POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR

Transcripción

1 POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR

2 INTRODUCCIÓN El área de Cuentas por Pagar debe representar un filtro, para que todas las obligaciones reales de pagos con proveedores de bienes y servicios sean liquidadas, en tiempo y forma; para que esto mitigue el riesgo de que las empresas de Grupo BVG dejen de operar, por consecuencia de suspensión de servicios o materiales. Es importante realizar un proceso de pagos con una metodología que permita tener la confianza sobre los pagos que se están realizando, y de aquí surge la necesidad de crear políticas especificas del área y un manual de procedimientos y actividades con controles, que mitigan el riesgo de ausencia de pago, pago duplicado o monto equivocado, contar con información en forma oportuna y con un registro contable correcto. Las políticas y el manual de procedimientos y actividades de control interno, se encuentran alineadas con las políticas Generales de las empresas de Grupo BVG. 1

3 POLITICA DEL ALCENCE POR CONCEPTOS DE CUENTAS POR PAGAR PROPOSITO: Delimitar los conceptos, en los que tiene la obligación de realizar el proceso de pago de las empresas de Grupo BVG. El área de Cuentas por Pagar tiene la obligación de procesar las requisiciones de pago por los siguientes conceptos: Anticipo para Gastos de Viaje y Comprobación de Gastos Anticipo a Proveedores Pago a Proveedores Acreedores Diversos 2

4 POLITICAS DE RECEPCION DE INFORMACION PROPOSITO: Establecer los mecanismos que garanticen que toda la información que recibe el área de Cuentas por pagar se encuentre revisada y con autorización. Información a recibir para pago a proveedores, acreedor y anticipos de proveedores El usuario deberá entregar la siguiente información: Formato correctamente llenado y firmado en dos tantos (formato C-1), la firma del jefe inmediato puede ser sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de que se encuentre de viaje, vacaciones o incapacidad. Factura y/o recibo con requisitos fiscales. Hoja de validación del SAT de la factura o recibo. Autorización de la realización del gasto o adquisición de bienes y/o servicios, monto a partir de $2, MN o su equivalente en dólares será Dirección General, montos hasta por $1, MN o su equivalente en dólares por la Dirección en cada área. En el caso en que la factura del proveedor se entregue contra pago, el usuario tendrá la obligación de entregar la factura, ya que el usuario quedara como deudor y tendrá dos días hábiles para hacer la comprobación de la documentación correspondiente, y en caso de no cumplir con el tiempo especificado: a) Se realizará el descuento vía nomina, por el importe total o parcial de la documentación no comprobada, y se rembolsará vía nomina hasta el momento de la comprobación. b) En caso de que no se realice el descuento vía nomina, el área de cuentas por pagar levantara un acta administrativa por incumplimiento de políticas para el usuario. Información a recibir para anticipos de gastos de viaje El usuario deberá entregar la siguiente información: Formato correctamente llenado y firmado en dos tantos (formato C-3), la firma del jefe inmediato puede ser sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de que se encuentre de viaje, vacaciones o incapacidad. Autorización del anticipo para gastos de viaje por Dirección General. Información a recibir para comprobación de gastos de viaje y reembolsos El usuario deberá entregar la siguiente información: Formato llenado y firmado en dos tantos (formato C-4 y C-5), la firma del jefe inmediato puede ser sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de que se encuentre de viaje, vacaciones o incapacidad. Comprobantes con requisitos fiscales. 3

5 Fichas de Deposito bancario. En el caso de que los comprobantes no contengan requisitos fiscales; deberá existir una autorización por parte de Dirección General, para que sean reembolsados. Para pago a proveedores, acreedores, anticipos de proveedores, anticipos de gastos de viaje y reembolso: El usuario deberá evitar realizar gastos que no puedan ser comprobados con documentación con requisitos fiscales. La información puede ser digitalizada y enviada a través del correo electrónico cuentasxpagar@bvg.com.mx El área de Cuentas por Pagar otorgara un folio y un sello de recepción de requisición de pago. Recepción de información de pagos urgentes Los pagos urgentes deben ser requeridos y realizados por Tesorería mediante autorización por cualquier medio de Dirección General. Posteriormente el usuario deberá entregar a mas tardar el siguiente día hábil el formato C-2 a Cuentas por Pagar debidamente llenado y firmado en dos tantos, la firma del jefe inmediato puede ser sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de que se encuentre de viaje o vacaciones o incapacidad. En caso de incumplimiento de la fecha de entrega del formato C-2, el usuario quedara como deudor y tendrá dos días hábiles para hacer la comprobación de la documentación correspondiente, y en caso de no hacerlo en el tiempo especificado: a) Se realizará el descuento vía nomina, por el importe total o parcial de la documentación no comprobada, y se rembolsará vía nomina hasta el momento de la comprobación. b) En caso de que no se realice el descuento vía nomina, el área de cuentas por pagar levantara un acta administrativa por incumplimiento de políticas para el usuario. Horarios Los horarios en que será recibida la información son los siguientes: Lunes, Martes, Jueves y Viernes de 9:00 a 14:00 hrs. Los Miércoles no se recibe ninguna requisición de pago, ni por correo, ni físicamente. Todos los miércoles a las 16:00 se realizara la entrega de información para pagos a Tesorería, correspondiente a la información de la semana anterior; jueves y viernes, y de la semana corriente; lunes, martes. 4

6 POLITICAS DE ENVIO DE INFORMACION PARA PAGOS PROPOSITO: Establecer los mecanismos que garanticen que la información que es enviada a Tesorería para pago, se encuentre completa y sin errores. Entrega de Información a Tesorería El área de Cuentas por pagar, enviara una integración por tipo de pago, proveedor, monto total, fecha límite de pago y persona que autorizo el gasto. Dicha integración deberá ser firmada por la Subdirección de Administración y Finanzas. El área de Cuentas por Pagar enviara a Tesorería la integración de los pagos pre autorizados. El área de Cuentas por Pagar enviara a Tesorería una integración de los pagos pre autorizados, que hayan rebasado el 15%, para su autorización de pago de Dirección General. Las integración serán enviada todos los miércoles a las 16:00 hrs por correo electrónico y entregada en papel con acuse de recibo por parte de Tesorería. 5

7 POLITICAS DE PAGOS FIJOS Y RECURRENTES PROPOSITO: Para el pago de aquellos conceptos que son recurrentes, fijos y que se encuentran por contrato, establecer los mecanismos que garanticen una menor carga administrativa para Dirección General. Pre autorización de Pagos La Dirección General autorizará un listado de conceptos de pagos y montos, que son fijos, recurrentes y que se encuentran por contrato. El listado deberá ser proporcionado y en su caso actualizado por el área de Cuentas por Pagar. 6

8 POLITICAS DE SEGUIMIENTO DE PAGOS PROPOSITO: Establecer los mecanismos que garanticen un control de los pagos realizados, así también su adecuado registro en contabilidad. Seguimiento de pagos El área de Cuentas por Pagar recibirá de Tesorería la integración de pagos autorizados por parte de Dirección General. El área de Tesorería enviara en forma diaria los comprobantes de pagos realizados, de acuerdo a la integración que haya sido autorizada por parte de Dirección general. El área de tesorería enviara en forma diaria una integración de los pagos realizados urgentes. El área de Cuentas por Pagar realizara el registro de la aplicación del pago al proveedor, por el concepto que le corresponda, registrando en contabilidad el origen del pasivo, su aplicación y los diferentes impuestos. Conciliaciones Bancarias El área de Cuentas por Pagar realizara en forma diaria la conciliación bancaria entre lo reportado por Tesorería con los comprobantes y lo autorizado por parte de Dirección General. 7

9 POLITICAS DE INFORMACION PROPOSITO: El área de Cuentas por Pagar tiene la responsabilidad de tener información actualizada de acuerdo a la política de alcances de Pago. Información actualizada El área de Cuentas por Pagar contará siempre con información actualizada; por proveedor, por empresa, por concepto, monto pagado, monto por pagar autorizado y persona que autorizo el gasto. Conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas de pagos a proveedores. Registro oportuno y veraz en contabilidad de los gastos, pagos y pasivos. 8