TESORERIA. - Se debe contar con la respectiva póliza de manejo que permita cubrir el riesgo para los recursos en custodia. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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1 PÁGINA 1 DE 5 1. OBJETIVO Establecer de manera sistematizada y organizada la incorporación de ingresos tanto por recaudos de cuota de fomento como de otros ingresos al sistema presupuestal y contable del Fondo Nacional del Arroz al igual que procesar los egresos que respaldan los gastos en los que incurre el Fondo para cumplir satisfactoriamente con los programas y proyectos establecidos por las disposiciones legales y contractuales. 2. DIRIGIDO A Coordinación FNA, División Tesorería, Subgerencia Financiera, Contador FNA, Cartera FNA, Subgerencia Técnica, Investigaciones Económicas, Auditoría FNA, Seccionales.. RESPONSABLES Coordinación Fondo Nacional del Arroz y la División de Tesorería 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Coordinador del Fondo Nacional del Arroz con autorización del Gerente General de Fedearroz como Administrador del Fondo Nacional del Arroz. 5. DEFINICIONES 5.1 NORMAS Y DISPOSICIONES GENERALES: Las normas y disposiciones establecidas en la Ley 67 de 198, su Decreto Reglamentario 1000 de 1984, el Contrato No. 198 de con sus respectivas prórrogas, el Decreto No de 1.996, y la Resolución No de DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES - Se debe contar con la respectiva póliza de manejo que permita cubrir el riesgo para los recursos en custodia. Firma ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre Myriam Maldonado William Castro Rafael Hernández Lozano Cargo Coordinador FNA Director de la División de Tesorería Gerente General Fecha Dic de 2010 Dic de 2010 Dic de 2010

2 PÁGINA 2 DE 5 - Se deben consignar en las cuentas del Fondo Nacional del Arroz todos los ingresos que por diferentes conceptos sean recaudados por la División de Tesorería y que correspondan al FNA, esta operación debe ser realizada el mismo día o a más tardar el día hábil siguiente a la recepción de dichos ingresos. - Se deben elaborar por parte del profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz comprobantes de ingreso a través del módulo de Tesorería, adjuntando copia del documento soporte que originó el ingreso. - Se debe elaborar por parte de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz un flujo de caja que cumpla con las necesidades de información financiera del Fondo, a través del documento: FR-016-CF-PR-0069 Flujo de Caja, el cual deberá permanecer debidamente actualizado. - Se debe realizar inversiones financieras (disminuir, ampliar, renovar, liquidar y crear) teniendo en cuenta las necesidades del disponible resultante de la administración del flujo mensual de caja y dejar el soporte en el formato FR-0164-CF-PR-0069 Autorización para la creación y modificación a las inversiones financieras del FNA - Se debe informar por parte del Director de la División de Tesorería al Coordinador del Fondo Nacional del Arroz, los saldos diarios de Bancos. - Se debe verificar por parte del Director de la División de Tesorería el movimiento diario de los documentos originados en la fecha respectiva, y firmar en ellos en señal de conformidad con las operaciones realizadas en: Comprobantes de Ingreso (Mensual) Consignaciones en Bancos (Mensual) Comprobantes de Egreso (en la oficina principal: semanal) Notas débito y crédito por traslados entre cuentas, por gastos bancarios, por reclasificaciones, etc. (Mensual) - Se debe tener bajo custodia, por parte del Director de la División de Tesorería, todo documento, título valor, chequeras, etc., relacionado con el Fondo Nacional del Arroz. En las Seccionales las chequeras deben estar bajo custodia del Director Ejecutivo. Esta operación se hace a través de cajas fuertes, cuyas claves estarán a cargo de los funcionarios anteriormente señalados. Cada vez que se presente cambio, traslado o retiro del responsable de cada clave de las Cajas Fuertes, se debe proceder al cambio de éstas de manera inmediata, acción ésta ordenada por la Subgerencia Financiera, y para lo cual se elaborará un Acta en la que se señalen los nuevos números y combinaciones, debidamente firmada por el funcionario responsable de este manejo. Estas Actas deberán reposar en sobre sellado, lacrado y etiquetado con el nombre de la Seccional que dice contener claves y el responsable de su manejo, en la División de Tesorería en la Oficina Principal. - Se debe firmar por el funcionario que elabora todo comprobante o documento que se relacione con ingresos o pagos del Fondo Nacional del Arroz como responsable de las operaciones realizadas.

3 PÁGINA DE 5 - Se debe revisar inmediatamente a su recibo, por parte del Director de la División de Tesorería en la Oficina Principal y por el Director Ejecutivo en la Seccional respectiva, toda chequera que se solicite a los Bancos para gastos, verificando la cantidad de cheques que contiene y estampando en cada uno de ellos el sello de cruce restrictivo PARA CONSIGNAR UNICAMENTE EN LA CUENTA DEL PRIMER BENEFICIARIO. Así mismo se deberá incorporar al módulo de Tesorería la numeración de los cheques correspondientes para lo cual se informará al Profesional Contable y Presupuestal ésta numeración. Cuando sea necesario girar un cheque sin cruce, previo al momento de la elaboración se deberá contar con la solicitud escrita y sustentada del beneficiario y se procederá a levantar el sello de cruce restrictivo, escribiendo en el dorso del cheque la leyenda LEVANTAMOS SELLO DE CRUCE RESTRICTIVO PAGUESE POR VENTANILLA. - Se debe girar para el pago de una obligación del Fondo Nacional del Arroz, sin excepción alguna a nombre del tercero respectivo beneficiario que aparece en el comprobante de Egreso y demás documentos soportes correspondientes, indicando su nombre completo y seguido del número de identificación, bien sea cédula de ciudadanía, RUT o NIT otorgado por la DIAN - Se debe hacer entrega del cheque con el cual se cancela una obligación del Fondo Nacional del Arroz, únicamente a su beneficiario previa identificación legal del mismo, y una vez haya firmado el recibido a satisfacción de dicho pago en el comprobante de Egreso respectivo. Cuando la persona que recibe el cheque no es la beneficiaria directa del pago, deberá exigírsele la correspondiente autorización escrita del titular en la cual se indique de manera clara y precisa el concepto del pago, su valor y el nombre e identificación del autorizado. Si el beneficiario del cheque es una persona jurídica, el autorizado deberá ubicar al lado de su firma en el recibí del comprobante de Egreso el sello de la Entidad beneficiaria. Tanto beneficiario como autorizado para todos los casos finalmente deberán colocar su huella al lado de sus firmas en el recibí del Comprobante de Egreso. - Se debe contar para los siguientes movimientos de tesorería (aperturas de cuentas corrientes, ahorros, fiducias, constitución de inversiones etc.) con autorización escrita previa de la Gerencia General de Fedearroz o quien designe, para lo cual la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz deberá solicitar dicha gestión. Para el traslado de Fondos entre cuentas de la Cuota de Fomento Arrocero, de la Oficina Principal o con las existentes en las diversas Seccionales en el país para atender flujos de caja el Jefe de la División de Tesorería podrá efectuar dichos traslados previo el visto bueno de la Subgerencia Financiera y a solicitud del área respectiva con VoBo. de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz - La cancelación de toda obligación debe hacerse con la existencia de un Comprobante de Egreso expedidos por la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz. 6.2 FRECUENCIA La aplicación y ejecución de este proceso se efectúa permanentemente.

4 PÁGINA 4 DE 5 6. ANEXOS 6..1 AX-007-CF-PR-0069: Diagrama de Flujo de Tesorería FR-016-CF-PR-0069: Flujo de Caja. 6.. FR-0164-CF-PR-0069: Autorización para la Creación y Modificación a las Inversiones Financieras del FNA. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Recibir de la División de Cartera los formularios con los respectivos soportes que envían los recaudadores y de las seccionales los documentos con la consignación de los ingresos por otros conceptos. Esta labor la realiza el Profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz 7.2 Incorporar mediante comprobante de ingreso a caja, los recaudos obtenidos por Cuota de Fomento Arrocero, a través del módulo de Tesorería operado por el Profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo. Así mismo se incorporan los ingresos resultantes de operaciones financieras diferentes a los Recaudos señalados. 7. Presentar los comprobantes de ingreso y sus respectivos soportes al Director de la División de Tesorería para su revisión y posterior firma. Esta labor la realiza el Profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz. 7.4 Verificar por parte del Director de la División de Tesorería la existencia de los dineros en las respectivas cuentas bancarias, según los comprobantes de ingreso, es decir, administrar el flujo de efectivo, hacer traslados entre cuentas para atender necesidades financieras, y establecer mecanismos que permitan la seguridad y custodia del disponible, títulos valores y demás documentos que soporten las operaciones financieras. Además deberá consultar a la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz, sobre las necesidades mensuales de efectivo y las modificaciones a las inversiones financieras que posea el Fondo, la cual será resuelta y comunicada por parte del Coordinador del Fondo a través del flujo de caja. 7.5 Enviar a la División de Cartera por parte del Profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz los comprobantes de ingreso por Recaudo de Cuota de Fomento Arrocero firmados por el Director de la División de Tesorería, con los soportes respectivos, para su correspondiente archivo por parte del Asistente de Cartera. 7.6 Generar por parte del Profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo, los comprobantes de Egreso de conformidad con los diferentes tipos de obligaciones contenidas previamente autorizados y debidamente soportados con los documentos de ley. 7.7 Pagar las obligaciones adquiridas por el Fondo Nacional del Arroz por todo concepto, a las personas naturales o jurídicas beneficiarias de las mismas girando para tal fin los cheques

5 PÁGINA 5 DE 5 respectivos, debidamente soportados por los comprobantes de Egreso correspondientes. Esta labor la realiza el profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz. Cuando estas cancelaciones hagan referencia a pagos por viáticos, y gastos de viaje del personal de la Oficina Principal el Director de la División de Tesorería hará los traslados pertinentes a las cuentas de los funcionarios a quienes se les ha autorizado dichos pagos. 7.8 Firmar una vez elaborado el cheque respectivo, por los funcionarios autorizados para tal fin y entregar al beneficiario correspondiente o a quien este autorice. Esta labor la realiza el Analista de Tesoreria en la Oficina Principal y en la Seccional la efectúa la Secretaria de la Dirección Ejecutiva. 7.9 Elaborar los comprobantes de egreso, para el pago de las obligaciones del Fondo Nacional del Arroz que se realizan en las Seccionales, efectuando igual procedimiento al señalado para los comprobantes de la oficina principal, los cuales deberán contar con la asignación del número consecutivo del cheque a girar. Posteriormente se remiten estos documentos vía fax a cada una de ellas. Esta labor la realiza el profesional contable y presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz Recibir de las seccionales el Comprobante de Egreso debidamente firmado por el Director Ejecutivo de la Seccional como ordenador del Gasto, y el beneficiario del mismo. Estos comprobantes deben contar con numeración consecutiva para todos los efectos. Esta labor la realiza la Auxiliar Administrativa y contable de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz Elaborar notas de Tesorería para el registro de traslado de fondos, registro de gastos y comisiones bancarias, reclasificaciones y demás ajustes necesarios para los procedimientos normales y de cierre. Esta labor la realiza el profesional Contable y Presupuestal de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz Archivar los soportes y documentos que hacen parte del proceso. Esta labor la realiza la Auxiliar Administrativa y contable de la Coordinación del Fondo Nacional del Arroz.