Procedimiento. Evaluación De Proveedores. Y Compras

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1 COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA Código: DOCOGEGG Proceso: Gestión Operativa PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA Tipo de Proceso SUBPROCESO: GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y COMPRAS Gobernante Productivo Apoyo X Status: Propuesto Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: Fecha de Ultima Revisión: Procedimiento Evaluación De Proveedores Y Compras ELABORADO POR: JEFE DE PROCESOS REVISADO POR: GERENTE GENERAL APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Contenido Evaluación de proveedores y compras... 1 Propósito:... 1 Alcance:... 1 Definiciones y Abreviaturas:... 1 Responsabilidad:... 2 Procedimiento Calificación de Proveedores y Compras Ponderación Compras de Productos Financieros Compra de Bienes y Suministros Control de Suministros Compras de Bienes Inmuebles Seguimiento... 9 Indicador: Referencias: Registros: Anexos: Lista de Distribución: Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato

3 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de General Administración

4 Procedimiento Evaluación de proveedores y compras Propósito: Disponer de un mecanismo adecuado para ejecutar el proceso de compras en la Cooperativa, para salvaguardar la conformidad de los servicios. Alcance: El presente procedimiento aplica a las compras que influyan en la conformidad de los servicios y la satisfacción de los clientes Definiciones y Abreviaturas: CAD = Comisión de Adquisiciones.- adquisiciones de la Cooperativa según reglamento especial. Comisión encargada de analizar y adjudicar las JA = Jefe de Agencia JD = Jefes Departamentales TES = Tesorería JR = Jefatura Regional 1

5 C = Contabilidad CT = Contadora AI = Auditoria Interna GG = Gerente General Responsabilidad: JA y JD.- Elaboración de Encuesta de Requerimientos Internos para Activos Fijos, Orden de Pedido para gastos menores de $ 500, Pedido Proveeduría Interna para Suministros. TES.- Pro forma, pedido, recepción, registro de factura. JR.- Revisión y Autorización del pago de facturas de la oficina matriz de acuerdo al monto. Solución de Reclamos JA.- Revisión y Autorización del pago de facturas de la agencia de acuerdo al monto. GG.- Revisión y Autorización del pago de facturas de montos superiores de todas las oficinas. C.- Revisión del registro del pago de facturas y autorización de las mismas, archivo. 2

6 CAD.- Adjudicar adquisiciones por concurso. SEC.- Responsable de la Proveeduría Interna AI.- Revisión mensual de las facturas de la Oficina Matriz y Agencias, incluyendo los gastos de Caja Chica. Procedimiento 1. Calificación de Proveedores y Compras La TES determina una calificación para los proveedores mediante el uso del listado de proveedores calificados como tipo A RGCOGEGG a1, tipo B RGCOGEGG a2 y como tipo C RGCOGEGG a3, Ref: Instructivo para la Calificación de Proveedores ITCOGEGG a1 Tipo A puntos Tipo B puntos Tipo C 10 0 puntos Una vez calificados los proveedores se procederá a la siguiente clasificación 3

7 Compras Críticas: su servicio afecta a nuestro cliente externo RGCOGEGG a4 Compras no Críticas: su servicio afecta directamente a nuestro cliente interno RGCOGEGG a5 Proveedores no Calificados: sus servicios no son aptos tanto para cliente externo como interno RGCOGEGG a6. Proveedores dados de Baja: se registra a los proveedores que no son necesarios tanto para nuestro cliente interno como para el cliente externo Compras con Contratos: constituyen compras no críticas, una vez firmado el contrato no se requiere concurso de precios. Compras Urgentes: constituyen compras no críticas, que tienen calidad de urgentes y eventuales que se realizan sin calificación previa. La Cooperativa trabaja con los proveedores calificados tipo A. Además la TES determina una clasificación de proveedores y compras tomando en consideración al producto como punto base de servicio el mismo que afecta directa o indirectamente tanto a nuestro cliente externo como interno, y aquellos proveedores que no inciden en lo mencionado anteriormente serán denominados no calificados. 4

8 La recalificación de proveedores se realizara cada 3 años. A los proveedores continuos clase A no se pedirá cotizaciones en vista de que sus productos son con precios accesibles y garantizados. Se mantendrá un archivo solo con 5 proveedores calificados por productos. A los proveedores de productos nuevos se pedirá cotizaciones y se elaborara el cuadro de las mismas, en un monto de compra equivalente de USD en adelante. 2. Ponderación a) Para calificar al proveedor se toma en cuenta el grado de incidencia en el servicio prestado, solución inmediata y costo, priorizando el requisito para darle la calificación respectiva. b) Los requisitos para calificar a un Proveedor son: Un oficio dirigido a GG solicitando la calificación de proveedor, copia del RUC, copia de escrituras de constitución o de estatutos, copia de nombramiento del representante legal, y dos referencias por escrito de otras instituciones o personas naturales a las cuales presten sus servicios para que sea un respaldo de la calidad de su producto y/o servicio, listado de productos que ofrece y precios y oficio de la experiencia en el mercado. Cabe aclarar que el RUC y una referencia comercial son indispensables, los otros requisitos son opcionales. 5

9 c) La re evaluación y control de los proveedores tipo A se hará cada doce meses y los tipo B cada vez que sea necesario los servicios del proveedor. d) En el caso de una empresa nueva, para la calificación, inmediatamente se solicitan los requisitos para su evaluación. 3. Compras de Productos Financieros Entre los productos financieros que pueden adquirirse tenemos: 1. Compra de Cartera 2. Título de Valores 3. Bonos 4. Divisas 5. Certificados de Inversión Los requisitos para la calificación de una Institución Financiera que nos vende un producto financiero son: RUC, Certificado de la Calificadora de Riesgo, Certificado del Valor del Patrimonio de la Entidad y su rentabilidad. 6

10 Con los datos de la calificación de la Institución Financiera, la Jefe de Tesorería realiza la negociación de las inversiones en los bancos con mejor calificación y mejor tasa de interés. Con los datos proporcionados por la Jefe de Tesorería, la Gerencia General toma la decisión y autoriza la inversión. La contadora general realiza el comprobante de la Inversión. 4. Compra de Bienes y Suministros El JD y JA se encargará cada primer día laborable del mes de solicitar su respectiva proveeduría en el Registro Pedido Proveeduría Interna RGCOGEGG a1, el mismo que se entregará a SEC para que sea repartido a cada unidad previa verificación de existencia en proveeduría, despacha lo solicitado. La TES se encargará de realizar revisiones periódicas verificando la existencia de proveeduría y de no existir los productos necesarios realiza el pedido a los proveedores calificados tipo A por medio de una nota de pedido, Formato RGCOGEGG a3. La TES realizará la nota de pedido en compras mayores a $2000 (dos mil dólares oo/100). En las adquisiciones menores de $2000 se realizará una orden de pedido, formato RGCOGEGG7. En caso de que el proveedor sea calificado tipo A en montos menores a $2000 no se realizará cotizaciones. Ref: Art. 38 del Reglamento de Adquisiciones DOCOGEGG d1o en ciertos casos las compras son autorizadas por el GG con visto bueno en la factura. La TES solicita cotizaciones en compras de proveeduría mayores a $2000 siempre que el proveedor no sea continuo, elabora un cuadro comparativo de cotizaciones y pasa a Gerencia General GG. RGCOGEGG c1 7

11 El GG revisa y autoriza la compra de la mejor oferta según el Reglamento de Adquisiciones. DCCOGEGG d1 que se puso en vigencia a partir del 23 de septiembre del El GG revisa y autoriza la compra de la mejor oferta según el Reglamento de Adquisiciones. DCCOGEGG d1 que se puso en vigencia a partir del 23 de septiembre del La TES elabora la nota de pedido en compras mayores de $2000; si se trata de contratación de servicios, realización de obras y ejecución de servicios se procederá de acuerdo al Art 39 del Reglamento de Adquisiciones La TES recibe el pedido y verifica la conformidad de los bienes adquiridos, contando lo solicitado en base a la factura recibida y elabora la recepción de adquisiciones RGCOGEGG f1. En caso de que no exista la conformidad en la recepción de los productos se elabora el Registro Reporte de Producto No Conforme el mismo que se entregará a la JR para proceder con su respectivo trámite y de existir inconvenientes se llena el formulario de Referencia Procedimiento Acciones Correctivas Preventivas y Mejora RGCOGEGG a1; y adicionalmente a esto se elaborará la Nota de Reclamo al Proveedor RGCOGEGG f3, la misma que se entregará al proveedor. La TES realiza el registro de la factura en el sistema de Contabilidad; la CT revisa el registro de la factura y autoriza la misma; TES.- imprime el registro de la factura, entrega el cheque y la retención al proveedor, la documentación envía a contabilidad para su archivo. 8

12 5. Control de Suministros Los suministros de uso permanente deben ser controlados continuamente por La TES mediante el módulo de Proveeduría; los registros de proveeduría deben ser revisados y conciliados con el mayor auxiliar por CT. 6. Compras de Bienes Inmuebles Ver Reglamento de Adquisiciones DOCOGEGG d1, en la parte pertinente y cuando así sea requerido. 7. Seguimiento Cada unidad verificara mediante un seguimiento el funcionamiento y la calidad del producto, si tiene inconformidad lo reporta en el registro de producto no conforme RGCOGEGG b1 adjunto a una copia de la factura o contrato. En lo referente a Activos Fijos se llevara un control de Inventario. Se mantendrá un Registro de Control de Garantías de acuerdo al riesgo y tipo de producto o servicio comprado según nuestras necesidades, el control se lo hará en el Registro de Garantías de Compras RGCOGEGG b1. 9

13 Indicador: Efectividad de compra = N. De Devoluciones N. de compras realizadas en el mes Referencias: Procedimiento Acciones Correctivas Preventivas y Mejora RGCOGEGG a1 Reporte de Producto No Conforme RGCOGEGG b1 Solicitud de Acciones Correctivas Preventivas y Mejora RGCOGEGG a1 Registros: Cuadro Comparativo de Cotizaciones RGCOGEGG c1 Nota de Pedido RGCOGEGG a2 Recepción de Adquisiciones RGCOGEGG f1 10

14 Listado de Proveedores Tipo A RGCOGEGG a1 Listado de Proveedores Tipo B RGCOGEGG a2 Listado de Proveedores Tipo C RGCOGEGG a3 Lista de Compras Críticas RGCOGEGG a4 Lista de Compras no Críticas RGCOGEGG a5 Lista de Proveedores no Calificados RGCOGEGG a6 Nota de Reclamo al Proveedor RGCOGEGG f3 Registro de Garantía de Compras RGCOGEGG b1 Pedido Proveeduría Interna RGCOGEGG a1 Orden de Pedido RGCOGEGG a3 Anexos: Reglamento de Adquisiciones DOCOGEGG d1 11

15 Instructivo para Calificación de Proveedores ITCOGEGG a1 Modelo de Contrato DOEXCOGE.29 Lista de Distribución: CAD, JA, JD, TES, JR, C, CT, AI, GG, SEC. 12