Control Documental. 1. Objetivo y Alcance

Transcripción

1 Control Código PGT-01 v.02 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Determinar el flujo de la correspondencia institucional, las actividades, las tareas y los controles que genera, tanto en la remisión y la recepción internas, como en las externas. Establecer los criterios y principios generales que regulan la función y organización de los archivos de gestión, central e histórico, en la Universidad de Pamplona. Comprende desde la elaboración de comunicaciones, hasta la transferencia de archivos. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el líder del proceso de Gestión de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Comunicaciones Oficiales Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. 3.2 Tablas de Retención Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del Archivo. 3.3 Documento de Archivo Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. 3.4 Mensajería Son las actividades que se desarrollan en los procesos de recepción, radicación, organización y distribución de la documentación que se reciben y generan diariamente en la institución. Se divide en mensajería interna y externa. Elaboró Revisó Aprobó Martha Helena Cañas Camargo Rosalba Omaña de Restrepo María Victoria Bautista Bochagá Fecha 22 de Julio de 2010 Fecha 29 de Julio de 2010 Fecha 13 de Agosto de 2010

2 Control Página 2 de Archivo Central o Intermedio Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Parte del Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención de la unidades administrativas o unidades de gestión académicas. 3.6 Archivo de Gestión Denominado también archivo de las unidades administrativas o unidades de gestión académicas productoras de documentos, en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades administrativas u otras que la soliciten. Los Archivos de Gestión se transfieren al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención de las unidades 3.7 Archivo Histórico Es el archivo al cual se transfiere la documentación del Archivo Central, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos y de las Tablas de Retención, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Elaboración de Comunicaciones Responsable: Líderes de Procesos La elaboración de comunicaciones se llevará a cabo de acuerdo a lo establecido en IGT-04 Elaboración de Comunicaciones Oficiales. 4.2 Recepción y Radicación de Responsable: Auxiliar de Gestión de Correspondencia Los medios de recepción para los documentos en la Universidad de Pamplona pueden ser: mensajería, fax, correo ordinario, correo electrónico y cualquier otro medio tecnológico que la Institución establezca; para efectos de su radicación y su registro se observan los parámetros establecidos en el IGT-01.

3 Control Página 3 de Distribución de la Responsable: Mensajero Correspondencia Para la distribución de documentos tendrá en cuenta lo establecido en el IGT-01 de Correspondencia. 4.4 Trámite de de Responsable: Líder del Proceso del Sistema Correspondencia de Gestión Trayectoria del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa que es la de informar y servir como soporte para el debido desempeño de la Institución. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, los cuales integran sus respectivas series documentales. Para ello se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se llevan a cabo las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite: según el caso se diligencian: el FGT-01 Internos, el FGT-02 Externos, el FGT-03 CRESC y/o el FGT-04 Correo Certificado de correspondencia y se confronta la documentación recibida, teniendo en cuenta el tipo de documentos para de este modo definir los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta: se analiza la información recibida y se organiza de acuerdo a la necesidad de respuesta y se procede a informar sobre el seguimiento o ruta del proceso, hasta la culminación del asunto. 4.5 Archivo, Conservación y Responsable: Líder del Proceso y/o Disposición Final de Responsable El líder del proceso o el funcionario responsable de esta actividad en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, debe velar por la seguridad de la información de los archivos de gestión, central e histórico, como la del centro interactivo del proceso, teniendo en cuenta lo establecido en el PAC-01 Elaboración y Control de del Sistema de Gestión de la Calidad, el PAC-02 Registros del Sistema de Gestión de la Calidad, el IGT-02 Organización y Transferencia de Archivos y en el IGT-03 Organización de los Archivos Central e Histórico, según lo establecido en la HGT-04 Tablas de Retención.

4 Control Página 4 de 5 Limpia la documentación, elimina el material metálico; identifica el material que esté afectado por el biodeterioro y se mejoran sus condiciones, o solicita apoyo para tal fin cumpliendo con los criterios establecidos por el proceso de Gestión y se diligencia el FAC-08 Acta de Reunión relacionando el material deteriorado y restaurado. Para el control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se tramitan vía correo electrónico, el funcionario responsable del proceso tiene el control de la información, identificando cada copia de seguridad en disco compacto mediante rótulos con fecha, asuntos y responsable; según lo establecido en: el PAC-02 Registros del Sistema de Gestión de la Calidad, la HGT-04 Tablas de Retención y la actividad 4.2 del presente documento. Cada proceso determina cuánto tiempo deben permanecer los documentos en el Archivo de Gestión, reflejando su duración en el HGT-04 Tablas de Retención, como también determina los documentos que deben mantenerse de manera permanente en el proceso. 4.6 Transferencia de Archivos Responsable: Remite los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de acuerdo a los parámetros establecidos en el IGT-02 Organización y Transferencia de Archivos. Los tiempos que dura la documentación en el archivo de cada proceso está definido en el HGT-04 Tablas de Retención y en el numeral 7. Administración de Registros, incluido en los siguientes documentos del Sistema e Gestión de la Calidad: procedimientos, instructivos y guías. 5. de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad NTC GP 1000:2004 Gestión de la Calidad en el Sector Público HGT-04 Tablas de Retención IGT-01 Radicación y Distribución de IGT-02 Organización y Transferencia de Archivos IGT-03 Organización de los Archivos Central e Histórico IGT-04 Elaboración de Comunicaciones Oficiales PAC-01 Elaboración y del Sistema de Gestión de la Calidad PAC-02 Registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

5 Control Página 5 de 5 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio 00 Técnica 01 Cambio Líder de Proceso 7. Administración de Registros 5 de septiembre de 2008 Aprobación del Cambio 8 de septiembre de de Julio de de Agosto de 2010 Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FAC-08 FGT-01 FGT-02 FGT-03 FGT Anexos. No aplica. Acta de Reunión Internos Externos CRESC Correo Certificado Tiempo de Retención Disposición Final