MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS DE LA TESORERÍA MUNICIPAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS DE LA TESORERÍA MUNICIPAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 1 de 44

2 El Manual de Procedimientos es un documento que describe mediante una secuencia lógica, sistemática y detallada, las distintas actividades en las que intervienen las diferentes unidades administrativas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. Objetivo: Integrar la información para guiar a las y los servidores públicos que laboran en la oficina de la Dirección de Egresos de la Tesorería Municipal, en la ejecución de los procesos que desarrollan, enfocados en la prestación de servicios o la atención de trámites en lo particular ante las dependencias municipales, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento del Municipio de Tulum y de su población, a través de la celebración de actos y contratos necesarios para el buen desempeño de la gestión administrativa y la prestación de servicios públicos municipales con eficiencia y eficacia, a través de la vigilancia en el funcionamiento de la administración pública municipal, así como dirigir, coordinar y controlar la operación encomendada a cada unidad administrativa que integra la estructura administrativa del municipio, con el objeto de propiciar una mejor calidad de vida con apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes. El objetivo de contar con el manual de procedimientos es el de asegurar la funcionalidad de la Dependencia de la Administración Pública Municipal, permitiendo la consulta ágil y detallada de cada una de las actividades que HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 2 de 44

3 forman parte del procedimiento para el desarrollo de las funciones de los/las servidores/as públicos/as. El Manual de Procedimientos tiene como finalidades: A. Compilar en forma ordenada, secuencial, cronológica y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraría. C. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. D. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del Control Interno y vigilancia. E. Aumentar la eficiencia de los/las servidores/as públicos/as, indicándoles lo qué deben de hacer y cómo deben de hacerlo. F. Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 3 de 44

4 G. Constituir una base para el análisis y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 4 de 44

5 ÍNDICE. Pág. PRESENTACIÓN....6 MARCO JURÍDICO...8 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS 11 PROCEDIMIENTOS...12 APARTADO DE FIRMAS.44 HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 5 de 44

6 PRESENTACIÓN. La Administración Pública Municipal del Municipio de Tulum, con el objetivo de modernizar los diferentes procesos que la conforman en beneficio de los ciudadanos, estableció una estructura orgánica basada en el proceso de reestructura administrativa, para así eficientar la labor de los servidores públicos. Bajo esta premisa, la conformación de una cultura administrativa que permita modernizar e innovar procesos en las distintas Dependencias y Unidades Administrativas con base en herramientas técnicas que permitan desarrollar las funciones con eficiencia, eficacia y con una filosofía de mejora continua, es un paso obligado y necesario. Con el presente Manual de Procedimientos se obtiene una mayor certidumbre en el desarrollo de las actividades y responsabilidades de cada área, iniciando de esta manera una nueva etapa en la Administración Pública Municipal que permite una adecuada coordinación inter e interdepartamental, delimitando las actividades y responsabilidades de cada uno de los puestos. La finalidad del presente Manual es proporcionar a las Dependencias y Unidades Administrativas, un documento integral básico que sirva como marco de referencia y que permita conocer de manera clara, ordenada y HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 6 de 44

7 práctica, la manera de operar para el eficiente desempeño de su trabajo, así como su Marco Legal en el que sustenta su actuación y funcionamiento. El Manual de Procedimientos, adicional a ser un documento de consulta, tiene la función de servir como herramienta de referencia que oriente al personal al momento de desempeñar sus labores cotidianas, y al mismo tiempo facilite la integración de nuevos elementos, coadyuvando de esta manera al logro de objetivos y metas institucionales e impulsando la productividad de la Dependencia. Sirva pues el presente Manual como guía de referencia y apoyo para quien lo requiera. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 7 de 44

8 MARCO JURÍDICO Disposiciones Federales o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. o Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público. o Ley de cámaras empresariales y sus confederaciones o Ley de coordinación fiscal o Ley de planeación o Ley del impuesto sobre la renta o Ley Federal de derechos o Ley federal de responsabilidades de los servidores públicos o Ley general de contabilidad gubernamental o Ley general de responsabilidades administrativas o Ley general del sistema nacional anticorrupción o Ley general de transparencia y acceso a la información pública o Ley de fiscalización y rendición de cuentas de la federación o Ley de Impuesto al Valor Agregado o Presupuesto de Egresos de la Federación o Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios o Código Fiscal de la Federación. o Las normas contables y lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable. (CONAC) HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 8 de 44

9 o Anexo 1 al convenio de colaboración administrativa en materia fiscal federal que celebran la Secretaria de Hacienda y crédito Público, el Estado de quintana Roo y el Ayuntamiento de Tulum. Disposiciones Estatales o Constitución Política del Estado de Quintana Roo. o Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo. o Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con los Bienes Muebles del Estado de Quintana Roo. o Ley de catastro del Estado de Quintana Roo o Ley de entrega y recepción de los recursos asignados a los servidores públicos de la administración pública y de los Ayuntamientos del Estado de Quintana Roo o Ley de justicia administrativa del Estado de Quintana Roo o Ley de hacienda del municipio de Tulum, Quintana Roo o Ley de Hacienda de los municipios del Estado de Quintana Roo o Ley de ingresos del municipio de Tulum, Quintana Roo, correspondiente. o Ley del impuesto sobre adquisición de bienes inmuebles de los municipios del Estado de Quintana Roo o Ley de coordinación fiscal del Estado de Quintana Roo o Ley de deuda pública del estado de quintana Roo y sus municipios. o Ley del Órgano de Fiscalización Superior del estado de Quintana Roo. o Ley que crea el Consejo de Armonización Contable del Estado de Quintana Roo. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 9 de 44

10 o Ley de planeación para el desarrollo del Estado de Quintana Roo. o Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades administrativas del Estado de Quintana Roo o Ley de protección de los datos personales en posesión de sujetos obligados para el Estado de Quintana Roo o Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de Quintana Roo o Código Fiscal Municipal del Estado de Quintana Roo. Disposiciones Municipales o Reglamento Interior del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Tulum. o Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Tulum, Quintana Roo. o Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento del Municipio de Tulum, Quintana Roo. o Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del H. Ayuntamiento de Tulum, Quintana Roo. o Plan Municipal de desarrollo o Reglamento para la entrega y recepción de la Administración pública municipal de Tulum, Quintana Roo. o Acuerdos tomados por el H. Ayuntamiento a fin de implementar las normas, acuerdos y lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 10 de 44

11 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS Área responsable Nombre del Procedimiento Código Pág. Director/a de Egresos Subdirector/a de Finanzas Jefe/a del Departamento de Validación Jefe/a del Departamento de Banca de Pagos de Pagos de Pagos Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Procedimiento para apertura y cancelación de cuentas en instituciones bancarias Procedimiento para elaborar el informe de disponibilidad financiera Procedimiento para validación de transacciones financieras Procedimiento para extracto de estados de cuenta bancarios Procedimiento para liquidación de cuenta por pagar a través de cheques Procedimiento para liquidación de cuenta por pagar a través de transferencia electrónica Procedimiento para el pago de nómina Validación de solicitudes de compra, aumentos y/o disminución presupuestal TM- DE-01 TM- DE-02 TM- DE-03 TM- DE-04 TM- DE-05 TM- DE-06 TM- DE-07 TM- DE HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 11 de 44

12 PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para apertura y cancelación de cuentas en instituciones bancarias TM-DE-01 Tesorería Municipal Director/a de Egresos Objetivo: Realizar los movimientos de apertura y cancelación de cuentas bancarias de acuerdo a las instrucciones del/la Tesorero/a para la operación y control de los recursos del Ayuntamiento. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Realizar las aperturas y cancelaciones de las cuentas bancarias. - Requisita los contratos bancarios - Tramitar la firma de los servidores públicos autorizados HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 12 de 44

13 Definiciones: Cuenta bancaria: Es un contrato de carácter financiero entre un particular y una entidad bancaria. Por medio de este instrumento financiero se registrarán todos los movimientos de efectivo del cliente. Producto: Cuenta bancaria Cliente (s): - Administración Pública Municipal Indicadores: Cuentas bancarias aperturadas o canceladas HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 13 de 44

14 Descripción de Actividades: Paso Responsable Director/a de Egresos Director/a de Egresos Institución bancaria Director/a de Egresos Tesorero/a Municipal Director/a de Egresos Institución bancaria Director/a de Egresos Descripción de las actividades Inicio del Procedimiento Solicita mediante oficio la apertura o cancelación de una cuenta bancaria, indicando los requisitos que deberá tener dicha cuenta. Recibe solicitud de apertura o cancelación de cuenta bancaria mediante oficio firmado por el/la Tesorero/a o del/la Director/a de Egresos y remite la documentación requerida. Recibe, revisa y requisita la información enviada por la institución bancaria y verifica que los datos sean correctos y la envía para la recopilación de firma del/la Tesorero/a Municipal facultado en la cuenta. Recibe y firma de autorización la documentación de alta de la cuenta bancaria y la turna al/la Director/a de Egresos para las firmas correspondientes. Recibe y envía al banco el contrato ya requisitado acompañado de oficio firmado por el/la Tesorero/a Municipal Recibe documentación relativa a la apertura de la cuenta sellando de recibido y entregando copia del contrato aperturado. Envía a la Dirección de Contabilidad copia del acuse del contrato para realizar el alta en sistema y a las áreas que corresponda de acuerdo a la naturaleza de la cuenta aperturada. 9 Contabilidad Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 14 de 44

15 Diagrama de Flujo: Tesorero/a Municipal Contabilidad Director/a de Egresos Institución bancaria Inicio Recibe y firma de autorización la documentación de alta de la cuenta bancaria y la turna al/la Director/a de Egresos para las firmas correspondientes. Fin Solicita mediante oficio la apertura o cancelación de una cuenta bancaria, indicando los requisitos que deberá tener dicha cuenta. Recibe, revisa y requisita la información enviada por la institución bancaria y verifica que los datos sean correctos y la envía para la recopilación de firma del/la Tesorero/a Municipal facultado en la cuenta. Recibe y envía al banco el contrato ya requisitado acompañado de oficio firmado por el/la Tesorero/a Municipal Envía a la Dirección de Contabilidad copia del acuse del contrato para realizar el alta en sistema y a las áreas que corresponda de acuerdo a la naturaleza de la cuenta aperturada. Recibe solicitud de apertura o cancelación de cuenta bancaria mediante oficio firmado por el/la Tesorero/a o del/la Director/a de Egresos y remite la documentación requerida. Recibe documentación relativa a la apertura de la cuenta sellando de recibido y entregando copia del contrato aperturado. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 15 de 44

16 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para elaborar el informe de disponibilidad financiera TM-DE-02 Tesorería Municipal Subdirector/a de Finanzas Objetivo: Informar la disponibilidad financiera del Ayuntamiento al/la Tesorero/a Municipal. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Integrar la información de la disponibilidad financiera registrada en cada cierre de mes. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 16 de 44

17 Definiciones: Estados financieros.- Son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Producto: - Informe Cliente (s): - Administración Pública Municipal Indicadores: Informes emitidos HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 17 de 44

18 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Subdirector/a de Finanzas Subdirector/a de Finanzas Subdirector/a de Finanzas Subdirector/a de Finanzas Subdirector/a de Finanzas Director/a de Egresos Tesorero/a Municipal Tesorero/a Municipal Inicio del Procedimiento Obtiene la información (saldos bancarios, contables e intereses, etc.) de las bancas electrónicas Clasifica y ordena la información Guarda en disco en los formatos del programa integral del sistema de información. Elabora oficio al/la Director/a de Egresos y anexa disco para el envío de información. Recibe el oficio y envía la información al/la Tesorero/a Municipal. Recibe la información Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 18 de 44

19 Diagrama de Flujo: Tesorero/a Municipal Director/a de Egresos Subdirector/a de Finanzas Inicio Obtiene la información (saldos bancarios, contables e intereses, etc.) de las bancas electrónicas Clasifica y ordena la información Guarda en disco en los formatos del programa integral del sistema de información. Recibe la información Fin Recibe el oficio y envía la información al/la Tesorero/a Municipal. Elabora oficio al/la Director/a de Egresos y anexa disco para el envío de información HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 19 de 44

20 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para validación de transacciones financieras TM-DE-03 Tesorería Municipal Jefe/a del Departamento de Validación Objetivo: Registrar en el sistema, las transacciones financieras realizadas. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Recibir, clasificar y revisar la información. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 20 de 44

21 Definiciones: Transacción financiera: Es un pago individual único o bien una transacción de crédito. Producto: - Informe Cliente (s): - Administración Pública Municipal Indicadores: Validaciones realizadas HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 21 de 44

22 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Jefe/a del Departamento de Validación Jefe/a del Departamento de Validación Jefe/a del Departamento de Validación Jefe/a del Departamento de Validación Director/a de Egresos Director/a de Egresos Director/a de Egresos Inicio del Procedimiento. Recibe, clasifica y revisa la información para el registro en el sistema. Registra en el sistema los movimientos financieros Imprime las pólizas resultantes de los registros y con la documentación soporte original de cada póliza la envía al/la Director/a de Egresos Recibe y revisa las pólizas de acuerdo a los documentos originales. Valida las pólizas y da visto bueno Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 22 de 44

23 Diagrama de Flujo: Director/a de Egresos Jefe/a del Departamento de Validación Inicio Recibe, clasifica y revisa la información para el registro en el sistema. Registra en el sistema los movimientos financieros Recibe y revisa las pólizas de acuerdo a los documentos originales. Imprime las pólizas resultantes de los registros y con la documentación soporte original de cada póliza la envía al/la Director/a de Egresos Valida las pólizas y da visto bueno Fin HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 23 de 44

24 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para extracto de estados de cuenta bancarios TM-DE-04 Tesorería Municipal Jefe/a del Departamento de Banca Objetivo: Registrar en el sistema, las transacciones financieras de los estados de cuenta proporcionados por las Instituciones Bancarias y obtenidos de la banca electrónica. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Transportar la información de los estados de cuenta bancarios en el sistema en forma diaria o semanal HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 24 de 44

25 Definiciones: Estado de cuenta: Es un documento oficial el cual es emitido por entidades financieras y bancarias a sus clientes y que informan sobre los movimientos, actividades, consumos y montos a pagar en relación a un crédito o préstamo otorgado, esta información se presenta de forma resumida y periódica. Producto: Reporte Cliente (s): - Administración Pública Municipal Indicadores: Reportes realizados HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 25 de 44

26 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Jefe/a del Departamento de Banca Jefe/a del Departamento de Banca Jefe/a del Departamento de Banca Jefe/a del Departamento de Banca Jefe/a del Departamento de Banca Jefe/a del Departamento de Banca Inicio del Procedimiento Recibe de la Institución Bancaria los estados de cuenta y/o consulta la banca electrónica. Exporta la información de movimientos bancarios por cuenta en un archivo de texto, según el formato requerido por cada banco, esto se realiza en forma diaria o semanal Carga los archivos en el sistema de cuentas que disponen de archivo electrónico o se captura la información si es solo documento impreso Informa a la Dirección de Contabilidad que la información ya fue actualizada y se encuentra en sistema. Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 26 de 44

27 Diagrama de Flujo: Jefe/a del Departamento de Banca Inicio Recibe de la Institución Bancaria los estados de cuenta y/o consulta la banca electrónica. Exporta la información de movimientos bancarios por cuenta en un archivo de texto, según el formato requerido por cada banco, esto se realiza en forma diaria o semanal Carga los archivos en el sistema de cuentas que disponen de archivo electrónico o se captura la información si es solo documento impreso Informa a la Dirección de Contabilidad que la información ya fue actualizada y se encuentra en sistema. Fin HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 27 de 44

28 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para liquidación de cuenta por pagar a través de cheques TM-DE-05 Tesorería Municipal de Pagos Objetivo: Realizar en tiempo y forma de acuerdo a la normatividad, el pago a través de cheque por los compromisos contraídos por el Ayuntamiento con terceros. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Realizar la elaboración de cheques con los documentos originales, previa revisión de los mismos HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 28 de 44

29 Definiciones: Cheque. Documento que extiende y entrega una persona a otra para que esta pueda retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco. Producto: Cheque Cliente (s): - Acreedores Indicadores: Cheques pagados HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 29 de 44

30 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Inicio del Procedimiento Recibe el contra-recibo y la documentación soporte del área solicitante Verifica la documentación original, fecha de pago, contra-recibo y documentos generadores del pago. No registrados en sistema, elabora cheques en forma manual (Nóminas, juicios laborales, reembolsos, pagos a terceros, etc.) realizando la afectación contable en el sistema. Si registrados en sistema, elabora el cheque en el sistema y se manda a imprimir, en forma continua su respectiva afectación contable. Envía al/la Director/a de Egresos para su visto bueno y firma Director/a de Revisa las relaciones y cheques, da el Visto bueno, Egresos firma los cheques y las relaciones, envía al Tesorero Tesorero/a Recibe las relaciones y cheques, revisa, firma de Municipal autorización y regresa al/la Director/a de Egresos. Director/a de Entrega los cheques al/la Egresos para entrega a proveedores y contratistas Envía documentación original y la póliza contable a la Dirección de Contabilidad Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 30 de 44

31 Diagrama de Flujo: Tesorero/a Municipal Director/a de Egresos Inicio Recibe el contra-recibo y la documentación soporte del área solicitante Verifica la documentación original, fecha de pago, contra-recibo y documentos generadores del pago. No registrados en sistema, elabora cheques en forma manual (Nóminas, juicios laborales, reembolsos, pagos a terceros, etc.) realizando la afectación contable en el sistema. Recibe las relaciones y cheques, revisa, firma de autorización y regresa al/la Director/a de Egresos. Revisa las relaciones y cheques, da el Visto bueno, firma los cheques y las relaciones, envía al Tesorero Entrega los cheques al/la para entrega a proveedores y contratistas Si registrados en sistema, elabora el cheque en el sistema y se manda a imprimir, en forma continua su respectiva afectación contable. Envía al/la Director/a de Egresos para su visto bueno y firma Envía documentación original y la póliza contable a la Dirección de Contabilidad Fin HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 31 de 44

32 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para liquidación de cuenta por pagar a través de transferencia electrónica TM-DE-06 Tesorería Municipal Objetivo: Cumplir en tiempo y forma con el pago a través de transferencias electrónicas a terceros, por los compromisos contraídos por el Ayuntamiento. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - El beneficiario del pago deberá solicitar por escrito firmado por el representante legal sus pagos a través de transferencias electrónicas informando para tal fin los datos de su cuenta bancaria. - Realizar el trámite de liquidación de cuentas por pagar a través de transferencias electrónicas únicamente con el documento soporte original HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 32 de 44

33 Definiciones: Transferencia electrónica: Es la transferencia electrónica de dinero de una cuenta bancaria a otra, ya sea en una sola institución financiera o en varias instituciones, a través de los sistemas basados en ordenador y sin la intervención directa del personal del banco. Producto: Transferencia electrónica Cliente (s): - Acreedores Indicadores: Transferencias electrónicas realizadas HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 33 de 44

34 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades de Banca Director/a de Egresos Tesorero/a Municipal Director/a de Egresos Inicio del Procedimiento Recibe el contra-recibo y la documentación soporte del área solicitante Separa la documentación por banco y la ordena por beneficiario Verifica con la documentación original, fecha de pago contra-recibo y los documentos generadores del pago. Elabora el formato de traspaso o transferencia bancaria y relaciona los pagos de transferencia electrónica. Entrega copia del reporte al/la de Banca para considerar el importe y captura en la banca electrónica Revisa el reporte e informa la disponibilidad del recurso al/la Director/a de Egresos Otorga el visto bueno y envía el reporte al/la Tesorero/a Municipal para su autorización. Recibe y firma el reporte e instruye al/la Director/a de Egresos para su seguimiento Realiza las transferencias electrónicas e informa al/la Envía los comprobantes a las áreas solicitantes. Envía documentación original y la póliza contable a la Dirección de Contabilidad Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 34 de 44

35 Diagrama de Flujo: Tesorero/a Municipal Director/a de Egresos de Banca Inicio Recibe el contra-recibo y la documentación soporte del área solicitante Separa la documentación por banco y la ordena por beneficiario Verifica la documentación original, fecha de pago, contra-recibo y documentos generadores del pago. Recibe y firma el reporte e instruye al/la Director/a de Egresos para su seguimiento Otorga el visto bueno y envía el reporte al/la Tesorero/a Municipal para su autorización. Realiza las transferencias electrónicas e informa al/la Revisa el reporte e informa la disponibilidad del recurso al/la Director/a de Egresos Elabora el formato de traspaso o transferencia bancaria y relaciona los pagos de transferencia electrónica. Entrega copia del reporte al/la de Banca para considerar el importe y captura en la banca electrónica Envía los comprobantes a las áreas solicitantes Envía documentación original y la póliza contable a la Dirección de Contabilidad Fin HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 35 de 44

36 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el pago de nómina TM-DE-07 Tesorería Municipal Objetivo: Realizar en tiempo y forma de acuerdo a la normatividad, el pago de las diversas percepciones de los servidores públicos al servicio del Ayuntamiento. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Recibir de la Dirección de Recursos Humanos el monto de las nóminas por pagar. - Llevar a cabo la dispersión de recursos a las cuentas bancarias de cada servidor público en la fecha de pago indicada - Elaborar la comprobación del pago realizado al siguiente día de haber llevado a cabo el proceso HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 36 de 44

37 Definiciones: Nómina: Es la herramienta a través del cual el Municipio se encarga de guardar todos los registros referentes a los pagos (sueldos, bonos) y deducciones por los servicios prestados de los empleados que laboran en dicha institución en un periodo ya estipulado. Producto: Comprobante de transferencia Cliente (s): - Servidores públicos municipales Indicadores: Transferencias de nómina realizadas HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 37 de 44

38 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Director/a de Egresos Director/a de Egresos Director/a de Egresos de Banca Director/a de Egresos Inicio del Procedimiento Recibe oficio, el listado del personal e importe de la nómina de la Dirección de Recursos Humanos. Turna al/la para su seguimiento Verifica el número de personal mencionado en el oficio Elabora oficio al/la de Banca para que informe la disponibilidad de los recursos Informa al/la la disponibilidad de los recursos Carga la nómina a través de la banca electrónica un día antes de la fecha de pago e informa al Director/a de Egresos Dispersa a través de la banca electrónica la nómina a la cuenta de los servidores Públicos e informa al/la Obtiene listados que ampara los abonos a cada cuenta para comprobar nómina Elabora formato de comprobación de la nómina Genera póliza en el sistema por el pago de nómina, imprime y entrega a la Dirección de Recursos Humanos Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 38 de 44

39 Diagrama de Flujo: Director/a de Egresos Inicio de Banca Recibe oficio, el listado del personal e importe de la nómina de la Dirección de Recursos Turna al/la de Pagos para su seguimiento Verifica el número de personal mencionado en el oficio Dispersa a través de la banca electrónica la nómina a la cuenta de los servidores Públicos e informa al/la de Pagos Informa al/la de Pagos la disponibilidad de los recursos Elabora oficio al/la de Banca para que informe la disponibilidad de los recursos Carga la nómina a través de la banca electrónica un día antes de la fecha de pago e informa al Director/a de Egresos Obtiene listados que ampara los abonos a cada cuenta para comprobar nómina Elabora formato de comprobación de la nómina Genera póliza en el sistema por el pago de nómina, imprime y entrega a la Dirección de Recursos Humanos Fin HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 39 de 44

40 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Validación de solicitudes de compra o aumentos/disminuciones presupuestales TM-DE-08 Tesorería Municipal Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Objetivo: Establecer la metodología que permita aplicar y controlar los presupuestos de las áreas. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Aumentar los presupuestos de las áreas - Disminuir los presupuestos de las áreas. HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 40 de 44

41 Definiciones: Ampliación Presupuestaria: Es la modificación que implica un aumento a la asignación de una clave presupuestaria ya existente y puede ser compensada o líquida. Adecuación Presupuestaria: Traspasos de recursos que se realizan durante el ejercicio fiscal entre las claves programáticas presupuestales, los movimientos al calendario presupuestal aprobado, así como las ampliaciones, reducciones y cancelaciones líquidas al mismo. Reducción Presupuestaria: Es la disminución a la asignación de una clave presupuestaria ya existente y pueden ser compensadas o líquidas. Producto: Reporte Cliente (s): - Áreas de la Administración Pública Municipal Indicadores: Aumentos y disminuciones presupuestales realizadas HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 41 de 44

42 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Inicio del procedimiento Revisa que la información de las solicitudes de compra, pago de nómina a empleados, pago a proveedores o contratistas, transferencias de aumentos o disminuciones presupuestales se encuentren de acuerdo al Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Municipio de Tulum, Quintana Roo Revisa que las solicitudes no excedan el Presupuesto de Egresos Valida con su firma las solicitudes de los documentos Termina el procedimiento HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 42 de 44

43 Diagrama de Flujo: Jefe/a del Departamento de Administración de Presupuesto Inicio Revisa que la información de las solicitudes de compra, pago de nómina a empleados, pago a proveedores o contratistas, transferencias de aumentos o disminuciones presupuestales se encuentren de acuerdo al Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Municipio de Tulum, Quintana Roo Revisa que las solicitudes no excedan el Presupuesto de Egresos Valida con su firma las solicitudes de los documentos Fin HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 43 de 44

44 Apartado de Firmas Revisó Autorizó HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 44 de 44