ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Transcripción

1 Código :ARD Versión:07 Vigencia: Acta de Reunión Revisión por la Dirección FECHA INICIO: 15:30 HRS. TERMINO: 19 :00 HRS. PARTICIPANTES NOMBRES CARGO FIRMA Maximiliano Ríos Secretario General Victor Barberis Representante de la Dirección Mónica Núñez Directora de Salud Emma López Directora de Educación Myrna Videla Asesor y facilitador del Sistema de Gestión de la Calidad TABLA I. Mejoras del Sistema de Gestión de Calidad y desempeño de sus procesos Hubo modificaciones a tres procesos; Recursos humanos, específicamente Pago de honorarios, como consecuencia del hallazgo tratado en la Revisión por la Dirección de fecha 3 de marzo de 2013, al mismo tiempo, se acordó cambio de proceso de Formulación Presupuestaria en el sentido de concentrar las actividades en el equipo directivo, prescindiendo de los sectorialistas. Finalmente, el Proceso de Rendiciones Financieras de Educción FAGEM, ya que con la misma fecha El Ministerio cambio el procedimientos de rendiciones Se somete a discusión el Rediseño Organizacional tratado en la última Revisión por la Dirección, el que implica cambios en la estructura organizacional, de espacios y funciones del personal de la Administración Central. Se acuerda implementar rediseño organizacional a partir del mes de marzo de Objetivos de la Calidad e Indicadores de Gestión Los Objetivos de la calidad coherentes con la Política de Calidad y la Misión de la CMLP propuestos son:

2 Mejoramiento Continuo: 1. Disminución las brechas de competencias. 2. Porcentaje de OM. 3. Porcentaje de acciones preventivas tratadas durante el año. 4. Conocer el seguimiento de OC Satisfacción de clientes: Aumentar la satisfacción de nuestros clientes. 1. Percepción de los clientes en cuanto al cumplimiento de requisitos. 2. Porcentaje de reclamos de los clientes. 3. Porcentaje de demandas que han sido evaluadas por el requirente (según el alcance). Transparencia: Garantizando que se realizan con transparencia 1. Conocer la Disponibilidad de fuentes de información de la CMLP (transparencia activa y pasiva) Eficacia: Garantizando que se realizan con eficacia 1. Grado de cumplimiento del Plan anual de AI. 2. Grado de cumplimiento de las revisiones por la dirección Oportunidad: Garantizando que se realizan con oportunidad. 1. Asegurar en tiempo y forma la declaración de rendición de cuentas, de salud, educación, municipal y Subvenciones en Educación. Los indicadores se encuentran aprobados por el Equipo Directivo y por los dueños de proceso. Indicadores de gestión y desempeño de procesos vigentes Procesos del negocio : Formulación Presupuestaria: Formulación Presupuestaria anual aprobado 100% cumplimiento Porcentaje del Presupuesto destinado a productos estratégicos (fármacos y retiros de docentes): Salud= (Sumatoria de gastos por fármacos /Total de gastos del presupuesto vigente)* %, superando la meta del 30% o más. Educación = (Sumatoria de Gastos por retiros docente/ total de gastos de remuneraciones docentes titulares anual)

3 10,09%, superando la meta de 5% o más. Salud: N de Rendiciones entregadas a tiempo /N Rendiciones Comprometidas= 167 / 167= Numero de rendiciones publicada en pagina Web, trimestral: 1 trimestre 1/1, 2 trimestre 18/18, 3 trimestre 67/67 y 4 trimestre 81/81, cumplimiento 100% Numero de rendiciones enviadas a tiempo/ total de rendiciones, medición trimestral; 1 trimestre 1/1 ( 100%), 2 trimestre 14/18 ( 77,7%), 3 trimestre 65/67 ( 97%), 4 trimestre 69/81 (85%), cumplimiento de la meta 100% Numero de rendiciones con observaciones/ total de rendiciones, meta comprometida, menos del 10%, 1 trimestre sin /observaciones, 2 trimestre 1/17 (5,8%), 3 trimestre 1/67 (1,4%), 4 trimestre sin/ observaciones. Cumplimiento de la meta 100% Educación: Número de libros de asistencia por establecimiento recibido del periodo /número total de libros de asistencia del periodo; meta comprometida 100%. 206/206.- Número de declaraciones de subvención mensual en los plazos y formas solicitadas por el ministerio de educación; cumplimiento de la meta 100% Número de rendiciones entregadas a tiempo/numero de rendiciones comprometidas SEP, cumplimiento anual 1/1 100 por ciento. Número de rendiciones entregadas a tiempo/ numero de rendiciones comprometidas FAGEM, 9/9, cumplimiento 100% Número de facturas pagadas a rendir en el periodo ( mes desfasado)/ total facturas del periodo; Número de facturas pagadas fuera de plazo ( 2 meses para rendir)/ sumatoria de documentos rendidos Cumplimiento 100% Número de rendiciones entregadas a tiempo/ numero de rendiciones comprometidas JUNJI, 12/12, meta comprometida y cumplida 100% Rendiciones Municipales Gastos mensuales de dinero ejecutados / cantidad de dinero transferido mensual municipal, cumplimiento 100% Indicadores de gestión y desempeño de procesos vigentes Procesos de Apoyo : RRHH: Número de perfiles levantados por competencia/ número total de cargos del alcance del S.G.C., 73/73, cumplimiento 100%

4 Total de trabajadores capacitados anual/ número total de trabajadores del alcance del S.G.C., 73/73, cumplimiento 100% Número de funcionarios evaluados anualmente/número total de funcionarios del alcance del S.G.C., 73/73, cumplimiento 100% Número de funcionarios con capacitación que disminuyen brechas ( perfil del cargo-objetivos estratégicos CMLP)/ número de funcionarios capacitados, meta propuesta 40%, aunque el total de funcionarios fue capacitado. Adquisiciones: Cantidad de órdenes de compra cerradas( completas, incompletas y nulas)/ órdenes de compra solicitadas ; Meta comprometida 75%; 1 trimestre 85%, 2 trimestre 87%, 3 trimestre 88%, 4 trimestre 57%, Promedio anual 79% por sobre la meta. El último trimestre arroja bajo el 75% por cierre de procesos financieros Gastos menores: Se mide la cantidad de fondos por rendir entregados versus los rendidos: (Egresos de fondos por rendir entregados/traspasos de fondos por rendir correspondientes). Entregados ( / /)=41% Pago Proveedores: Cantidad de egresos por anticipo al proveedor/ traspaso de anticipos al proveedor; meta comprometida 80%. Total de proveedores calificados con nota 4/ total de proveedores; meta propuesta 80%, 26/31 83,87% Conciliación bancaria: Cantidad de cheques entregados / cantidad de cheques informados. Meta cumplida. Informática: N de respaldos informáticos en servidor efectuados mes / total de unidades criticas ; meta comprometida 100%; 50/50 Número de solicitudes anuales de mantenimiento informáticos ejecutadas/ número total de solicitudes de mantenimiento informático anual; meta comprometida 90%, 342/345= 99%, cumple meta. Número de respaldos informáticos en disco duro efectuados mes/ total de unidades criticas; meta comprometida 100% 50/50. Mantención: Número de solicitudes anuales de mantenimiento de infraestructura realizadas/número total de solicitudes de mantenimiento anual 83% (50/60) cumple la meta comprometida de 80%. Número de demandas ejecutadas por cada Dirección/Número de demandas totales de cada dirección) +100 Administración tiene la mayor demanda de mantención que provienen de mal uso de los sanitarios 36%. Número de solicitudes anuales de mantención de infraestructura ejecutada/número total de solicitudes de mantención anual 84% cumple la meta comprometida (80%).. So observa que las mantención no

5 realizadas obedece a cierre de año contable. Desempeño de los Proveedores Se realizo evaluación de los proveedores según el alcance; quedando establecida que el 83,87% de los proveedores se encuentra con nota sobre 4 Actualización de los Procedimientos A la fecha, se encuentra actualizado y en difusión en la página web la versión 7 de los procedimientos, con fecha 3 de marzo de II. Análisis de los causas de no conformidades y conclusiones sobre la efectividad de las acciones correctivas y preventivas tomadas Informe de Auditorias Se realizó la auditoría interna con fecha 2 y 3 de enero de 2014, que arrojo 7 NCR que están dirigidas al manejo de conocimiento del S.G.C., por cambio de dueño de procesos. 1 NCP de manejo global del S.G.C. Hubo además 14 oportunidades de mejoras y observaciones, las que estuvieron orientada a clarificar la trazabilidad de los indicadores. Consolidado Acciones Correctivas y Preventivas Se informa al Equipo Directivo el estado de acciones correctivas y preventivas detectadas a la fecha, clasificadas por origen de la No Conformidad : A continuación se presenta un consolidado de acciones anual del 2014 : AUDITORIA NCR NCP OBSERVACI ONES/ OPORTUNID ADES DE MEJORA Nº de Acciones Abiertas AÑO Nº de Acciones Cerradas AÑO AÑO TOTAL ACCIONES DE A la fecha de la presente revisión se han cerrado todas las acciones generadas. En revisión de los análisis de

6 causa se detecta que los dueños de proceso manejan sus indicadores, pero tienen un débil manejo del S.G.C. en general, por lo tanto, se incorporará a todos los dueños de proceso a revisiones por la dirección ampliada, al menos 2 veces al año. Dato obtenido a través del proceso de evaluación de brechas de capacitación respecto del funcionamiento general del S.G.C. III. Retroalimentación de Clientes Reclamos y Sugerencias El responsable del proceso Formulación Presupuestaria. No hay Salud: No hay Educación : No hay Rendiciones Municipales : No hay Los ministerios no entregan certificación particular de las rendiciones de cuentas, solo se obtiene el reporte final de la plataforma. Evaluación satisfacción del Clientes El 100% de los clientes externos se encuentra dentro del rango aceptable. Acción a seguir: No Hay. Se realizó evaluación de desempeño al cliente interno (totalidad de funcionarios del alcance) obteniendo un promedio de nota 6.0., se obtuvo una dispersión respecto de las autoevaluaciones de 0,5. En definitiva la presente desviación implica que no hay una distorsión respecto de las evaluaciones y autoevaluaciones. IV. Cambios que pueden afectar al sistema Auditoria de Mantención del SGC (Externa). Plan de emergencia y evacuación en la Adm. Central Hallazgos del S.G.C. Se implemento Plan de Emergencia, obteniendo un puntaje de 31 de un rango de 0-22 malo; aceptable y más de 45 excelente. En el acta de mejora se operacionalizó un plan anual de trabajo para el año 2014, definiendo responsables acciones y plazos. El encargado de vigilar el seguimiento del Plan será el Representante de la Dirección. V. Necesidad de Recursos Si bien, existe un presupuesto ideal asignado para cubrir de las necesidades que se requieren para el óptimo funcionamiento de nuestra CMLP, el análisis del presupuesto se establecen los criterios de urgencia, pero se ha decidido distribuir en el tiempo recursos para la implementación del rediseño organizacional VI. Recomendaciones para la Mejora Se cumplieron las recomendaciones de la revisión anterior. Próximas revisiones se recomienda:

7 Planificar reuniones semestrales con los Dueños procesos a partir de marzo de Otros Según el plan de Revisión por la Dirección Plan de auditorías internas año próximo. Se genera plan de AI para el próximo año. Se ajustaran las fechas de los acuerdos de la RD. ACUERDOS N Responsable Actividad Fecha Compromiso 1. Secretario General Implementar Plan anual de ambiente de Primer Semestre Representante de la Dirección trabajo. Implementación Rediseño Organizacional 2 Equipo Directivo propuesto anterior revisión por la dirección. 3 de marzo de Permanente 3 Dueños de Entregar informe de dueño de proceso Trimestral proceso trimestral 4 Asesor- Consolidado de Indicadores. Actualización facilitador del registros y documentos SGC Permanente 5 RRHH Sacar adelante Plan de Capacitación Semestre 6 Representante de la Dirección Mantener documentación vigente web master ( en difusión web) del SGC al Permanente 7 Dueños de procesos Análisis de causa de las NC detectadas durante AI. De acuerdo al Plan de itoría 8 Asesor SGC Inducción permanente en SGC al personal del alcance Permanente

8 9 Equipo Directivo Generar actas de mejoramiento por Detección interna De acuerdo al Plan de RD CONCLUSIONES CONCLUSIONES Durante el año 2013 se concentraron los esfuerzos en rediseño organizacional, en cual se renovó dueños de proceso críticos como: Jefe de rrhh y Representante de la Dirección. Por lo que, se vio un retroceso en el nivel de apropiación importante del SGC. Tabla de Contenidos Próxima Reunión extraordinaria 1. Según plan de Revisión por la Dirección 2014