UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

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1 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 1 de 9 TIPO DE PROCESO: APOYO NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Establecer las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, organización, administración, control y disposición final de la documentación producida y recibida por la Universidad de los Llanos, asegurando su conservación para la consulta y servicio de la Administración y partes interesadas, tanto de los documentos físicos como electrónicos. APORTE CLAVE AL PDI ELABORO: Luis Ernesto Romero Rojas REVISO: José Milton Puerto Gaitán APROBÓ: Claudio Javier Criollo Ramírez CARGO: Jefe Oficina Correspondencia y Archivo CARGO: Secretario General CARGO: Representante Alta Dirección FIRMA FIRMA FIRMA Objetivo: Alcanzar la Acreditación Institucional de Alta Calidad para la Universidad de los Llanos. Estrategia: 2.3 Cultura de la planeación en la gestión educativa Programa: Programa 29. Mejoramiento de la capacidad organizacional Programa 30. Mejoramiento de la capacidad de gestión Subprograma: Subprograma 3. Mejoramiento de la gestión documental Subprograma 2. Optimización del sistema de atención al ciudadano ALCANCE: El Proceso de Gestión Documental abarca todas las fases del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico), contemplando: Producción, Recepción, Distribución, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de los documentos físicos y electrónicos. DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Secretaria General, Oficina de Correspondencia y Archivo y las de la Universidad. LÍDER DEL PROCESO: Jefe Oficina de Correspondencia y Archivo. MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Direccionamiento Estratégico Congreso de la República Constitución Nacional Ley 594 de 2000, PLANEAR Establecer los lineamientos del Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Programa de Gestión Documental Dependencias

2 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 2 de 9 MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO disposiciones Ley 594 de 2000 Acuerdos, Circulares y Disposiciones. Establecer las necesidades de capacitación para la difusión, aplicación y desarrollo de las políticas de gestión documental. PINAR Cronograma de capacitación de gestión documental. de externos Comité de Archivos Tabla de Retención y de Valoración Documental. Definir el cronograma de transferencias y eliminación documental, de acuerdo a la capacidad del Archivo Central. Cronograma de Transferencias y Eliminación Documental. HACER de Archivo Administrar los archivos de gestión, central e histórico. Procedimientos documentados para la producción/ recepción, distribución, conservación, control y disposición final de los documentos. de externos Realizar la trazabilidad de la información que procesan las. Inventarios documentales de Archivos de Gestión Oficina de Correspondenci a y Archivo Recepcionar las comunicaciones oficiales Externas (Enviada y Recibida) de la Universidad a través de la Ventanilla única Radicado Sociedad civil. de Control. Entidades públicas y privadas

3 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 3 de 9 MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Oficina de Correspondenci a y Archivo. División de Servicios Administrativos. Oficina de Correspondenci a y Archivo Cronograma de capacitación Normatividad Estructura Orgánica Implementación de las TRD y TVD. TRD y TVD. Distribuir las Comunicaciones Externas (Enviada y Recibida) de la Universidad de los Llanos Apoyar la Distribución de Mensajería Interna Realizar talleres y jornadas de capacitación en Gestión Documental Revisar y actualizar las Tablas de Retención Documental de acuerdo a la modificación de la Estructura Orgánica Institucional Implementar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental en las Oficinas Productoras Coordinar la organización (clasificación, limpieza, ordenación cronológica, y depuración, almacenamiento y marcación definitiva) Recepcionar de archivos organizados al Archivo Central. Facilitar la información y la documentación, para el servicio de la Administración y de la ciudadanía en general. Planilla de Control Libro de Control Personal capacitado T.R.D. revisadas y actualizadas T.R.D y T.V.D. implementadas Archivos de Organizados Transferencia Documental Documento o información solicitada. Registro de préstamos o consulta de documentos. Comunidad universitaria. Sociedad civil. de Control. Entidades públicas y privadas Sociedad civil. de Control. Entidades públicas y privadas.

4 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 4 de 9 MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Oficina de Correspondenci a y Archivo SIG SIG OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Gobierno en Línea ICONTEC de Control Decreto 2693 de Lineamientos de Gestión Documental, Instrumentos Archivísticos Institucionales Plan de Desarrollo, Plan de Acción y Proyectos Gestionados Matriz de Riesgos Propender por la conservación de la documentación y su debida disposición final Recepcionar y distribuir las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias en forma personal, telefónica, chat y electrónica VERIFICAR Realizar seguimiento y evaluación al Proceso de Gestión Documental ACTUAR Implementar acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento continuo Documentos debidamente conservados Decisiones de CT, Eliminación, Microfilmación, Digitalización Reporte de P.Q.R.S.D. mensual Informe de gestión y resultados Análisis de Indicadores Matriz de Riesgos Acciones Preventivas y Correctivas de Control de Control HUMANOS: Un Jefe de Oficina Un Profesional Universitario Un Auxiliar de Oficina Un Auxiliar RECURSOS DEL PROCESO TECNOLÓGICOS: Base de datos en ACCESS y Orfeo INFRAESTRUCTURA: Espacio de 200 m2 amplio y suficiente y condiciones estructurales, con capacidad para el almacenamiento y custodia de las transferencias documentales, con estantería metálica con

5 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 5 de 9 Dos Mensajeros Un Auxiliar de P.Q.R.S.D. altura de 2,20 y una capacidad de 100 kg/ml, condiciones ambientales de temperatura de 15 a 20 C, ventilación, iluminación, seguridad y mantenimiento adecuados. Carpetas en cartón neutro que impide la acidificación por contacto, cajas para archivo ref. X-200. DOCUMENTALES: (VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS) POLÍTICAS DE OPERACIÓN POR PROCESO POLÍTICA La organización, conservación y disposición final de archivos y documentos en la Universidad, se realizará de conformidad con los parámetros establecidos en la Tabla de Retención Documental, debidamente aprobada. La recepción, tramite y control de las comunicaciones oficiales externas (enviadas y recibidas) en la Universidad de los Llanos está centralizada en la oficina de correspondencia y archivo La producción documental en la Universidad, se hará de conformidad con los parámetros señalados en el manual de correspondencia y archivo expedido por la correspondencia y archivo. ACTIVIDAD RELACIONADA Producción documental, organización de archivos. Recepción y control de comunicaciones oficiales. Producción documental, organización de archivos. CONTROL DE RIESGOS DEL PROCESO VER MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO VER APLICATIVO INDICADORES DE GESTIÓN JERARQUÍA DE LA NORMA CONSTITUCIÓN NUMERO Y FECHA 04 de julio de 1991 NORMOGRAMA POR PROCESO TITULO O EPÍGRAFE ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA Constitución Política de Colombia 8,15, 20, 23, 72 y 74. Derecho a la información, derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución, Protección del patrimonio cultural de la nación.

6 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 6 de 9 JERARQUÍA DE LA NORMA Ley Ley Ley NUMERO Y FECHA 190, Junio 6 de de 14 de julio de de Febrero 05 de 2002 Ley 1273 de 2009 Decreto 2609 de 2012 Decreto 2878 de 2012 Decreto 1080 de 2015 Acuerdo 060 de 2001 () Octubre 30 de 2001 NORMOGRAMA POR PROCESO TITULO O EPÍGRAFE ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Por la cual se expide la Archivos 15, 24, 26. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Por la cual se modifican el código penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado de la protección de la información y de los datos y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones. Por la cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional s, se establece la Red Nacional s, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 27 Literal 5 del artículo 34, Literales 13 y 21 del Artículo 35, Literal 43 del artículo 48. Responsabilidad de los servidores públicos, frente al manejo de la información pública. Obligación de elaborar inventarios Documentales y Tablas de Retención Documental. Deberes y prohibiciones de los servidores públicos, respecto del manejo de la información y la documentación que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, Protección de la información y de los datos Archivo Electrónico, Expediente Electrónico Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos Sector Cultura Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales Acuerdo 027 de 2001 () Mayo 03 de 2001 Por el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental de la Universidad de los Llanos. Aprobación de las T.R.D. por parte del Acuerdo 038 de 2001 () Septiembre 20 de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley 594 de Procedimiento para la elaboración y entrega de inventarios documentales

7 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 7 de 9 JERARQUÍA DE LA NORMA Acuerdo 039 de 2001 () Acuerdo 042 de 2002 () Acuerdo 04 de 2013 (A.G.N) Acuerdo 05 de 2013 (A.G.N) NUMERO Y FECHA Octubre 31 de Octubre 31 de Marzo 15 de 2013 Marzo 15 de 2013 NORMOGRAMA POR PROCESO TITULO O EPÍGRAFE ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración y aplicación de la Tabla de Retención Documental, en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Archivos 594 de 2000 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental. Control de Correspondencia oficial. Regula la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Establece criterios básicos para organizar los archivos Acuerdo 02 de 2014 (A.G.N) Marzo 14 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones Establece criterios básicos para organizar los archivos físicos y electrónicos Acuerdo 06 de 2014 (A.G.N) Octubre 15 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de Documentos de la Ley 594 de 2000 Regula la conservación de documentos físicos y electrónicos Acuerdo 003 de 2015 (A.G.N) 17 de Febrero de 2015 Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de Establece los lineamientos generales en cuanto a la gestión de documentos electrónicos 1757 de de Noviembre de 2001 Por la cual se adopta el reglamento y Correspondencia de la Universidad de los Llanos y se dictan otras Regula y establece pautas para la organización de archivos de de diciembre de 2002 Por la cual se organiza el Área de Recepción de la Sección de Correspondencia y Archivo y se dictan otras Centraliza la recepción y tramite de las comunicaciones oficiales externas.

8 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 8 de 9 JERARQUÍA DE LA NORMA 2328 de 2007 Rectoral No.0695 de 2008 Rectoral No.0696 de / de 2014 NUMERO Y FECHA 16 de noviembre de de abril de de abril de de marzo de de Febrero de 2014 MN-GDO-01 19/09/2014 NORMOGRAMA POR PROCESO TITULO O EPÍGRAFE ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA Por la cual se adopta el procedimiento para la organización de los archivos de gestión y se dictan otras Por la cual se adopta el procedimiento para el préstamo de documentos custodiados por el Archivo Central de la Universidad. Por la cual se adoptan normas para el uso de los recursos informáticos de la Universidad de los Llanos. Por la cual se actualiza, implementa y aplica la Tabla de Retención Documental de la Universidad y se adoptan otras Por medio de la cual se crea el de la Universidad de los Llanos Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos IN-GDO-05 13/10/2015 Instructivo para la Organización s Electrónicos HISTORIAL DE CAMBIOS Procedimiento para la organización de los archivos de gestión Procedimiento para el préstamo de documentos custodiados por el Archivo Central de la Universidad. Regula y estandariza criterios técnicos y administrativos sobre el uso de las herramientas tecnológicas institucionales, Regula la organización de documentos y los tiempos de retención en cada fase de archivos. Estandarización de la Producción Documental. Herramienta para la organización de archivos electrónicos FECHA CAMBIO NUEVA VERSIÓN Documento nuevo 01 20/11/2011 Se reformuló la caracterización del proceso, modelando bajo el ciclo PHVA 02 01/06/2012 Se reformuló la caracterización, ajustándola al mapa de riesgos institucional 03 13/08/2013 Se reformuló la caracterización, ajustándola a los aportes al PDI y MECI. Además, se incluyó el link para el aplicativo de los indicadores de gestión del proceso /08/2014 Se revisó y actualizó la caracterización del proceso de acuerdo a la normatividad vigente 05

9 VERSIÓN: 06 PÁGINA: 9 de 9 FECHA CAMBIO NUEVA VERSIÓN 23/03/2017 Se modifica el objetivo del proceso, se actualizan los aportes clave al PDI, las actividades del modelado del proceso, los recursos y la normatividad aplicable al proceso. 06