PROCEDIMIENTO GENERACIÓN Y ANÁLISIS DE ESTADOS DE COSTOS MENSUALES

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO GENERACIÓN Y ANÁLISIS DE ESTADOS DE ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Manuel Alejandro M Nombre: Víctor Manuel Hurtado Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Contratista de Costos Cargo: Responsable de Gestión Contable Cargo: Gerente Fecha: 20/11/2017 Fecha: 20/11/2017 Fecha: 20/11/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 1 20/11/2017 Elaboración del Procedimiento Manuel A Mosquera Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Elaborar y presentar estados de costos y gastos a partir de la información obtenida del Centro de Costos, de manera oportuna que conlleven a la toma de decisiones y mejora continua de la Empresa. El proceso consiste en determinar los diferentes costos que incurre la empresa en la infraestructura de provisión y prestación de los servicios ofertados por EMTEL S.A. E.S.P. 2. ALCANCE El procedimiento inicia desde que se gestiona la información contable del sistema TERATEM y Apoteosys mediante una plantilla Centro de Costos, cargue automático de la información, en el aplicativo hasta la generación y remisión de los Estados de Costos y del informe de Análisis de costos a la Sección de Contabilidad y Financiera. Así como también el informe del costo de la infraestructura utilizada para la prestación de cada uno de los servicios. 3. DEFINICIONES Asignación Compartida: Es la proporción del costo que se divide de manera proporcional al objeto de costo. Asignación Directa: Son aquellos que pueden identificarse directamente con un objeto de costos, sin necesidad de ningún tipo de reparto. Aprovisionamiento: Corresponde a las actividades de instalación del servicio Aseguramiento: Pertenece a las actividades de enlace de abonado y reparación de daños Apoyo: Son actividades generales a la prestación del servicio. Balance de Prueba: Es un informe contable que refleja el estado de cada una de las cunetas del balance y resultados de EMTEL S.A. E.S.P Balance General: Es un informe financiero contable que refleja la situación de una empresa en un momento determinado. Centro de Costos: Es el ordenamiento y asignación apropiada de costos considerando las diversas operaciones de la empresa, facilita la gestión de proyectos, el análisis financiero y la toma de decisiones. Costo: Erogación de dinero, la cual es necesaria para fabricar un producto o prestar un servicio. El costo se caracteriza por ser capitalizable, o sea, que se recupera al momento de vender el producto. Costos ABC: Es un costeo que está basado en actividades, su metodología permite realizar un costeo estratégico de actividades, procesos, productos, clientes, canales de distribución, familias de producto, entre otros segmentos que se quieran medir en una empresa o demás. Página 4 de 7

5 Costos Indirectos de Fabricación (C.I.F): Son todos aquellos costos que no son materiales directos, ni mano de obra directa, pero que se requieren para la producción. Estos C.I.F constituyen un elemento fundamental del costo. Estado de Costos: Es una parte de la contabilidad de costos que: recopila, clasifica, registra e interpreta los detalles de los costos de materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación Gasto: Es un desembolso de dinero que la empresa realiza con el objeto de administrar adecuadamente y ejecutar labores de ventas, promoción de los servicios prestados. Ingreso: Es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de la empresa, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. Materiales (M.P): son las materias primas usadas en la producción y éstos pueden ser directos e indirectos. Mano de obra (M.O): Es el factor de producción por excelencia, ayudado por instrumentos, infraestructura, entre otros. La M.O puede ser directa e indirecta. Operación de Costos: Instructivo elaborado con el fin de orientar al usuario en el manejo y operación de la aplicación, brindando una visión general de la funcionalidad y estados informativos. Comprende entre otros tópicos, descripción breve de cada módulo y su correspondiente secuencia de cargue con miras a obtener los resultados esperados y características propias de cada programa tales como detalles de los campos que lo conforman y su secuencia de operación. 4. CONDICIONES GENERALES Para la elaboración de los estados de costos, es necesario la asignación y causación de costos y gastos a todas las actividades operativas de la empresa condensados en Centros de Costos de un periodo determinado (mes). Igualmente, es ineludible la generación del Balance de Prueba para cargar en el aplicativo los Ingresos y para validación a nivel de cuentas contables los costos y gastos del mismo periodo 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento RECIBIR INFORMACIÓN DEL CENTRO DE COSTOS 1 Generar la información Contables de Centros de Costos y recibir por medio de correo electrónico la información contable del Balance de Prueba del Sistema APOTEOSYS. Analista de Costos, Auxiliar Contabilidad Correo electrónico Página 5 de 7

6 2 IDENTIFICAR Y CLASIFICAR LOS COSTOS Se identifica y se clasifica los ingresos, costos y los gastos en el aplicativo. Analista de Costos Matriz de costos mensual 3 REALIZAR ESTADO DE COSTOS: Generar los diferentes Estados de Costos teniendo en cuenta el Balance de Prueba y el Centro de Costos. Generar el Informe de Análisis de Costos. Informe del costo de la infraestructura utilizada para la prestación de cada uno de los servicios. Analista de Costos Matriz de costos mensual, Informe Análisis de costos, Informe del costo de la infraestructura ENVIAR MATRIZ DE COSTOS Remisión por correo electrónico los Estados de Costos, informe de Análisis de costos, costos de la infraestructura utilizadas para la producción de los servicios a la Sección de Contabilidad y Financiera. 4 En el Anisáis de costos contiene: la evaluación de los estados de costos para conocer qué servicios o infraestructura genera beneficios y/o perdidas, qué costos han tenido incrementos considerables en el periodo, costos de producción por proceso y servicio, costo beneficio para cada servicio, Pérdidas y Ganancias para cada servicio, costo beneficio por unidades producidas, costos por servicios etc. Responsable de Costos Matriz de costos mensual Aseguramiento del nuevo sistema de costos: El aseguramiento del sistema, se puede definir, como el esfuerzo total para plantear, organizar, dirigir y controlar la rentabilidad con el objetivo de facilitar la toma de decisiones. Página 6 de 7

7 6. ACCIONES CONTINGENTES En el momento de ausencia del Analista de costos, los informes de costos pueden ser consultados en la aplicación WRIKE, usuario Jefe de Contabilidad, Así mismo, se deben dirigir al Instructivo de Operación de Costos. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los siguientes documentos sirven de soporte para ampliar o completar la comprensión de este procedimiento: Operación de Costos 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: N.A 9. ANEXOS N.A Página 7 de 7