VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION. Se modificó la generalidad 4.2

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO 0. LISTA DE VERSIONES Novedades de Empresas VERSION: 12 CODIGO: 1-PR-045 FECHA: 01/Oct/2016 VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 4 04/Sep/ /Jun/ /Feb/2010 Se cambió en todo el procedimiento la palabra NASFA por la palabra SISFAMI Se cambiaron las generalidades y las actividades Se modificarón las generalidades 4.2, 4.4 y 4.5 y las actividades y /Sep/2011 Se adiciona el documento relacionado Reglamento de Sancion y Expulsion de empresas, se eliminan las actividades 12, 13, 17, 19 y 24, se cambian los responsables de las actividades. Se modifico el objetivo. Se modificó la generalidad /Jun/ /Jun/ /Jul/ /Oct/2016 Se anexaron actividades correspondientes devoluciones y reintegro de aportes. Se eliminó la actividad 4. Y se modificó la actividad 5. Se adicionan en los documentos relacionados, los formatos: 1-FT-126 Notas Comfamiliar y 1-FT-052 Autorización de pago Se cambia el cargo Jefe de Aportes y Subsidio por Líder de Aportes y Subsidio. Se actualizan las actividades relacionadas con la devolución de aportes Se actualiza el objetivo, condiciones generales, documentos relacionados, desarrollo del flujograma Se inactiva el formato de pagos manuales de cuota monetaria. Este procedimiento se continuará realizando directamente en el sistema de Información Sisfami. 1. Objetivo Realizar cambios a la información de las empresas con el fin de mantener actualizada la base de datos que soporta el área de aportes y subsidio. 2. Alcance

2 Este procedimiento abarca todas las actividades desde que se recepciona la novedad hasta que se modifican los datos y se comunica al interesado si es del caso. 3. DEFINICIONES 3.1 RELACION Registro donde se evidencian todos los pagos por concepto de aportes grabados en el sistema de información, detallando vigencia, fecha de pago, monto y distribución. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 NOVEDADES DE EMPRESAS - DESAFILIACIÓN DE EMPRESAS La desafiliación se deriva, entre otros, de controles internos o por información suministrada a través de visita, las empresas que no poseen trabajadores afiliados, y se encuentran atrasadas y su última fecha de pago coincide con el último aporte o fecha de retiro de sus trabajadores, se procede a retirarlas y no se realiza la anulación de los aportes esperados. Como fecha de desafiliación de la empresa se graba el mes y año del último periodo de aporte realizado. - CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL Cuando la empresa solicita un cambio de razón social no necesita realizar una nueva afiliación, únicamente se le modifican los datos en el sistema de información, para lo cual presenta carta debidamente firmada por el representante legal de la empresa o su delegado o registro de cámara de comercio o RUT actualizado. - CAMBIO DE NIT Si la empresa solicita cambio de NIT, presenta comunicación escrita donde especifique el retiro de la misma y diligencia, en caso de requerirse, los formatos 1- FT-159 Solicitud de Afiliación de Empresas y se procede a hacer el traslado masivo de sus trabajadores. - NOVEDAD DE EMPRESA POR EXPULSIÓN Se aplica el documento 1-OD-028 ''Reglamento de Sanción y Expulsión de Empresas'' para expulsión y desafiliacion de empresas emitido por el Consejo Directivo. En caso de reingreso de empresas expulsadas se solicita formato 1-FT-159 Solicitud de afiliación de empresas" y se realiza el correspondiente procedimiento descrito en el documento 1-PR-044 Afiliaciones - NOVEDAD POR DEVOLUCIÓN Se da cuando los aportes que pertenecen a otra Caja de compensación son consignados a una de las cuentas de Comfamiliar Risaralda por error de la empresa. Por lo tanto implica el proceso administrativo y contable de desembolsar el dinero a la Caja de compensación correspondiente o a la empresa que le corresponde. - NOVEDAD POR REINTEGRO

3 Se da cuando los aportes que pertenecen a Comfamiliar Risaralda fueron consignados erróneamente a otra Caja de compensación, por lo tanto implica el proceso administrativo y contable de reintegrar dicho dinero de los aportes a la cuenta correspondiente y realizar el retroactivo de los subsidios no consignados por dicha situación. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 1-FT-159 Solicitud de Afiliación de Empresas 1-FT-158 Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo 1-PR-044 Afiliaciones 1-PR-046 Novedades de Trabajadores 1-OD-028 Reglamento de Sanción y Expulsion de Empresas 1-FT-052 Autorizacion de pago 6. DESARROLLO

4

5

6

7

8 No. DESCRICIPCIÓN RESPONSABLE 1. Recibir comunicación de la empresa en la que se puede solicitar revisión de los aportes, modificar datos básicos de la empresa o informar cese de actividades. la novedad de retiro o inactivación puede realizarse con los siguientes documentos: - Copia autoliquidación del retiro de los trabajadores de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) - Cancelación Cámara de Comercio - Certificación de no causación de nómina firmada por Contador Público Titulado (CPT). La novedad de expulsión viene con un memorando de Líder de Aportes y Subsidio con la respectiva resolución de expulsión aprobada por el Consejo Directivo. 2. Clasificar la novedad de acuerdo al documento de recibido. 3. Verificar en la base de datos la información de la comunicación. 4. Verificar los pagos realizados por el operador financiero o con recibo de consignacion que hayan sido ingresados en el orden que la empresa haya efectuado los pagos. 5. Si el recaudo ya se envió en el informe a Tesorería, se genera una novedad en el

9 sistema, en caso contrario, se hace la corrección siguiendo el procedimiento. 6. Modificar la información en el Sistema de Información. 7. Elaborar carta de respuesta informando los cambios realizados en el sistema de imformación debido a la novedad. 8. Firmar la carta de respuesta y tramitar por Sevenet LÍDER SUBSIDIO 9. Adjuntar la novedad firmada a la carta de respuesta y enviar a Administración de Documentos. 10. Actualizar datos básicos de empresa en el sistema de información. 11. Determinar el tipo de retiro y/o motivo de desafiliacion. 12. Revisar la documentacion del numeral 1.

10 13. Comunicar que anexos se deben presentar. Se deja comentario en la empresa para posteriormente tener en cuenta como antecedente. Revisar que los trabajadores esten retirados por la Nomina PUA y que el ultimo periodo pagado sea igual al de la comunicación. 14. Digitar la información en el sistema de información. En la tabla de comentarios, digitar la respectiva información. 15. Verificar el pago aportado por la empresa antes de su expulsión 16. Solicitar visita a Control de Aportes cuando se detectan periodos en mora. 17. Realizar el proceso de expulsión en el sistema de información siguiendo el procedimiento. 18. Grabar retiro el comentario de la empresa en el sistema de informacion

11 19. Verificar información de la carta recibida o del correo. 20. Se remiten los documentos soportes de la solicitud al proceso de Control de Aportes para su respectiva revisión. 21. Emitir un oficio donde se niegue la solicitud de devolución con las razones correspondientes. Ingresar comentario a la empresa en Sisfami. 22. Revisar empresa en sistema de información y el estado de los trabajadores 23. Desafiliar con la fecha de la última Nomina PUA reportada de la última empresa. 24. Consultar nómina PUA (trabajador) verificando el período de pago para confrontar datos. De igual manera se marcan los períodos correspondientes ingresando el comentario en el sistema de información. Si la devolución es a otra Caja o a la empresa, se identifican automáticamente los registros con los colores rojo y naranja, respectivamente, (Rojo=Caja, naranja= empresa), además se ingresan en el campo de comentarios los datos correspondientes a la devolución (número de carta radicada, Período,

12 valor, Caja a la cual se le reintegra, nombre y cédula del trabajador). 25. Exportar información a Excel. Recopilando las devoluciones del periodo correspondiente. 26. Se marcan en el sistema Sisfami las nominas PUA según el tipo de devolución que corresponda. 27. Enviar reporte detallado con las devoluciones a efectuar en el periodo correspondiente al Auxiliar de aportes y subsidio y/o Supernumerario de Aportes 28. Aplicar la novedad en el sistema de información 29. Enviar comunicado a los procesos de tesorería, contabilidad detallando el informe de la devolución correspondiente 30. Realizar la solicitud de pago de la devolución 31. Enviar la carta a la empresa o Caja de compensación donde informa que en 10 días se le hará la devolución.

13 32. Enviar informe detallado de la devolución con la respuesta de constancia de pago a la empresa y/o a la otra Caja adjuntando los soportes correspondientes. 33. Recibir comunicación de la empresa indicando datos del reintegro de la caja de compensación o de la empresa. 34. Verificar en el sistema información confrontando la solicitud 35. Informar a la empresa 36. Verificar en el portal virtual del banco el desembolso. 37. Solicitar extracto. 38. Informar a la empresa que dicho pago no ha sido efectuado.

14 39. Aplicar pago en el sistema de información e ingresar comentario a la empresa con los datos correspondientes a reintegro (número de carta radicada, Período, valor, Caja que efectúa el reintegro, nombre y cédula del trabajador). 40. Enviar comunicación al proceso de contabilidad informando el reintegro registrado, esto a través del informe diario de recaudo de aportes. 41. Crear nómina PUA. 42. Grabar un pago manual en el sistema de Información Sisfami. 43. Crear la liquidación correspondiente al retroactivo de dichos trabajadores. PROGRAMADOR DE SISTEMAS 44. Generar el Informe detallado del monto a recibir y el monto a reembolsar por subsidios dejados de percibir. PROGRAMADOR DE SISTEMAS ELABORO REVISO APROBO Nombre: Carlos Arturo Betancur Vinasco Nombre: Cargo: Gloria Ruth Arias Arias Líder Mejoramiento Continuo Nombre: Cargo: Fecha: Lucila Marin Cadavid Jefe de Aportes y Subsidio 14/Sep/2016

15 Cargo: Analista Mejoramiento Continuo Fecha: 13/Sep/2016 Fecha: 13/Sep/2016