PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS

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1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS

2 DATOS DE CONTROL TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS Fecha de autorización: 13/12/2008 Fecha inicio de vigencia: 15/12/2008 Última fecha de actualización: 13/12/2008 Número de actualización: 0 Firmas de liberación del procedimiento Elaboró Jefe del Departamento de Contabilidad Revisó Control Interno Viki Ramírez Cabrera Maico Córdova Hernández Gerencia General Presidente del Consejo de Administración J. Sabás Ledesma Jaime Prof. Julián Meza Romero PÁGINA 1 de 10

3 CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DEFINICIONES 3 4. MARCO LEGAL 3 5. RESPONSABILIDADES Gerente General Jefe del Departamento de Contabilidad Analista Contable 4 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO 4 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Analista Contable Jefe del Departamento de Contabilidad RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA Detección de No Conformidad Declaración de Auditoría CONTROL DE ACTUALIZACIONES LISTA DE DISTRIBUCIÓN 7 ANEXOS ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS 8 ANEXO DOS: FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS (FGCPH071301) 9 ANEXO TRES: INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS (FGCPH071301) 10 PÁGINA 2 de 10

4 1. OBJETIVO 1.1 Establecer el Procedimiento para la elaboración de conciliaciones bancarias oportunas. 2. ALCANCE 2.1 Aplicable a todos los registros de depósitos y retiros en la cuenta contable de bancos, así como a los depósitos y retiros efectuados en la cuenta bancaria a nombre de la Cooperativa. 3. DEFINICIONES 3.1 CONCILIACIÓN BANCARIA: Proceso sistemático para comparar el registro en los auxiliares contables contra los depósitos, retiros y el saldo disponible en las cuentas bancarias a nombre de la Cooperativa. 3.2 CONTPAQI: Sistema Contable. 3.3 LA COOPERATIVA: Caja Popular Las Huastecas S.C.L. 3.4 SCOO: Sistema de Cooperativas, en el cual se registran las operaciones que los socios realizan en sus diferentes cuentas establecidas con La Cooperativa. 3.5 TABLA DE MOVIMIENTOS DE BANCOS: Base de datos de FileMaker denominada ESTADOS_FINANCIEROS_CPH que contiene, entre otras, la tabla de movimientos de bancos, donde se concentran los movimientos y saldos de los estados de cuenta bancarios a nombre de la Cooperativa. En esta tabla se presenta una comparación de los cargos (abonos) en las cuentas bancarias de la cooperativa con los abonos (retiros) reflejados en el auxiliar contable (Registros Contables). La comparación la realiza con el número de cheque y/o transferencia. También se presentan los importes de abono en el estado de cuenta bancario. 3.6 TABLA DE REGISTROS CONTABLES: Base de datos de FileMaker denominada CONTABILIDAD_CPH donde se concentran los movimientos y saldos de los auxiliares contables de la Cooperativa. En esta tabla se presenta una comparación de los abonos en las cuentas contables de bancos con los retiros (cargos) reflejados en el estado de bancos (Movimientos Bancos). La comparación la realiza con el número de cheque y/o transferencia. También se presentan los importes de cargo en las cuentas contables de bancos. 4. MARCO LEGAL 4.1 Boletín 4020 Normas de Auditoría. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Gerente General Cerciorarse de la tenencia de efectivo en las cuentas bancarias para el cumplimiento de obligaciones y generación de recursos de dicho activo. PÁGINA 3 de 10

5 5.2 Jefe del Departamento de Contabilidad Revisar y firmar las conciliaciones bancarias Verificar y corregir las diferencias que existan en la conciliación bancaria. 5.3 Analista Contable Elaborar las conciliaciones bancarias Guardar las conciliaciones bancarias en archivo electrónico y resguardarlas en documento físico Realizar los registros contables, bajo los lineamientos establecidos en el rubro de Bancos de las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH071101). 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este procedimiento es el Jefe del Departamento de Contabilidad, siguiendo el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH0402). 6.2 El Jefe del Departamento de Contabilidad deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a Documentos (FGCPH040203), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente el Consejo de Administración podrá autorizar dichos cambios. 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el procedimiento, la Ley o la operación de La Cooperativa. 8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO Cliente Interno Tipo Externo Requerimientos Indicador Gerente General Auditores Externos Metodología eficiente para la elaboración oportuna y confiable de Conciliaciones Bancarias, necesarias para la correcta administración de los saldos en efectivo de las cuentas bancarias. Metodología clara y oportuna de elaboración de conciliaciones bancarias para revisar los movimientos registrados en las cuentas bancarias de bancos y los reflejados en el estado de cuenta. Cheques expedidos devueltos por insuficiencia de fondos. Conciliaciones bancarias oportunas. Indicador de liquidez. Conciliaciones bancarias oportunas. Cheques y depósitos en tránsito con más de dos meses. PÁGINA 4 de 10

6 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 9.1 ANEXO UNO: Diagrama del Procedimiento para Elaborar Conciliaciones Bancarias. 9.2 ANEXO Dos: Formato para Elaborar Conciliaciones Bancarias (FGCPH071301). 9.3 Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH071101). 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 10.1 El diagrama correspondiente a este procedimiento se muestra en el ANEXO Uno: Diagrama del Procedimiento para Elaborar Conciliaciones Bancarias. 11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 11.1 Analista Contable Registrar diariamente en el SCOO los movimientos que afectan la cuenta contable de bancos, bajo los lineamientos establecidos en las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH071101) Registrar, el último día hábil del mes y/o el primer día hábil siguiente al cierre del periodo, los movimientos relacionados con gastos y productos financieros Importar, el primer día hábil siguiente al cierre del periodo, los estados de cuenta de la página del banco correspondiente y cargar los movimientos bancarios en la Tabla de Movimientos de Bancos Consultar en la Tabla de Movimientos de Bancos que los cheques y/o depósitos en tránsito reflejados en la conciliación bancaria del mes anterior hayan sido cobrados o depositados Si los depósitos fueron cargados o si los cheques fueron abonados en el estado de cuenta realiza una marca ( ) con bicolor azul en el Formato para Elaborar Conciliaciones Bancarias (FGCPH071301) impresa del mes anterior En caso de detectar una diferencia a cargo entre los cheques cobrados por el beneficiario y el monto registrado en el auxiliar contable, cancelar la diferencia con cargo a la cuenta de deudores diversos del encargado del manejo y registro de los cheques de la cuenta que corresponda, procediendo a realizar inmediatamente las aclaraciones correspondientes En caso de que existan diferencias sobrantes entre los cheques cobrados por el beneficiario y el monto registrado en el auxiliar contable, registrar la diferencia en cuentas por pagar y reintegrar al beneficiario después de efectuar las aclaraciones correspondientes Imprimir el auxiliar contable del ContPAQi y verificar el monto de depósitos en dicho auxiliar contra el monto de depósitos (abonos) en la copia del estado de cuenta bancario. PÁGINA 5 de 10

7 En caso de no coincidir el saldo, realizar el punteo de verificación (colocando de lado central izquierdo al monto de los depósitos reflejados en el auxiliar contable y en la copia del estado de cuenta la marca ) de que los cargos (depósitos, transferencias, productos financieros) del auxiliar impreso coinciden con los abonos (cargos) en el estado de cuenta bancario Si surgen depósitos sin puntear en el auxiliar contable, verificar la razón por la cual dicho auxiliar mantiene depósitos no reflejados en el estado de cuenta bancario y realizar o corregir el registro correspondiente de acuerdo a lo establecido en las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH ) Verificar en el campo de Dif_AbonosRetBancos de la lista de registros contables en la Tabla de Registros Contables que los abonos (cheques expedidos, transferencias, gastos financieros) no mantengan diferencia En caso de arrojar diferencia, verificar la razón por la cual la Tabla de Registros Contables haya detectado diferencia contra el registro del monto del retiro del cheque en la Tabla de Movimientos de Bancos y realizar o corregir el registro correspondiente de acuerdo a lo establecido en las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH071101) Verificar en la columna de Valida ContPAQi en la Tabla de Movimientos de Bancos que los abonos (cheques expedidos, transferencias, gastos financieros) mantengan el estatus de Yes En caso de arrojar el estatus de Error verificar la razón por la cual la Tabla de Movimientos de Bancos no haya detectado el registro del abono en la Tabla de Registros Contables y realizar o corregir el registro correspondiente de acuerdo a lo establecido en las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH071101) Llenar el Formato para Elaborar Conciliaciones Bancarias (FGCPH071301), de acuerdo al ANEXO Tres: Instructivo de Llenado del Formato para Elaborar Conciliaciones Bancarias (FGCPH071301) Imprimir el Formato para Elaborar Conciliaciones Bancarias (FGCPH071301), obtener copia del estado de cuenta de bancos e imprimir el auxiliar contable de bancos Integrar en un solo expediente los documentos anteriores y presentar al Jefe del Departamento de Contabilidad para su revisión Jefe del Departamento de Contabilidad Cargar, a más tardar el cuarto día hábil del mes siguiente al cierre del periodo, los auxiliares contables del mes anterior a la Tabla de Registros Contables Antes de cerrar el periodo contable en el ContPAQi revisar y firmar el Formato para Elaborar Conciliaciones Bancarias (FGCPH071301). PÁGINA 6 de 10

8 12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA 12.1 Detección de No Conformidad En caso de cualquier No Conformidad con origen en este procedimiento, se aplicarán los criterios de los siguientes procedimientos: Procedimiento de Control de Producto No Conforme (PGCPH0802), Procedimiento de Acciones Correctivas (PGCPH0803) y Procedimiento de Acciones Preventivas (PGCPH0804) Declaración de Auditoría El presente procedimiento se audita de acuerdo al Procedimiento de Auditoría Internas (PGCPH08 01). 13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 13.1 El control de actualizaciones se hace con base en lo establecido en el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH0402). Revisión Fecha Descripción del Cambio 0 13/12/2008 Primera versión. 14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 14.1 Consejo de Vigilancia Gerencia General Jefe de Administración de Riesgos y Control Interno Jefe del Departamento de Contabilidad Analista Contable PÁGINA 7 de 10

9 ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS PÁGINA 8 de 10

10 ANEXO DOS: FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS (FGCPH071301) CAJA POPULAR LAS HUASTECAS, S.C.L. SC DE AP DE RL Carr Fed SJR Xilitla Km 167, Ahuacatlán de Guadalupe, Pinal de Amoles, Qro. SUCURSAL U OFICINA CONCILIACION BANCARIA AL DE DEL NOMBRE DEL BANCO CTA. SALDO SEGÚN BANCOS: (+) CARGOS HECHOS POR NOSOTROS NO CONSIDERADOS POR EL BANCO: FECHA CONCEPTO REFERENCIA TIPO Y NUM POL CONTABLE IMPORTE $ () ABONOS HECHOS POR NOSOTROS NO CONSIDERADOS POR EL BANCO: FECHA CONCEPTO REFERENCIA TIPO Y NUM POL CONTABLE IMPORTE $ (+) CARGOS HECHOS POR EL BANCO NO CONSIDERADOS POR NOSOTROS: FECHA CONCEPTO REFERENCIA IMPORTE $ () ABONOS HECHOS POR EL BANCO NO CONSIDERADOS POR NOSOTROS: FECHA CONCEPTO REFERENCIA IMPORTE $ SALDO QUE DEBE EXISTIR EN AUXILIAR CONTABLE: $ SALDO SEGÚN AUXILIAR CONTABLE $ DIFERENCIA EN CONCILIACIÓN $ ELABORÓ REVISÓ NOMBRE Y FIRMA ANALISTA CONTABLE NOMBRE Y FIRMA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PÁGINA 9 de 10

11 ANEXO TRES: INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES BANCARIAS (FGCPH071301) 1. Cargos hechos por nosotros no considerados por el banco: Deben ir los movimientos de los depósitos sin puntear en el auxiliar contable y el desglose de cada uno, escribiendo la fecha, concepto, referencia tipo y número de póliza e importe. 2. Abonos hechos por nosotros no considerados por el banco: Deben ir los movimientos registrados en que aparecen que no fueron cargados en la Tabla de Movimientos de Bancos, que son los que en el campo de Dif_AbonosRetBancos de Tabla de Registros Contables contienen algún valor, poniendo la fecha, concepto referencia, tipo y número de pólizas e importe de cada uno de ellos. 3. Cargos hechos por el banco no considerados por nosotros: Deben ir los depósitos sin puntear en la copia del estado de cuenta bancario, escribiendo de cada uno de ellos la fecha, concepto referencia e importe. 4. Abonos hechos por el Banco no considerados por nosotros: Deben ir los cargos (retiros) de la Tabla de Movimientos de Bancos que en el campo Valida ContPAQi tienen el valor de Error, porque no fueron abonados en la Tabla de Registros Contables. De cada uno de estos movimientos se escribe la fecha, concepto, referencia e importe. 5. Saldo que debe existir en auxiliar contable: Al saldo según bancos de fin de mes, se le suman los cargos hechos por nosotros no considerados por el Banco y se le restan los abonos hechos por nosotros no considerados por el Banco, con lo que se obtiene el Saldo que debe existir según el Auxiliar Contable. 6. Saldo según auxiliar contable: al saldo según bancos se le suman los cargos hechos por el Banco y no considerados por nosotros, y se le restan los abonos hechos por el Banco no considerados por nosotros, con lo que se obtiene el saldo según auxiliar contable. 7. Diferencia en conciliación: La diferencia en conciliación es la diferencia entre el Saldo que debe existir en el Auxiliar Contable menos el Saldo según Auxiliar Contable. 8. Elaboró: Nombre y firma del Analista Contable que realizó la Conciliación Bancaria. 9. Revisó: Nombre y firma del Jefe del Departamento de Contabilidad una vez que haya revisado la Conciliación Bancaria. PÁGINA 10 de 10