Procedimiento para la Preinscripción, Inscripción y Reinscripción a Bachilleratos Digitales

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1 Página 1 de 21 Procedimiento para la Preinscripción, Inscripción y Reinscripción a es TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 6 meses FECHA DE ELABORACIÓN 15 de abril de 2015 FECHA DE REVISIÓN Junio 2016 ELABORÓ C. Claudia Susana Luna Salgado Directora de Preparatoria Abierta REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación VALIDÒ C. Lucero Nava Bolaños Encargada de Despacho de la Subsecretaría de Educación Obligatoria AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública

2 Página 2 de 21 I. ÍNDICE CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 7 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 9 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA X. GLOSARIO... 21

3 Página 3 de 21 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Este procedimiento aplica al personal de la Dirección de Preparatoria Abierta, Supervisores de es y cada Bachillerato, encargado de atender las solicitudes del servicio de Preinscripción, Inscripción y Reinscripción en la modalidad educativa de es. OBJETIVO Regular y controlar el proceso de preinscripción de aspirantes a ingresar, así como la inscripción y reinscripción de alumnos (as) en los es, con el fin de proporcionar la información y la metodología necesaria respecto al trámite correspondiente.

4 Página 4 de 21 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Vigente. Ley General de Educación, Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla, Vigente. Ley de Protección de Datos Personales en posesión de los sujetos obligados del Estado de Puebla, vigente. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Puebla, Vigente. Acuerdo donde se establece el modelo educativo de Bachillerato, firmado por el Secretario de Educación Pública. Manual de Normas de Control Escolar para los Generales Estatales Oficiales y Particulares con Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios. Vigente. Convenio de colaboración y coexistencia entre nivel de Educación Media Superior y Educación Telesecundaria, vigente. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El registro de los (las) aspirantes interesados (as) en ingresar al Bachillerato se realizará conforme a lo establecido en el documento emitido por la autoridad educativa correspondiente. Se podrá recibir en preinscripción al número de aspirantes de acuerdo a la capacidad del bachillerato. Cuando el número de aspirantes sea mayor a la capacidad del bachillerato digital, se procederá a canalizarlos a otras opciones. La inscripción o reinscripción se realizará conforme a lo establecido en el Manual de Normas de Control Escolar para los Estatales Oficiales y Particulares con Reconocimiento de

5 Página 5 de 21 Validez Oficial de Estudios vigente y el Acuerdo donde se establece el modelo educativo de Bachillerato. En la inscripción se dará prioridad a los alumnos preinscritos. Para la inscripción; el padre, madre o tutor deberá acompañar al alumno (a) si es menor de edad, cuando este sea mayor de edad puede realizar el trámite de manera personal. Si el (la) alumno (a) es mayor de edad, podrá firmar la Cédula de Registro y Actualización de Datos. El folder donde se archiven los documentos entregados por el (la) usuario(a) en la inscripción se identificará por el nombre completo del alumno(a), empezando con el apellido paterno, materno y nombre(s). Los documentos originales de los usuarios, presentados en el momento de la inscripción estarán bajo resguardo del bachillerato hasta que el expediente sea validado por la Coordinación Regional de Desarrollo Educativo, una vez realizada esta actividad deberán regresarse al usuario. El respaldo de la información generada de tipo electrónico, se realizará semestralmente. El método de archivo físico, se realizará por periodo de tiempo y tipo de documento. El certificado de secundaria deberá tener fecha máxima de emisión al 30 de septiembre del ciclo escolar inmediato anterior. Para los egresados de nivel secundaria a través de programas emergentes (por ejemplo: Yo si tengo secundaria), la constancia de estudio emitida será válida para la preinscripción o inscripción en tanto la autoridad correspondiente elabora el certificado. Las fotografías solicitadas pueden ser en formato digital o de estudio fotográfico conforme a lo dispuesto en el Manual de Normas de Control Escolar para los Estatales Oficiales y Particulares con Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios vigente. Para el caso de revalidación o equivalencia de estudios se deberá aplicar el Manual de Normas de Control Escolar para los Estatales Oficiales y Particulares con Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios vigente. El Responsable Administrativo del bachillerato, deberá dar seguimiento a aquellos casos donde el alumno adeude algún documento oficial solicitado para inscripción o reinscripción, apegándose a lo dispuesto a las normas de Control Escolar. Una vez conformado los grupos de alumnos (as), se procederá a generar la credencial del estudiante 006, teniendo como plazo máximo para emitirlas 30 días hábiles posteriores al último día de periodo de inscripción.

6 Página 6 de 21 El Responsable Administrativo del bachillerato, dará a conocer al padre, madre, tutor y alumno(a) que los datos personales que proporcione serán utilizados de manera confidencial y se almacenarán para garantizar su protección, conforme a la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del Estado de Puebla. Y que ninguna persona que no esté autorizada podrá conocer sus datos personales. (Esto deberá realizarlo en la primera reunión que tenga con ellos (as). Será responsabilidad de supervisores (as) asegurarse que los responsables administrativos apliquen el procedimiento vigente en el Sistema de Gestión de la Calidad Para la difusión de la preinscripción e inscripción, la Dirección de Preparatoria Abierta (DBEPA) proporcionará el diseño del material de apoyo. La DBEPA será la responsable de difundir a supervisores (as) y responsables administrativos, los resultados de los indicadores que aplican a este procedimiento. En cada zona escolar, los supervisores comunicarán a los, los resultados e indicadores que aplican a este procedimiento.

7 Página 7 de 21 Recursos humanos IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Información Materiales Maquinaria Documento (circular, comunicado o memorándum) emitido por la autoridad educativa Director (a) de Preparatoria Abierta Artículos de oficina Papelería Formato de credencial. Formatos 911 Supervisores(as) de es Equipo de cómputo Requisitos para preinscripción: Los señalados en el documento emitido por la autoridad educativa. Requisitos para inscripción: Cédula de Registro y Actualización de Datos (original) SEP-2-SEO/F/ Los señalados en el Manual de Normas de Control Escolar para los

8 Página 8 de 21 Estatales Oficiales y Particulares con reconocimiento de Validez Oficial de estudios Requisitos para reinscripción: Cédula de Registro y Actualización de Datos (original) SEP-2-SEO/F/ Los señalados en el Manual de Normas de Control Escolar para los Estatales Oficiales y Particulares con Reconocimiento de Validez Oficial de estudios

9 Página 9 de 21 PREINSCRIPCIÓN V. DIAGRAMA DE FLUJO Director (a) de Preparatoria Abierta Supervisores (as) de es cada Bachillerato Usuario (a) Inicio Da aviso de los requisitos y periodo de la preinscripción 1 Recibe los documentos y entrega a los cada Bachillerato. 3 4 Recibe los documentos y realiza difusión, con el uso del material de apoyo. Fotografía Procede a recabar los requisitos para la preinscripción. 5 6 Comunicado o Memorándum Entrega documentos a los (as) supervisores(as) de es para su difusión 2 Acuse de recibido DBEPA/PO/ Recibe los documentos del (a) usuario (a) y procede a revisarlos. Integra los requisitos y los lleva al bachillerato digital para su preinscripción. Acuse de recibido DBEPA/PO/ Cumple con los requisitos? No Si 8 Preinscribe al usuario (a) Solicitud Estatal de Preinscripción DBEPA/PO/ Integra documentos en folder para la generación del expediente Expediente 10 Recibe talón de preinscripción 13 Recibe archivo de concentrado por zonas y analiza demanda Tablas y gráficas (Reporte) 12 Recibe el archivo de alumnos preinscritos. Concentrado de bachilleratos digitales Entrega el archivo de alumnos preinscritos al Supervisor (a) del Bachillerato. Relación de preinscritos 010

10 Página 10 de 21 INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN Director (a) de Estatales y Preparatoria Abierta Supervisores (as) de es Usuario (a) CORDE Control Escolar Genera comunicado de inscripción y reinscripción a es con requisitos y fechas. Comunicado de inscripción y/o reinscripción Acuse de recibido DBEPA/ PO/ Reciben comunicado con fechas de inscripción y reinscripción así como los requisitos establecidos. Y proceden a su difusión Acuse de recibido DBEPA/ PO/ Reciben comunicado con fechas de inscripción, reinscripción, así como los requisitos establecidos, lo coloca en un lugar visible de la escuela para su difusión. Fotografía Recibe requisitos (documentación), y revisa si son los solicitados. Atiende el comunicado y procede a recabar los requisitos para inscribirse o reinscribirse Lista de chequeo SEP-2.2.3DBEPA/ PO/ Si Cumple con los requisitos solicitados? No 19 Inscribe o reinscribe al usuario (a) y coloca los documentos en el folder solicitado, el cual se identifica con el nombre del usuario (a) Cédula de registro y actualización de datos SEP-2- SEO/F/ Registra información en la relación de inscripción Relación de inscripción DBEPA/PO/ Recibe el archivo de Relación de Inscripción 21 Entrega el archivo Relación de Inscripción al supervisor (a) del bachillerato digital 23 Concentrado de bachilleratos digitales DBEPA/PO/ Realiza captura en el SICEP Recibe el archivo de concentrado por zonas y analiza datos Formato F 11 Tablas y gráficas (Reporte) Son correctos los datos? No Si 25 Genera estadística en formato 911 Formato 911 Lleva a CORDE expedientes para su validación Validación de expediente 28 Entrega de documentos originales al Padre, Madre o Tutor FIN DEL PROCESO Lista de chequeo SEP- D

11 Secuencia de actividades. Nombre del documento: Procedimiento para VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Página 11 de 21 PREINSCRIPCIÓN Secuencia de etapas Actividad Responsable 1 Da aviso de los requisitos y periodo para la preinscripción 2 Entrega documentos a los (as) supervisores(as) de es para su difusión 3 Recibe los documentos y entrega a los cada Bachillerato. 4 Recibe los documentos y realiza difusión, con el uso del material de apoyo. 1.1 Da aviso de los requisitos y periodo para la preinscripción 2.1 Entrega documentos a los (as) supervisores(as) de es para su difusión 3.1 Recibe los documentos y entrega a los cada Bachillerato. 4.1 Recibe los documentos y realiza difusión, con el uso del material de apoyo. Director (a) de Preparatoria Abierta. Director (a) de Preparatoria Abierta. Supervisores (as) de es.. Formato a ocupar Comunicado o Memorándum Acuse de recibido 012 Acuse de recibidosep Fotografías con Nombre de la escuela, Clave de Centro de Trabajo, Localidad, Municipio, ciclo escolar, título del subproceso, fecha de la evidencia y lugar específico donde se exhibe la evidencia (por ejemplo, periódico mural, ventana de la dirección, pared de la Presidencia

12 Página 12 de 21 5 Procede a recabar los requisitos para la preinscripción. 6 Integra los requisitos y los lleva al bachillerato digital para su preinscripción. 7 Recibe los documentos del (la) usuario(a) y procede a revisarlos 8 Preinscribe al usuario (a). 9 Integra documentos en folder para la generación del expediente 10 Recibe talón de preinscripción 11 Entrega el archivo de alumnos preinscritos al Supervisor (a) del Bachillerato. 5.1 Procede a recabar los requisitos para la preinscripción. 6.1 Integra los requisitos y los lleva al bachillerato digital para su preinscripción. 7.1 Recibe los documentos del (la) usuario(a) y procede a revisarlos. Cumple con los requisitos? Si: Pasa a actividad 8. No: Pasa a actividad Preinscribe al usuario, capturando los datos correspondientes en el sistema del registro de solicitantes 9.1 Integra documentos en folder para la generación del expediente 9.2 Entrega al solicitante el talón de preinscripción 10.1 Recibe talón de preinscripción, quedando con ello oficialmente preinscrito al Bachillerato 11.1 Entrega el archivo de alumnos preinscritos al Supervisor (a) del Bachillerato. Usuario (a). Usuario (a).... Usuario(a).. Municipal. Etc.) Solicitud Estatal de Preinscripción 009 Expediente Relación de preinscritos SEP Recibe el archivo de alumnos preinscritos 12.1 Recibe el archivo de alumnos preinscritos Supervisores (as) de es Concentrado de

13 Página 13 de Recibe archivo de concentrado por zonas y analiza demanda Realiza el llenado del concentrado de es y lo entrega a la Dirección de Preparatoria Abierta 13.1 Recibe archivo de concentrado por zonas y analiza demanda. Fin del subproceso Director (a) de Preparatoria Abierta. es SEP Tablas y gráficas (Reporte) INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN Secuencia de etapas Actividad Responsable 14 Genera comunicado de inscripción y reinscripción a es con requisitos y fechas. 15 Reciben comunicado con fechas de inscripción y reinscripción así como los requisitos establecidos, y proceden a su difusión. 16Reciben comunicado con fechas de inscripción, reinscripción así como los requisitos establecidos 14.1 Genera comunicado de inscripción y reinscripción a es con requisitos y fechas Informa y entrega a los (las) Supervisores (as) de es Entrega diseño del material de apoyo para la difusión 15.1 Reciben comunicado con fechas de inscripción y reinscripción así como los requisitos establecidos 15.2 Recibe el diseño del material de apoyo para la difusión 15.3 Informa y entrega a Administrativos 16.1 Reciben comunicado con fechas de inscripción, reinscripción así como los requisitos establecidos, lo coloca en un lugar visible de la escuela para su difusión 16.2 Reciben diseño del material de apoyo para la Director (a) de Preparatoria Abierta. Supervisores (as) de es Bachillerato. Formato a ocupar Comunicado de inscripción y reinscripción. Acuse de recibido 012 Acuse de recibido 012 Fotografías con Nombre de la escuela, Clave de Centro de Trabajo, Localidad, Municipio, ciclo

14 Página 14 de Atiende el comunicado y procede a recabar los requisitos para inscribirse o reinscribirse. difusión 17.1 Atiende el comunicado y procede a recabar los requisitos para inscribirse o reinscribirse. Usuario escolar, título del subproceso, fecha de la evidencia y lugar específico donde se exhibe la evidencia (por ejemplo, periódico mural, ventana de la dirección, pared de la Presidencia Municipal. Etc.) 18 Recibe requisitos (documentación), y revisa si son los solicitados. 19 Inscribe o reinscribe al usuario (a) y coloca los documentos en el folder solicitado, el cual se identifica con el nombre del usuario (a). 20 Registra información en la relación de inscripción 18.1 Recibe requisitos (documentación), y revisa si son los solicitados Cumple con los requisitos solicitados? Si: Pasa a actividad 19 No: No pasa a actividad Inscribe o reinscribe al usuario (a) haciendo el llenado correcto de la Cédula de Registro y Actualización de Datos Coloca los documentos en el folder solicitado, el cual se identifica con el nombre del usuario (a). iniciando por apellidos 20.1 Registra información en la relación de inscripción Bachillerato.. Lista de chequeo 011 Cédula de registro y actualización de datos SEP-2-SEO/F/ Relación de inscripción SEP

15 Página 15 de Entrega el archivo Relación de inscripción al Supervisor (a) del Bachillerato 22 Recibe el archivo de Relación de inscripción 23 Recibe archivo de concentrado por zonas y analiza datos 24 Realiza captura en el SICEP. 25 Genera Estadística en formato Entrega el archivo Relación de inscripción al Supervisor (a) del Bachillerato 22.1 Recibe el archivo de Relación de inscripción 22.2 Realiza el llenado del concentrado de es y los entrega a la Dirección de Preparatoria Abierta 23.1 Recibe archivo de concentrado por zonas y analiza datos 24.1 Realiza captura en el SICEP Realiza el cotejo de formato F11 con la relación de inscripción Son correctos los datos? Si: Pasa a actividad 25. No: Pasa a actividad 24 o a la actividad 20 (según corresponda). 25.1Genera Estadística en formato 911 Bachillerato Supervisores (as) de es. Director (a) de Preparatoria Abierta.. Concentrado de es SEP Tablas y gráficas (Reporte) F 11 Formato Lleva a CORDE expedientes 27 Validación de expediente 26.1 Lleva a CORDE expedientes para su validación 27.1 La CORDE valida expediente de cada uno de los alumnos inscritos. Considerando los documentos relacionados en el Manual de normas de control escolar Bachillerato. Control escolar de la CORDE Expedientes validados

16 Página 16 de Entrega los documentos originales al padre, madre o tutor para los bachilleratos generales estatales oficiales y particulares con reconocimiento de validez oficial de estudios Entrega los documentos originales al padre, madre o tutor, podrán ser entregados al alumno (a) cuando sea mayor de edad. Enlistando los documentos que se entregan Bachillerato. Lista de chequeo 011 Fin del Proceso

17 Comunicado o memorándum Formato Concentrado de es Comunicado de inscripción y/o reinscripción. Nombre del documento: Procedimiento para VII.LISTA DE FORMATOS. Tiempo de retención Responsable de conservarlo 1 año Director (a) de Preparatoria Abierta 1 año Director (a) de Preparatoria Abierta 1 año Director (a) de Preparatoria Abierta Relación de Inscripción 1 semestre Formato 911 Permanente Formato F11 Permanente Lista de Asistencia 1 semestre 1 año Página 17 de 21 Código de registro Listado de acuse de recibo de credencial 1 año Credencial. 1 año Usuario Tabla de mediciones 1 año Director (a) de

18 Página 18 de 21 Preparatoria Abierta Solicitud Estatal de Preinscripción 1 año Relación de preinscritos (as) 1 año Lista de Chequeo 3 años Acuse de recibido 1 año Dirección de Preparatoria Abierta Supervisores Cédula de Registro y Actualización de Datos. 1 año SEP-2- SEO/F/01-001

19 VIII.CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Página 19 de 21 Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 1 Septiembre 2015 Se cambia nomenclatura 2 Mayo 2016 Se agregan cuatro formatos 3 Junio 2016 Se modificó Política de Operación, Diagrama de Flujo, Descripción del Procedimiento y se agrega Glosario.

20 Página 20 de 21 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida del Procedimiento: Alumno(a) Preinscritos inscrito o reinscrito en tiempo y forma. Indicadores de medida: No. de usuarios(as) que solicitan el trámite de preinscripción / No. de usuarios(as) preinscritos * 100 No. de alumnos (as) egresados (as) de educación secundaria ubicadas en el área de cobertura/ No. de alumnos (as) inscritos (as)*100 No. de alumnos (as) preinscritos / No. de alumnos (as) inscritos * 100 No. de alumnos con documentación completa/no. de alumnos inscritos*100 No. de alumnos con documentación completa/no. de alumnos reinscritos*100

21 Página 21 de 21 X.GLOSARIO Inscripción.- Proceso mediante el cual se formaliza el acceso de un educando al primer periodo escolar de un plan de estudios de la Educación Media Superior. Reinscripción.- Proceso mediante el cual se formaliza el registro del alumno a un grado o nivel educativo subsecuente al inicial según corresponda, con el fin de continuar con su historial académico. DBEPA.- Dirección de Preparatoria Abierta CORDE.- Coordinación Regional de Desarrollo Educativo