MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE SU ELABORACION: COORDINACIÓN MUNICIPAL ACAPONETA FECHA DE ELABORACION: 12 ENERO 2015 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 0

2 CONTENIDO Página I. INTRODUCCIÓN II. OBJETIVO DEL MANUAL III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 1. Elaboración de Órdenes de Compra a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. d) Diagramas de flujo 2. Elaboración de Ordenes de Servicios a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. d) Diagramas de flujo 3. Elaboración de Oficios de Comisión a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. d) Diagramas de flujo 4. Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. d) Diagramas de flujo 5. Elaboración de Oficios de Pago de Pasajes a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. d) Diagramas de flujo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1

3 6. Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos para Unidades Aplicativas a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. d) Diagramas de flujo IV. ANEXOS 36 V. GLOSARIO DE TÉRMINOS CRÉDITOS DE APROBACIÓN 38 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2

4 I. INTRODUCCIÓN El presente manual proporcionará al Área de Recursos Financieros de la Oficina de la Coordinación Municipal de Acaponeta, información clara y sencilla, de los procedimientos a desarrollar para cumplir de manera eficaz con las funciones encomendadas por la Responsable del Departamento de Recursos Financieros. Inicia con Identificación, el Contenido, la Introducción, el Objetivo del Manual, Presentación de los Procedimientos, Desarrollo de los Procedimientos, Objetivo del Procedimiento, Normas de Operación, Descripción del Procedimiento, Diagrama de Flujo del Procedimiento, Anexos de los Formatos y Glosario de Términos. En su desarrollo, cada procedimiento, contempla su objetivo específico, las normas de operación, la descripción secuencial de las actividades por cada procedimiento y el diagrama de flujo que muestra la imagen de la ruta a seguir para cada una de las actividades. La elaboración e integración del presente manual se logró con la participación directa de cada una de las áreas, al desarrollar sus propios procedimientos, observando la metodología y lineamientos emitidos por la Contraloría General del Estado. Su observancia estricta será a partir de la fecha de autorización por la Junta de Gobierno, y su actualización será responsabilidad del área donde se desarrolle el procedimiento con la validación de la Dirección de Planeación. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3

5 II. OBJETIVO DEL MANUAL Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividades propias de la estructura orgánica del Área de Recursos Financieros de la Coordinación Municipal Acaponeta; a fin de cumplir de la mejor manera con las responsabilidades asignadas y a su vez optimizar los recursos disponibles. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3

6 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4

7 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5

8 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Órdenes de Compra OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mostrar de manera sistemática el procedimiento para elaborar orden de compra donde se detalle el material o mercancía que se requiere para que el proveedor la surta, aparte sirve como soporte para la factura. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

9 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Área de Elaboración de Órdenes de Compra NORMAS DE OPERACION Cuando se trate de adquisiciones se anexara el formato de pedido (vale de Compra) el cual deberá tener fecha anterior a la factura, se firmara la factura de recibido y se dará un contrarecibo por el monto total de la factura. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7

10 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Órdenes de compra RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD FORMATO O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Se entrega vale de compra al proveedor, para surtir el material. VALE DE COMPRA 2 Anota el área que solicita la compra. CONTRA- RECIBO 3 4 Anota el nombre del proveedor. Anota la descripción clara y precisa de cada uno de los artículos, deberá coincidir con lo descrito en la factura. ORDEN DE COMPRA ANEXO A 5 Se entrega contrarrecibo cuando el proveedor emite la factura, para trámite de pago correspondiente. 6 Anota nombre del proveedor, numero de facturas y precio total de cada una de ellas. 7 Por último firmar de recibido el contrarecibo. 8 Una vez teniendo la factura y los costos, I.V.A. de los productos adquiridos se realiza orden de compra. TERMINA PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

11 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Ordenes de Servicio DEPARTAMENTO: Área de Recursos AREA: Administración Financieros Área de Recursos Financieros INICIO 1 Vale de compra Vale de compra Vale de compra Vale de compra contrarecibo Se entrega vale de compra al proveedor, para surtir material. Anota el área que solicita la compra. Anota el nombre del proveedor. Anota la descripción clara y precisa de cada uno de los articulos Se entrega contrarecibo cuando el proveedor emite la factura contrarecibo Anota nombre del proveedor, numero de facturas y precio total de cada una de ellas. 7 contrarecibo Por último firmar de recibido el contrarecibo. 8 Orden de compra Una vez teniendo la factura y los costos, I.V.A. de los productos adquiridos se realiza orde de compra TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9

12 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ORDENES DE SERVICIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10

13 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Ordenes de Servicio OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mostrar de manera sistemática la forma de elaborar orden de servicio para darle a saber al proveedor el mal del bien que va a reparar, aparte sirve de soporte para la factura. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11

14 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Ordenes de Servicio NORMAS DE OPERACION Cuando se trate de reparaciones se anexara el formato (Orden de Servicio) el cual deberá tener fecha anterior a la factura. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12

15 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Ordenes de Servicio RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD FORMATO O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 Anota el nombre del departamento que solicita el servicio. ORDEN DE SERVICIO. ANEXO B 2 Anota la fecha, debe ser días anterior a la de la factura. 3 Anota nombre y firma de la persona que autorizo el servicio. 4 Anota el nombre de la persona que solicito el servicio. 5 Anota el nombre del equipo, la marca, el No. de serie y del inventario. 6 Anota la descripción clara y precisa del servicio solicitado, la descripción deberá coincidir con lo descrito en la factura. 7 Anota nombre y firma de la persona que realizo el servicio. 8 Por último, nuevamente nombre y firma de la persona que solicito el servicio. TERMINA PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13

16 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Ordenes de Servicio DEPARTAMENTO: Área de Recursos AREA: Administración Financieros Área de Recursos Financieros INICIO 1 Orden de servicio Anota el nombre del departamento que solicita el servicio. 2 Anota la fecha, debe ser dos días anterior a la de la factura. Orden de servicio 3 Anota nombre y firma de la persona que autorizo el servicio. Anota el nombre de la persona que solicito el servicio. 4 Orden de servicio Orden de servicio 5 Anota el nombre del equipo, la marca y el No. De serie. Orden de servicio 6 Anota la descripción clara y precisa del servicio solicitado, la descripción deberá coincidir con lo descrito en la factura. Orden de servicio 7 Anota nombre y firma de la persona que realizo el servicio. Orden de servicio 8 Orden de servicio Por último, nuevamente nombre y firma de la persona que solicito el servicio TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14

17 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE OFICIOS DE COMISIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15

18 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Comisión OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mostrar en forma gráfica el procedimiento para elaborar el oficio de comisión a trabajadores de la Oficina Jurisdiccional, cuando así lo requiera el trabajo que desempeña para justificar la salida, ya sea dentro de la comunidad o fuera de la ciudad. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16

19 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Comisión NORMAS DE OPERACION Para trabajadores adscritos a la Jurisdicción, no deberán de salir de su puesto de trabajo sin el oficio de comisión el cual avala su ausencia. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17

20 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Comisión RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD FORMATO O DOCUMENTO Área de Recursos Financieros 1 2 Anota el número progresivo de oficio. Anota lugar y fecha en que se elabora el oficio de comisión. OFICIO DE COMISIÓN. ANEXO C 3 Anota el nombre completo del solicitante. 4 Anota el puesto o cargo que desempeña. 5 Anota el nombre de la comunidad a donde se traslada. 6 Anota la fecha de días que estará fuera. 7 Descripción de la actividad a desempeñar. 8 9 El gasto que necesita. Se le pagara dependiendo el lugar de la comisión. Finalmente las firmas de las autoridades que lo autorizan. TERMINA PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

21 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Comisión AREA: Administración DEPARTAMENTO: Recursos Financieros Área de Recursos Financieros INICIO 1 Anota el número de oficio progresivo. Oficio de Comisión 2 Anota lugar y fecha en que se elabora el oficio de comisión. Oficio de Comisión 3 Anota el nombre completo del solicitante. Oficio de Comisión 4 Anota el puesto o cargo que desempeña. Oficio de Comisión 5 Anota el nombre de la localidad a donde se traslada. Oficio de Comisión 6 Anota el número de días que estará fuera. Oficio de Comisión 7 Descripción de la actividad a desempeñar. Oficio de Comisión 8 El gasto que necesita. Oficio de Comisión 9 Por último la firma de quienes lo autorizan. Oficio de Comisión TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 19

22 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO "ELABORACIÓN DE OFICIOS DE PAGO DE VIÁTICOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20

23 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Muestra sucesivamente los pasos a seguir en la elaboración de oficios de comisión para el pago de viáticos o gastos de camino de los trabajadores. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21

24 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos NORMAS DE OPERACION La comprobación de gastos de camino y viáticos se presentara de la manera siguiente: 1. Gasto de camino (comisiones por un periodo menor de veinticuatro horas) 2. Viáticos (comisiones por un periodo mayor de veinticuatro horas) o distancias mayores de 50 km. De la localidad en que se encuentre ubicado su centro de trabajo. 3. Formato único de comisión debidamente requisitado. 4. Original del oficio en el cual se autoriza el gasto de camino o viático según corresponda. 5. Formato del informe de actividades durante la comisión (sin excepción). 6. Tendrá derecho a viático el personal que por necesidades del servicio tenga que pernoctar en el lugar de la comisión. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 22

25 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD FORMATO O DOCUMENTO Prestador de Servicio Social Anota la fecha de la comisión, en caso de dos a más anotar la fecha mas reciente. Anota el lugar o lugares donde fue comisionado. Anota el periodo de días que fue comisionado. Anota si la comisión fue nacional o internacional. Anota motivos de la comisión. Anota los lugares y periodos de la comisión, la tarifa, la cuota diaria, los días y el importe o total de la comisión. Por ultimo nombre y firma de las personas que lo reviso, lo formulo, lo valido, el beneficiario y de quien lo autorizo. OFICIO DE PAGO DE VIATICOS. ANEXO D TERMINA PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 23

26 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración de Oficios de Pago de Viáticos Área de Recursos Financieros INICIO 1 Oficio de Pago Oficio de pago Anota la fecha de la comisión, en caso de dos a más anotar la fecha mas reciente. 2 1 Anota el lugar o lugares donde fue comisionado. Anota el periodo de días que fue comisionado. 3 Oficio de pago Anota si la comisión fue nacional o internacional. 5 4 Oficio de pago Oficio de pago Anota motivo de la comisión. 6 1 Anota los lugares y periodos de la comisión, la tarifa, la cuota diaria, los días y el importe o total de la comisión. Oficio de pago 7 Por ultimo nombre y firma de las personas que lo reviso, lo formulo, lo valido, el beneficiario y de quien lo autorizo. Oficio de Pago TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 24

27 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE OFICIOS DE PAGO DE PASAJES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 25

28 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL REPORTE MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS PARA UNIDADES APLICATIVAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 26

29 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos para Unidades Aplicativas OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Diagramar sistemáticamente el proceso para Informar mensualmente, a la jurisdicción correspondiente sobre los ingresos y gastos por concepto de cuotas de recuperación, así como de la utilización y existencia de Formas oficiales de cobro y exención. Controlando así el cobro de cuotas de recuperación de cada una de las unidades aplicativas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 27

30 AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos para Unidades Aplicativas NORMAS DE OPERACIÓN Los informes mensuales que se elaboran por la captación, deberán estar correctamente requisitados. Con la papelería que genere la elaboración de los reportes mensuales deberán integrar dos cuadernillos, uno con los informes originales y otro con las copias de los mismos, contenido: 1. Formato movimiento de boletos. 2. Formato concentrado de formas oficiales utilizados R.U.I. 3. Concentrado mensual de la jurisdicción, hospitales integrales. 4. Reportar mensual de ingresos y gastos de la oficina jurisdiccional, hospitales integrales. 5. Reporte mensual de ingresos y gastos para unidades aplicativas. 6. Reporte mensual de ingresos y gastos para unidades hospitalarias y jurisdicción. 7. Concentrado del gasto por programa, subprograma y partida. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 28

31 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos para Unidades Aplicativas RESPONSABLE Área de Recursos Financieros ACT. NUM. 1 2 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Anota dentro del encabezado el nombre de la unidad auxiliar de salud, el nombre de la jurisdicción, la clave de la unidad y el periodo que corresponde al reporte. Dentro del cuerpo se anota saldo inicial, los ingresos, otros, total disponible, los egresos, los depósitos, gastos por partida y el saldo final. FORMATO O DOCUMENTO REPORTE MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS PARA UNIDADES APLICATIVAS. ANEXO F 3 Anota las observaciones de la unidad. 4 En el pie se anotan nombre y firma de las autoridades responsables. 5 Al reverso de la hoja se anota el numero de clave del servicio, el tipo de servicio, cantidad de servicios, importe por recibos únicos de ingresos (R.U.I.), y se asienta total de servicios e importe. 6 Anota R. U. I. utilizados. 7 Anota R. U. I. existentes. TERMINA PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 29

32 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos para Unidades Aplicativas Área de Recursos Financieros INICIO 1 Reporte Anota dentro del encabezado el nombre de la unidad auxiliar de salud, el nombre de la jurisdicción, la clave de la unidad y el periodo que corresponde al reporte. 2 Dentro del cuerpo se anota saldo inicial, los ingresos, otros, total disponible, los egresos, los depósitos, gastos por partida y el saldo final. Reporte 3 Reporte Anota las observaciones de la unidad. 4 En el pie se anotan nombre y firma de las autoridades responsables. Reporte 5 Al reverso de la hoja se anota el número de clave del servicio, el tipo de servicio, cantidad de servicios, importe por recibos únicos de ingresos (R.U.I.), y se asienta total de servicios e importe. Reporte A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 30

33 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE AREA RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Área de Recursos Financieros PROCEDIMIENTO: Elaboración del Reporte Mensual de Ingresos y Gastos para Unidades Aplicativas Área de Recursos Financieros A 6 Anota R. U. I. utilizados. Reporte 7 Anota R. U. I. existentes. Reporte TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 31

34 GLOSARIO DE TÉRMINOS I.V.A.- Impuesto al Valor Agregado. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 32

35 En cumplimiento al Art. 24 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit, se elaboró el presente Manual de Procedimientos del Área de Recursos Financieros de la Coordinación Municipal Acaponeta, para su debida observancia y se aprobó el 12 de Enero de CRÉDITOS El presente Manual de Procedimientos fue elaborado por: LMI. JUAN ERNESTO ZEPEDA PARRA Área de Recursos Financieros Validado por: C.D. MARISOL RUBIO VALDIVIA Administradora de la Coordinación Acaponeta C.D. CARLOS RENATO GALLARDO LIZOLA Jefe de la Coordinación Municipal de Acaponeta Analistas integrantes: L.A. BALBINA LARA CALDERA Enc. del Departamento de Desarrollo Organizacional e Infraestructura L.C. MARÍA DEL ROSARIO RAMÍREZ AGUAYO Coordinadora General de Manuales de Organización, Procedimientos y Documentos Administrativos. Dirigido por: DR. MARCO ANTONIO DOMÍNGUEZ HERNÁNDEZ Director de Planeación Autorizado por: DR. JESUSPAVEL PLATA JARERO Director General MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 33

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