PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Nombre: Luisa Fernanda Caicedo S. Firma: Nombre: Jeannette Liliana Méndez V. Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Contratista Gestión Calidad Cargo: Responsable Gestión de Calidad Cargo: Gerente Fecha:01/02/2017 Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 01/02/2017 Creación del Documento Luisa Fernanda Caicedo S. Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control, administración y disposición de los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la identificación, el almacenamiento, protección, recuperación y disposición de los registros generados como resultado de la ejecución de sus actividades dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P 3. DEFINICIONES Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros del SIG y para permitir su consulta solamente a las áreas afectadas. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Página 4 de 7

5 Comité de archivo: Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Identificación: acción que permite reconocer los registros del Sistema DE Gestión de Calidad y relacionarlos con el documento respectivo establecido en el SGC. Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil. Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Tiempo de retención: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales. 4. CONDICIONES GENERALES El control de los registros se realizará de acuerdo Documentos a lo establecido en el Procedimiento Control de Cada proceso de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P debe administrar sus archivos de acuerdo con las funciones que se esté desarrollando, estableciendo de esta forma la responsabilidad en: Almacenamiento: Tipo de soporte donde se encuentra Físico o Digital. Protección: Tipo de Archivo donde se encuentra el Físico o Digital. Recuperación: Como llego a la información asegurada, en casos de detrimento de esta. Tiempo de Retención: Tiempo de archivo en Gestión o Central. Página 5 de 7

6 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro IDENTIFICAR LOS REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 Identificar los registros en cada una de las actividades de los procedimientos por el nombre y el código asignado al formato o por el nombre en el caso de no ser un formato del SGC como correo electrónico, fotos, base de datos, aplicativos entre otros. Responsable de Proceso o quien este designe 2 3 ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Actualizar el listado maestro de registros Para incluir el registro en el Listado Maestro de Registros. DILIGENCIAR EL REGISTRO Los registros se deben diligenciar garantizando que sean legibles, identificables y que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del Sistema Integrado de Gestión. Gestión de Calidad Gestión de Calidad FR.02 Listado Maestro de Registros FR.02 Listado Maestro de Registros 4 ALMACENAR EL REGISTRO Almacenar el registro Clasificar, archivar y almacenar los registros generados en los procesos según lo establecido en los criterios mencionados en Generalidades del Procedimiento. Teniendo en cuenta que además de los registros físicos, se cuenta con registros electrónicos, se deberá garantizar la obtención de las copias de seguridad (back ups) con la periodicidad requerida. responsable de ejecutar los procedimientos 5 PROTEGER EL REGISTRO Proteger el Registro Conservar el registro para que no sufra alteraciones en su información. Según lo establecido en los criterios mencionados en Generalidades del Procedimiento. responsable de ejecutar los procedimientos Página 6 de 7

7 6 7 RECUPERAR LOS REGISTROS Recuperar los registros Controlar el uso y consulta de los registros, teniendo en cuenta el nivel de confidencialidad de los mismos y asegurando su integridad. DISPONER DEL REGISTRO Disponer finalmente del registro Una vez cumplido el período de retención de acuerdo lo establecido en el FR.02 Listado Maestro de Registros. responsable de ejecutar los procedimientos Gestión de Calidad FR.05_Acta_ de _Reunion 6. ACCIONES CONTINGENTES Aquí se describe qué debe hacerse en caso de que el proceso normal o un paso importante en el mismo no puedan realizarse, o falle. Es una acción que permite que el proceso no se detenga ante cualquier eventualidad (niveles de autorización, responsabilidades, a quién o qué medios acudir para resolver algo atípico al proceso, etc.) Ejemplo: Actividad: ingreso de datos de usuario al sistema Acción Contingente: Diligenciar formato físico ante la falla del sistema. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los siguientes documentos sirven de soporte para ampliar o completar la comprensión de este procedimiento: Manual, política, procedimiento o cualquier documento soporte. 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: FR.02 Listado Maestro de Registros FR.05 Acta de Reunión En caso que no existan registros colocar: N.A. 9. ANEXOS Página 7 de 7