EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META EDESA S.A. E.S.P. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE RECIBOS DE CAJA

Transcripción

1 Página 1 de 5 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META FN-PR-14 Edición: 01/08/2017 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Olga Lucia Rodríguez Doris Mabel Arciniegas Barbosa Orlando Guzmán Virguez Tesorera Director Financiero Gerente SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

2 Página 2 de 5 Control de Cambios Versión Fecha Modificación Descripción de cambios 1 01/08/2017 Reestructuración sistema de gestión de calidad, versión inicial. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

3 Página 3 de 5 1. OBJETIVO El presente procedimiento establece los lineamientos generales para los ingresos deben estar soportados de tal forma que se pueda identificar su concepto y efectuar el registro contable y presupuestal correspondiente. Se debe establecer si los ingresos afectan o no el presupuesto de la entidad, para así realizar su registro. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la identificación, registro, control y manejo de los ingresos recibidos. 3. DOCUMENTACIÓN UTILIZADA CÓDIGO NOMBRE DOCUMENTO Archivo plano Relación de los recibos de caja Comprobantes (recibos de caja) 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Recaudo: Son los recursos recibidos por los medios de pago autorizados por el EDESA SA ESP para los usuarios del servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Recibo de caja: Documento que se emite desde el SIF, después de realizar el registro de los ingresos en el sistema de información de la entidad. Contrato interadministrativo: Es aquel que se celebra con las entidades estatales relacionadas en el numeral 1 del artículo 2º de la ley 80 de 1993, y que se oficializa con un documento de intención conjunta, que debe ser firmado por las partes, con el compromiso de desarrollar las obligaciones que en cada caso se acuerden, apuntando al logro de los objetivos misionales. SIF: Sistema de información Financiero. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

4 Página 4 de 5 5. DESARROLLO 5.1 Procedimiento Descriptivo Nº Qué. Como (Descripción de la Actividad) Responsable Plazo, frecuencia 1. Inicio 2. Para el ingreso de recaudos por Solicitar concepto de prestación de servicio de información acueducto, alcantarillado y aseo: Se descargan de las sucursales virtuales bancarias, el archivo plano con la información correspondiente al recaudo recibido por cada entidad a través de cupones de pago. Solicitar a las empresas, con las que se habilitaron convenios de recaudo, el envío del archivo plano y soporte de la consignación por concepto de recaudos. 3. Analizar y Alimentar y actualizar el Sistema verificar la (5IINCO), módulo de recaudo, identificando información la entidad bancaria y la cuenta recaudadora, fecha de la operación, códigos de transacción, identificación del pagador y valor del abono. 4. En el Sistema de Información Financiera SIF- ítem interfaces se pre visualiza la Generación información que generará el recibo de caja, recibo de caja Posteriormente se envía esta información al área de recaudo donde se revisa y verifica los valores, adjuntando los respectivos soportes de ingreso. Luego mediante oficio dirigido a la oficina de Tesorería se entrega la relación de lo recaudado y aplicado durante cada día. Profesional de Dirección Financiera Asignado a Tesorería SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

5 Página 5 de 5 Con lo anterior la oficina de Tesorería genera el respectivo recibo de caja para cada banco y día de recaudo. 5. Para demás ingresos (Subsidios al Aplicación en servicio de AAA, ingresos por el sistema Remuneración gestor, interventorías, contratos interadministrativos, contratos OCAD, y demás ingresos). Para abonos recibidos en cuenta de ahorros se genera recibo de caja previa realización del registro manual en el Sistema de Información Financiera SIFde acuerdo con la fecha y cuenta bancaria en el que se recibe el mismo, en el respectivo tipo de movimiento, que previamente se ha parametrizado con las cuentas contables informadas por el área competente. Tesorero Contabilidad mensual 6. Remitir a contabilidad y presupuesto la Proyectar la relación de los recibos de caja generados información en el mes, emitida por el sistema de información financiera. 7. Verificación de ingresos Revisar y validar la imputación contable, terceros, descripción del concepto y valores registrados en los comprobantes que registran el recaudo de la entidad. 8. Remitir a contabilidad los comprobantes Remisión de (recibos de caja) debidamente firmados con comprobantes sus soportes para revisión en el proceso de conciliación bancaria. Tesorera contabilidad Tesorero contabilidad Durante los primeros cinco días hábiles de cada mes Una vez se reciba relación de recibos de caja inmediata a la verificación de los ingresos 9. Fin Finalmente todos estos documentos son devueltos a la oficina de Tesorería para su custodia. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META