CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-TS-01 Septiembre de 9

Transcripción

1 TESORERIA PR-TS-01 Septiembre de 9 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para administrar y salvaguardar los recursos financieros de la empresa haciendo una correcta aplicación de los mismos. 2. ALCANCE: Aplica para todos los movimientos bancarios realizados por el área de Tesorería en Universal. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Realizar transferencias para pago de impuestos y maniobras (resto de las oficinas) y pagos a proveedores en NL. Autorizar pagos de pedimentos en Nuevo Laredo. Registrar los movimientos bancarios. Actualizar constantemente el Reporte de Bancos (Anticipos de impuestos y financiamientos). Dar seguimiento con los clientes para la recuperación de financiamiento de impuestos. Elaborar conciliaciones bancarias. Revisar y actualizar el reporte de Fletes por Pagar. Autorizar los pagos a Proveedores de la Oficina NL. Enviar transferencias a AICM y Veracruz para que realicen sus pagos a proveedores. Enviar diariamente a Dirección General y Gerente de Administración y finanzas resumen de saldos y archivo de Excel generado con los movimientos bancarios registrados en el Quicken. Revisar el expediente diario del Quicken. Enviar diariamente por correo al Director General, a la Gerente de Administración y Finanzas, a la Jefa de Facturación, al Auxiliar Contable (AICM), a la Asistente de Tesorería, a la Recepcionista y a la Jefa de Cobranza copia del Quicken del día (líneas). Asegurar el cumplimiento de este procedimiento. 3.2 Recepcionista Capturar el Reporte de Fletes por pagar. Digitalizar y subir al portal los sellos de recibido. Vaciar las facturas de proveedores recibidas en la semana en el Listado de Proveedores por Pagar. Enviar por correo electrónico a los clientes según lo acordado copia de pedimento, carta de cobro o reporte. Emitir cheques para pagos. Ordenar el expediente diario del Quicken. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: JEFE DE TESORERIA REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL

2 PR-TS-01 Septiembre DE Auxiliar Contable (AICM) Elaborar anticipos en el sistema FOX de acuerdo a lo registrado en el Quicken. 3.4 Documentador Solicitar autorización para pago de pedimentos. 3.5 Ejecutivo de Tráfico (AICM) Solicitud de Fondeo para pago de impuestos. 3.6 Jefe de Tráfico Veracruz / Manzanillo Solicitud de Fondeo para pago de impuestos maniobras y garantías. Autorizar el fondeo de impuestos para operaciones de corresponsalía a los Agentes Aduanales correspondientes. 3.7 Dirección General Monitorear diariamente los reportes emitidos por el en cuanto a saldos, Movimientos Bancarios y status de clientes (Montos Financiados). Autorizar Pagos a Transportistas y el fondeo de recursos a las cuentas de las oficinas en AICM y Veracruz Monitorear financiamientos de impuestos a clientes pendientes de pago. 3.8 Asistente de Tesorería Realizar transferencias para pago de impuestos y maniobras (resto de las oficinas) y pagos a proveedores en NL. Autorizar pagos de pedimentos en Nuevo Laredo. Registrar los movimientos bancarios. Elaborar conciliaciones bancarias. Enviar transferencias a AICM y Veracruz para que realicen sus pagos a proveedores. Enviar diariamente por correo a la Dirección General, y a la Recepcionista copia del Quicken del día (gastos). Enviar diariamente a jefe de Tesorería resumen de saldos y copia del quicken del día (Líneas) Sistemas Realizar transferencias para pago de impuestos y maniobras (resto de las oficinas) y pagos a proveedores en NL

3 PR-TS-01 Septiembre DE 9 4. DESARROLLO: AUTORIZACION DE PAGO DE PEDIMENTOS (NUEVO LAREDO) 4.1 Asistente de Recibe archivo de validación por parte de los documentadores de la oficina Nuevo Laredo. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación) PR-OPNL-06, Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación por Furgón) PR-OPNL-07 y Procedimiento de Despacho de Mercancía (Exportación) PR-OPNL-08.) CLIENTES CON CARGO A CUENTA DE UIS a) Cliente con Financiamiento 4.2 Asistente de Revisa el Reporte de Bancos FPRTS para cerciorarse que el cliente va al corriente con sus reembolsos de financiamientos, de ser así escribe en el archivo de validación el número de identificador de la cuenta de UIS de la cual se realizará el pago. Nota: Si el cliente no está al corriente con sus pagos se consulta a Dirección General para obtener instrucciones en cuanto a si se continua con el financiamiento o se detiene hasta que el cliente haga el pago correspondiente. Continúa en el punto 4.7 b) Cliente con Anticipo 4.3 Asistente de Revisa el Reporte de Bancos FPRTS y los movimientos bancarios para cerciorarse que el cliente haya depositado los impuestos solicitados, de ser así, escribe en el archivo de validación el número de identificador de la cuenta de UIS de la cual se realizará el pago y en caso contrario, se detiene el pago hasta que el cliente deposita el anticipo correspondiente o se obtenga autorización de la Dirección General para su pago. Continúa en el punto 4.7 CLIENTE CON CARGO A SU PROPIA CUENTA 4.4 Ejecutivo de Tráfico Envía la proforma de pedimento al cliente (cuando este lo solicite) y en caso de que autorice el pago, confirma por correo electrónico al Jefe de Tesorería para que procedan con el mismo.

4 PR-TS-01 Septiembre DE 9 En caso de que el cliente no autorice el pago, el pedimento se detiene hasta recibir la confirmación. 4.5 Recibe confirmación de pago por parte del Ejecutivo de Tráfico, cuando aplique, y la reenvía al Asistente de Tesorería en caso de que requiera su apoyo para autorizar el pago. 4.6 Asistente de 4.7 Asistente de Escribe en el archivo de Validación el número de identificador de la cuenta del cliente de la cual se realizará el pago. Entrega el archivo de validación al documentador. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación) PR-OPNL-06, Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación por Furgón) PR-OPNL-07 y Procedimiento de Despacho de Mercancía (Exportación) PR-OPNL- 08.) Continua en el punto 4.8 Registra los movimientos bancarios (QUICKEN). Entrega el archivo de validación al documentador. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación) PR-OPNL-06, Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación por Furgón) PR-OPNL-07 y Procedimiento de Despacho de Mercancía (Exportación) PR-OPNL- 08.) 4.8 Documentador Paga el pedimento. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación) PR-OPNL-06, Procedimiento de Despacho de Mercancía (Importación por Furgón) PR-OPNL-07 y Procedimiento de Despacho de Mercancía (Exportación) PR-OPNL-08.) 4.9 Documentador Una vez pagado el pedimento entrega a la Recepcionista el archivo de validación. FONDEO PARA PAGO DE IMPUESTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN (VERACRUZ Y AICM) 4.10 Ejecutivo de Tráfico, Documentador y/o Jefe de Tráfico (Veracruz) AICM Envía por correo electrónico al Jefe y Asistente de Tesorería la FPRAD Solicitud de transferencia para pago de impuestos o gastos de operación. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancías (Importación) PR-OPA-01 y Procedimiento de Despacho de

5 PR-TS-01 Septiembre DE 9 Mercancías (Exportación) PR-OPA-03) 4.11 Asistente de Veracruz Envía por correo electrónico al Jefe y Asistente de Tesorería la Solicitud de Transferencia (de la Operación) FPROPV para pago de impuestos y para gastos de operación. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancías (Importación) PR-OPV-02, Procedimiento de Despacho de Mercancías (Exportación) PR-OPV-04 y Procedimiento de Coordinación de Corresponsalías PR-OPC-05). Revisa en el Reporte de Bancos FPRTS que el cliente esté al corriente en sus reembolsos de financiamientos o, si es el caso, que haya realizado el anticipo correspondiente El cliente realizó el depósito correspondiente? Si: Procede a realizar el fondeo correspondiente y envía por correo electrónico el comprobante de transferencia del AICM, de Veracruz y Corresponsalías a las personas indicadas según sea el caso. No: Contesta el correo avisando que se detiene el pago hasta que el cliente deposita anticipo correspondiente o se obtenga autorización de la Dirección General Asistente de Registra los movimientos bancarios (Quicken). RECUPERACION DE FINANCIAMIENTOS 4.13 Documentador Al final del día envía a la Recepcionista el Reporte de Pedimentos Firmados Recepcionista Con base en el Reporte de Pedimentos Firmados selecciona los pedimentos de los clientes con financiamiento y elabora Carta de Cobro FPRTS que incluye, entre otros, los siguientes datos: a) Nombre del cliente b) Contacto c) Número de Pedimento d) Impuestos pagados

6 PR-TS-01 Septiembre DE 9 e) Total financiado y f) Cuentas en las que puede realizar el depósito a UIS. La Carta de Cobro FPRTS se envía conjuntamente con las copias de los pedimentos correspondientes vía correo electrónico a cada cliente que haya recibido financiamiento, antes de las 11 a.m. Nota: Las excepciones en el envío de la Carta de Cobro FPRTS se encuentran asentadas en el listado de Clientes sin Carta de Cobro FPRTS Asistente de Jefe de Tesorería Monitorea las cuentas bancarias de UIS para dar seguimiento a los depósitos realizados por los clientes. Una vez obtenido el depósito correspondiente registra el movimiento en el Quicken para control del saldo bancario. Antes de finalizar el día envía por correo los estados de cuenta bancarios del día al Jefe de Cobranza para revisar e identificar cada uno de los depósitos recibidos Integra los movimientos del Quicken generados en Excel el día anterior al Reporte de Bancos FPRTS-01-03, para actualizar los saldos, se apliquen los financiamientos y anticipos recibidos así como los impuestos y fletes recuperados en cuenta de gastos desglosados en el Reporte de Cobranza FPRCB (Ver Procedimiento de Cuentas por Cobrar PR-CB-01) Asistente de Tesorería Al final del día realiza la conciliación bancaria y resumen de saldos y lo envía a Inicia el día revisando y actualizando los reportes recibidos la noche anterior del Asistente de Tesorería y genera en Excel el reporte de los movimientos bancarios del día anterior, registrados en el Quicken. PAGO A PROVEEDORES DE VERACRUZ Y AICM 4.19 y/o Asistente de Tesorería Recibe por correo electrónico instrucciones por parte de la Dirección General de las cantidades a Fondear para pago a Proveedores AICM y Veracruz.

7 PR-TS-01 Septiembre DE 9 Verifica que el monto solicitado corresponda con el archivo que la Dirección General Anexa como detalle de pagos Es correcto el Monto? Si: Procede a realizar el fondeo correspondiente y envía correo electrónico con el comprobante al Gerente de Administración y Finanzas y al Auxiliar Contable. No. Solicita aclaración a la Dirección General Asistente de Tesorería Registra los movimientos bancarios (Quicken). PAGO A TRANSPORTISTAS NUEVO LAREDO 4.21 Recepcionista Actualiza diariamente el Reporte de Fletes FPRTS con las facturas de transportistas recibidas a revisión Recepcionista Envía periódicamente a Dirección General, vía valija, un sobre con las facturas de transportistas recibidas a revisión. Cuando Dirección General devuelve el sobre con facturas autorizadas, cambia el estatus de EN REVISION a X PAGAR en el reporte Reporte de Fletes FPRTS Recibe por correo electrónico instrucciones por parte de la Dirección General sobre las cantidades a pagar a los distintos proveedores de transporte de la oficina Nuevo Laredo. Verifica que el monto solicitado corresponda con el archivo que la Dirección General anexa como detalle de pagos Es correcto el monto? Si: Autoriza al Asistente de Tesorería a realizar el pago correspondiente a las cuentas de los distintos proveedores de transporte y actualiza el estatus

8 PR-TS-01 Septiembre DE 9 de cada factura en el Reporte de Fletes FPRTS para mantener su saldo al día. Nota: en caso de ser necesario, realiza personalmente la actividad anterior. No: Solicita aclaración a la Dirección General 4.24 Diariamente envía por correo electrónico el reporte de movimientos bancarios del día anterior (Quicken) ya conciliado a la Dirección General, Gerente de administración y Finanzas, al Auxiliar Contable (AICM) y a la Recepcionista. Envía a Dirección General y a Gerente de Administración y Finanzas por correo electrónico el resumen de saldos bancarios junto con un reporte en Excel generado directamente del reporte de movimientos bancarios (Quicken). Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: Código PR-OPNL-06 PR-OPNL-07 PR-OPNL-08 PR-OPA-01 PR-OPA-03 PR-OPV-02 PR-OPV-04 PR-OPC-05 PR-CB-01 Documento Procedimiento de Despacho de Mercancías (Importación) Procedimiento de Despacho de Mercancías (Importación por Furgón) Procedimiento de Despacho de Mercancías (Exportación) Procedimiento de Despacho de Mercancías (Importación) Procedimiento de Despacho de Mercancías (Exportación) Procedimiento de Despacho de Mercancías (Importación) Procedimiento de Despacho de Mercancías (Exportación) Procedimiento de Coordinación de Corresponsalías Procedimiento de Cuentas por Cobrar 5.2 Formatos: Código FPRTS FPRTS FPRTS FPRTS Formatos Reporte de Fletes Carta de Cobro Reporte de Bancos Listado de Proveedores por Pagar

9 PR-TS-01 Septiembre DE 9 FPRTS FPRAD FPRCB FPROPV N/A N/A Clientes sin Carta de Cobro Solicitud de Reporte de Cobranza Solicitud de Transferencia (de la Operación) Quicken (y los reportes que de él se generen). Reporte de Pedimentos Firmados 6. DEFINICIONES: NA 7. ANEXOS: NA 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 04 Septiembre 2015 Se modificaron los puntos 4.1, 4.6, 4.7, 4.8, 4.10 y 4.11 para agregar otros procedimientos de referencia. 03 Agosto 2015 Se modificó el procedimiento para actualizar las actividades. 02 Enero 2014 Se modificó el procedimiento para actualizar las actividades. 01 Enero 2011 Se modifican responsabilidades 3.1, 3.2 y 3.3. Se modifican actividades 4.1, 4.3, 4.5, 4.6, 4.9, 4.10, se inserta actividad 4.11 y se renumera. Se modifican actividades 4.16 y Octubre 2010 Inicio del Sistema