INSTRUCTIVO. Entrega de Documentos

Transcripción

1 1/12 CON QUÉ? MATERIAL Y EQUIPO Sistema SERVO Outlook Office (Word, Excel) Equipo de cómputo Equipo de oficina CON QUIÉN? Coordinaciones Académicas Coordinación/ asistencias/ de Servicios Escolares Asistencias de CAS Dirección de Innovación y Calidad ENTRADAS -Solicitud del folio debidamente requisitado, de acuerdo al servicio solicitado. - Revisión del Correo Outlook - Clasificación del Folio por trámite. Elaborar y llevar el control de folios: Reposición de: boletas, ficha. Constancias de estudio: sencillas, con calificaciones o de terminación. Historial académico, copias de documentos, préstamo de documentos, Bajas, legalización de certificados, certificados parciales, certificados de terminación, diploma de inglés, duplicado de certificado, carta pasante CEUT, equivalencias, etc. SALIDAS -Realización del trámite requerido. -Firma de conformidad en formato de folio. - Entrega del trámite -Cierre del folio - Seguimiento del folio abierto en conjunto con Dirección de Innovación y Calidad. CÓMO? PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS -Llenado del formato de Folios (F.F1) -Revisión del Outlook -Servo escolar -Lista de constancias que se entregan al CAS. PROCESOS DE SOPORTE -Académico -Resguardo de Doctos. - Bajas académicas - Certificados -Satisfacción de usuarios - Quejas QUÉ RESULTADOS? INDICADORES DE EFECTIVIDAD - Porcentaje de eficiencia en entrega de documentación Preparatoria y Universidad - Porcentaje de eficiencia en satisfacción del usuario Preparatoria y Universidad.

2 2/12 Definiciones Folios Abiertos: es aquel registro que está en trámite o que por algún inconveniente no ha sido cumplido satisfactoriamente. Folios cerrados: es aquel registro que se ha podido cumplir satisfactoriamente sin ninguna complicación. Folios Cerrados insatisfactoriamente: es aquel registro que ha sido cerrado con algunas complicaciones durante su proceso. CAS: Centro de Atención y Servicios. Lugar donde el usuario efectúa trámites o consultas. Trámite interno. Son los trámites que se realizan dentro de la Institución. Trámite externo. Son los trámites que se realizan en las Dependencias de gobierno como SEP Federal, SEP Estatal, Gobernación. 1. Actividades 1.1. El miembro del CAS le pregunta al usuario que tipo de servicio es el que solicita: Consulta Si es consulta se le brinda la información requerida y en el formato de folio (F.F1) se enmarca el círculo CONSULTA Una vez terminada la consulta, nos contestará la pregunta sobre el servicio si fue satisfactorio para él o no lo fue.

3 3/ Se anotan las iniciales de quien lo atendió, para saber quien estuvo a cargo del servicio Trámite El trámite lo efectúa: Para el caso de CEUT OCTAVIO PAZ, Universidad y Maestría el alumno o ex alumno con identificación oficial vigente, u otra persona que no sea el alumno, siempre y cuando el tramitante presente identificación oficial vigente con fotografía (original y copia), carta poder o poder notarial no mayor a tres meses donde especifique que es el apoderado legal del alumno y el trámite a efectuar. Así mismo deberá presentar copia legible de identificación oficial vigente con fotografía del alumno o ex alumno Para el caso de Preparatoria los trámites internos a excepción del PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS y TRÁMITE DE BAJA los efectúa el alumno. Para el préstamo de documentos, baja o entrega de certificados en alumnos activos el trámite lo efectúa el TUTOR con identificación oficial vigente con fotografía. Para la entrega de certificado acude el tutor y el alumno, y en ausencia del alumno el TUTOR En su defecto el trámite lo puede efectuar el apoderado legal del TUTOR mediante carta poder o poder notarial (no mayor a tres meses) donde especifique que es el apoderado legal del tutor para realizar los trámites necesarios en su nombre, que presente su identificación oficial vigente con fotografía (original y copia) y copia legible de la identificación oficial vigente con fotografía del tutor o del alumno, según sea el caso. Así mismo, para el trámite de baja y entrega de certificados acude el APODERADO LEGAL y el alumno; en ausencia del alumno únicamente el APODERADO LEGAL Los ex alumnos efectúan sus trámites siempre y cuando presenten una identificación oficial vigente con fotografía donde se corroboré los

4 4/12 dieciocho años cumplidos. En caso contrario, el trámite lo efectuará el tutor o apoderado legal del tutor, cubriendo los requisitos señalados en el punto anterior En ningún caso el trámite lo efectúa otra persona que no sea el alumno, ex alumno, tutor o apoderado legal conforme a lo descrito anteriormente Los trámites internos que se efectúan son: Constancia de titulación por maestría Constancia sencilla Constancia CONAFE Constancia con calificaciones. La constancia no se realiza por un semestre específico. (Por ejemplo si el alumno va en 4º semestre y solicita la constancia del 3er. semestre, se elaborará de 1º a 3º semestre) Historial académico. El historial no se realiza por un semestre específico. (Por ejemplo si el alumno va en 4º semestre y solicita el historial del 3er. semestre, se realizará de 1º a 3º semestre) Reposición de boleta Reposición de credencial Carta pasante Ceut. El alumno entrega en CAS, 1 fotografía tamaño ovalo miñón en blanco y negro (hombres cabello corto, presentables, camisa blanca, saco claro, corbata; mujeres cabello recogido, sin aretes, blusa blanca y saco claro), no deben ser fotografías instantáneas Baja. Ajustarse al instructivo Trámite de baja Préstamo de documentos. Ajustarse al instructivo Resguardo de documentos Los trámites externos que se efectúan son: Certificado de terminación. Aplica para alumnos egresados de Preparatoria, Universidad y Maestría.

5 5/ Certificado parcial Preparatoria Certificado parcial Licenciatura Certificado parcial Maestría Equivalencia. El alumno entrega para el trámite su certificado parcial. Ver el instructivo I, AS, 03/ Legalización de certificado Duplicado de certificado Diploma de inglés. Aplica para Preparatoria y Universidad De acuerdo al trámite: CAS verifica que el alumno cumpla los requisitos de acuerdo al trámite solicitado y que se encuentran publicados en la página web ( sección trámites y en los instructivos /1 y /2. Corrobora a su vez adeudo de documentos, fotografías, etc., con el departamento de servicios escolares Si el trámite implica un costo, CAS le pregunta al alumno si trae el importe completo para efectuar el pago CAS verifica si es necesario el comprobante de no adeudo, si es así, revisa en servo escolar adeudos. Si considera necesaria la intervención de control de pagos, solicita el apoyo. Para los alumnos INACTIVOS se requerirá la intervención de control de pagos Si el alumno cumple con los requisitos anteriores, llena el formato de folio (F.F1) especificando las características del documento solicitado.

6 6/ CAS revisa que el formato de folio (F.F1) se encuentre debidamente requisitado y firma de autorizado para que el alumno pase a control de pagos a efectuar el pago por el trámite El alumno entrega en control de pagos el formato de folio (F.F1); pagos revisa la firma de autorización de CAS, si la tiene, se efectúa el cobro e imprime, si para el tipo de trámite es necesario el comprobante de no adeudo En caso de que no tenga la firma autorizada del personal de CAS, control de pagos regresa al alumno a CAS para que la recabe CAS le comunica al usuario el día y hora acordada para recoger su trámite Control de pagos se queda con el formato de folio (F.F1), anexándole el ticket de pago y el comprobante de no adeudo si el trámite lo requiere Control de pagos entrega el folio a CAS, quien envía la información por a Servicios Escolares, en caso de folios Universidad a (servescolar@ceut.edu.mx) o en caso de preparatoria a (control@ceut.edu.mx) Cuando control de pagos correspondiente se encuentre cerrado, CAS enviará al alumno a la otra caja para que efectué el pago. Dicha caja vía telefónica se comunicará inmediatamente con CAS para dar aviso de que el alumno efectuó el pago y vía Outlook enviará en caso de Universidad y Maestría a (asistenciacas@ceut.edu.mx) y en caso de Preparatoria a (publicidad@ceut.edu.mx) la información siguiente: Número de folio, nombre completo del alumno empezando por apellido, área, semestre, trámite y en el caso de Préstamo de documentos autorizado por Cuando así suceda, la persona del CAS correspondiente acudirá dentro de los horarios establecidos a recoger los formatos F.F1 en control de pagos, para que el alumno cuando recoja el trámite, firme dicho formato.

7 7/ A su vez CAS envía la información anterior a servicios escolares, Coordinación de titulación o Coordinación de Soporte Técnico, en los correos descritos en el punto y conforme al tipo de trámite Si el trámite es reposición de credencial se envía la información por a Coordinación de Soporte Técnico (sistemas@ceut.edu.mx) y cuando el trámite es constancia de titulación por maestría se envía la información por a Coordinación de Titulación (titulación@ceut.edu.mx) Para el trámite de documentos oficiales, servicios escolares revisa el historial académico del alumno con el fin de verificar que no adeude ninguna materia (para el caso de certificados parciales no es necesario). Servicios escolares envía expediente a la dependencia oficial a través de sus gestores. El tiempo de espera para recoger la documentación en la dependencia está determinado por la misma y puede variar (aproximadamente 60 días hábiles) Servicios Escolares recibe documentación acreditada por la dependencia e integra expedientes para archivo Entrega al usuario Servicios Escolares en los horarios acordados entrega el trámite al CAS. Los trámites efectuados en dependencias oficiales varían en las fechas de entrega, sin embargo, servicios escolares monitoreará el status para agilizarlo y dará una fecha aproximada a CAS Si hay alguna observación por parte de Servicios Escolares al entregar los documentos a CAS, se anota en la parte de abajo del formato que maneja Servicios escolares, ya que solo es exclusivo para el CAS CAS entrega el trámite al usuario que efectuó la solicitud en un plazo no mayor a quince días hábiles a partir de su recepción, en caso de que el

8 8/12 alumno no concluya su trámite en este tiempo, se localiza vía correo electrónico o telefónicamente para cerrar el trámite El usuario firma de recibido colocando su nombre completo y fecha de recepción El usuario contesta la pregunta sobre si el servicio fue satisfactorio Se anotan las iniciales de quien entregó el trámite al usuario para tener una mayor referencia de quien cerró el folio Todos los registros donde el servicio no haya sido calificado como satisfactorio se enlistarán en una relación y se entregarán quincenalmente a la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad para que sean analizados y determine las acciones para no incurrir en la misma problemática. Dicha relación la efectúa en CAS preparatoria y Universidad la persona de recepción El status de folios se enlistaran en archivo quincenalmente y se le enviará vía Outlook a la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad, al correo calidad@ceut.edu.mx, quien verificará se dé el seguimiento adecuado, averiguará los motivos por los cuales no se ha entregado el trámite y determinará las acciones consecuentes Cuando el registro es cerrado sin ninguna complicación solo se verifica que se haya cumplido satisfactoriamente con el proceso.

9 9/12 2 Anexos Formato de Folio. F. F1

10 10/12 Comprobante de no Adeudo. F.AG.01

11 11/12 3 Flujo grama (Servicio) INICIO USUARIO ACUDE A CAS Y SOLICITA UN SERVICIO CONSULTA TIPO DE SERVICIO TRÁMITE SE BRINDA LA INFORMACIÓN REQUERIDA CAS SOLICITA REQUISITOS PARA EL TRÁMITE Y DATOS GENERALES VÍA OUTLOOK CAS ENVÍA EL FOLIO PARA LA REALIZACIÓN DE TRÁMITE CAS RECIBE EL TRÁMITE REALIZADO Y LO ENTREGA AL USUARIO CAS SOLICITA AL USUARIO EVALUAR EL SERVICIO SI EL SERVICIO FUE SATISFAC- TORIO NO EL REPORTE PASA A la DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y C. INICIO FIN LA DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y CALIDAD. VERIFICA QUE SE LE DE SEGUIMIENTO AL TRÁMITE Y DETERMINA IONES.

12 12/12 5. Flujo grama (trámite) USUARIO ACUDE A CAS PARA EFECTUAR TRÁMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES, CAS REVISA REQUISITOS Y SE LLENA EL FOLIO CON DATOS GENERALES Y EFECUTA EL PAGO NO Cumple requisitos? SI CAS VÍA OUTLOOK SOLICITA EL TRÁMITE A SERVICIOS ESCOLARES SERV. ESC. EFECTÚA EL TRÁMITE A TRAVÉS DE GESTORES EN D. OFICIAL LA DEPENDENCIA OFICIAL DETERMINA EL TIEMPO DE ENTREGA. SERVICIOS ESCOLARES AVISA A CAS FECHA APROX. SERVICIOS ESCOLARES RECIBE DOCUMENTACIÓN ACREDITADA POR LA DEPENDENCIA OFICIAL SERVICIOS ESCOLARES EMITE A CAS EL TRÁMITE REALIZADO CAS ENTREGA DOCUMENTOS AL USUARIO QUIEN EVALÚA EL SERVICIO BRINDADO. FIN