MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS FINANCIEROS

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS FINANCIEROS Unidad Administrativa Responsable de su Elaboración Hospital General Santiago Ixcuintla Fecha de Actualización MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1

2 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN 3 II. OBJETIVO DEL MANUAL 4 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 5 1. Elaboración de Oficios de Pago de Viatico 6 a) Objetivo del procedimiento. 7 b) Normas de operación. 7 c) Descripción del procedimiento. 8 d) Diagrama de Flujo Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes 10 a) Objetivo del procedimiento. 11 b) Normas de operación. 11 c) Descripción del procedimiento. 12 d) Diagrama de Flujo Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos 14 a) Objetivo del procedimiento. 15 b) Normas de operación. 15 c) Descripción del procedimiento. 16 d) Diagrama de Flujo Elaboración de Póliza 18 C) Descripción del procedimiento. 19 d) Diagrama de Flujo Elaboración de Libro Auxiliar de Bancos. 23 C) Descripción del procedimiento. 24 d) Diagrama de Flujo. 25 IV. ANEXOS V. GLOSARIO DE TÉRMINOS 27 VI. CRÉDITOS DE APROBACIÓN 29 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2

3 INTRODUCCION El presente manual de procedimientos proporcionará al personal del Área de Recursos Financieros del Hospital General Santiago Ixcuintla conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades correspondientes y tener una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información y reducir los costos al aumentar la eficiencia general y así contribuir a logar los objetivos de la institución. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, al Área de Recursos Financieros. El Manual está dirigido fundamentalmente al personal que labora en el Área de Recursos Financieros del Hospital General Santiago ixcuintla. Es conveniente establecer que el presente manual requiere de ser actualizado por lo que está sujeto a permanentes cambios que contribuyan a mejorar los sistemas de salud. La elaboración e integración del presente manual se logró con la participación directa de cada una de las áreas, al desarrollar sus propios procedimientos, observando la metodología y lineamientos emitidos por la Contraloría General del Estado. Su observancia estricta será a partir de la fecha de autorización por la Junta de Gobierno, y su actualización será responsabilidad del área donde se desarrolle el procedimiento con la validación de la Dirección de Planeación. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3

4 OBJETIVO DEL MANUAL Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividades propias del área, que forma la estructura orgánica del Hospital General Santiago Ixcuintla a fin de cumplir de la mejor manera con las responsabilidades asignadas al personal, y a su vez optimizar los recursos disponibles. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4

5 DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5

6 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

7 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Muestra los pasos a seguir en la elaboración de oficios de comisión para el pago de viáticos o gastos de camino de los trabajadores. NORMAS DE OPERACIÓN La comprobación de gastos de camino y viáticos se presentara de la manera siguiente. 1. Gastos de camino (comisiones por un periodo menor de veinticuatro horas). 2. Viáticos (comisiones por un periodo mayor de veinticuatro horas) o distancias mayores de 300 km. De la localidad en que se encuentre ubicado su centro de trabajo. 3. Formato único de comisión debidamente requisitado. 4. Original del oficio en el cual se autoriza el gasto de camino o viático según corresponda. 5. Formato del informe de actividades durante la comisión (sin excepción). 6. Tendrá derecho a viáticos el personal que por necesidades del servicio tenga que pernoctar en el lugar de la comisión. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos ÁREA: Recursos Financieros RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Anota la fecha de la comisión, en caso de dos o más anotar la fecha más reciente. 2 Anota el lugar o lugares donde fue comisionado. Oficio de pago de viáticos 3 4 Anota el periodo de días que fue comisionado. Anota si la comisión fue nacional o internacional. 5 Anota motivos de la comisión. 6 7 Anota los lugares y periodos de la comisión, la tarifa, los días y el importe o total de la comisión. Por último nombre y firma de las personas que lo reviso, lo formulo, lo válido, el beneficiario y de quien lo autorizo. TERMINA PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

9 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 1 Oficio de pago de viáticos (anexo D) Anota la fecha de la comisión, en caso de dos o más anotar la fecha más reciente. 2 Anota el lugar o lugares donde fue comisionado. Anota el periodo de días que fue comisionado. 3 Anota si la comisión fue nacional o internacional. 4 Anota motivos de la comisión. 5 Anota los lugares y periodos de la comisión, la tarifa, la cuota diaria, los días y el importe o total de la comisión. Por último nombre y firma de las personas que lo reviso, lo formulo, lo válido, el beneficiario y de quien lo autorizo. 6 7 TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9

10 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10

11 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Describir el proceso para elaborar oficio para pago de pasajes al personal adscrito al Hospital General Santiago Ixcuintla, cuando se le comisiona fuera de la ciudad y se traslada en transporte público. NORMAS DE OPERACIÓN La comprobación de pasajes, por mínimo que sea el importe, se presentara de la manera siguiente. 1. Relación de boletos debidamente requisitados con fecha, nombre y firma del beneficiario. 2. Formato único de la comisión debidamente requisitado, en el cuadro de especificaciones, se anotaran las características especiales del boleto y si se requiere se anotara la leyenda se anexa relación por el importe de $ según sea el caso y aclarar si se trata de aéreo o terrestre. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes ÁREA: Recursos Financieros RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Anota la fecha del traslado, encaso de dos o más se realiza formato individual por día. 2 Anota el lugar o lugares donde fue trasladado Oficio de pago de pasajes 3 4 Anota el número de comprobante o boleto, la fecha del traslado, el lugar de salida y llegada e importe del boleto. Anota total del gasto de la partida Por último nombre y firma de la persona que lo reviso, lo formulo, lo valido, el beneficiario y quien lo autorizo. TERMINA PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12

13 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 1 Oficio de pago de pasajes (anexo E) Anota la fecha del traslado, encaso de dos o más anotar la fecha más reciente. 2 Anota el lugar o lugares donde fue trasladado. 3 Anota el número de comprobante o boleto, la fecha del traslado, el lugar de salida y llegada e importe del boleto. Anota total del gasto de la partida Por último nombre y firma de la persona que lo reviso, lo formulo, lo valido, el beneficiario y quien lo autorizo. TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13

14 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14

15 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el proceso para informar mensualmente, al Área de Recursos Financieros de los Servicios de Salud de Nayarit sobre los ingresos y gastos por concepto de cuotas de recuperación, así como de los diferentes presupuestos de la utilización y existencia como Seguro Popular, Presupuesto Federal Y Seguro Médico Siglo XXI de Formas oficiales de cobro y exención. Controlando así el cobro de cuotas de recuperación de cada una de las unidades aplicativas. NORMAS DE OPERACIÓN Los informes mensuales que se elaboran por la captación, deberán estar correctamente requisitados. 1. Formato movimiento de RUI 2. Formato concentrado de formas oficiales utilizados R.U.I. y comprobantes de exención. 3. Concentrado mensual y relación del gasto de Cuotas de Recuperación y Presupuesto Federal (FASSA, Seguro Popular y Seguro Médico Siglo XXI). 4. Reporte mensual de ingresos (Cuotas de Recuperación) POR TURNO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15

16 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos ÁREA: Recursos Financieros RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Anotar dentro del encabezado el nombre de la unidad de salud, la clave de la unidad y el periodo que corresponde el reporte. 2 Dentro del cuerpo se anota saldo inicial, los ingresos, otros, total disponible, los egresos, los depósitos, gastos por partida y el saldo final. En el pie se anotan nombre y firma de las autoridades responsables. Reporte Se realiza un reporte donde se anota el numero de clave del servicio, el tipo de servicio, cantidad de servicios, importe por Recibo Único de ingresos (R.U.I.) el total de R.U.I. importe de exentos, total de comprobantes de exentos, como también otros exentos y se asienta total de servicios d importe. Anotar R.U.I. utilizados, existentes y comprobantes de exentos utilizados. Por último se anota comprobantes de exentos existentes. TERMINA PROCEDIMIENTO. Reporte MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16

17 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 1 Reporte Anotar dentro del encabezado el nombre de la unidad de salud, la clave de la unidad y el periodo que corresponde el reporte 2 Dentro del cuerpo se anota saldo inicial, los ingresos, otros, total disponible, los egresos, los depósitos, gastos por partida y el saldo final. Se realiza un reporte donde se anota el número de clave del servicio, el tipo de servicio, cantidad de servicios, importe por Recibo Único de ingresos (R.U.I.) el total de R.U.I. importe de exentos, total de comprobantes de exentos, como también otros exentos y se asienta total de servicios d importe. 3 Anotar R.U.I. utilizados, existentes y comprobantes de exentos utilizados 4 Por último se anota comprobantes de exentos existentes. 5 TERMINA Reporte MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17

18 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas de Ingresos DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Pólizas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

19 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas ÁREA: Recursos Financieros RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Póliza de Ingresos: Al recibir el recurso se realiza una póliza de ingresos anotando la fecha del depósito y se le anexa copia del estado de cuenta para comprobar dicho recurso y de igual manera si se recibe del Banco algún rendimiento por manejo de cuenta y al tener la póliza de ingreso firmadas por la persona que Autorizo, Vo.bo. y Realizo. Y en la parte inferior se le pone número de póliza. Se pasa a firma y posteriormente se archiva en su recopilador correspondiente. Póliza de Ingresos 2 Póliza de Egresos: Cuando se recibe una factura arriba de 10, se realiza una transferencia la cual es echa por el área de administración y se realiza la póliza de egresos con los asientos contables correspondientes y detallando que partida, que importe y que concepto por el cual se está realizando dicho pago. Póliza de Egresos Pólizas de Cheques: 3 Al recibir una factura al proveedor se programa para su pago el cual ya fue debidamente respaldada con sus soportes correspondientes como son, Oficio de autorización de compra, Orden de compra, comprobación Del S.A.T. y el X.M.L. correspondiente a cada una de la facturación a pagar. Póliza de Cheques 4 Al autorizar los directivos el pago de pasivos a los proveedores se realiza la póliza de cheques siempre y cuando la factura sea menor de $ 10, y se encuentre totalmente solventada y revisada MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 19

20 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas ÁREA: Recursos Financieros RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO Pólizas Concentradoras: Recursos Financieros 5 Esta póliza se realiza al cierre de mes por que es la que engloba todos los gastos que se generaron en el mes correspondiente y se entrega a oficina central al área de Control Presupuestal el que valida y da su visto bueno para posteriormente pasar al área de Contabilidad. Pólizas Concentradoras 6 Esta póliza se acompaña de 3 reportes el cual es reporte por cheque, Proveedor y partida de este último se saca la información que es que pasmamos en la Póliza Concentradora. TERMINA PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20

21 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 1 Póliza Póliza de Ingresos: Al recibir el recurso se realiza una póliza de ingresos anotando la fecha del depósito y se le anexa copia del estado de cuenta para comprobar dicho recurso y de igual manera si se recibe del Banco algún rendimiento por manejo de cuenta y al tener la póliza de ingreso firmadas por la persona que Autorizo, Vo.bo. y Realizo. Y en la parte inferior se le pone número de póliza. Se pasa a firma y posteriormente se archiva en su recopilador correspondiente. 2 Póliza Póliza de Egresos: Cuando se recibe una factura arriba de 10, se realiza una transferencia la cual es echa por el área de administración y se realiza la póliza de egresos con los asientos contables correspondientes y detallando que partida, que importe y que concepto por el cual se está realizando dicho pago. 3 Póliza Pólizas de Cheques: Al recibir una factura al proveedor se programa para su pago el cual ya fue debidamente respaldada con sus soportes correspondientes como son, Oficio de autorización de compra, Orden de compra, comprobación Del S.A.T. y el X.M.L. correspondiente a cada una de la facturación a pagar. A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21

22 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS A 4 Al autorizar los directivos el pago de pasivos a los proveedores se realiza la póliza de cheques siempre y cuando la factura sea menor de $ 10, y se encuentre totalmente solventada y revisada Póliza 5 Póliza Pólizas Concentradoras: Esta póliza se realiza al cierre de mes por que es la que engloba todos los gastos que se generaron en el mes correspondiente y se entrega a oficina central al área de Control Presupuestal el que valida y da su visto bueno para posteriormente pasar al área de Contabilidad. Esta póliza se acompaña de 3 reportes el cual es reporte por cheque, Proveedor y partida de este último se saca la información que es que pasmamos en la Póliza Concentradora. 6 TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 22

23 AREA: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Libro Auxiliar de Bancos DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Libro Auxiliar de Bancos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 23

24 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Libro Auxiliar de Bancos, Conciliación Bancaria, Elaboración de Estado Financiero ÁREA: Recursos Financieros RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Este es un control de movimientos bancarios en el cual se registra Ingresos y pagos para estar llevando un Control de Entradas y Salidas de dinero y al final de mes se pide el Estado de Cuenta al Banco el cual debe ser el mismo saldo que tenemos en libro. 2 En este formato se registra los Saldos Iniciales tanto de libro auxiliar de bancos como el del Estado de Cuenta, Se registra los Dépositos, menos Retiros y menos cheques en tránsito. Debiendo dar por resultado saldos iguales. Libro Auxiliar de Bancos Conciliación Bancaria Posteriormente se le anexa copia del auxiliar de bancos, Estado de cuenta y Relación de Cheques en Tránsito. Este formato se hace con el fin de que alguna partida que no tengamos presupuesto se le aumente o se le disminuya según sea el caso. Primeramente se debe anotar lo que nos radican o excedentes. Seguido pasar lo ejercido (Mensual) que es lo que tengo en mi reporte Mensual. Mi ejercido se aplicara en las columnas de comprometido, Devengado y pagado. Todas las ampliaciones mensuales tengo que aplicarlo a mi radicación mensual. Habiendo cambios de partidas todas las reducciones las tengo que aplicar a mi radicación. Cuando son ampliaciones al presupuesto no afecta a la reducción y los afecto directamente a lo radicado. Las partidas que me dan negativas son las que se les van a realizar ampliación. Lo que se amplía afecta lo radicado y lo que disminuye afecta lo radicado. Posteriormente se realiza un oficio donde se registra que partidas se aumentan y cuales disminuyen. Se imprime y se pasa a firma con el Director del Hospital. TERMINA PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 24

25 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Libro Auxiliar de Bancos, Conciliación Bancaria, Elaboración de Estado Financiero ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 1 Libro Auxiliar de Bancos Este es un control de movimientos bancarios en el cual se registra Ingresos y pagos para estar llevando un Control de Entradas y Salidas de dinero y al final de mes se pide el Estado de Cuenta al Banco el cual debe ser el mismo saldo que tenemos en libro. 2 Reporte En este formato se registra los Saldos Iniciales tanto de libro auxiliar de bancos como el del Estado de Cuenta, Se registra los Dépositos, menos Retiros y menos cheques en tránsito. Debiendo dar por resultado saldos iguales. Posteriormente se le anexa copia del auxiliar de bancos, Estado de cuenta y Relación de Cheques en Tránsito. 3 Este formato se hace con el fin de que alguna partida que no tengamos presupuesto se le aumente o se le disminuya según sea el caso. 4 A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 25

26 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Libro Auxiliar de Bancos, Conciliación Bancaria, Elaboración de Estado Financiero ÁREA: Recursos Financieros AREA DE RECURSOS FINANCIEROS A Primeramente se debe anotar lo que nos radican o excedentes. Seguido pasar lo ejercido (Mensual) que es lo que tengo en mi reporte Mensual. Mi ejercido se aplicara en las columnas de comprometido, Devengado y pagado. Todas las ampliaciones mensuales tengo que aplicarlo a mi radicación mensual. 5 Habiendo cambios de partidas todas las reducciones las tengo que aplicar a mi radicación. Cuando son ampliaciones al presupuesto no afecta a la reducción y los afectos directamente a lo radicado. 6 Las partidas que me dan negativas son las que se les van a realizar ampliación. Lo que se amplía afecta lo radicado y lo que disminuye afecta lo radicado. 7 8 Posteriormente se realiza un oficio donde se registra que partidas se aumentan y cuales disminuyen. Se imprime y se pasa a firma con el Director del Hospital. INICIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 26

27 V. GLOSARIO DE TÉRMINOS INGRESO: Cantidad que entra a la empresa como pueden ser; cuotas de recuperación, presupuesto federal y seguro popular EGRESOS: Salida de dinero por gasto de alguna partida. POLIZA: Dcumento en el que se reportan contablemente las operaciones realizadas. POLIZA DE CHEQUE: Es la que se elabora en un formato especial y reporta la expedición de un cheque. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS: es en el que se registra en forma detallada las operaciones de la empresa. CONCILIACION BANCARIA: Es el documento que se prepara comparar y analizar entre el estado de cuenta del banco y la contabilidad y chequera para determinar y corregir las diferencias que pudieran existir entre ellas. ESTADO FINANCIERO: Es el documento que se realiza para ver a que partida se le aumentara y a cual se le quitara presupuesto. CUOTA DE RECUPERACION: Son las cantidades que cubren los usuarios de los servicios de medicoasistenciales o de apoyo a la salud, como contraprestación a las unidades aplicativas y hospitalarias que integran los Servicios de Salud de Nayarit. VIATICOS: Comisiones por un periodo mayor de 24 horas o distancias mayores de 300 km de la localidad en que se encuentra ubicado su centro de trabajo tendrá derecho a viáticos cuando el personal que por necesidades del servicio tengan que pernotar en el lugar de la comisión. GASTOS DE CAMINO: Comisiones por un periodo menor de veinticuatro horas. PARTIDA: Asignación de recursos para gastos que se requieran. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 27

28 CONCEPTOS: Es la descripción de la partida. PROGRAMA: es la actividad que se desempeña dentro de un departamento. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 28

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