Manual de procedimientos de Gastos Menores (PROC-GM-04)

Transcripción

1 Manual de procedimientos de Gastos Menores (PROC-GM-04)

2 PROCEDIMIENTO GASTOS MENORES 1. Objetivo Adquirir los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación Municipal de lo Prado, que no son comprados por adquisiciones, por ser gastos menores o muy específicos. 2. Alcances Es orientado a personas que manejan proyectos pequeños o cajas chicas 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Adquisición Proveedores Fondos por Rendir Conciliación bancaria DEFINICIÓN Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Es aquella persona que abastece a la Administración central de la Corporación Municipal de lo Prado de material necesario (existencias) para que desarrolle su actividad principal. Es la cantidad de dinero solicitada y puesta a disposición del personal a cargo de proyectos o que manejan caja chica proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta bancaria 4. Funciones y Responsabilidades

3 Responsable del proceso: DAF: Director de Administración y Finanzas. Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado. Jefe de Administración EJECUTADOR: Analizar y visalizar los requerimientos para ser entregado a los departamentos correspondiente a fin de gestionar lo solicitado por la Administración Central 5. Flujo de proceso: Gastos menores ( fondos por Rendir)

4 ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES INICIO Oficio Ordinario: Solicitud de gastos menores por parte de los Directivos de la CMLP Recepcion de cheque El solicitante la solicitud de gasto menores, se realiza en el oficio ordinario, que es firmado por el solicitante y el director del área correspondiente. la entrega del cheque se realiza, según el procedimiento depagode proveedores. Solicitante - Director de area Comprobante de cheque Formulario de rendición Rendicion de gastos Una vez que el cheque es entregado a la persona que realizo la solicitud, se hacen los gastos respectivos, preparando la posterior rendición de cuentas, en elformulario derendiciones.. Solicitante Rendicion de gastos menores NO Verificacion de la Rendicion de gastos menores Aprueba rendicion? Una vez que la persona solicitante entrega Rendición de Gastos al administrativo de Control Interno, este verifica que la información entregada corresponda; Número de cheque, persona solicitante, monto, y luego verifica que los respaldos sean pertinentes al fondo solicitado. En caso que el Director de Control Interno no autorice la Rendición de Gastos, esta es devuelta al Administrativo Control Interno Administrativo Control Interno SI Rendicion de gastos menores Firma y timbre Si todo está en orden y con sus correspondientes respaldo, el director de Control aprueba la rendición con firma y timbre. Director de control interno Rendición de gastos aprobada Traspaso contable Una vez autorizada la Rendición de Gastos, esta es enviada a Contabilidad, para realizar el Traspaso Contable, el que es adjuntado al Comprobante de Egreso correspondiente. Encargado Contabilidad Traspaso contable FIN

5 6. Actividades del proceso: gastos menores ( Fondos por Rendir) Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de Fondos a rendir: La solicitud de fondos por rendir, se realiza en el oficio ordinario, que es firmado por el solicitante y el director del área correspondiente. 2 Pago del cheque: El pago del cheque se hace al solicitante del fondo por rendir, según el procedimiento de pago de proveedores. Oficio Ordinario Comprobante de cheque 3 Utilización de dinero: Una vez que el cheque es entregado a la persona que realizo la solicitud, se hacen los gastos respectivos, preparando la posterior rendición de cuentas, en el formulario de rendiciones. Formulario rendición de 4 Verificar y timbrar Rendición de gastos: Una vez que la persona solicitante entrega Rendición de Gastos al administrativo de Control Interno, este verifica que la información entregada corresponda; Número de cheque, persona solicitante, monto, y luego verifica que los respaldos sean pertinentes al fondo solicitado. En caso que el Director de Control Interno no autorice la Rendición de Gastos, esta es devuelta al solicitante hasta que se cumpla con los requisitos que correspondan. Si todo está en orden, el director de Control aprueba la rendición con firma y timbre. Rendición de gastos aprobada 5 Envío de Rendición de Gastos a contabilidad: Una vez autorizada la Rendición de Gastos, esta es enviada a Contabilidad, para realizar el Traspaso Contable, el que es adjuntado al Comprobante de Egreso correspondiente. Traspaso contable

6 7. Control de registro Identificación Indexación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Comprobante del cheque Anual Archivador Egresos/Of. de Contabilidad Gaveta Of. de Contabilidad Nº de Egreso Anual Bodega de Archivo de Administración Rendición gastos aprobada de Anual Archivador Egresos/Of. de Contabilidad Gaveta Of. de Contabilidad Nº de Egreso Anual Bodega de Archivo de Administración Traspaso contable Anual Archivador Egresos/Of. de Contabilidad Gaveta Of. de Contabilidad Nº de Egreso Anual Bodega de Archivo de Administración 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN Se mide la cantidad de fondos por rendir entregados versus los rendidos INDICADORES: FORMULA DE CALCULO Egresos de fondos por rendir entregados/traspasos de fondos por rendir correspondientes META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO 80% Proceso Eficacia semestral

7 9. Referencias 10. Anexos 11. Registro de modificaciones

8 Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados Versión Inicial Estandarización - -