GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Procedimiento para Encargos a Personal de la Institución

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1 GERENCIA DE ADMINISTRACION Y ANZAS Procedimiento para Encargos a Personal de la Institución Código : Versión : 1A Fecha : Página : 1 de 5 INDICE INDICE 1 REVISIONES 1 FLUJOGRAMA 2 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. LINEAMIENTOS 3 4. DEICIONES 3 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 4 Elaborado por: NANCY FLORES PONCE MARIA ELENA AGUIRRE H. Revisado por: FABIO BOUDRI SALAS Aprobado por: DHENIS CABRERA GARRIDO Fecha: Firma: Firma: Firma:

2 Página: 2 de 5 FLUJOGRAMA FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS INICIO 1. REQUERIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DEL ENCARGO Jefe del Area solicitante Memorándum 2. REVISA Y EVALUA EL REQUERIMIENTO DE ENCARGO GAF Memorándum/ Resolución Administrativa SI NO APRUEBA EL REQUERIMIENTO? 3. ENTREGA DEL ENCARGO AL FUNCIONARIO / Área del solicitante Comprobante de Pago / Cheque / Correo electrónico 4. RENDICIÓN DE CUENTAS EN LA Funcionario asignado / Especialista MDP Liquidación de Gastos / Memorándum 5. COMUNICACIÓN A LA SGH DEL IMPORTE A DESCONTAR DE PLANILLA Memorándum 6. DESCUENTO POR PLANILLA E INFORMAR AL FUNCIONARIO SGH 7. ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS Toda personal F-CCA-04 / F-CCA-06/ F-CCA-17 / F-CCA ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN F-ARC-01

3 Página: 3 de 5 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo establecer la metodología para utilizar excepcionalmente la modalidad de Encargo a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los Órganos Administrativos y Resolutivos, cuando sea necesario. 3. LINEAMIENTOS 3.1. Normas Legales a) Directiva de Tesorería, vigente en el Ejercicio Fiscal. b) Ley de Gestión Presupuestario del Estado vigente a la fecha Directivas Internas a) No aplicable Otros procedimientos a) GEG-cca-02-P: Procedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivas. b) SAC-arc-01-P: Procedimiento de traslado de documentos. 4. DEICIONES Para los propósitos de esta Norma se aplica las siguientes definiciones: 4.1 Encargo: Gasto urgente, no programable y de rápida cancelación. ABREVIATURAS GEG Gerencia General GAF Gerencia de Administración y Finanzas Subgerencia de Finanzas y Contabilidad SGH Sugerencia de Recursos Humanos

4 Página: 4 de 5 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION INICIO 1. Requerimiento de Autorización del Encargo Jefe del Área solicitante Solicita el Encargo vía memorándum dirigido a la GAF, debiendo cumplir los siguientes requisitos: 1. Indicar los motivos en forma detallada y/o la necesidad del Encargo para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. Indicar el tiempo que tomará el desarrollo de la misma. 3. Adjuntar un breve análisis del costo-beneficio. 4. Nombre del funcionario de planilla de haberes a quien se le asignará el Encargo. 2. Revisa y evalúa el requerimiento de Encargo 3. Entrega del Encargo al Funcionario 4. Rendición de cuentas en la GAF Área solicitante Funcionario asignado Revisa si la solicitud reúne los requisitos exigidos y evalúa si procede atender el Encargo solicitado Si la solicitud es aprobada, la GAF emitirá una Resolución Administrativa que tendrá como base legal el Artículo 40º de Encargos a personal de la Institución. Si la solicitud no es aprobada, lo comunica al solicitante vía memorándum, y se finaliza el proceso. Remite copia de la Resolución Administrativa al Area solicitante y a la para el desembolso respectivo. Realiza la afectación presupuestal y contable, que puede ser mediante la emisión de cheque o abono en cuenta. Para el caso de emisión de cheque: El funcionario a quien se le asignó el Encargo deberá acercarse a la para recabarlo. Para el caso de abono en cuenta: Se comunicará el abono efectuado vía correo electrónico al funcionario a quien se le asignó el Encargo. NOTAS: No procede la entrega de nuevos Encargos a personas que tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de Encargos anteriormente otorgados. Se realiza el abono en cuenta, en los casos que el solicitante se encuentre en alguna Oficina Regional del Indecopi, en los demás casos los pagos se realizan mediante cheque. El funcionario a quien se le asignó el Encargo deberá rendir cuenta de los gastos realizados ante la en un plazo que no excederá los 3 días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo. La rendición se sujetará a la Directiva de Tesorería vigente; para ello, debe tener en cuenta lo siguiente:

5 Página: 5 de 5 Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION 1. Remitir la rendición de cuentas mediante memorándum a la. 2. Todo gasto debe ser sustentado con Comprobantes de Pago autorizados por la SUNAT a nombre de INDECOPI, RUC La documentación sustentatoria debe ser revisada y aprobada por el Jefe inmediato superior y/o Jefe del Área que solicitó el Encargo, a fin de que las mismas contengan evidencia de su debida autorización. 4. No se aceptarán Comprobantes de Pago por importes mayores a S/ Comunicación a la SGH del importe a descontar de planilla 6. Descuento por planilla Especialista MDP SGH Si los gastos resultan menores al importe entregado, el funcionario deberá devolver en la Caja Central el importe no utilizado. Deberá emitir un Comprobante de Ingreso, por el importe no utilizado que devuelva el funcionario rindente. Si el funcionario no rinde las cuentas en el plazo establecido, la remite un memorándum a la SGH, especificando el importe a descontar de la planilla del trabajador. Procede a descontar los importes señalados por la de la planilla de remuneraciones más próxima. Una vez realizado el descuento no hay lugar a la rendición de cuentas por parte del funcionario. 7. Acciones Correctivas Preventivas Todo el personal Las no conformidades y no conformidades potenciales detectadas durante la ejecución de los procesos del área, así como las oportunidades de mejora detectadas, se deben resolver de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GEG-cca-02-P. 8. Archivo de la documentación Concluido el procedimiento procede al archivo en el área de la documentación generada durante un año, luego de lo cual la remite al Archivo Central de acuerdo al Procedimiento SAC-arc-01-P. NOTA: La versión de los procedimientos, formatos y modelos a los que se hace referencia en este documento, debe ser la indicada en el Registro Maestro.