PROCEDIMIENTO ASIGNACION Y COMPROBACION DE VIATICOS

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1 Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO ASIGNACION Y COMPROBACION DE VIATICOS AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Lic. Virginia Zavalza Laurence Ing. Cesar Oswaldo Reyes Zamora L.C. Adolfo Eduardo Ortiz Flores Secretario de Finanzas Este documento es propiedad del R. Ayuntamiento de Cd. Madero Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 8 INDICE 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REQUISITOS DESARROLLO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS ANEXOS.. 8

3 Página 3 de OBJETIVO: Otorgar el importe de gastos de viáticos al personal del R. Ayuntamiento que se le asigna una comisión de trabajo fuera de la ciudad y efectuar la comprobación de los gastos de acuerdo al procedimiento establecido. 2.- ALCANCE: Aplica al personal que se le asigna y ejecuta una comisión de trabajo, y. 3.- DEFINICION: Oficio de Comisión.- Es el documento que se expide para asignar a un empleado o funcionario una comisión de trabajo, y debe contener el lugar a donde se dirigirá, la fecha y el tiempo que durará y el trabajo a realizar. Factura.- Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compra de un bien o servicio, incluye toda la información de la operación, además debe contener los requisitos fiscales que establece la SHCP Formato de Comprobación de.- Es el documento en donde se relacionan las facturas y debe contener la fecha, el folio, el nombre del proveedor, el concepto de la compra o servicio y el importe pagado; así mismo debe contener el nombre de la Secretaria y la Dirección a la cual esta adscrito, la fecha de la comprobación y la firma del empleado o funcionario que realizó la comisión de trabajo. Comprobante de Transferencia Bancaria.- Documento que permite comprobar o verificar una transacción. 4.- REQUISITOS: Para solicitar viáticos se requiere el oficio de comisión expedido por el Secretario del Ayuntamiento y autorizado por el Tesorero Municipal, y para comprobar los gastos de viáticos, deberá presentar formato Comprobación de Gastos de, facturas de los gastos efectuados firmadas, así como, entregar en una USB los archivos XML y PDF de cada una de las facturas.

4 Página 4 de DESARROLLO: No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.1 TESORERIA 5.2 AUXILIAR 5.3 AUXILIAR 5.4 AUXILIAR 5.5 AUXILIAR 5.6 DIRECTOR DE CONTABILIDAD DESCRIPCION Entrega oficio de comisión con la autorización del Tesorero Municipal. Recibe oficio de comisión autorizada y calcula el importe de los gastos que se otorgarán en base a las cuotas establecidas para tal fin y en función del destino y la duración de la comisión. Se elabora Recibo de Gastos a Comprobar con el importe de los gastos que se otorgarán en base a las cuotas establecidas para tal fin y en función del destino y la duración de la comisión. Se recaba firma del empleado o funcionario comisionado en el Recibo Gastos a Comprobar. Se turna al Director de Contabilidad copia del oficio de comisión y recibo de gastos a comprobar para que efectúe la transferencia bancaria a la cuenta de nómina de quien realizará la comisión de trabajo. Recibe oficio de comisión y recibo de gastos a comprobar y realiza la Transferencia Bancaria.

5 Página 5 de RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Entrega Oficio de Comisión con la autorización del Tesorero Municipal. Recibe oficio de comisión y calcula el importe de los gastos que se otorgarán. Elabora Recibo Gastos a Comprobar. Recaba firma del Empleado o funcionario que realizara la comisión. Turna a Director de Contabilidad para efectuar transferencia bancaria Recibe oficio de comisión y recibo de gastos a comprobar y realiza transferencia. Entrega a Egresos copia del comprobante de la transferencia bancaria. Recibe copia del comprobante de la Transferencia Bancaria. Entrega Formato y facturas, así como archivos XML y PDF en una USB para comprobar gastos. Recibe documentos y archivos y revisa que estén debidamente requisitados. Entrega a la Dirección de Contabilidad documentos para su registro contable. CARGO Tesorero Municipal Director Contabilidad Director Contabilidad Empl o Func. NIVEL DE RESPONSABILIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO

6 Página 6 de 8 7.-FLUJOGRAMA TESORERO AUXILIAR CONTABLE DIRECTOR DE CONTABILIDAD EMPLEADO Y FUNCIONARIO INICIO ENTREGA OFICIO DE COMISION CON LA AUTORIZACION DEL TESORERO MUNICIPAL RECIBE OFICIO DE COMISION Y CALCULA EL IMPORTE DE LOS GASTOS A COMPROBAR RECIBE OFICIO DE COMISION Y RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR Y REALIZA TRANSFERENCIA ELABORA RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR ENTREGA A EGRESOS COPIA DEL COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA BANCARIA RECABA FIRMA DEL EMPLEADO O FUNCIONARIO QUE REALIZARA LA COMISION TURNA A DIRECTOR DE CONTABILIDAD PARA EFECTUAR TRANSFERENCIA BANCARIA RECIBE COPIA DEL COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA BANCARIA A RECIBE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Y REVISA QUE ESTEN DEBIDAMENTE REQUISITADOS B A ENTREGA FORMATO Y FACTURAS, ASI COMO ARCHIVOS XML Y PDF EN UNA USB PARA COMPROBAR GASTOS ENTREGA A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO CONTABLE B FIN

7 Página 7 de 8 8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA. DOCUMENTO RELACIONADOS CODIGO TITULO TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN LEY GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL NORMAS Y DISPOSICIONES EMITIDAS POR EL CONAC LEY DE FISCALIZACION Y RENDICION DE CUENTAS DEL ESTADO DE TAMAULIPAS DIGITAL DIGITAL DIGITAL ULTIMA REFORMA D.O.F ULTIMA REFORMA P.O REGISTROS. CODIGO TITULO SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL REGISTRO RESPONSABLE DIRECTOR DE CONTABILIDAD LUGAR DE CONSERVACION DIRECCION DE CONTABILIDAD TIEMPO DE RETENCION 2 AÑOS

8 Página 8 de ANEXOS