PROCEDIMIENTO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ VERSIÓN NÚMERO:8 FECHA DE APROBACIÓN:05/10/16 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

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1 VERSIÓN NÚMERO:8 FECHA DE APROBACIÓN:05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 1 DE 12 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE RECURSOS

2 VERSIÓN NÚMERO:8 FECHA DE APROBACIÓN:05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 2 DE Objetivo: Documentar la gestión de los recursos financieros del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV); desde las solicitudes y pago o radicación de recursos, hasta la elaboración y emisión de los informes presupuestales y los estados financieros. 2. Responsable: Dirección Administrativa. Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto. Jefe del Departamento de Control Presupuestal. Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Jefe del Departamento de Contabilidad. 3. Alcance: Los centros de trabajo del COBAEV de oficinas centrales, coordinaciones de zona y planteles. 4. Normas de Operación: 4.1 El procedimiento de gestión de recursos es general y toda gestión inicia con una necesidad debidamente justificada. 4.2 Los centros de trabajo gestionarán sus recursos financieros de acuerdo a los lineamientos y horarios establecidos por los responsables de este procedimiento. 4.3 Para este procedimiento, centro de trabajo se refiere a: planteles, coordinaciones de zona y en oficinas centrales, únicamente, las direcciones de área. 4.4 Es obligatorio que se utilicen los formatos (contenido) incluidos en este procedimiento. 4.5 Los formatos no deben llevar las leyendas del encabezado y píe de página incluidos en este procedimiento. 4.6 Los formatos deben llevar las leyendas y logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional del COBAEV.

3 VERSIÓN NÚMERO:8 FECHA DE APROBACIÓN:05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 3 DE Descripción de Actividades: No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia. Elabora las solicitudes/orden de pago para la 1 ministración del recurso tanto federal como estatal, Jefe del Departamento de Control llevando un registro de lo radicado y por radicar para Presupuestal cada susidio. 2 Turna a la solicitud a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto para su revisión. 3 Revisa la solicitud y da su Vo.Bo. Dirección de Planeación, Envía la solicitud revisada al Departamento de Control 4 Programación y Presupuesto Presupuestal. 5 Jefe del Departamento de Control Recibe la solicitud y la turna a la Dirección de Presupuestal Administración. Gestiona ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, la 6 radicación de los recursos con base en las ministraciones efectuadas por la Federación. Recibe el recurso de la Federación y el Estado e informa Director Administrativo 7 a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto. Recauda ingresos por los servicios escolares que presta 8 y por los donativos que recibe, e informa a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto. Envía a la Dirección de Planeación, Programación y 9 Presupuesto, la solicitud de recursos a través del Titular del Centro de Trabajo formato: Afectación presupuestal/ orden de pago con base en el presupuesto anual que le fue asignado. 9.1 Cuando se requiere una compra o contratación de servicios, ver procedimiento operativo: Compras. 10 Recibe la solicitud de recursos (afectación Director de Planeación, presupuestal/orden de pago) Programación y Presupuesto Revisa la solicitud de recursos, y da su Vo.Bo. 11 Turna la solicitud de recursos al Departamento de Control Presupuestal.

4 VERSIÓN NÚMERO:8 FECHA DE APROBACIÓN:05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 4 DE 12 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 12 Recibe la solicitud de recursos (afectación presupuestal/orden de pago). 13 Jefe del Departamento de Control Verifica la disponibilidad presupuestal. Presupuestal Se requiere una transferencia? 13.1 Sí. Continua con la actividad No. Continua con la actividad 16 Solicita al Departamento de Control Presupuestal 14 Titular del Centro de Trabajo ampliaciones y/o transferencias a través del Formato único de transferencia. 15 Analiza y autoriza las ampliaciones y transferencias. Jefe del Departamento de Control 16 Autoriza la disponibilidad presupuestal. Presupuestal Envía la documentación al Departamento de Recursos 17 Financieros. 18 Recibe y revisa las afectaciones presupuestales/orden de pago y el soporte documental. Captura la afectación presupuestal/orden de pago en el 19 Sistema Único de Administración Financiera de los Jefe del Departamento de Recursos Organismos Públicos (SUAFOP). Financieros Emite y firma la solicitud-comprobación de recursos 20 (SUAFOP). 21 Envía la solicitud con la documentación a la Dirección Administrativa. 22 Recibe y revisa la solicitud de recursos con la documentación soporte. Director Administrativo Autoriza el pago de la solicitud de recursos y turna la 23 documentación al Departamento de Recursos Financieros. Recibe la documentación y turna la solicitud autorizada a Jefe del Departamento de Recursos Financieros Jefe del Departamento de Contabilidad caja para proceder al pago o radicación de recursos. Envía al Departamento de Contabilidad las solicitudescomprobación de recursos (SUAFOP) con su documentación soporte. Valida las solicitudes-comprobación de recursos (SUAFOP) con su documentación soporte.

5 VERSIÓN NÚMERO:8 FECHA DE APROBACIÓN:05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 5 DE 12 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Jefe del Departamento de Contabilidad Jefe del Departamento de Control Presupuestal Director General Jefe del Departamento de Control Presupuestal Jefe del Departamento de Contabilidad Emite los estados financieros y demás información financiera, de acuerdo a la normatividad vigente. Envía a Dirección Administrativa y a Dirección General los estados financieros para su revisión y firma. Elabora los informes presupuestales de acuerdo a la normatividad vigente. Envía a Dirección General los informes presupuestales para su revisión y firma. Revisa y firma los estados financieros y los informes presupuestales. Envía al Departamento de Contabilidad los estados financieros firmados. Envía al Departamento de Control Presupuestal los informes presupuestales firmados. Recibe y envía los informes presupuestales al Departamento de Control Presupuestal. Recibe y envía los estados financieros y los informes presupuestales a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Termina 6. Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. DENOMINACIÓN 1 Afectación presupuestal/orden de pago 2 Formato único de transferencia 3 Solicitud de fondos a comprobar (Oficinas centrales) 4 Solicitud de fondos a comprobar (Planteles/Coordinación) 5 Registro único de comisiones al personal 6 Recibo de solicitud de gastos sujetos a comprobar 7 Recibo de egresos

6 FECHA DE APROBACIÓN: 05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 6 DE 12 DIRECCION ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS AFECTACION PRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO Hoja de COBAEV NOMBRE DEL ÁREA O PLANTEL FECHA DE ELABORACIÓN DIA MES AÑO FOLIO PRESUPUESTAL FOLIO DE PAGO NÚMERO DE HOJA CONCEPTO TIPO DE MOVIMIENTO SUJETO A COMPROBAR (SC) REPOSICION DE FONDO ROTATORIO (PD) PASIVOS COMPROBACION (CS) OTROS (PD) NO. DE FACTURA NOMBRE DEL PROVEEDOR O BENEFICIARIO RFC CENTRO DE TRABAJO PRO GRAMA SUB PROGRAMA PROYECTO PARTIDA FTE. DE FINANCIA MIENTO TIPO DE GASTO IMPORTE SOLICITADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL IMPORTE AUTORIZADO OBSERVACIONES: SUMA DEVOLUCIÓN RET 10% ISR NETO A PAGAR TITULAR DEL ÁREA O PLANTEL RESPONSABLE DEL TRAMITE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Vo.Bo.

7 FECHA DE APROBACIÓN: 05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 7 DE 12 CENTRO DE TRABAJO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto Formato Único de Transferencia CLAVE DE C.T. NOMBRE DEL CENTRO DE TRABAJO FECHA PRESUPUESTO A DAR DE BAJA PRESUPUESTO A DAR DE ALTA JUSTIFICACIÓN DE FUNCIO SUB IMPORTE U.P. C.T. PROG. PROY. PARTIDA T.F. T.G. U.P. C.T. FUNCION PROG. SUBP. PROY. PARTIDA T.F. T.G. LA TRANSFERENCIA N P. U.P. UNIDAD PRESUPUESTAL PARA EL COBAEV (104D02) PROY. ES EL CORRESPONDIENTE A LOS 50 PROYECTOS DE PIDE EN CONSIDERACION AL POA. C.T. CENTRO DE TRABAJO PARTIDA PARTIDA PARA AFECTAR FUNC. FUNCION (252) EDUCACION MEDIA SUPERIOR F.F FUENTE DE FINANCIAMIENTO ESTATAL Y FEDERAL PROG. PROGRAMA GENERAL DEL COBAEV (E1: Prestación de Servicios Públicos) T.G. TIPO DE GASTO: 1 (PARA CAPITULO 1000,2000,3000,4000 ) Y 2 (PARA CAPITULO 5000) PROG. PROGRAMAS DE USO EXCLUSIVO DEL DEPTO DE RECURSOS HUMANOS (J1 Pensiones y Jubilaciones y T1 Apotaciones a la Seguridad Social) FOLIO. USO EXCLUSIVO DEL DEPTO. DE CONTROL PRESUPUESTAL. FOLIO SUBP. SUBPROGRAMA CORRESPONDE AL PROGRAMA DE CADA CENTRO DE TRABAJO NOTA 1: EL FORMATO DEBERA VENIR ANEXO A OFICIO, NO SE RECIBEN FORMATOS SIN OFICIO. NOTA 2: LA UNIDAD PRESUPUESTAL, LA FUNCION Y EL PROGRAMA SIEMPRE SERÁN LOS QUE ESTAN INDICADOS EN EL FORMATO. NOTA 3: LA JUSTIFICACION DEBERÁ SER DEBIDAMENTE FUNDAMENTADA Y CONGRUENTE CON EL PROYECTO QUE CORRESPONDA, DE LO CONTRARIO NO SERA AUTORIZADA LA TRANSFERENCIA.

8 FECHA DE APROBACIÓN :05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 8 DE 12 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS Y PASAJES OFICINAS CENTRALES SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR NOMBRE DEL COMISIONADO: R.F.C. Anexo 5 CATEGORÍA: CENTRO DE TRABAJO PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO TIPO DE GASTO NOMBRE DEL ÁREA O PLANTEL / N DE PERSONAL: FOLIO PRESUPUESTAL FOLIO DE PAGO FECHA DE ELABORACIÓN OBJETIVO DE LA COMISIÓN: LUGAR DE LA COMISIÓN: NIVEL ZONA MEDIO DE TRANSPORTE: AVIÓN AUTOBÚS AUTOMÓVIL FECHA DE HORA DE DÍAS DE FECHA DE SALIDA: SALIDA: COMISIÓN: VENCIMIENTO: N PARTIDA TARIFA IMPORTE SOLICITADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL IMPORTE DIARIA FEDERAL ESTATAL FEDERAL ESTATAL AUTORIZADO HOSPEDAJE ALIMENTACIÓN TAXIS PASAJE PEAJE SERVICIO TELEFÓNICO CONVENCIONAL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES TOTAL AUTORIZACIÓN DE LA COMISIÓN AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL AUTORIZACIÓN DE PAGO Vo.Bo. Nombre y firma del Jefe Inmediato Superior Jefa del Departamento de Control Presupuestal. Jefe del Departamento de Recursos Financieros Director Administrativo El que solicita acepta y autoriza a esta Dependencia a promover lo procedente en contra del suscrito (a) para la recuperación de estos recursos, comprometiéndome a comprobar en un lapso no mayor a tres días hábiles a partir de la conclusión de la comisión. Así mismo doy fe que reconozco el Artículo 308 del Código Financieros para el Estado de Veracruz- Llave. NOMBRE Y FIRMA DEL COMISIONADO

9 FECHA DE APROBACIÓN :05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 9 DE 12 NOMBRE DEL COMISIONADO: CATEGORÍA: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ Organismo Público Descentralizado MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS Y PASAJES PLANTELES / COORDINACIÓN SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR R.F.C. N DE PERSONAL: anexo 5 CENTRO DE TRABAJO PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO / TIPO DE GASTO NOMBRE DEL ÁREA O PLANTEL FOLIO PRESUPUESTAL FOLIO DE PAGO FECHA DE ELABORACIÓN OBJETIVO DE LA COMISIÓN: NIVEL ZONA LUGAR DE LA COMISIÓN MEDIO DE TRANSPORTE: AVIÓN AUTOBÚS AUTOMÓVIL FECHA DE HORA DE DÍAS DE FECHA DE SALIDA: SALIDA: COMISIÓN: VENCIMIENTO: TARIFA IMPORTE SOLICITADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL IMPORTE N PARTIDA DIARIA FEDERAL ESTATAL FEDERAL ESTATAL AUTORIZADO HOSPEDAJE ALIMENTACIÓN $ $ TAXIS PASAJE PEAJE SERV. TELEFÓNICO CONV. COMBUSTIBLE Y LUBRICANT. TOTAL $ $ $ $ $ $ AUTORIZACIÓN DE LA COMISIÓN AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL AUTORIZACIÓN DE PAGO NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DEL AREA NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE NOMBRE Y FIRMA del Director del Plantel o (Jefe Administrativo) Coordinador de Zona (según sea el caso) El que solicita acepta y autoriza a esta Dependencia a promover lo procedente en contra del suscrito (a) para la recuperación de estos recursos, comprometiéndome a comprobar en un lapso no mayor a tres días hábiles a partir de la conclusión de la comisión. Asímismo doy fé que reconozco el Artículo 308 del Código Financieros para el Estado de Veracruz-Llave. Nombre y firma del comisionado

10 FECHA DE APROBACIÓN :05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 10 DE 12 CENTRO DE TRABAJO PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS Y PASAJES REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL FOLIO PRESUPUESTAL Anexo 7 FUENTE DE FINANCIAMIENTO TIPO DE GASTO NOMBRE DEL ÁREA O PLANTEL / FOLIO DE PAGO FECHA DE ELABORACIÓN COMPROBACION DE VIÁTICOS DATOS DEL SERVIDOR PÚBLICO COMISIONADO: NOMBRE: CATEGORÍA: ADSCRIPCIÓN: FECHA DE REGRESO: HORA DE REGRESO: DATOS DE LA COMISIÓN: OBJETIVO DE LA COMISIÓN: R.F.C. N DE PERSONAL: NIVEL ZONA PRINCIPALES ACTIVIDADES DESARROLLADAS: DATOS SOBRE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE: IMPORTE NO. PARTIDA AUTORIZADO COMPROBADO DIFERENCIA FEDERAL ESTATAL FEDERAL ESTATAL FEDERAL ESTATAL HOSPEDAJE ALIMENTACIÓN TAXIS PASAJES PEAJE SERVICIO TELEFÓNICO COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES TOTAL AUTORIZACIÓN DE LA COMISIÓN REVISADO CERTIFICACIÓN DE LA COMISIÓN TITULAR DEL ÁREA NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE ADMINISTRATIVO/ANALISTA (Lugar donde se realiza la comisión) NOMBRE Y FIRMA DEL COMISIONADO

11 FECHA DE APROBACIÓN :05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 11 DE 12 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PUBLICO DESCENTRALIZADO RECIBO DE SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR FECHA DÍA MES AÑO BENEFICIARIO APELLIDOS PATERNO MATERNO NOMBRE (s) R.F.C. DEPENDENCIA O PLANTEL : RECIBÍ DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ LA CANTIDAD DE : $ con número con letra Por concepto de : Nombre y Firma de Responsable Administrativo Nombre y Firma del titular del Área

12 FECHA DE APROBACIÓN :05/10/16 GESTIÓN DE RECURSOS PÁGINA: 12 DE 12 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO RECIBO DE EGRESOS FECHA DÍA MES AÑO APELLIDOS BENEFICIARIO PATERNO MATERNO NOMBRE (s) R.F.C. DEPENDENCIA O PLANTEL : RECIBÍ DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ, LA CANTIDAD DE: $ Con número Por concepto de : Con letra Nombre y firma de recibido Nombre y firma de quien autoriza