UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN FINANCIERA TRAMITE FINANCIERO PARA PAGO DE CUENTAS Y NOMINA

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1 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 1 de OBJETIVO Tramitar y efectuar el pago oportuno, con documento soporte válido legalmente elaborado por otra instancia, de los compromisos y acreencias adquiridas por la Universidad Surcolombiana con terceros y Servidores Públicos. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la cuenta, orden de pago o nómina, autorizada por el ordenador del gasto y termina con el pago al beneficiario y su posterior archivo 3. LIR L PROCEDIMIENTO Jefe Oficina de Contabilidad, Jefe Oficina de Presupuesto, Jefe Oficina de y Jefe Oficina de Fondos Especiales 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. FINICIONES Orden de Pago del Ordenador del Gasto: Documento generado por el Rector, Vicerrector Administrativo, Vicerrector de Investigación y Proyección social, el cual autoriza el pago de hechos y actos no generados por medio de un contrato. Autorización de Pago: Documento generado por los Decanos, el cual autoriza el pago de hechos y actos generados por los Fondos Especiales de las facultades. Resolución de Ordenación del Gasto: Documento generado por los Decanos mediante el cual se ordena el pago de los incentivos a los docentes que participan en los proyectos de los fondos especiales. Documento de Causaciones y Amortizaciones (D.C.A): Documento que se crea como medio para el reconocimiento de hechos económicos, mediante registros contables de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública (P.G.C.P.) vigente. Orden de Pago (OP): Documento mediante el cual se registra la cuenta por pagar Factura: Documento que respalda la realización de una operación económica y que cumple con los requisitos legales establecidos por la DIAN para servir de soporte contable, legal y tributario. Contrato: Acuerdo de voluntades entre dos o más partes, las cuales se obligan en virtud del mismo, a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cuenta: Conjunto de documentos válidos verificados que soportan un pago.

2 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 2 de 21 Documento Equivalente a la Factura: Es aquel documento soporte que reemplaza a la factura en las operaciones económicas realizadas con los no obligados a facturar. Pueden considerase ejemplos de estos, los tiquetes de máquinas registradoras, los tiquetes de transporte, las boletas de ingresos a espectáculos públicos, entre otros. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Unidad Administrativa Especial del orden nacional, de carácter eminentemente técnico y especializado, cuya función es garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Comprobante de egreso (CE): Documento contable que soporta el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Transferencia (TR): Comprobante de Transferencia Electrónica. Documento contable arrojado por el sistema Administrativo y financiero que registra las transferencias internas entre los fondos especiales y la Universidad por concepto de apoyo económico, descuentos de nómina, becas, distribución de excedentes, etc. Documento soporte: Documento que sirve de base para justificar el pago de una cuenta. Considérese ejemplo de estos los siguientes: Orden de Pago del Ordenador del Gasto, Factura o Documento Equivalente a la Factura, Contrato, Documento de Causaciones y Amortizaciones, Entrada de Almacén, Orden de Pago, Autorización de Pago, Nómina, Comprobante de Egreso, Cheque, entre otros. Nómina: Documento contable que refleja los devengados generados y las deducciones practicadas a cada una de las personas o trabajadores que prestan servicios en una empresa y que deben percibir salarios como contraprestación a su trabajo. Documento Matriz Indicador de Cuentas Contable: Libro radicador de cuentas. Actos Administrativos: Acto que expide la autoridad administrativa (Ordenadores del Gasto-Consejo Superior universitario) para crear, modificar o extinguir derechos u obligaciones. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Registro Presupuestal (RP): Es el registro definitivo de un gasto que expide el jefe de presupuesto de una entidad pública el cual garantiza que los recursos del presupuesto se utilizaran para el fin especificado en dicho registro. Causación de Obligación Presupuestal (OB): Es el documento por el cual se causa en el presupuesto el pago de los compromisos pactados previo cumplimiento de los requisitos legales. Programa Anual mensual izado de Caja (PAC): Instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar pagos mensualizados de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el presupuesto.

3 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 3 de SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD 6.1 PAGOS GENERALES Recepción de la Cuenta cuenta Revisar requisitos legales y documentos soportes Contabilizar y firmar la cuenta. Se reciben las cuentas de las dependencias ordenadoras del gasto con sus respectivos documentos soportes, provenientes de los distintos procesos correspondientes y se firma el radicado de la dependencia que los envía. Se revisa el cumplimiento de los requisitos legales vigentes emitidos por la DIAN respecto a las facturas o documentos equivalentes a las mismas y se verifica los documentos soportes. Ver documento de apoyo AP-FIN-DA-03 TRÁMITE PARA CAUSACIÓN CUENTAS. Nota: En caso de no cumplir los requisitos establecidos en el Documento de Apoyo AP-FIN-DA-03 TRÁMITE PARA CAUSACIÓN CUENTAS, se solicita subsanar el requisito o se devuelve la cuenta a la dependencia correspondiente para su corrección. Se contabiliza la cuenta en el sistema administrativo y financiero, conforme al Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) vigente generando: el D.C.A., LA OB y la OP las cuales son firmadas por quien las elabora. Nota: En el caso de Fondos Especiales se realiza el prorrateo manual del pago autorizado en la causación contable y presupuestal de cuentas con cargo a varios proyectos. Profesional Oficina de Contabilidad o de Fondos Especiales o de Recursos Físicos. Profesional Oficina de Contabilidad o de Fondos Especiales o de Recursos Físicos. Profesional Oficina de Contabilidad o de Fondos Especiales o de Recursos Físicos. Nota de Envió o Libro Radicador Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y D.C.A., OB y OP generado por el Sistema Administrativo y Financiero

4 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 4 de 21 Verificación y Se verifica la contabilización del D.C.A. y la OP, y se Contador o Coordinador firma de los procede a su firma. Fondos Especiales o documentos Jefe Área de Recursos generados por el sistema En caso de que la contabilización sea errónea será devuelto al profesional de la oficina de Contabilidad o de 4. administrativo y Fondos Especiales o de Recursos según corresponda, financiero. para la respectiva corrección. 5. Remitir la cuenta a la oficina de presupuesto 6. Devolución de cuentas que no cumplen los requisitos 7. Recibir, radicar y revisar las cuentas en la Oficina de 8. Verificar Órdenes de Pago Nota: En el caso de Fondos Especiales la coordinadora revisará y firmará la causación de la obligación presupuestal OB. Se entrega la cuenta a la oficina de presupuesto y termina el procedimiento por parte de la Oficina de Contabilidad. En caso de no cumplir los requisitos establecidos en el Documento de Apoyo AP-FIN-DA-03 TRÁMITE PARA CAUSACIÓN CUENTAS, se devuelve la cuenta a la dependencia correspondiente para su corrección. Recepcionar, radicar y revisar las cuentas por pagar recibidas de las dependencias de Presupuesto, Contabilidad y Fondos Especiales, se verifican requisitos y soportes de las mismas, teniendo en cuenta las fechas de vencimientos y se pasan para verificación de las Órdenes de Pago y giro. Revisar que todas las obligaciones causadas se les haya generado las Órdenes de Pago conforme a lo contabilizado en el Sistema Administrativo y Financiero. Profesional Oficina de Contabilidad Profesional Oficina de Presupuesto de de Libro de entrega de documentos o Nota de Envió Nota de Envió o Libro radicador Relación de cuadro cuentas por pagar Órdenes de Pago y causaciones

5 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 5 de Realizar los Realizar en el portal bancario y en el Sistema Tesorero traslados Administrativo y Financiero los traslados interbancarios de Nota de contabilidad bancarios los recursos que se colocan para rentar a las cuentas bancarias por donde se pagan las cuentas. de 10. Aprobar el giro de Se asigna el banco y la cuenta de donde se va a girar el Tesorero (a), Auxiliar El reporte de pagos acuerdo al P.A.C. pago, se ingresan las cuentas por pagar de forma Administrativo de aplicados y rubro individual en el portal del Banco en donde estén y presupuestal consignados los recursos asignados para tal fin. Coordinador Fondos Especiales 11. Pago de la Se realiza la transferencia electrónica en el portal bancario Tesorero (a), Comprobante de Egreso y obligación ya sea uno a uno o con el archivo plano correspondiente Vicerrector (a) cheque en el caso de los pagos masivos, los cuales son enviados Administrativo (a) y por el Administrador Técnico del Sistema Financiero en Jefe Área Financiera coordinación con el Área de Personal, o en el caso de Fondos Especiales son enviados por las Facultades y una vez pagada la cuenta se coloca el sello de pagado. 12. Girar e imprimir el Comprobante de Egreso 13. Elaboración de cheques Si el pago es con cheque se procede a elaborarlo (Se procede Actividad No. 13 Elaboración de Cheques. Se gira el valor de la obligación contraída por la Universidad en el Sistema Administrativo y Financiero, se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) se firma y se anexa a la cuenta respectiva. Se relacionan en el cuadro de cuentas por pagar la fecha de pago de la obligación. Si el pago es con cheque, se gira en el Sistema Administrativo y Financiero, se colocan los sellos correspondientes, el protector de cheques y se firman de o Auxiliar Administrativo Fondos Especiales de Personas Autorizadas Comprobante de Egreso y cheque Relación de cuadro cuentas por pagar Cheque y Comprobante de Egreso

6 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 6 de Elaboración de Los pagos que se realizan con cheques de gerencia, Comunicaciones débitos automático o traslados entre cuentas, se solicitan de Oficiales a mediante, comunicación oficial al Banco. Bancos 15. Entrega de Se imprime el reporte de relación diaria de cheques y las documentación y comunicaciones oficiales a los bancos y se procede a la de títulos valores entrega de los mismos a la persona encargada para Mensajero custodia y consignación a los beneficiarios. 16. Imprimir el Se imprime el reporte de relación diaria de cheques para reporte de hacer la entrega por ventanilla del mismo y se hace de relación diaria de firmar al beneficiario el CE, y se procede conforme al cheques procedimiento AP-FIN-PR-02 ARCHIVO MOVIMIENTO 17. Elaboración oficio remisorio DIARIO INGRESOS Y EGRESOS. Se envía a contabilidad el movimiento diario de ingresos y egresos para su custodia. de. Comunicación Oficial a Bancos Comprobante de Egreso, relación diaria de cheques

7 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 7 de CAUSACIÓN OBLIGACIÓN AUTOMÁTICA POR EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 1. Recibir la cuenta Se realiza el recibido de la cuenta en el libro radicador o Libro Radicador o Nota de de Almacén, en la nota de envío o en el caso de Fondos Especiales Presupuesto o Envió Facultades o mediante memorando o formato AP- Profesional de Fondos Memorando o formato AP- Contabilidad. DISTRIBUCIÓN Y Especiales. DISTRIBUCIÓN Y 2. Verificar, Se verifican los soportes que acompañan la cuenta y que Libro Radicador o Nota de documentación y el valor de la obligación generada automáticamente Presupuesto o Envió registro de la corresponda al valor de causación contable y al valor de Profesional de Fondos Memorando o formato APobligación la factura o documento de cobro, en caso de encontrar Especiales. presupuestal. documentación faltante o registros erróneos, se procede a hacer la devolución a la oficina de donde procede la cuenta para que se realicen los correctivos que correspondan. DISTRIBUCIÓN Y 3. Firmar la Obligación Presupuestal. 4. Girar e imprimir el Comprobante de Egreso Nota: En el caso Fondos Especiales las obligaciones presupuestales recibidas del Área de Almacén se verifica el valor y la afectación del proyecto y en caso de presentar errores se devuelve. Se verifica y firma la obligación generada por el Sistema Administrativo y Financiero. Se verifica el saldo del proyecto y se gira el valor de la orden de pago y se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) Jefe de presupuesto o Coordinador Fondos Especiales. Profesionales de Apoyo de Fondos Especiales. Obligación firmada presupuestal Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y

8 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 8 de 21 Nota: En el caso de Fondos Especiales si el proyecto no tiene saldo en bancos, se comunica mediante o vía telefónica a la coordinación del proyecto. Si la orden de pago se generó con cargo a varios proyectos se procede a realizar ajuste para giro unificado desde un solo proyecto. 5. Enviar la Cuenta a 6. Recibir, radicar y revisar las cuentas en la Oficina de 7. Verificar Órdenes de Pago 8. Realizar los traslados bancarios Si el proyecto tiene saldo en cuentas bancarias diferentes se realiza el ajuste para unificar saldo. Se elabora la nota de envío o en el caso de Fondos Especiales mediante memorando o formato AP-GDC-FO- 12 DISTRIBUCIÓN Y y se remite la cuenta. Recepcionar, radicar y revisar las cuentas por pagar recibidas de las dependencias de Presupuesto, Contabilidad y Fondos Especiales, se verifican requisitos y soportes de las mismas, teniendo en cuenta las fechas de vencimientos y se pasan para verificación de las Órdenes de Pago y giro. Revisar que todas las obligaciones causadas se les haya generado las Órdenes de Pago conforme a lo contabilizado en el Sistema Administrativo y Financiero. Realizar en el portal bancario y en el Sistema Administrativo y Financiero los traslados interbancarios de los recursos que se colocan para rentar a las cuentas bancarias por donde se pagan las cuentas. Presupuesto o Profesional de Apoyo de Fondos Especiales. Tesorero, Nota de envío y cuenta Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y Relación de cuadro cuentas por pagar Órdenes de Pago y causaciones Nota de contabilidad

9 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 9 de Aprobar el giro de Se asigna el banco y la cuenta de donde se va a girar el Tesorero (a), Auxiliar El reporte de pagos acuerdo al P.A.C. pago, se ingresan las cuentas por pagar en el portal del Administrativo de aplicados y rubro Banco en donde estén consignados los recursos y Coordinador presupuestal asignados para tal fin Fondos Especiales 10. Pago de la obligación 11. Girar e imprimir el Comprobante de Egreso 12. Elaboración de cheques 13. Elaboración de Comunicaciones Oficiales a Bancos Se realiza la transferencia electrónica en el portal bancario ya sea uno a uno o con el archivo plano correspondiente en el caso de los pagos masivos, los cuales son enviados por el Administrador Técnico del Sistema Financiero en coordinación con el Área de Personal, o en el caso de Fondos Especiales son enviados por las Facultades y una vez pagada la cuenta se coloca el sello de pagado. Si el pago es con cheque se procede a elaborarlo (Se procede Actividad No. 12 Elaboración de Cheques. Se gira el valor de la obligación contraída por la Universidad en el Sistema Administrativo y Financiero, se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) se firma y se anexa a la cuenta respectiva. Se relacionan en el cuadro de cuentas por pagar la fecha de pago de la obligación. Si el pago es con cheque, se gira en el Sistema Administrativo y Financiero, se colocan los sellos correspondientes, el protector de cheques y se firman. Los pagos que se realizan con cheques de gerencia, débitos automático o traslados entre cuentas, se solicitan mediante, comunicación Oficial al Banco Tesorero (a), Vicerrector (a) Administrativo (a) y Jefe Área Financiera o Auxiliar Administrativo Fondos Especiales Personas Autorizadas de Comprobante de Egreso y cheque Comprobante de Egreso y cheque Relación de cuadro cuentas por pagar Cheque y Comprobante de Egreso Comunicación Oficial a Bancos

10 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 10 de Entrega de Se imprime el reporte de relación diaria de cheques y las documentación y títulos valores comunicaciones oficiales a los bancos y se procede a la entrega de los mismos a la persona encargada para de Mensajero 15. Imprimir el reporte de relación diaria de cheques 16. Elaboración oficio remisorio custodia y consignación a los beneficiarios Se imprime el reporte de relación diaria de cheques para hacer la entrega por ventanilla del mismo y se hace firmar al beneficiario el CE, y se procede conforme al procedimiento AP-FIN-PR-02 ARCHIVO MOVIMIENTO DIARIO INGRESOS Y EGRESOS Se envía a contabilidad el movimiento diario de ingresos y egresos para su custodia. de de. Comprobante de Egreso, relación diaria de cheques

11 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 11 de CAUSACIÓN OBLIGACIÓN NO GENERADA AUTOMÁTICAMENTE POR EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 1. Recibir la cuenta de Se realiza el recibido de la cuenta en el libro Libro Radicador o Nota de almacén, Facultades o radicador o en la nota de envío o en el caso de Presupuesto o Envío contabilidad. Fondos Especiales mediante memorando o Profesional de Fondos Memorando o formato APformato AP- DISTRIBUCIÓN Y Especiales. DISTRIBUCIÓN Y 2. Verificación de la Se verifica que no se haya realizado la obligación Libro Radicador o Nota de documentación automáticamente por el Sistema Administrativo y Presupuesto o Envío Financiero, se revisa la factura y la causación contable para comparar valores. Profesional de Fondos Especiales. 3. Elaborar la obligación presupuestal En caso que no corresponda se procede a hacer la devolución a la oficina que corresponda para realizar la anulación o corrección del documento. Se registra en el Sistema Administrativo y Financiero la información y se diligencia el documento de obligación el cual es firmado por quien lo elabora. Presupuesto o Profesional de Fondos Especiales. Documento de OB expedido por el sistema administrativo y financiero. Nota: En el caso Fondos Especiales cuando se tramitan cuentas con cargo a varios proyectos se reciben de almacén y se generan manualmente las obligaciones y órdenes de pago.

12 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 12 de Revisar y firmar la Se verifica y firma el documento generado por el Jefe de presupuesto o Documento de OB obligación presupuestal Sistema Administrativo y Financiero. Coordinador Fondos expedido por el sistema OB. Especiales. administrativo y financiero firmado. 5. Girar e imprimir el Profesionales de Apoyo Comprobante de Egreso de Fondos Especiales. Se verifica el saldo del proyecto y se gira el valor de la orden de pago y se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) Nota: En el caso de Fondos Especiales si el proyecto no tiene saldo en bancos, se comunica mediante o vía telefónica a la coordinación del proyecto. Si la orden de pago se generó con cargo a varios proyectos se procede a realizar ajuste para giro unificado desde un solo proyecto. CE, TR generado por el Sistema Administrativo y Financiero 6. Enviar la cuenta a Si el proyecto tiene saldo en cuentas bancarias diferentes se realiza el ajuste para unificar saldo. Elaborar la nota de envío y enviar la cuenta a la oficina de. Estas cuentas provienen de: Oficina de Presupuesto Oficina de Fondos Especiales. En el caso de las cuentas de Fondos Especiales esta oficina realiza la actividad de generar la OB hasta girar e imprimir el CE y la TR y se envía mediante Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y Presupuesto o Profesional de Apoyo de Fondos Especiales. Nota de envío y cuenta Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y

13 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 13 de Recibir, radicar y revisar Recepcionar, radicar y revisar las cuentas por las cuentas en la Oficina de pagar recibidas de las dependencias de 8. Verificar Órdenes de Pago 9. Realizar los traslados bancarios 10. Aprobar el giro de acuerdo al P.A.C. y rubro presupuestal Presupuesto, Contabilidad y Fondos Especiales, se verifican requisitos y soportes de las mismas, teniendo en cuenta las fechas de vencimientos y se pasan para verificación de las Órdenes de Pago y giro. Revisar que todas las obligaciones causadas se les haya generado las Órdenes de Pago conforme a lo contabilizado en el Sistema Administrativo y Financiero. Realizar en el portal bancario y en el Sistema Administrativo y Financiero los traslados interbancarios de los recursos que se colocan para rentar a las cuentas bancarias por donde se pagan las cuentas. Se asigna el banco y la cuenta de donde se va a girar el pago, se ingresan las cuentas por pagar en el portal del Banco en donde estén consignados los recursos asignados para tal fin 11. Pago de la obligación Se realiza la transferencia electrónica en el portal bancario ya sea uno a uno o con el archivo plano correspondiente en el caso de los pagos masivos, los cuales son enviados por el Administrador Técnico del Sistema Financiero en coordinación con el Área de Personal, o en el caso de Fondos Especiales son enviados por las Facultades y una vez pagada la cuenta se coloca el sello de pagado. Tesorero, Tesorero (a), Auxiliar Administrativo de y Coordinador Fondos Especiales Tesorero (a), Vicerrector (a) Administrativo (a) y Jefe Área Financiera Relación de cuadro cuentas por pagar Órdenes de Pago y causaciones Nota de contabilidad El reporte de pagos aplicados Comprobante de Egreso y cheque

14 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 14 de Girar e imprimir el Comprobante de Egreso Si el pago es con cheque se procede a elaborarlo (Se procede Actividad No. 13 Elaboración de Cheques. Se gira el valor de la obligación contraída por la Universidad en el Sistema Administrativo y Financiero, se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) se firma y se anexa a la cuenta respectiva. o Auxiliar Administrativo Fondos Especiales Comprobante de Egreso y cheque Relación de cuadro cuentas por pagar Se relacionan en el cuadro de cuentas por pagar la fecha de pago de la obligación. 13. Elaboración de cheques Si el pago es con cheque, se gira en el Sistema Administrativo y Financiero, se colocan los sellos correspondientes, el protector de cheques y se firman. 14. Elaboración de Los pagos que se realizan con cheques de Comunicaciones gerencia, débitos automático o traslados entre Oficiales a Bancos cuentas, se solicitan mediante, comunicación Oficial al Banco 15. Entrega de Se imprime el reporte de relación diaria de documentación y títulos cheques y las comunicaciones oficiales a los valores bancos y se procede a la entrega de los mismos a la persona encargada para custodia y 16. Imprimir el reporte de relación diaria de cheques consignación a los beneficiarios Se imprime el reporte de relación diaria de cheques para hacer la entrega por ventanilla del mismo y se hace firmar al beneficiario el CE, y se procede conforme al procedimiento AP-FIN- PR-02 ARCHIVO MOVIMIENTO DIARIO INGRESOS Y EGRESOS Personas Autorizadas de de Mensajero de Cheque y Comprobante de Egreso Comunicación Oficial a Bancos Comprobante de Egreso, relación diaria de cheques

15 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 15 de Elaboración oficio Se envía a contabilidad el movimiento diario de remisorio ingresos y egresos para su custodia. de.

16 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 16 de PAGO NÓMINA 1. Recibir las nóminas del Área de Personal o de las Se realiza el recibido de la cuenta en el libro radicador o en la nota de envío o en el caso de Presupuesto o de Fondos Nota de Envió o Libro Radicador. Facultades. Fondos Especiales mediante memorando o Especiales. Memorando o formato APformato AP- DISTRIBUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN Y 2. Causación de nóminas de Se contabiliza la nómina en el Sistema Profesionales de Apoyo D.C.A., OB y OP generado las Facultades en Fondos Administrativo y Financiero, conforme al Plan Fondos Especiales por el Sistema Especiales General de Contabilidad Pública (PGCP) vigente generando: el D.C.A., LA OB y la OP las cuales son firmadas por quien las elabora. Administrativo y Financiero Memorando o formato AP- 3. Verificación de la documentación En caso de no cumplir los requisitos establecidos para el trámite de pago de nómina se devuelve a las Facultades para su corrección. Se verifican los valores de causación contable con los auxiliares de nómina. En caso de no cumplir los requisitos establecidos para el trámite de pago de nómina se devuelve a la dependencia correspondiente para su corrección. Presupuesto y Profesionales de Apoyo Fondos Especiales DISTRIBUCIÓN Y Nota de Envió o Libro Radicador Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y

17 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 17 de Verificación de saldos de Se consulta en el Sistema Administrativo y Auxiliar Oficina de Reporte Sistema Registros Presupuestales Financiero los saldos de los Registros Presupuesto o Administrativo y Presupuestales. Profesionales de Apoyo Financiero. En el caso de Fondos Especiales se verifican los saldos de los proyectos afectado para el pago. de Fondos Especiales 5. Elaborar la Obligación Se registra en el Sistema Administrativo y Auxiliar administrativo de Documento de OB Presupuestal Financiero la información y se diligencia el Presupuesto o expedido por el Sistema documento. Profesionales de Apoyo Administrativo y Se firma por quien lo elabora. de Fondos Especiales Financiero. 6. Revisar y firmar la Se verifica el documento generado por el Sistema Jefe de presupuesto. Documento de OB Obligación Presupuestal Administrativo y Financiero y se firma. expedido por el Sistema OB. Administrativo y Financiero debidamente firmada 7. Revisar y firmar D.C.A., OB y OP Coordinadora de Fondos Especiales 8. Girar e imprimir el Comprobante de Egreso La coordinadora de Fondos Especiales verifica y firma D.C.A., OB y OP generado por el Sistema Administrativo y Financiero y su correspondencia con el valor autorizado por el ordenador del gasto. Se verifica el saldo del proyecto y se gira el valor de la orden de pago y se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) Nota: En el caso de Fondos Especiales si el proyecto no tiene saldo en bancos, se comunica mediante o vía telefónica a la coordinación del proyecto. Profesionales de Apoyo de Fondos Especiales. D.C.A., OB y OP generado por el Sistema Administrativo y Financiero CE, TR generado por el Sistema Administrativo y Financiero

18 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 18 de 21 Si la orden de pago se generó con cargo a varios proyectos se procede a realizar ajuste para giro unificado desde un solo proyecto. Si el proyecto tiene saldo en cuentas bancarias diferentes se realiza el ajuste para unificar saldo. 9. Enviar la nómina a 10. Recibir, radicar y revisar las cuentas en la Oficina de Se elabora la nota de envío o en el caso de Fondos Especiales mediante memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y y se remite la nómina. Recepcionar, radicar y revisar las cuentas por pagar recibidas de las dependencias de Presupuesto, Contabilidad y Fondos Especiales, se verifican requisitos y soportes de las mismas, teniendo en cuenta las fechas de vencimientos y se pasan para verificación de las Órdenes de Pago y giro. 11. Verificar Órdenes de Pago Revisar que todas las obligaciones causadas se les haya generado las Órdenes de Pago conforme a lo contabilizado en el Sistema Administrativo y Financiero. 12. Realizar los traslados Realizar en el portal bancario y en el Sistema bancarios Administrativo y Financiero los traslados interbancarios de los recursos que se colocan para rentar a las cuentas bancarias por donde se pagan las cuentas. Presupuesto o Profesional de Apoyo de Fondos Especiales. Tesorero, Nota de envío y nómina Memorando o formato AP- DISTRIBUCIÓN Y Relación de cuadro cuentas por pagar Órdenes de Pago y causaciones Nota de contabilidad

19 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 19 de Aprobar el giro de Se asigna el banco y la cuenta de donde se va a Tesorero (a), Auxiliar El reporte de pagos acuerdo al P.A.C. y rubro girar el pago, se ingresan las cuentas por pagar Administrativo de aplicados presupuestal en el portal del Banco en donde estén y Coordinador consignados los recursos asignados para tal fin Fondos Especiales 14. Pago de la obligación Se realiza la transferencia electrónica en el portal bancario con el archivo plano correspondiente en el caso de los pagos masivos de nóminas y prestación de servicios, los cuales son enviados por el Administrador Técnico del Sistema Financiero en coordinación con el Área de Personal, o en el caso de Fondos Especiales son enviados por las Facultades y una vez pagada la cuenta se coloca el sello de pagado. 15. Girar e imprimir el Comprobante de Egreso Si el pago es con cheque se procede a elaborarlo (Se procede Actividad No. 16 Elaboración de Cheques. Se gira el valor de la obligación contraída por la Universidad en el Sistema Administrativo y Financiero, se imprime el comprobante de egreso (CE) o la transferencia (TR) se firma y se anexa a la cuenta respectiva. Se relacionan en el cuadro de cuentas por pagar la fecha de pago de la obligación. 16. Elaboración de cheques Si el pago es con cheque, se gira en el Sistema Administrativo y Financiero, se colocan los sellos correspondientes, el protector de cheques y se firman. Tesorero (a), Vicerrector (a) Administrativo (a) y Jefe Área Financiera o Auxiliar Administrativo Fondos Especiales Personas Autorizadas Comprobante de Egreso y cheque Comprobante de Egreso y cheque Relación de cuadro cuentas por pagar Cheque y Comprobante de Egreso

20 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 20 de Elaboración de Los pagos que se realizan con cheques de Comunicaciones Oficiales gerencia, débitos automático o traslados entre de a Bancos cuentas, se solicitan mediante, comunicación Oficial al Banco 18. Entrega de Se imprime el reporte de relación diaria de documentación y títulos cheques y las comunicaciones oficiales a los de valores Mensajero 19. Imprimir el reporte de relación diaria de cheques 20. Elaboración oficio remisorio bancos y se procede a la entrega de los mismos a la persona encargada para custodia y consignación a los beneficiarios Se imprime el reporte de relación diaria de cheques para hacer la entrega por ventanilla del mismo y se hace firmar al beneficiario el CE, y se procede conforme al procedimiento AP-FIN- PR-02 ARCHIVO MOVIMIENTO DIARIO INGRESOS Y EGRESOS Se envía a contabilidad el movimiento diario de ingresos y egresos para su custodia. de de. Comunicación Oficial a Bancos Comprobante de Egreso, relación diaria de cheques

21 CÓDIGO AP-FIN-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 21 de OBSERVACIONES Las nóminas deben ser radicadas por el Área de Personal a la Oficina de Presupuesto y de las Facultades a la Oficina de Fondos Especiales, debidamente firmadas por parte de los ordenadores del gasto, con los soportes correspondientes completos, las certificaciones requeridas y los auxiliares del sistema. Las órdenes de pago de los contratos de prestación de servicios, resultantes de los convenios interadministrativos, deben ser contabilizadas por cada convenio. Los pagos a terceros, se harán por transferencia electrónica, para lo cual la certificación bancaria debe estar anexa a la cuenta por pagar. Para los proveedores frecuentes y funcionarios de la Institución se adjuntará por una vez. Para pagos de estudiantes se autorizará la apertura de cuentas bancarias de acuerdo a los convenios establecidos con las entidades bancarias. Los pagos efectuados por todo concepto, se realizarán conforme a lo establecido en las condiciones de pago en el documento contractual firmado con los proveedores de bienes y servicios. Las nóminas y contratos de prestación de servicios se pagarán dentro de los diez días siguientes al cumplimiento del objeto contractual. Cuando no se establezcan fechas de pago, se pagarán entre los 30 días siguientes al recibo de la cuenta, en la Oficina de. Se girarán cheques únicamente en los casos en que no sea posible realizar el pago a través de transferencia electrónica. 8. CONTROL CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FEHCA APROBACIÓN SCRIPCIÓN CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Julio 31 de 2012 Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Junio 4 de 2013 Actualización documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Agosto 22 de 2017 Actualización documentos ELABORO REVISO APROBÓ EQUIPO TRABAJO MAYRA ALEJANDRA BERMEO BALAGUERA Asesora de Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC