PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Nombre: Diba Rosero López Firma: Nombre: Juan Carlos Orozco V. Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Responsable Gestión Cargo: Responsable Proceso Gestión Documental Administrativa Cargo: Gerente Fecha: 10/02/2017 Fecha: 10/02/2017 Fecha: 10/02/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 10/02/2017 Elaboración de procedimiento Diba Rosero López Página 2 de 6

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 6 Página 3 de 6

4 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de las actividades para la organización de los documentos en los Archivos de Gestión y su transferencia al de EMTEL S.A.E.S.P, cumpliendo con las normas establecidas por el Archivo general de la Nación (A.G.N.). 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde la identificación, verificación, selección, depuración y conservación de los documentos del Archivo de Gestión hasta la recepción y organización de documentos en el Archivo Central. 3. DEFINICIONES Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los procesos, hasta su disposición final. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por los procesos productores u otros que la soliciten. Su circulación o trámite se realizan para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. : Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de EMTEL S.A.E.S.P, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por los propios procesos. Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Transferencia: Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión al, una vez se haya cumplido con el tiempo definido fijado en cada una de las etapas del ciclo vital del documento. Página 4 de 6

5 4. CONDICIONES GENERALES El procedimiento inicia con la organización, identificación, verificación y preparación de toda la documentación para ser trasladada al archivo central, dando cumplimiento a lo establecidos por el Archivo General de la Nación y la normatividad estipulada. Ley 594 de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/ Documento 1 2 PREPARAR LOS DOCUMENTOS Organizar, identificar, verificar y preparar los documentos en orden cronológico que hayan cumplido su ciclo vital en el Archivo de Gestión. DILIGENCIAR FORMATO ÚNICO Diligenciar el formato GA.FR.66 Único de Inventario Documental relacionando todos los documentos que van hacer transferidos al Archivo Central. REALIZAR TRASNFERENCIA DE DOCUMENTOS Responsable del archivo de Gestión de cada proceso. Responsable del archivo de Gestión de cada proceso Formato GA.FR.66 Único de Inventario Documental 3 Realizar transferencia de documentos del Archivo de Gestión al en sus respectivos soportes o unidad de conservación (carpetas, cajas) debidamente marcadas con lápiz de mina negra, anexando el formato GA.FR.66 Único de Inventario Documental en original y copia. VERIFICAR FORMATO ÚNICO Responsable del archivo de Gestión de cada proceso Formato GA.FR.66 Único de Inventario Documental. 4 Verificar el formato Único de Inventario Documental, con los documentos transferidos. Nota 1: El tiempo de estimado en la verificación del contenido depende del número de documentos, si se recibe a satisfacción se da visto bueno con firma, fecha y hora, de lo contrario se regresa con la observación pertinente al Archivo de Gestión de cada proceso. Responsable de Formato GA.FR.66 Único de Inventario Documental Página 5 de 6

6 UBICAR LOS DOCUMENTOS 5 Ubicar las cajas con los documentos en los estantes asignados en el orden correspondiente, hasta que cumpla el tiempo requerido según las tablas de retención documental. Responsable o auxiliar del 6 7 VERIFICAR LA DISPOSICIÓN FINAL Verificar la disposición Final de los documentos para identificar los que tienen conservación total. REALIZAR EL TRASLADO DE DOCUMENTOS Realizar el traslado de los documentos de conservación total al estante asignado como Archivo Histórico. Responsable o auxiliar del Responsable de 6. ACCIONES CONTINGENTES En caso de pérdida de la información del archivo central se podría averiguar en el sistema Orfeo o los archivos de gestión. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 962 de 2005 antitrámites. Ley 594 de REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: Formato de uso externo: Formato GA.FR.66 Único de Inventario Documental. 9. ANEXOS N.A Página 6 de 6