MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 Proceso: PROYECCIÓN INSTITUCIONAL CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable Coordinador /JUL/2010 Versión Inicial Comunicaciones de y

2 1. OBJETIVO Determinar los criterios para la identificación y difusión a los públicos internos y externos de la información generada por la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Este documento aplica para toda la información que es generada por la Universidad de San Buenaventura Cali para su divulgación. 3. DEFINICIONES AGENDA. Tipo de publicación que incluye toda la programación de los eventos y actividades de carácter académico, cultural, deportivo, administrativo y de la pastoral que se van a realizar la semana siguiente a su publicación. BANNER. Formato de promoción en Internet compuesto por imagen, gráfico y texto cuyo objetivo es atraer tráfico hacia lo que se está anunciando. BANNER PRINCIPAL. Cuadro que se encuentra en la parte superior derecha de la página principal de la web de la Universidad de San Buenaventura Cali, y se caracteriza por tener movimiento. BANNER SECUNDARIO. Cuadros que se encuentra bajo el banner principal y están ubicados en la página principal de la web de la Universidad de San Buenaventura Cali, y se caracterizan por tener menor tamaño y ser estáticos. BREVILOQUIO. Informativo institucional de publicación bimestral que recoge todos los acontecimientos relevantes en el quehacer de la universidad. CACAREANDO. Informativo que se envía por correos electrónicos a los públicos internos y resalta los hechos relevantes que se produzcan en la universidad. Se envía en el mismo día en que se genera la noticia de importancia. Página 1 de 4

3 CARTELERAS. Es un espacio donde se pública información de interés para la comunidad universitaria. COMUNIDADES. Término utilizado en la página web para diferenciar los públicos de interés. CORREOS ELECTRÓNICOS. Es un servicio de red que permite enviar información de interés para la comunidad universitaria. Están organizados de acuerdo con los públicos objetivos de la universidad. INFORMACIÓN. Conjunto de datos significativos y de interés para los públicos internos y externos de la Universidad de San Buenaventura Cali. MEDIO DE COMUNICACIÓN. Instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional, para la Universidad de San Buenaventura Cali, los medio de distribución y publicación de la información son: página web, agenda semanal, cacareando, correos electrónicos, tableros electrónicos, Breviloquio y carteleras. PÚBLICOS EXTERS. Se refiere a egresados, aspirantes, comunidad en general, medios de comunicación, organizaciones sin ánimo de lucro, empresas, etc. PÚBLICOS INTERS. Se refiere a estudiantes, docentes y personal administrativo de la Universidad de San Buenaventura Cali. TABLEROS ELECTRÓNICOS. Dispositivo electrónico que se utiliza para hacer promoción de actividades de interés para la comunidad universitaria. WEBMASTER. Persona encargada de diseñar, desarrollar y programar en un sitio web, es quien está encargado de la redacción, edición y publicación de los contenidos. 4. LÍDER DE Página 2 de 4

4 5. DESCRIPCIÓN DEL TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE Inicio 1.1 Recepcionar solicitudes de publicación 1. Identificar el tipo de información 1.2 Identificar el tipo de información. (PCC) 1.3 Definir si el medio de comunicación es Breviloquio (PCC) Determinar el medio para publicar la información. (PCC) 1.5 Definir la fecha de salida de la información. 2.1 Identificar los formatos en los que se publicará la información. (PCC) 2.2 Determinar la extensión de la información. (PCC) 2. Publicar la información a través de los diferentes medios 2.3 Realizar diseño de publicación según su objetivo. (PCC) 2.4 Determinar la necesidad realizar ajustes al diseño de la publicación. 2.5 Realizar ajustes al diseño de la publicación 2.6 Remitir para su publicación al procedimiento de GESTIÓN EDITORIAL Código PA.03.PI.P Definir si el medio de publicación es interno Página 3 de 4

5 TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 1 2. Publicar la información a través de los diferentes medios 3. Revisar el estado de la publicación 2.8 Publicar información. 2.9 Gestionar con medios externos (radio, presa, etc.), para publicación de información. 3.1 Revisar la publicación. (PCC) 3.2 Notificar la terminación del proceso al solicitante 4.1 Identificar la necesidad de realizar ajustes Realizar ajustes Fin 4.2 Realizar ajustes requeridos 4.3 Archivar los documentos inherentes a la publicación. (PCC) Elaboró: Yohana Patiño Velasco Cargo: Secretaria de Comunicaciones Fecha: 19/MAY/2010 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 23/JUN/2010 Aprobó: Magda Luz Arias Leal Cargo: Coordinadora de Comunicaciones y Fecha: 19/JUL/2010 Página 4 de 4