MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y CONTROL DE PAGOS

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1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de administración y Desarrollo de Personal MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y CONTROL DE PAGOS TOLUCA DE LERDO, MÉXICO OCTUBRE 8, 2010

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de administración y Desarrollo de Personal MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y CONTROL DE PAGOS

3 PÁGINA 2 DE 39 C O N T E N I D O

4 PÁGINA 3 DE 39 C O N T E N I D O PÁGINA I. Introducción... 4 II. Base jurídica... 6 III. Procedimientos... 8 Trámite y Entrega de Tarjetas de Débito... 9 Elaboración de la Nómina y Pago de Sueldos Elaboración y Emisión de la Dieta de los CC. Diputados Finiquito al Personal que causó baja en el Poder Legislativo Cancelación de Pagos IV. Bitácora de actualización V. Hoja de validación VI. Anexos Anexo 1 Formato: Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo Anexo 2 Formato: Registro de Tiempo Extraordinario... 39

5 PÁGINA 4 DE 39 I N T R O D U C C I Ó N

6 PÁGINA 5 DE 39 INTRODUCCIÓN Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones en el ámbito administrativo del sector público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos que facilitan el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere para la ejecución de actividades en sus ámbitos de competencia. Dichos manuales tienen el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les han asignado, auxiliándoles de una manera clara y sencilla para su cumplimiento. Por lo anterior, a fin de atender cabalmente lo establecido en artículo 160, fracciones XIX y XX del Reglamento del Poder Legislativo; se elaboran, integran y difunden los manuales administrativos, instrumentos que documentan objetivos, funciones, políticas y procedimientos institucionales. La Secretaría de Administración y Finanzas a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Nóminas y Control de Pagos.

7 PÁGINA 6 DE 39 B A S E J U R Í D I C A

8 PÁGINA 7 DE 39 BASE JURÍDICA Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley Federal del Trabajo. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Reglamento Interior de Trabajo del Poder Legislativo. Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo.

9 PÁGINA 8 DE 39 PROCEDIMIENTOS: DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y CONTROL DE PAGOS

10 PÁGINA 9 DE 39 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE Y ENTREGA DE TARJETAS DE DÉBITO

11 PÁGINA 10 DE 39 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E N O M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S PROCEDIMIENTO TRÁMITE Y ENTREGA DE TARJETAS DE DÉBITO P01-10 OBJETIVO Otorgar a los servidores públicos su tarjeta electrónica para que éstos dispongan de su salario los días de quincena. POLÍTICAS Todas las percepciones por concepto de salario deberán ser a través del Sistema Pagomático. Los servidores públicos del Poder Legislativo deben contar con la Tarjeta de Débito para poder disponer de su salario, ya sea en la sucursal de la institución bancaria o bien, en cualquier cajero automático o de red. El servidor público podrá realizar pagos en establecimientos y centros comerciales a través de su tarjeta de débito, siempre y cuando cuente con saldo en su cuenta. El número de cuenta de la Tarjeta de Débito será indispensable para depositar sus percepciones al sistema de nómina. Cuando el servidor público no cuente con tarjeta de débito, podrá solicitar sus percepciones quincenales a través de un oficio dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas. El Departamento de Nóminas y Control de Pagos tramitará las percepciones quincenales de los servidores que no cuenten con tarjeta de débito mediante el formato Solicitud de Cheque para Pago de Sueldo Anexo 1 (40033-F01-10), el cual debe ser llenado y firmado por él interesado. La reposición de tarjetas de débito (extravío, deterioro, robo entre otras), el servidor público debe hacer los trámites ante la institución bancaria correspondiente. El uso y manejo de las tarjetas de débito es responsabilidad del Servidor Público, no de la Institución.

12 PÁGINA 11 DE 39 PROCEDIMIENTO TRÁMITE Y ENTREGA DE TARJETAS DE DÉBITO P01-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Nóminas y Control de Pagos Servidor Público Departamento de Nóminas y Control de Pagos Servidor Público Departamento de Nóminas y Control de Pagos Institución Bancaria Recibe del Departamento de Administración de Personal el movimiento de alta, así como de la Institución Bancaria el formato para la tramitación de la tarjeta de débito Pagomático. Asigna Tarjeta Pagomático al servidor público de nuevo ingreso y captura número de cuenta en el sistema de nómina. Proporciona al servidor público, el formato SOLICITUD- CONTRATO PAGOMÁTICO de la Institución Bancaria. Recibe y requisita debidamente el formato correspondiente, devolviéndolo al Departamento de Nóminas y Control de Pagos. Recibe formato y verifica que haya sido requisitado correctamente para su envío a la Institución Bancaría. Entrega al servidor público su tarjeta de débito Pagomático asignada y recaba la firma de recibido. Recibe tarjeta Pagomático y firma acuse de recibido, devolviéndolo para su envío a la Institución Bancaria. Integra y entrega los acuses de recibido de las tarjetas Pagomáticos a la Institución Bancaria y los formatos correspondientes para su personalización de la cuenta. Ordena y guarda una copia del formato SOLICITUD- CONTRATO PAGOMÁTICO en el expediente correspondiente. Personaliza la cuenta de cada uno de los servidores públicos.

13 PÁGINA 12 DE 39 PROCEDIMIENTO TRÁMITE Y ENTREGA DE TARJETAS DE DÉBITO P01-10 DEPARTAMENTO DE NOMINAS Y CONTROL DE PAGOS SERVIDOR PÚBLICO INSTITUCIÓN BANCARIA Inicio Recibe del Departamento de Administración de Personal el movimiento de alta, así como de la Institución Bancaria el formato para la tramitación de la tarjeta de débito Pagomático. Asigna Tarjeta Pagomático al servidor público de nuevo ingreso y captura número de cuenta en el sistema de nómina. Proporciona al servidor público, el formato SOLICITUD CONTRATO PAGOMATICO de la Institución Bancaria. Recibe y requisita debidamente el formato correspondiente, devolviéndolo al Departamento de Nóminas y Control de Pagos. Recibe formato y verifica que haya sido requisitado correctamente para su envío a la Institución Bancaria Entrega al servidor público su tarjeta de débito pagomático asignada y recaba la firma de recibido. Integra y entrega los acuses de recibido de las tarjetas pagomáticos a la Institución Bancaria y los formatos correspondientes para su personalización de la cuenta. Recibe tarjeta pagomático y firma acuse de recibido devolviéndolo para su envío a la Institución Bancaria. A

14 PÁGINA 13 DE 39 PROCEDIMIENTO TRÁMITE Y ENTREGA DE TARJETAS DE DÉBITO P01-10 DEPARTAMENTO DE NOMINAS Y CONTROL DE PAGOS SERVIDOR PÚBLICO INSTITUCIÓN BANCARIA A Ordena y guarda una copia del formato SOLICITUD CONTRATO PAGOMÁTICO en el expediente correspondiente. Personaliza la cuenta de cada uno de los servidores públicos Fin

15 PÁGINA 14 DE 39 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS

16 PÁGINA 15 DE 39 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E N O M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS P02-10 OBJETIVO Efectuar el pago de sueldo quincenal de los servidores públicos del Poder Legislativo, mediante la integración de la nómina y los movimientos de percepciones y deducciones, en términos de la normatividad en la materia. POLÍTICAS El sistema de nómina, el catálogo de puestos y el tabulador de sueldos serán las herramientas fundamentales para calcular y determinar los sueldos. El formato Movimiento de Personal, enviado por el Departamento de Personal, es el documento soporte necesario para ingresar al Sistema de Nómina, para la captura y registro de los movimientos de altas, bajas, cambios y reclasificaciones del personal, el cual debe estar debidamente requisitado, validado y autorizado. Los movimientos de percepciones y deducciones para la preparación de la nómina, se efectuarán con tres días antes a la fecha de pago, en caso de que la documentación se presente posterior al cierre y anterior al día de pago, será considerada en la siguiente quincena. Los días de pago serán los 13 y 28 de cada mes, o el día hábil inmediato anterior cuando estas fechas correspondan a días de descanso o festivos. Y estos corresponden a las quincenas del 1-15 y del Las altas de personal, promociones e incrementos a los sueldos deberán ser autorizados por el Secretario de Administración y Finanzas. Se deberá informar a la Dirección de Finanzas 3 días antes de la fecha de pago los importes de la nómina, quien depositará 48 horas antes del día de pago en la cuenta del Poder Legislativo, para que a su vez el Banco abone a los servidores públicos sus sueldos correspondientes. Para dar de alta en el Sistema de Nómina al personal de nuevo ingreso, debe contar con el número de cuenta correspondiente al Sistema Pagomático. Antes de cerrar la nómina se deben de capturar los descuentos de créditos y deducciones por concepto de: FONACOT, ISSEMYM, centros vacacionales, estancias infantiles, cuotas, ausentismos, seguros, hipotecas entre otros.

17 PÁGINA 16 DE 39 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E N O M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS P02-10 OBJETIVO Efectuar el pago de sueldo quincenal de los servidores públicos del Poder Legislativo, mediante la integración de la nómina y los movimientos de percepciones y deducciones, en términos de la normatividad en la materia. Todos los descuentos a realizar deberán estar soportados por documentación oficial del organismo o institución correspondiente, en la que describa nombre, importe, concepto, del servidor público. Para efectuar el cálculo y proporcionar el pago por concepto de tiempo extraordinario del personal que presta sus servicios después de su jornada normal de trabajo, debe ser autorizado por el titular del área de su adscripción y la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal; a través del formato Registro de Tiempo Extraordinario. Se considerará tiempo extraordinario, el lapso igual o mayor a 30 minutos antes o después del horario establecido, de acuerdo a las necesidades de servicio y la autorización del titular del área correspondiente. El tiempo extraordinario deberá estar plenamente justificado y sólo podrá exceder de tres horas diarias y a nueve horas a la semana, en casos excepcionales derivados de requerimientos urgentes de las áreas. Para el cálculo y pago del tiempo extraordinario se contabilizará la sumatoria del tiempo adicional, considerando horas completas y media hora más del minuto 30 al 59. Los pagos efectuados por concepto de horas extraordinarias corresponderán a la quincena inmediata anterior o hasta un máximo de 30 días. Las horas de trabajo extraordinarias se retribuirán con un cien por ciento más del sueldo base que corresponda a las ordinarias. El reporte de horas extras deberá recabarse del 1-5 y del de cada mes con el fin de efectuar los cálculos pertinentes.

18 PÁGINA 17 DE 39 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS P02-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Nóminas y Control de Pagos Departamento de Nóminas y Control de Pagos - Dirección de Informática. Dirección de Finanzas Recibe del Departamento de Administración de Personal los formatos Movimiento de Personal, así como la autorización del pago de horas extras, a través del formato Registro de Tiempo Extraordinario, ambos debidamente autorizados. Captura en el Sistema de Nómina los movimientos de Altas, Bajas, Cambios o Reclasificación, así como los pagos de horas extras autorizados. Verifica que los registros capturados sean correctos y recibe de las instituciones u organismos correspondientes la relación de descuentos a aplicar. Captura los descuentos correspondientes (deducciones) y verifica que estén correctos. Procede a cerrar la nómina y archiva la documentación soporte. Emite los comprobantes de pago, con la descripción de las percepciones y deducciones de cada servidor público. Codifica, procesa y guarda la nómina en un disket que envía a la Dirección de Informática para que conjuntamente realicen la transferencia bancaria de la nómina. Informa a la Dirección de Finanzas el importe de la nómina para que ésta realice el depósito bancario a la cuenta del Poder Legislativo. Recibe informe del importe de la nómina y realiza el depósito correspondiente a la cuenta del Poder Legislativo.

19 PÁGINA 18 DE 39 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS P02-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Dirección de Finanzas Departamento de Nóminas y Control de Pagos Solicita a la Institución Bancaria abone a las cuentas de los servidores públicos los sueldos correspondientes, liberando los recursos en el Sistema Pagomático el día de pago. Notifica al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la existencia de saldo en la cuenta del Poder Legislativo. Recibe notificación de la existencia de saldo, proporciona comprobante de pago al servidor público y solicita la firma de recibido en el talón correspondiente, otorgándole copia del mismo. Ordena e integra los talones de pago, para su archivo y conservación. Fin.

20 PÁGINA 19 DE 39 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS P02-10 D E P A R T A M E N T O D E N Ó M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S D I R E C C I Ó N D E F I N A N Z A S Inicio Recibe del Departamento de Administración de Personal los formatos Movimiento de Personal, así como la autorización del pago de horas extras, a través del formato Registro de Tiempo Extraordinario, ambos debidamente autorizados. Captura en el Sistema de Nómina los movimientos de Altas, Bajas, Cambios o Reclasificación, así como los pagos de horas extras autorizados. Verifica que los registros capturados sean correctos y recibe de las instituciones u organismos correspondientes la relación de descuentos a aplicar. No Es correcto? Si Captura los descuentos correspondientes (deducciones) y verifica que estén correctos. No Es correcto? Si A

21 PÁGINA 20 DE 39 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS P02-10 D E P A R T A M E N T O D E N Ó M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S D I R E C C I Ó N D E F I N A N Z A S A Procede a cerrar nómina y archiva la documentación soporte. Emite los comprobantes de pago, con la descripción de las percepciones y deducciones de cada servidor público. Codifica, procesa y guarda la nómina en un disket que envía a la Dirección de Informática para que conjuntamente realicen la transferencia bancaria de la nómina. Informa a la Dirección de Finanzas el importe de la nómina para que ésta realice el depósito bancario a la cuenta del Poder Legislativo. Recibe informe del importe de la nómina y realiza el depósito correspondiente a la cuenta del Poder Legislativo. Solicita a la Institución Bancaria abone a las cuentas de los servidores públicos los sueldos correspondientes, liberando los recursos en el Sistema Pagomático el día de pago. Recibe notificación de la existencia de saldo, proporciona comprobante de pago al servidor público y solicita la firma de recibido en el talón correspondiente, otorgándole copia del mismo. Notifica al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la existencia de saldo en la cuenta del Poder Legislativo. Ordena e integra los talones de pago, para su archivo y conservación. Fin

22 PÁGINA 21 DE 39 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA DIETA DE LOS CC. DIPUTADOS

23 PÁGINA 22 DE 39 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E N O M I N A Y C O N T R O L D E P A G O S PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA DIETA DE LOS CC. DIPUTADOS P03-10 OBJETIVO. Calcular y emitir los cheques correspondientes a la dieta quincenal de los CC. Diputados del Poder Legislativo. POLÍTICAS El cálculo y emisión de la dieta para los CC. Diputados es a través del Sistema de Nómina. La fecha de pago de la Dieta de los CC. Diputados serán los días 10 y 20 de cada mes, los cuales corresponden a las quincenas del 1-15 y del del mes. El cierre de la nómina de los CC. Diputados se hará 3 días antes de la fecha de pago. Todo movimiento o descuento posterior al cierre y anterior a la fecha de pago, será considerado en la siguiente quincena. Previo al cierre de nómina la Dirección de Finanzas deberá informar al Departamento de Nóminas y Control de Pagos los descuentos a aplicar en la nómina de los CC. Diputados. La Dirección de Finanzas será el área encargada del pago de la Dieta de los CC. Diputados.

24 PÁGINA 23 DE 39 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA DIETA DE LOS CC. DIPUTADOS P03-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Nóminas y Control de Pagos Dirección de Finanzas Recibe de la Dirección de Finanzas la relación de descuentos a efectuar a cada Diputado, así como los formatos de los cheques. Captura en el Sistema de Nómina de los CC. Diputados los descuentos correspondientes. Verifica que los descuentos se hayan capturado correctamente. Elabora y emite la nómina quincenal de la Dieta correspondiente. Emite los cheques de la Dieta, así como el talón de los mismos. Remite a la Dirección de Finanzas la nómina y los cheques correspondientes. Recibe la nómina y los cheques, para efectuar el pago y recaba la firma del Diputado, tanto en la nómina como en el talón del cheque. Fin.

25 PÁGINA 24 DE 39 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA DIETA DE LOS CC. DIPUTADOS P03-10 D E P A R T A M E N T O D E N Ó M I N A S Y D I R E C C I Ó N D E F I N A N Z A S C O N T R O L D E P A G O S Inicio Recibe de la Dirección de Finanzas la relación de descuentos a efectuar a cada Diputado, así como los formatos de los cheques. Captura en el Sistema de Nómina de los CC. Diputados los descuentos correspondientes. Verifica que los descuentos se hayan capturado correctamente. No Es correcto? Si Elabora y emite la nómina quincenal de la Dieta correspondiente. Emite los cheques de la Dieta, así como el talón de los mismos Remite a la Dirección de Finanzas la nómina y los cheques correspondientes. Recibe la nómina y los cheques, para efectuar el pago y recaba la firma del Diputado, tanto en la nomina como en el talón de cheques. Fin

26 PÁGINA 25 DE 39 PROCEDIMIENTO: FINIQUITO AL PERSONAL QUE CAUSÓ BAJA EN EL PODER LEGISLATIVO

27 PÁGINA 26 DE 39 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E N O M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S PROCEDIMIENTO FINIQUITO AL PERSONAL QUE CAUSÓ BAJA EN EL PODER LEGISLATIVO P04-10 OBJETIVO Calcular y elaborar en términos de Ley, el finiquito del personal dado de baja del Poder Legislativo y realizar el trámite correspondiente para su pago. POLÍTICAS La Ley Federal de Trabajo, la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios, la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios y el Reglamento Interior de Trabajo, serán la base legal para calcular y otorgar el finiquito correspondiente. Todos los servidores públicos dados de baja del Poder Legislativo, les corresponderán en términos de Ley, recibir su finiquito por el tiempo de servicio prestado a la Institución. Asesorar e informar a los servidores públicos sobre el finiquito que les corresponde. El servidor público debe presentar la documentación comprobatoria de no adeudo para recibir su pago de finiquito.

28 PÁGINA 27 DE 39 PROCEDIMIENTO FINIQUITO AL PERSONAL QUE CAUSO BAJA EN EL PODER LEGISLATIVO P04-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Nóminas y Control de Pagos Dirección de Programación y Presupuesto Recibe del Departamento de Administración de Personal, la relación del personal dado de baja del Poder Legislativo. Calcula y elabora el finiquito correspondiente, en términos de Ley. Requisita debidamente el formato Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo y anexa el finiquito. Verifica que los cálculos sean correctos y los documentos estén debidamente requisitados y validados. Da de baja al servidor público en el Sistema de Nómina. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto la Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo Anexo 1 (40033-F01-10), anexando finiquito para el trámite del cheque y pago correspondiente, quedándose con copia de los documentos. Recibe Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo Anexo 1 (40033-F01-10) y finiquito, procediendo el trámite correspondiente para la elaboración del cheque y pago del mismo, ante la Dirección de Finanzas. Fin.

29 PÁGINA 28 DE 39 PROCEDIMIENTO F I N I Q U I T O A L P E R S O N A L Q U E C A U S O B A J A E N E L P O D E R L E G I S L A T I V O P04-10 D E P A R T A M E N T O D E N Ó M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S D I R E C C I Ó N D E F I N A N Z A S Inicio Recibe del Departamento de Administración de Personal, la relación del personal dado de baja del Poder Legislativo. Calcula y elabora el finiquito correspondiente, en términos de Ley. Requisita debidamente el formato Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo y anexa finiquito. Verifica que los cálculos sean correctos y los documentos debidamente requisitados y validados. No Es correcto? Sí Da de baja al servidor público en el Sistema de Nómina. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto la Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo, anexando finiquito para el trámite del cheque y pago correspondiente, quedándose con copia de los documentos. Recibe Solicitud de Cheque Para Pago de Sueldo y finiquito, realiza el trámite correspondiente para la elaboración del cheque y pago del mismo, ante la Dirección de Finanzas. Fin

30 PÁGINA 29 DE 39 PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE PAGOS

31 PÁGINA 30 DE 39 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E N O M I N A S Y C O N T R O L D E P A G O S PROCEDIMIENTO CANCELACIÓN DE PAGOS P05-10 OBJETIVO Recuperar los montos depositados por concepto de sueldos que hayan sido autorizados para ser cancelados, para que éstos no procedan su cobro; así como la cancelación del comprobante de pago correspondiente. POLÍTICAS Los depósitos que procedan para su cancelación, deberán ser autorizados por el Secretario de Administración y Finanzas, así como contar con la documentación de solicitud de cancelación por parte del Jefe inmediato superior del servidor público. Todos los depósitos a cancelarse, deberán de efectuarse antes de la fecha de pago. Se solicitará e informará oportunamente a la Institución Bancaria los depósitos a cancelar para que éste transfiera el saldo de la cuenta del servidor público y abone a la cuenta del Poder Legislativo. Todos los pagos cancelados deberán estar soportados por el talón de pago y sellado éste con la leyenda CANCELADO. Se deberá reportar oportunamente a la Dirección de Finanzas los pagos cancelados, para que ésta efectúe los movimientos correspondientes al Sistema Contable.

32 PÁGINA 31 DE 39 PROCEDIMIENTO CANCELACIÓN DE PAGOS P05-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Nóminas y Control de Pagos Institución Bancaria Departamento de Nóminas y Control de Pagos Dirección de Finanzas Recibe del Departamento de Administración de Personal, la relación del personal a quienes se les cancelará su pago, así como la autorización respectiva. Envía a la Institución Bancaria por oficio la relación de las cuentas correspondientes del depósito a cancelar y solicita que se abone el importe a la cuenta del Poder Legislativo. Recibe relación y procede a realizar la cancelación correspondiente, notifica al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la transferencia del saldo de una cuenta a otra. Recibe notificación de la cancelación correspondiente y relaciona los comprobantes de pago que se van a cancelar con copia de la misma. Sella de cancelado los talones de pago y envía éstos con la relación referida a la Dirección de Finanzas. Recibe la relación de talones cancelados y firma de recibido en la copia, procediendo a efectuar los movimientos contables correspondientes. Fin.

33 PÁGINA 32 DE 39 PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE NOMINAS Y CONTROL DE PAGOS CANCELACIÓN DE PAGOS INSTITUCIÓN BANCARIA P05-10 DIRECCIÓN DE FINANZAS Inicio Recibe del Departamento de Administración de Personal la relación del personal a quienes se les cancelará su pago, así como la autorización respectiva. Envía a la Institución Bancaria por oficio la relación de las cuentas correspondientes del depósito a cancelar y solicita que se abone el importe a la cuenta del Poder Legislativo. Recibe relación y procede a realizar la cancelación correspondiente, notificando al Departamento de Nóminas y Control de pagos la transferencia del saldo de una cuenta a otra. Recibe notificación de la cancelación correspondiente y relaciona los comprobantes de pago que se van a cancelar con copia de la misma. Sella de cancelado los talones de pago y envía éstos con la relación referida a la Dirección de Finanzas. Recibe la relación de talones cancelados y firma de recibido en la copia, procediendo a efectuar los movimientos contables correspondientes. Fin

34 PÁGINA 33 DE 39 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

35 PÁGINA 34 DE 39 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN REFERENCIA OBSERVACIONES 05/Septiembre/2005 Mantenimiento 2 Derivado de las modificaciones y cambios en la estructura orgánica de las dependencias del Poder Legislativo, establecidos en el decreto No. 171, publicado en la Gaceta de Gobierno el 19 de agosto de /Marzo/2006 Sin referencia A3 09/febrero/2010 Oficio con fecha de 29 enero de 2010 Actualización 4 05/octubre/2010 Oficio sin número de fecha 1 de octubre de 2010 A5 Se actualizó en los siguientes puntos: - Se replantearon el objetivo y políticas en los procedimientos P01-06, P02-06 y P Se actualizaron los procedimientos de Tramite y Entrega de Tarjetas de Debito y Elaboración de la Nomina y Pago de Sueldos Se actualizó el procedimiento Elaboración de la Nómina y Pago de Sueldos, a efecto de integrar las políticas del pago de horas extras.

36 PÁGINA 35 DE 39 HOJA DE VALIDACIÓN

37 PÁGINA 36 DE 39 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ LIC ROSAURA SALGADO SAN JUAN COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO LIC. ROLANDO RODRIGUEZ ZEPEDA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y CONTROL DE PAGOS

38 PÁGINA 37 DE 39 ANEXOS

39 PÁGINA 38 DE 39 ANEXO 1 FORMATO SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO DE SUELDOS (40033-F01-10)

40 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Administración y Desarrollo de Personal Departamento de Nóminas y Control de Pagos FOLIO: FECHA DIA MES AÑO SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO DE SUELDO Nombre: R.F.C. Clave ISSEMYM Fecha de ingreso: Fecha de baja: Motivo de Solicitud: DATOS DEL SERVIDOR PÚBLICO Clave de Adscripción: Puesto: Sueldo: Antigüedad: PERCEPCIONES DEDUCCIONES Sueldo del I.S.P.T Gratificación Pensiones (4.10%) Compensación Servicios de Salud (3.5%) Gratificación Extraordinaria Parte proporcional de Aguinaldo Préstamo ISSEMYM Otros Parte proporcional de Prima vacacional Vacaciones no disfrutadas Prima de Antigüedad Prima por jubilación A Total de percepciones B Total de Deducciones Percepciones (A)= Menos (-) Deducciones (B)= Neto a pagar OBSERVACIONES: Mtro. Jaime A. Carbajal Domínguez Secretario de Administración y Finanzas Mtra. Silvia Sepúlveda Venegas Directora de Admón. y Desarrollo de Personal C.P. Luz Elena Ortíz Ramos Directora de Programación y Presupuesto Servidor Público Conformidad F01-10

41 PÁGINA 39 DE 39 ANEXO 2 FORMATO REGISTRO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO (40033-F02-10)

42 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Administración y Desarrollo de Personal Departamento de Nóminas y Control de Pagos Registro de Tiempo Extraordinario Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(S) CURP: RFC: Periodo Clave del Área Horario normal No. Tarjeta Fecha Descripción Entrada Ext. Salida Ext. Horas TOTALES Autorización Titular de la Unidad Administrativa Dirección de Administración y Desarrollo de Personal Nota: este formato carece de validez si no cuenta con el nombre y firma del jefe inmediato del servidor público; así como de la autorización correspondiente F02-10