PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTAL

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Y ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Nombre: José Narváez Bolaños Firma: Nombre: Orlando José Vidal Valencia Cargo: Cargo: Respon proceso Gestión Financiera Cargo: Gerente Fecha: 28/08/2017 Fecha: 28/08/2017 Fecha: 28/08/2017 Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy Bastos

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 28/08/2017 Elaboración de procedimiento José Narváez Bolaños Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS...7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la expedición de los certificados de disponibilidad y registró presupuestal. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud de disponibilidad presupuestal y termina enviando los certificados presupuestales a los diferentes procesos y archivando la copia de certificados presupuestales (CDP y RDP) en el archivo de gestión. 3. DEFINICIONES Apoteosys: Software contable utilizado para administrar los registros contables de la empresa Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento expedido por el subgerente financiero o quien haga sus veces con el que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible. Registro de disponibilidad presupuestal (RCDP): Es el documento expedido por el subgerente financiero o quien haga sus veces con el que garantiza la existencia de apropiación presupuestal asignada al contratante. RFP: Requisitos de la propuesta o términos de referencia 4. CONDICIONES GENERALES Elaborar los certificados presupuestales teniendo en cuente las necesidades de cada proceso. Siguiendo los lineamientos del manual de contratación según acuerdo 01 de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento 1 RECIBIR SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Recibir Formato GF.FR.01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal emitida por los responsables de cada proceso o subproceso, la cual debe contener: Formato GF.FR.01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, Página 4 de 7

5 Si es Persona Natural Control de Tramite Solicitud de disponibilidad. Propuesta con visto bueno de Gerencia. Hoja de Vida. Antecedentes (Disciplinarios, Fiscal y Judicial) Rut actualizado. Copia del documento de identidad. Formato GF.FR.02 Devolución de Tramites Presupuestales. Formato GA.FR.68 Control Tramite Si es una adición Solicitud de disponibilidad. Solicitud de Adición por el Supervisor. Propuesta con visto bueno de gerencia. Si es Persona Jurídica Cámara de Comercio Cotización autorizada por Gerencia Copia del documento de identidad Rut 2 Nota 1: Deberán tenerse en cuenta los requisitos señalados en el manual de contratación de acuerdo con el rango de cuantías. Nota 2: Si la documentación no está completa se debe regresar al solicitante realizando la observación en el formato GA.FR.68 Control de Tramite o en el formato GF.FR.02 de Devolución de Tramites Presupuestales, según amerite el caso. VERIFICAR INFORMACIÓN Se debe verificar la información de la Disponibilidad Presupuestal con la documentación anexada. ANALIZAR Y CLASIFICAR EL GASTO Formato GF.FR.01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal y anexos Formato GA.FR.68 Control Tramite 3 Se debe analizar y clasificar el gasto al rubro presupuestal correspondiente de acuerdo con la solicitud Página 5 de 7

6 REGISTRAR INFORMACIÓN AL SISTEMA APOTEOSYS 4 Registrar la información para elaborar el Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. Ver instructivo GF.IN.02: Instructivo de Registro de Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. Certificado de Disponibilidad y registro Presupuestal Nota 3: Si no hay apropiación presupuestal disponible se debe regresar al solicitante. IMPRIMIR CERTIFICADOS 5 Imprimir el certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal (original y copia), el cual debe contener VoBo del responsable del subproceso de presupuesto (elaborado) y VoBo de secretario (a) de Gestión Financiera (revisado), secretario (a) Gestión Financiera. Certificado de Disponibilidad y registro Presupuestal 6 APROBAR Y FIRMAR CERTIFICADOS Aprobar y certificar la disponibilidad y registro presupuestal certificados por el Subgerente Financiero. SubGerente Financiero Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal ENVIAR Y ARCHIVAR CERTIFICADOS 7 Enviar certificados presupuestales a los diferentes procesos, archivando la copia de certificados presupuestales (CDP y RDP) y los certificados originales se anexan en la carpeta contractual. Copia de Certificados Presupuestales 6. ACCIONES CONTINGENTES En el momento de ausencia del Subgerente Financiero, los certificados y registros presupuestales pueden ser firmados por el contador de la Empresa. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de contratación de la Empresa. Página 6 de 7

7 8. REGISTROS DE CALIDAD GF.FR.01: Formato de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. GF.IN.01: Instructivo de Registro de Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. GF.FR.02 Formato Devolución de Tramites Presupuestales. GA.FR.68 Formato Control de Trámite. 9. ANEXOS N/A Página 7 de 7