevar firma de recibido de la Dirección Departamental, para indicar que ya está enterada. 2. La Dirección de Acreditación evalúa, y si la justificación es valedera, autoriza, por medio de una nota, la Dirección Departamental para que reciba la matrícula extemporánea. 3. La Dirección Departamental recibe nota de autorización y la matrícula con la documentación ordenada alfabéticamente. Revisa cada documento y al terminar sella y firma de revisado cada documento y la hoja de matrícula al reverso. Remite original y copias a la Dirección de Acreditación, de acuerdo al Procedimiento de la entrega de matrícula de la Dirección Departamental a la Dirección de Acreditación. San Salvador, Julio de