PROCEDIMIENTO DEPURACION CONTABLE

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO DEPURACION CONTABLE ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Wilmer Ruiz J Nombre: Diana Lorena Astudillo Q Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Contratista Subproceso Cargo: Respon Subproceso Facturación y Cargo: Gerente. Facturación y Fecha: 08/09/2017 Fecha: 08/09/2017 Fecha: 08/09/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 08/09/2017 Elaboración del Documento Wilmer Ruiz J Página 2 de 6

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 6 Página 3 de 6

4 1. OBJETIVO Revisar y registrar las diferentes transacciones bancarias realizadas en años anteriores que se encuentran en las conciliaciones bancarias como partidas en tránsito y los saldos contables que generen incertidumbre. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde la solicitud de depuración contable y finaliza con el ajuste contable. 3. DEFINICIONES Archivos de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por los procesos productores u otros que la soliciten. Su circulación o trámite se realizan para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Apoteosys: Sistema de información para administrar los registros contables de la empresa Ajuste Contable: Es la elaboración del registro contable que permite conocer el saldo real de una cuenta. Open Flexis: Sistema de Administración de Servicios Tercero: Es la creación de una persona natural o jurídica en los sistemas contable. 4. CONDICIONES GENERALES La depuración contable es revisar y registrar de las diferentes transacciones bancarias realizadas en años anteriores que por diferentes situaciones, han quedado en las conciliaciones bancarias como partidas en tránsito y los saldos contables que generen incertidumbre. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento 1 RECIBIR SOLICITUD DE DEPURACIÓNN CONTABLE Se recibe la solicitud de verificación de saldos de las cuentas o pagos registrados contablemente. Nota 1: La solicitud puede ser verbal, escrita o por correo electrónico de cualquier proceso. Solicitud escrita, Correo electrónico Página 4 de 6

5 REVISAR INFORMACIÓN BANCARIA Y/O CONTABLE 2 Si es información bancaria: revisar en las conciliaciones bancarias si la transacción fue efectivamente realizada o corresponde a un error propiamente de la conciliación bancaria o si existe alguna información adicional que sirva de soporte para el registro, GF.FR.08 Formato de Conciliación Bancaria y Sistema Contable Apoteosys Si es información contable: Verificar en el sistema contable apoteosys si el valor de la transacción o los saldos del tercero fueron registrados o ajustados sin tener en cuenta la conciliación bancaria MONITOREAR EVIDENCIA 3 Realizar seguimiento en el historial del tercero presentes en el Sistema Apoteosys o en el archivo central, encontrando concepto que corresponde la transacción, número y supervisor del contrato etc. GA.FR.63 Formato de Préstamo de Documentos Nota 2: De no encontrar información remitirse a los diferentes archivos de gestión de la Empresa para encontrar información del tercero. REALIZAR AJUSTE CONTABLE 4 Con la información encontrada se realiza el ajuste contable anexando los soportes que evidencian el ajuste y se informa al solicitante por correo electrónico u oficio. Nota 3: si no se encuentra información se notifica al tercero, bancos u otros involucrados para remitir soportes, se regresa a la actividad 3 Sistema Apoteosys y libro diario de contabilidad 6. ACCIONES CONTINGENTES Si la depuración contable no se puede realizar por, el subproceso de Gestión Contable tiene la opción de realizarlo. Página 5 de 6

6 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Libro Plan de Cuentas Contables. (PUC) Relaciones Contractuales 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: GF.FR.08: Conciliación Bancaria GA.FR.63: Préstamo de Documentos 9. ANEXOS N/A Página 6 de 6