R. Ayuntamiento de Cd. Madero. Realización, Organización y Gestión de Eventos Internos PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó:

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Carlos Hernández Moya
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Página 1 de 12 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Ing. Pedro Tovar Trejo Profesor Ricardo Antonio Pontvianne Jiménez Director de Deportes Arq.

1 Página 1 de 12 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Ing. Pedro Tovar Trejo Profesor Ricardo Antonio Pontvianne Jiménez Director de Deportes Arq. Elsa Adriana Morato Avilés Secretaria de Bienestar Este documento es propiedad del R. Ayuntamiento de Cd. Madero Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 12 CONTENIDO Tema Objetivo Alcance Definiciones Requisitos Desarrollo Responsabilidad Flujograma Documentos de referencia Registro Anexos Pagina

3 Página 3 de OBJETIVO: Asesorar al personal de la Dirección de Deportes, sobre cómo llevar acabo la realización, organización y gestión de logística para realizar un evento interno. 2.- ALCANCE: Personal que afecta: Dirección de deportes Áreas que afecta: Secretaria de Bienestar social, Dirección de Giras y Evento, Dirección de Servicios Generales y Municipio Saludable y las demás de que se pudiera requerir. Actividades que Afecta: Realización de eventos Exclusión: Cualquier dirección de bienestar social u otra secretaria que no se requiera. 3.- DEFINICIONES: Gestión.- Ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de un empresa, actividad económica u organismo Evento.- Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística odeportiva Logística.- métodos de organización 4.- REQUISITOS: Papelería en general, mobiliario, computadora, impresora e copiadora, el oficio debe contener sede, fecha y hora del evento.

4 Página 4 de DESARROLLO. No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.1 Director de Deportes Jefe de Organización deportiva Jefe de Planeación y desarrollo DESCRIPCION Planea la organización del evento y Turna autorización a la Subdirección Técnica Reserva la sede del evento en Hora y fecha señalados por director de deportes y pasa la información al subdirector de planeación, en dado que este ocupado envía fechas disponibles al director para que replante el evento. Establece necesidades de personal, materiales y mobiliarias que se pedirán a las dependencias y agrega cotizaciones de materiales que no puedan ser proporcionados por las dependencias, Genera ficha técnica del Evento y determina responsable del evento envía al toda la información Analiza ficha técnica, pide a secretaria elaborar oficios a las dependencias (Giras y eventos, municipio saludable, servicios generales) solicitando nuestras necesidades, así como a los invitados guiándose de la ficha técnica. Solicita recursos de ser necesarios a la secretaria de bienestar Social por medio de oficio si son autorizados genera pide el material y cuando llegue lo entrega al responsable del evento, de lo contrario se cancela el evento. Turna oficios a dependencias e invitaciones a Enlace de la secretaria para entrega Confirma a director de deportes la realización del evento y se agenda

5 Página 5 de RESPONSABILIDAD: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Planea la organización del evento Reserva la sede del evento en Hora y fecha señalados CARGO Director es Secretaria Jefe de Organización Deportiva Técnico Director Jefe de Planeación y Establece necesidades desarrollo de personal, materiales y de mobiliarias que se Planeación pedirán a las dependencias Secretaria elaborar oficios a las dependencias e invitaciones Solicita recursos de ser necesarios a la secretaria de bienestar Social Turna oficios a dependencias e Confirma a director de deportes la realización del evento y se agenda Director Secretaria Enlace de secretaria es es Director NIVEL DE RESPONSABILIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO 7.-FLUJOGRAMA

6 Página 6 de 12 Director Inicio Planea organización del evento Técnico / Jefe De Organización Deportiva Reserva la sede del evento hora, fecha Planeación / Jefe De Planeación Y Desarrollo Establece necesidades materiales, personal / Secretaria Elabora oficios a Dependencias Solicita recursos a Secretaría Turna oficios a Direcciones Confirma el Director de Deportes la realización y se agenda Fin

7 Página 7 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA. DOCUMENTO RELACIONADOS CODIGO TITULO TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN Reglamento Municipal del deporte Plan Municipal de Desarrollo 2017 REGLAMENTO DE PROTECCION CIVIL CIUDAD MADERO, TAMAULIPAS. BANDO DE POLICIA Y BUEN GOBIERNO CIUDAD MADERO, TAMAULIPAS. REGLAMENTO DE ESPECTÁCULOS Y DIVERSIONES CIUDAD MADERO, TAMAULIPAS. DECRETO No. LXIII- 96 mediante el cual se expide la Ley de Ingresos del Municipio de Ciudad Madero, Tamaulipas, para el ejercicio fiscal del año MANUAL de Organización del Instituto Tamaulipeco del Deporte. ntos/regla_municipales/26_madero_depor te.pdf content/uploads/2017/02/cxlii ANEXO_CD.-MADERO.pdf ntos/regla_municipales/27_madero_protec cion_civil.pdf ntos/regla_municipales/16_madero_bando _Policia.pdf ctaculos.pdf content/uploads/2016/12/cxli f- ANEXO.pdf content/uploads/2015/09/cxl f- ANEXO.pdf

8 Página 8 de 12 LEY DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE PARA EL ESTADO DE TAMAULIPAS Periódico Oficial de Tamaulipas 9.-REGISTROS. CODIGO TITULO Ficha Técnica Carpeta Oficios Enviados REGISTRO RESPONSABLE Secretaria Director LUGAR DE CONSERVACION Archivo de la Oficina de Dirección de Deportes Archivo de la Oficina de Dirección de Deportes TIEMPO DE RETENCION De Octubre 2016 a Septiembre de 2018 De Octubre 2016 a Septiembre de 2018

9 Página 9 de ANEXOS

10 Página 10 de 12 CIUDAD MADERO A 13 DE ENERO DE 2017 ASUNTO: SOLICITUD DE SERVICIO MEDICO OFICIO: DDM00041/17 C. FABIAN HERNANDEZ RIVERO DIRECTOR DE MUNICIPIO SALUDABLE PRESENTE. Estimado Director, por medio de la presente reciba un cordial saludo así mismo le solicitamos de su apoyo en la provisión del servicio médico necesario para llevar acabo nuestro evento el próximo sábado 21 de Enero, Eliminatoria Municipal de Karate de Ciudad Madero, a realizarse en Gimnasio de usos Múltiples de la Unidad deportiva Madero de 9 am a 2:00 pm. Sin más y esperando contar con su apoyo para el día y hora solicitados, agradezco su respaldo al fomento deportivo. Atentamente. ARQ. ELSA ADRIANA MORATO AVILÉS SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL ING. PEDRO TOVAR TREJO SUBDIRECTOR DE DEPORTES

11 Página 11 de 12 ING. VÍCTOR AXEL IGLESIAS DIRECTOR DE GIRAS Y EVENTOS PRESENTE. CIUDAD MADERO A 13 DE ENERO DE 2017 ASUNTO: SOLICITUD DE LOGÍSTICA OFICIO: DDM0040/17 ATENCIÓN: C. FERNANDO GARCÍA SALAS DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES Estimado Ingeniero, por medio de la presente reciba un cordial saludo así mismo le solicitamos de su apoyo en la provisión de logística necesaria para llevar acabo nuestro evento el próximo sábado 21 de Enero, Eliminatoria Municipal de Karate de Ciudad Madero, a realizarse en el Gimnasio de usos Múltiples de la Unidad deportiva Madero La inauguración se llevara a las 10:40 am para lo cual le solicitamos lo siguiente: CONCEPTO CANTIDAD MAMPARA 3X1.5 1 PÓDIUM CON MICRÓFONOS 1 LONA PARA EVENTO ELIMINATORIA MUNICIPAL DE 1 KARATE RUMBO A LA OLIMPIADA ESTATAL 2017 MESA 4 SONIDO CON ENTRADA USD, CD Y MICRÓFONO 1 SILLAS 30 BOTELLAS DE AGUA 180 piezas Sin más y esperando contar con su apoyo para el día y hora solicitados, agradezco su respaldo al fomento deportivo. Atentamente. ARQ. ELSA ADRIANA MORATO AVILÉS SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL ING. PEDRO TOVAR TREJO SUBDIRECTOR DE DEPORTES

12 Página 12 de 12 CIUDAD MADERO A 26 DE ENERO DE 2017 ASUNTO: SOLICITUD DE RECURSOS OFICIO: DDM00087/17 ARQ. ELSA ADRIANA MORATO AVILÉS SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL PRESENTE. Estimada Arquitecta, por medio de la presente reciba un cordial saludo así mismo le solicitamos de su apoyo para la gestión de los recursos necesarios para poder llevar a nuestra selección de Karate a la eliminatoria Estatal que se celebrara en Nuevo Laredo del 3 al 5 Febrero del Presente año: Concepto Cantidad Transporte para 21 personas a la Ciudad de Nuevo Laredo 1 Playera para Uniforme de la Selección 21 piezas Sin más y esperando contar con su apoyo, agradezco su respaldo al fomento deportivo. Atentamente. ING. PEDRO TOVAR TREJO SUBDIRECTOR DE DEPORTES

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