PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Martha Cecilia Calvache Nombre: Diana Lorena Astudillo Q Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Auxiliar Contable Cargo: Respon Subproceso Facturación y Cargo: Gerente. Fecha: 08/09/2017 Fecha: 08/09/2017 Fecha: 08/09/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 08/09/2017 Elaboración del Documento Martha Calvache Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Confrontar y conciliar las partidas que establecen la diferencia entre los registros contables de la empresa, contra el saldo que muestra el estado de cuenta bancaria sea de ahorros o corriente. 2. ALCANCE: Inicia con el registro de los pagos realizados por transferencia, o cheque; los ingresos a favor y traslado entre cuentas en el sistema Apoteosys mediante los formatos establecidos como IBND, NCON, IBAN, RECA, TRAS hasta la impresión de la conciliación bancaria y el libro contable, anexando el extracto bancario. 3. DEFINICIONES IBND: Ingreso en bancos nota debito (salida de dinero) NCON: Notas de Contabilidad IBAN: Ingreso bancos RECA: Recaudo de caja TRAS: Traslado a Bancos Apoteosys: Sistema de información para administrar los registros contables de la empresa GMF: Gravamen al movimiento financiero o 4* CONDICIONES GENERALES Se debe determinar y analizar las partidas entre el saldo en bancos según los registros contables de la empresa, contra el saldo que muestra el estado de cuenta bancos, para constatar que los movimientos registrados, con los del banco coincidan o cual es la causa de la diferencia, la conciliación forma parte fundamental del sistema de control interno administrativa, sirve como la base para efectuar las correcciones necesarias, y así reflejar el saldo correcto de la cuenta. Página 4 de 7

5 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento REGISTRAR PAGOS Registrar a diario los pagos e ingresos o traslados realizados durante el mes en el sistema Apoteosys mediante los formatos del sistema: IBND: Se hace un pago por transferencia a proveedores NCON: Traslado de dineros entre bancos IBAN: factura blanca o pagos realizados a favor RECA: Recaudo de caja TRAS: Traslado a Bancos 1 Nota 1: Para registrar los pagos se debe verificar que tengan los siguientes anexos: Nota debito (pago del banco), libro de CXP, Disponibilidad Presupuestal y las factura o cuenta de cobro Sistema Apoteosys Nota 2: Si es un ingreso debe estar soportada por la Nota Crédito del banco, factura Blanca y soporte de descuentos si los hay, si es un soporte de pago por servicios de usuario debe estar soportado por copia del pago emitido por facturación o verificar el extracto bancario. Si falta un documento se debe regresar al solicitante Nota 3. Cuando se recibe el recaudo de caja se registra en el sistema Apoteosys con formato RECA, y consignar el efectivo o cheques al banco respectivo, se procede hacer el traslado de caja a bancos. REALIZAR COMPARATIVO 2 Descargar el libro contable (del 1 al 31 del mes en formato en Excel) y comparar que los valores registrados en contabilidad sean iguales con el extracto bancario, los registros que faltan en los extractos se deben resaltar en el libro contable o viceversa y verificar que no haya cobros o pago indebidos. GF.FR.08 Formato de Conciliación Bancaria y Sistema Contable Apoteosys Página 5 de 7

6 Nota 4: Los extractos bancarios llegan de forma física o se descargan por correo electrónico, durante los primeros cinco días hábiles siguientes al mes a conciliar. REGISTRAR LOS GASTOS BANCARIOS 3 Registrar los gastos bancarios (Comisiones, GMF, IVA, retención en la fuente y rendimientos financieros) en el sistema Apoteosys tesorería Sistema Apoteosys REALIZAR CONCILIACIÒN BACARIA Con los reportes y archivos generados en los anteriores ítems se procede a realizar la Conciliación Bancaria de cada una de las cuentas bancarias pasando el saldo en libros al formato de conciliación bancaria. Los saldos de la conciliación deben ser igual al del extracto. 4 Nota 5: Los registros resaltados o diferencias se trasladan en el formato GF.FR.02 Conciliación Bancaria en el ítem cheques en mano o partidas en tránsito. GF.FR.08 Formato de Conciliación Bancaria Nota 6. Una vez analizadas las diferencias presentadas en la conciliación, se procede a realizar comunicados, o vía telefónica, correo electrónico, a quien corresponda, que nos permia reconocer el concepto de la diferencia. Nota 7. En el caso de los cheques que no hayan sido cobrados y que tengan un periodo de más de seis meses se informara al Jefe de para que autorice la anulación respectiva, mediante acta. IMPRIMIR CONCILIACIÓN BANCARIA 5 Imprimir el formato de conciliación bancaria, el libro contable del respectivo mes y anexar el extracto bancario GF.FR.08 Formato de Conciliación Bancaria, Carpeta de Conciliaciones Página 6 de 7

7 Nota 7: Todas las conciliaciones se deben archivar y foliar en una carpeta con las firmas respectivas, y se mantienen en el archivo de gestión durante dos años y posteriormente se transfiere al archivo central. Nota 8: Una vez cerrado el mes a conciliar se solicita disponibilidad presupuestal al área financiera de los Gastos Bancarios (GMF, Comisiones u otros Gastos Bancarios) 6. ACCIONES CONTINGENTES Si al cabo de varios meses persisten las diferencias, se informará al comité de contabilidad quien tomará la decisión del procedimiento a seguir. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Libro Plan de Cuentas Contables. (PUC) 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: GF.FR.08: Conciliación Bancaria 9. ANEXOS N/A Página 7 de 7