SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 GESTIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Proceso: GESTIÓN FINANCIERA CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /OCT/2010 Versión Inicial Contador /JUL/ /JUL/2014 Se realizó ajustes en la descripción de la tarea 1. Registrar las cuentas por cobrar, dando mayor claridad a las responsabilidades entre los cargos que intervienen. Igualmente se ajustó las actividades relacionada con los reportes del estado de la cartera Se realizó cambios en la denominación de los cargos responsables de la ejecución de las tareas Auxilia de ía Administrativa y anciera

2 1. OBJETIVO Documentar las actividades que se deben seguir, para atender las operaciones administrativa y financieramente de las cuentas por cobrar, de la Universidad de San Buenaventura de Cali. 2. ALCANCE El procedimiento aplica para el control y gestión de cobro de las cuentas por cobrar de la Universidad de San Buenaventura de Cali. 3. DEFINICIONES COBRO JURÍDICO. Hace referencia a la acción de cobro del capital e intereses de una deuda en mora a través de un proceso judicial. COBRO PERSUASIVO. Acción de cobro directamente, sin que medie intervención profesional o judicial, cuyo objetivo principal es obtener el cobro directo y rápido de las deudas a favor de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. COBRO PREJURÍDICO. Actividad profesional que la Universidad de San Buenaventura Seccional Cali efectúa, con el fin de recaudar del valor de una obligación en mora, sin que medie un proceso judicial. ICEBERG.. Herramienta informática (software) mediante el cual se gestiona toda la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. 4. LÍDER DE y Página 1 de 5

3 5. DESCRIPCIÓN DEL Inicio 1. Identificar las cuentas por cobrar a favor de la Universidad 1.1 Recibir los documentos para elaborar la cuenta por cobrar. 1.2 Enviar documentos para la autorización del y para la elaboración de la cuenta por cobrar 1.3 Aprobar los documentos de solicitud de elaboración de cuentas por cobrar (PCC) y 1.4 Devolver documentación no aprobada 2.1 Elaborar y contabilizar en el sistema Iceberg en el módulo de cuentas por cobrar, la cuenta de acuerdo al servicio prestado o bien vendido por la Universidad de San Buenaventura Cali 2. Registrar las cuentas por cobrar y enviar a los deudores 2.2 Enviar cuenta por cobrar y documentos soportes para la firma del y financiero 2.3 Revisar y aprobar la cuenta de cobro y enviar a auxiliar de vicerrectoría administrativa y financiera cuentas por cobrar y 2.4 Realizar ajustes a la cuenta de cobro 2.5 Enviar cuentas por cobrar a los respectivos deudores Página 2 de 5 1

4 1 2. Registrar las cuentas por cobrar y enviar a los deudores 2.6 Recibir los soportes de entrega de las cuentas por cobrar enviadas a los deudores (cuenta de cobro firmada por deudor) 2.7 Archivar las cuentas de cobro entregadas a los deudores 3.1 Generar reporte de saldos de cartera a través del módulo de cartera sistema ICEBERG 3. Realizar cobro persuasivo 3.2 Clasificar las cuentas por cobrar, dependiendo de los montos y fechas de vencimiento 3.3 Realizar gestión de cobro, a las cuentas por cobrar, con más de un mes de vencidas. 4.1 Presentar reporte vía de estado de Cartera al y (PCC) 4. Realizar cobro pre jurídico 4.2 Determinar si existen cuentas por cobrar que requieren gestión jurídica para el cobro (PCC) 4.3 Enviar al Asesor Jurídico, los documentos y soportes, para el proceso del cobro pre jurídico 4.4 Realizar gestión de cobro prejurídico y 4.5 Presentar reporte de gestión de cobro pre-jurídico al y vía Asesor Jurídico Página 3 de 5 2

5 2 4.6 Cancelar las cuentas que se recuperaron satisfactoriamente, de acuerdo con el reporte presentado por el Asesor Jurídico 4. Realizar cobro pre- jurídico 4.7 Determinar, de acuerdo al reporte enviado por Asesoría Jurídica si existen cuentas que se puedan condonar 4.8 Determinar si se condona la deuda 4.1 y Rector 4.9 Cancelar cuentas en el sistema ICEBERG 5.1 Determinar si existen cuentas que requieren cobro jurídico (PCC) 5.2 Enviar los documentos y soportes de las cuentas por cobrar a la oficina jurídica para iniciar cobro jurídico y 5.3 Realizar gestión de cobro jurídico de las cuentas por cobrar 5. Realizar cobro Jurídico 5.4 Presentar reporte de gestión de cobro jurídico vía E- Mail al y 5.5 Cancelar las cuentas que se recuperaron de acuerdo al informe de gestión presentado por el Asesor Jurídico Asesor Jurídico 5.6 Determinar si aún existen cuentas que por cobrar y Página 4 de 5 3

6 3 6. Realizar seguimiento al procedimiento de pago de obligaciones 6.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento 6.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento y 7. Realizar ajustes al procedimiento 7.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento y 7.2 Realizar ajustes al procedimiento Elaboró: Claudia Cecilia Navia Moreno Cargo: Fecha: 10/JUL/2014 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 11/JUL/2014 Firma: Aprobó: Felix Rodríguez Ballesteros Cargo: y Fecha: 14/JUL/2014 Firma: Página 5 de 5