Procedimiento. Identificación Y Trazabilidad

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1 COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA Código: DOCOGEGG Proceso: Gestión de Negocios PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA Tipo de Proceso SUBPROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y PROCESOS Gobernante Productivo X Apoyo Status: Propuesto Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD Fecha de Ultima Revisión: Procedimiento Identificación Y Trazabilidad ELABORADO POR: JEFE DE PROCESOS REVISADO POR: GERENTE GENERAL APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Contenido Identificación y Trazabilidad... 1 Propósito:... 1 Alcance:... 1 Definiciones y Abreviaturas:... 1 Responsabilidad:... 2 Procedimiento Identificación del Cliente Unidad Cajas Depósitos Inversiones Identificación de Documentos Trazabilidad... 5 Requerimientos del socio: Requerimientos Legales: Referencias: Registros: Lista de Distribución: Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato

3 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de General Administración

4 Procedimiento Identificación y Trazabilidad Propósito: Definir una metodología para identificar los diferentes productos y servicios y su estado, con respecto a los requerimientos del cliente y la conformidad del servicio, controlando la trazabilidad donde sea un requisito. Alcance: Servicios de la Cooperativa desde la afiliación del socio a todos los servicios adicionales. Definiciones y Abreviaturas: Trazabilidad.- Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. GG = Gerente General. RG = Representante de Gerencia CJS = Cajeras (os) JRRHH = Jefe de Recursos Humanos OCB = Oficinista de Cobranza SC = Servicio al Cliente 1

5 OC = Oficinista de Créditos Responsabilidad: GG.- Implementación y cumplimiento del procedimiento. CJ, OC, SCJ y OCB.- Cumplimiento procedimiento. Procedimiento La Supervisora, define las formas de identificación de los productos y servicios en las áreas de captaciones, créditos y otros servicios. 1. Identificación del Cliente Unidad Cajas a) Las Cajeras CJS tienen la responsabilidad de identificar y evaluar a los clientes a fin de cumplir con los requerimientos solicitados por el CONSEP Referencia: Reglamento del CONSEP. DOEXCOGE Depósitos a) Confirmar que los depósitos sean compatibles con la naturaleza de la actividad y negocio del cliente. 2

6 b) Confirmar que los depósitos no se encuentren dentro de las señales de alerta, dadas a conocer en el Reglamento del CONSEP c) Verificar que los cheques depositados contengan el beneficiario original y que no exista doble endoso en cheques con montos superiores a$ d) Confirmar que las transacciones cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento del CONSEP. 3. Inversiones a) El cliente debe ser identificado, conforme se lo ha detallado en este procedimiento. b) Verificar que en estas transacciones exista el formulario de transacciones en efectivo que igualen o superen los U.S.D 2,000.oo o más o su equivalente en moneda extranjera y origen lícito de fondos RGCOGEGG b1, en los cuales se confirme que el dinero no proviene de actividades relacionadas con el narcotráfico y delitos tipificados en el Reglamento del CONSEP. c) Verificar que los cheques entregados por los inversionistas contengan el beneficiario original y no exista doble endoso en cheques superiores a $

7 d) En los casos en que el dinero para constituir alguna de las inversiones, provengan de una transferencia del exterior, compruebe que el inversionista sea cliente de la institución. e) Analizar que los instrumentos emitidos por esas inversiones, estén a la orden de la persona que realiza la inversión y no de un tercero o al portador f) Analizar especialmente que no se haya procesado instrucciones de cancelación de estas inversiones, con emisión de cheques y/o transferencias al exterior a nombre de terceras personas. g) Analizar la existencia de precancelación de inversiones de clientes en forma recurrente. h) Analizar si las inversiones canceladas sirvieron para cancelar operaciones de crédito. i) Analizar que las transacciones no se encuentren dentro de las señales de alerta, dadas a conocer en el Reglamento del CONSEP. 4

8 j) Verificar que la persona que realiza la transacción o la ejecuta a nombre de otra, no se encuentre involucrado en la comisión de delitos tipificados y sancionados en la Ley de Sustancias Estupefaciente y Psicotrópicas. k) Confirmar que las transacciones no se encuentran dentro de las señales de alerta dadas a conocer en el Reglamento del CONSEP. 4. Identificación de Documentos Los procedimientos de Captaciones y Créditos definen individualmente los documentos en uso en las dos áreas, por lo que para aplicar este requisito deben utilizarse los procedimientos respectivos, Ref: Créditos, DOCOGEGG y Planificación Gerencial, DOCOGEGG Trazabilidad a) El servicio que requiere de seguimiento respecto del trámite, es la concesión de crédito, el mismo que controla el estado de avance de acuerdo a las siguientes etapas: 5

9 Trazabilidad de Créditos El servicio que requiere de seguimiento respecto del trámite, es la concesión de crédito, el mismo que controla el estado del avance de acuerdo a las siguientes etapas: 1. Información y recepción de documentos La persona encargada del departamento de créditos deberá informar a los socios los requisitos necesarios para tramitar su crédito. Es importante simplificar el proceso y evitar al máximo causar molestias a las personas que desean acceder a las diferentes líneas de crédito. A continuación podemos encontrar un extracto de los requisitos necesarios para cada crédito de acuerdo a su categoría: 6

10 C R E D I T O S CREDITOS COMERCIALES CREDITOS DE CONSUMO CREDITOS DE VIVIENDA MICROEMPRESARIAL REQUISITOS REQUISITOS REQUISITOS REQUISITOS 1. Libreta de Ahorros y encaje depositado 1. Cuenta Activa y Encaje depositado 1. Cuenta Activa y Encaje depositado 1. Cuenta Activa y Encaje depositado 2. Justificativo de Ingresos Económicos (Certificados de Trabajo, Copias RUC Deudor Garantes y cónyuges) 3. Presentar Balances de Situación, Estado de Pérdidas y Ganancias, anexos a los estados financieros e indicadores financieros de los dos últimos años de operación. Los balances deben ser actualizados trimestralmente. 4. Flujo de Caja o proyecciones financieras, de ser necesario. 5. Estudio de Factibilidad para el caso de préstamos a largo plazo. 6. Justificativo de Bienes (Copia del Pago del Predio Urbano, Certificado de Gravámenes, copia recibo de luz o agua, copia matrícula vehículo.) 7. Copia de la cédula de identidad y papeleta de votación actualizada. 8. Certificado Curso Cooperativismo (Primer crédito únicamente) 2. Llenar la Solicitud de Créditos 2. Llenar la Solicitud de 2. Llenar la Solicitud de Créditos Créditos 3. Copia de la Cédula de Identidad y Papeleta de Votación actualizada 4. Justificativo de Ingresos Económicos ( Certificado de Trabajo, Copia RUC Deudor y Garantes) 5. Justificativo de Bienes ( Copia del Pago del Predio Urbano, Certificado de Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua, Copia Matrícula Vehículo) 3. Copia de la Cédula de Identidad y Papeleta de Votación actualizada 3. Copia de la Cédula de Identidad y Papeleta de Votación actualizada 4. Justificativo de 4. Justificativo de Ingresos Económicos ( Ingresos Económicos RUC Certificado de Trabajo, actualizado y 3 últimas Copia RUC Deudor y declaraciones Garantes) 5. Justificativo de Bienes Del Deudor ( Certificado ( Copia del Pago del de Trabajo, Copia RUC Predio Urbano, Garantes) Certificado de Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua, Copia Matrícula Vehículo) 6. Copia de la libreta y libreta original 6. Copia de la libreta y 5. Justificativo de Bienes libreta original ( Copia del Pago del Predio Urbano, Certificado de Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua, Copia Matrícula Vehículo) 7. Certificado Curso de Cooperativismo 7. Certificado Curso de 6. Copia de la libreta y (Primer crédito únicamente) Cooperativismo (Primer libreta original Crédito) 8. Fotografía actualizada 8. Fotografía actualizada 7. Certificado Curso de Cooperativismo (Primer Crédito) 9. Fotografía actualizada 9. No constar con calificación en la 9. No constar con 8. Fotografía actualizada Central de Riesgo de C, D y E calificación en la Central de Riesgo de C, D y E 10. No constar con calificación en la 10. Avalúo del Bien 9. No constar con Central de Riesgo de C, D y E Inmueble a Hipotecar calificación en la Central 7

11 de Riesgo de C, D y E 11. Certificado de Gravámenes del inmueble. 12. Línea de fábrica Actualizada 13. Escritura original del bien inmueble 14. Contrato de Construcción del Ingeniero o Arquitecto o Proforma de Compra de Materiales si es para remodelación o ampliación de vivienda C R E D I T O S TARJETA DE COMPRA MALL FINANCIERO CAPITAL DE TRABAJO CONSTRUCCION REQUISITOS REQUISITOS REQUISITOS REQUISITOS 1. Llenar el Contrato de Compra Venta 2. Copia de la Cédula y Papeleta de Votación 3. Ser socio o cliente de la Cooperativa 1. Cuenta Activa 1. Cuenta Activa 1. Cuenta Activa y Encaje depositado 2. Llenar la Solicitud de Créditos 2. Llenar la Solicitud de Créditos 2. Llenar la Solicitud de Créditos 3. Copia de la Cédula de Identidad y 3. Copia de la Cédula de Identidad y 3. Copia de la Cédula de Papeleta de Votación actualizada Papeleta de Votación actualizada Identidad y Papeleta de Votación actualizada 4. Justificativo de Ingresos Económicos ( Certificado de Trabajo, Copia RUC Deudor y Garantes) 5. Justificativo de Bienes ( Copia del Pago del Predio Urbano, Certificado de Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua, Copia Matrícula Vehículo) 4. Justificativo de Ingresos Económicos ( Certificado de Trabajo, Copia RUC Deudor y Garantes) 5. Justificativo de Bienes ( Copia del Pago del Predio Urbano, Certificado de Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua, Copia Matrícula Vehículo) 4. Justificativo de Ingresos Económicos ( Certificado de Trabajo, Copia RUC Deudor y Garantes) 5. Justificativo de Bienes ( Copia del Pago del Predio Urbano, Certificado de Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua, Copia Matrícula Vehículo) 8

12 6. Copia de la libreta y libreta original 6. Copia de la libreta y libreta original 6. Copia de la libreta y libreta original 7. Certificado Curso de 7. Certificado Curso de 7. Certificado Curso de Cooperativismo ( Primer Crédito) Cooperativismo (Primer Crédito) Cooperativismo (Primer Crédito) 8. Fotografía actualizada 8. Fotografía actualizada 8. Fotografía actualizada 9. No constar con calificación en la Central de Riesgo de C, D y E 9. No constar con calificación en la Central de Riesgo de C, D y E 9. No constar con calificación en la Central de Riesgo de C, D y E 10. Avalúo del Bien Inmueble a Hipotecar 11. Certificado de Gravámenes del inmueble 12. Línea de fábrica Actualizada 13. Escritura original del bien inmueble 14. Contrato de Construcción del Ingeniero o Arquitecto o Proforma de Compra de Materiales si es para remodelación o ampliación de vivienda *Ver Anexo 1 de Reglamento de Créditos. 2. Organización Ingreso y Calificación El manejo de la documentación debe ser cuidadoso todos los documentos deberán contener datos y fechas actualizados, la persona responsable debe tener en cuenta los tiempos estandarizados para el proceso de los mismos, de manera que se puedan evitar demoras en la rutas de aprobación del crédito. 9

13 3. Verificación telefónica y domiciliaria Se determina una persona que de fe de la información proporcionada por el solicitante, de manera que en caso de incumplimiento se pueda identificar fácilmente la ubicación del deudor. Este trabajo se lo realizara de una manera responsable y consciente. 4. Envió a comité de crédito Una vez concluido el proceso de precalificación del crédito, se envía la documentación al comité de crédito, el mismo que tiene la facultad de la aprobación definitiva. 5. Aprobación comité de crédito Previo a un análisis comité de crédito procede a la aprobación o negación del crédito. 6. Legalización firma del pagare y contrato 10

14 Una vez aprobado el crédito, se legaliza toda la documentación 7. Entrega y liquidación del crédito. El socio acepta las condiciones y fechas de pago y recibe el crédito. 8. Archivo La documentación es enviada al archivo de acuerdo a un orden establecido. 9. Seguimiento post-venta Constatación del destino de los fondos de acuerdo a la solicitud del crédito. b) Para controlar el estado del trámite el Oficinista de Crédito OC aplicará el uso de una marca en el casillero en la solicitud de créditos de acuerdo al orden de ejecución según el Registro de Control del Estado de Trámites RGCOGEGG b1 (Créditos Ordinarios y Tarjeta de Crédito) c) De la misma manera para controlar el estado de los Créditos Hipotecarios se aplica dentro de los mismos términos el formato RGCOGEGG c1 11

15 d) Las no conformidades detectadas son objeto de análisis, para lo que se utiliza el procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora DOCOGEGG Determinación del problema 2. Análisis e investigación de causas 3. Definición de soluciones 4. Seguimiento y control Requerimientos del socio: Reglamento del CONSEP. DOEXCOGE.02 Requerimientos Legales: Ley de Cooperativas DOEXCOGE.01 Ley General de Instituciones Financieras (parte pertinente) DOEXCOGE.05 Ley de Cheques DOEXCOGE.04 12

16 Referencias: Ley de Cooperativas Ley General Instituciones Financieras Ley de Cheques Reglamento CONSEP DOEXCOGE.01 DOEXCOGE.05 DOEXCOGE.04 DOEXCOGE.02 Registros: Registro de Control del Estado de Trámites RGCOGEGG b1 Formulario de Transacciones en Efectivo que Igualen o superen los $2,000.oo RGCOGEGG b1 Lista de Distribución: GG, SCJ, RR 13