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Transcripción

1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y Proceso: GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /NOV/2010 Versión Inicial /AGO/2012 Se eliminó el PCC de la tarea 1.1 dado que se amplía la información los criterios de control en las tareas subsiguiente. Se complementan criterios de control en Plan de control con información relacionada en el Instructivo para la Gestión de Correspondencia y Archivos.

2 1. OBJETIVO Establecer los criterios para la recepción y distribución de la en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 2. ALCANCE Estas directrices aplican para toda la interna y externa recibida y despachada en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 3. DEFINICIONES ALISTAR. Preparar la documentación para su distribución OGD (Oficina de Gestión ). Oficina creada por la Universidad, para gestionar la y los documentos del archivo central e histórico. CASILLEROS. Lugar donde se ubican los documentos por Dependencias. RADICACIÓN. Actividad por medio de la cual, se asigna un número consecutivo a la recibida o producida, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. REGISTRO DE CORRESPONDENCIA. Actividad por medio del cual se ingresa en un archivo de Excel, toda la producida o recibida, registrando datos tales como: mbre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, mbre de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, mbre del funcionario responsable del trámite y anexos entre otros. 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO. Página 1 de 4

3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicio 1.1 Recepcionar la Recibir la 1.2 Determinar si la es competencia de la Universidad (PCC) 1.3 Devolver la que no es competencia de la Universidad. Fin Guarda de turno / 1.4 Colocar sello de recibido 2.1 Identificar y clasificar la 2. Clasificar la 2.2 Determinar si la clasificada cumple con los requisitos para su distribución. (PCC) 2.3 Devolver los documentos que no cumplen con los requisitos, a la oficina remitente Radicar, registrar y alistar la (PCC) Página 2 de 4 1

4 1 2. Clasificar la 2.5 Depositar los documentos a distribuir, en los casilleros por oficina o empresa de correo. 3.1 Determinar si la a distribuir es internamente o a destinatario externo Interna Externo 3.2 Determina si la externa se envía por correo certificado o por Fax Correo certificado Fax 3.3 Enviar fax desde el Centro de Administración Distribuir la. 3.4 Entregar la a los mensajeros de la empresa de correo certificado. 3.5 Colocar la que está en los casilleros, en las carpetas de cada oficina. Mensajero interno 3.6 Entregar a destinatario interno. 3.7 Hacer firmar el registro de control y entrega de de, con fecha y hora Realizar seguimiento a las actividades del 4.1 Verificar el cumplimiento de las etapas del Página 3 de 4 2

5 2 4. Realizar seguimiento a las actividades del 4.2 Determinar necesidad de ajustes 4.3 Realizar ajustes al Fin Elaboró: Peter Nelson Duque Camayo Cargo: Fecha: 30/JUL/2012 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 01/AGO/2012 Aprobó: Peter Nelson Duque Camayo Cargo: Fecha: 02/AGO/2012 Página 4 de 4