1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

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1 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 1 de 9 1. GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Elaborar y actualizar el instrumento archivístico esencial para la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos: s de Gestión, Central e Histórico de la Universidad. ALCANCE: Inicia con la compilación de la información institucional y termina con la aprobación de las nuevas o actualizadas por parte del Comité de de Sede o Comité de para las oficinas del Nivel y de las Sedes de. Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que forman parte de la estructura orgánico funcional de la Universidad. DEFINICIONES: 1. s de Gestión: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de s. 2. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas de la vida de los documentos desde su producción, recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración al Histórico. 3. Comité de de Sede: Órgano asesor del Consejo de Sede en materia de archivos. Estudia y decide sobre las modificaciones de las que sean necesarias con posterioridad al aval del Comité de de la Institución. 4. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. 5. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 6. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 7. Tabla de : Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 8. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla

2 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 2 de 9 1. GENERAL DEL PROCEDIMIENTO 9. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 10. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 11. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. 12. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. (Fuente: Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del General de la Nación (Glosario actualizado) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Ley 594 de 2000, Art. 24. Ley General de s. 2. Tablas de y transferencias documentales, Mini-Manual No. 4 (versión actualizada). General de la Nación, publicada originalmente en Acuerdo 039 de Consejo Directivo del General de la Nación Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de Acuerdo 42 del 2002 del Consejo Directivo del General de la Nación Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de s 594 de Resolución 385 de Rectoría General Universidad de Colombia. Por la cual se fijan las Políticas es, se crea el Sistema de s y regulan los Comités de. 6. Resolución 386 de Rectoría General Universidad de Colombia. Por la cual se expide el Reglamento General de s de la Universidad. 7. Guía para la Implementación de un programa de gestión documental. General de la Nación, 2006.

3 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 3 de 9 1. GENERAL DEL PROCEDIMIENTO CONDICIONES GENERALES: 1. Se debe contar con el Acto Administrativo que crea o modifica una dependencia para elaborar o actualizar una. 2. Las deben ser revisadas y actualizadas periódicamente y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y / o funcionales que las afecten. Las modificaciones que surjan serán evaluadas por la Unidad de de Sede o la oficina que haga sus veces y aprobadas por el Comité de correspondiente. 3. Los documentos de apoyo no se consignan en la Tabla de. 4. Por cada oficina productora de documentos, debidamente constituida en la estructura orgánica del Nivel o se sede, existirá una Tabla de.

4 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 4 de Compilar la información institucional Entrevista a los productores documentale s Se compila y registra en el formato correspondiente la información institucional contenida en: - Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación, y cambios estructurales de la Universidad (decretos, acuerdos, resoluciones). - Estructura interna vigente, manuales de funciones y procedimientos. - Organigrama actual, actos administrativos de creación de oficinas y asignación de funciones. Con base en las fuentes recopiladas y a través de una encuesta se identifican las unidades documentales producidas por la oficina en desarrollo de sus funciones, se analiza la producción y trámite de los documentos y se identifican los valores primarios de la documentación. Con la aplicación de la encuesta se complementa la información recolectada en las fuentes institucionales. Se aplica una encuesta por cada oficina productora. de de de Soporte Normativo por oficina productora debidament e Diligenciado encuesta diligenciado (AGN)

5 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 5 de 9 (Ver: Mini-Manual No. 4 (versión actualizada). General de la Nación) Elaborar la propuesta de. Validar la con el Productor documental Con base en el análisis de la información recolectada en las actividades previas, se estructuran las series y subseries con sus correspondientes tipos documentales para la oficina productora, se establecen los tiempos de retención en el archivo de gestión y en el central para cada serie y se determina el destino final de la documentación (conservación, selección, eliminación), de acuerdo con sus valores. La propuesta de se presenta a los respectivos productores de la documentación para su revisión, sugerencias de ajuste y validación. de de Tabla de diligenciado Tabla de validado Productora Jefe de

6 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 6 de Aprobación de la por el Comité de Notificación y firma de la La propuesta de se presenta ante el Comité de o de Sede para su aprobación. Una vez aprobada la por el Comité de, la Unidad de o quien haga sus veces debe notificar por escrito, al jefe de la oficina productora, que la ha sido aprobada y se envía con la firma del jefe de archivo o de para la firma del jefe de la oficina. El inicio de la vigencia de la aplicación de la aprobada será determinada y notificada por el jefe de archivo o quien haga sus veces, de acuerdo con las características de las series documentales. Comité de Productora de del Comité de Jefe de Acta del Comité de firmada

7 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 7 de Actualizar la Validar la con el Productor documental Si se han presentado cambios en la estructura orgánica o funcional de una dependencia o de la sede, o por requerimientos de la misma gestión documental (homologación de series) se procede a actualizar la Tabla de (suprimir o adicionar series, subseries o tipos documentales, modificar tiempos de retención o la disposición final). La actualización de la no requiere forzosamente aplicar nuevamente la encuesta de estudio documental. Estos ajustes se pueden realizar porque la Unidad de los detecte o porque la oficina productora lo solicite. La solicitud se hará de forma escrita y corresponde a la Unidad de o quien haga sus veces realizar el estudio correspondiente y la propuesta de actualización de la Tabla de. La propuesta de actualización de la se presenta a los respectivos productores de la documentación para su revisión, sugerencias de ajuste y validación. Productor documental de de Propuesta de actualizació n de Tabla de Tabla de validado

8 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 8 de 9 Productora Jefe de Aprobar la actualizada Notificación y firma de la actualizada La propuesta de actualización de la Tabla de se sustenta ante el Comité de correspondiente, quien dará su aprobación. La sustentación puede hacerla el productor documental o la unidad de archivo o quien haga sus veces. La fecha de aprobación de la actualización se registra en el encabezado de la Tabla de. Cada sede llevará un control o registro de actualizaciones de, en el formato que sea aprobado por la Universidad. Las modificaciones a las Tablas de no serán válidas sin la aprobación del cuerpo competente. Una vez aprobada la por el Comité de, la Unidad de o quien haga sus veces debe notificar por escrito, al jefe de la oficina productora, que la ha sido Productor o de la oficina productora o de de Tabla de actualizada y firmada Acta del Comité de Registro de actualizacio nes de firmada

9 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL () Página 9 de 9 aprobada y se envía con la firma del jefe de archivo o de para la firma del jefe de la oficina. El inicio de la vigencia de la aplicación de la aprobada será determinada y notificada por el jefe de archivo o quien haga sus veces, de acuerdo con las características de las series documentales. Productora Jefe de ELABORÓ Sara Lucía Amaya P. REVISÓ (Ver acta del 19 de julio de 2011) APROBÓ Sara Lucía Amaya P. CARGO Jefe Unidad de Nivel CARGO s de Amazonia y Caribe, Jefes, es y Delegados de de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira y Orinoquia. Analista Simege Nodo CARGO Jefe Unidad de Nivel FECHA 13 de julio de 2011 FECHA 19 de julio de 2011 FECHA 28 de julio de 2011