MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO DE EDUCACIÓN CONTINUA REVISADO POR Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo Jefe Oficina de Apoyo Financiero Jefe Oficina de Cuentas por Pagar Jefe Oficina de Contabilidad Asistente Dirección Educación Continua APROBADO POR Vicerrector Académico Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Realizar el registro oportuno y efectivo del pago de contraprestaciones en efectivo o a través de apoyo en inscripción de programas de Educación Continua según los convenios docencia servicio, suscritos entre la Universidad y las Instituciones, así como las contraprestaciones derivadas de estos. 2. ALCANCE Comprende desde la solicitud de autorización de contraprestaciones a través de pagos de inscripción a programas de Educación Continua por parte de la Institución hasta la aplicación del apoyo económico y el pago respectivo a la Institución. 3. DEFINICIONES Relación docencia - servicio: Vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios de práctica en salud. Este vínculo se funda en un proceso de planificación académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertado entre las partes de la relación docencia - servicio. 1 Pre-liquidación: Cálculo de la contraprestación, basado en las rotaciones o prácticas programadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia Servicio. Liquidación: Valor a cancelar por Contraprestación, basado en las rotaciones reales realizadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia Servicio aprobado por las dos partes. 1 Decreto 2376 de 1 de julio de 2010 CAPÍTULO I; DISPOSICIONES GENERALES; ARTÍCULO 2.- DEFINICIONES Página 2 de 27

3 4. CONDICIONES GENERALES La contraprestación establecida dentro de los convenios marco de docenciaservicio que suscribe la Universidad con las diferentes instituciones, es la siguiente, no obstante esta podrá considerar excepciones que se pacten al momento de la firma del convenio: CONTRAPRESTACIÓN. LA UNIVERSIDAD otorgará a LA INSTITUCIÓN como contraprestación, un valor equivalente al 15% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud de pregrado que roten en LA INSTITUCIÓN; un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de pregrado de Medicina que realicen el internado en zona rural un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de pregrado de Odontología, que realice la práctica de ruralito; Para el caso de los estudiantes de los programas de salud de posgrado que roten en LA INSTITUCIÓN, acompañados por docentes de LA UNIVERSIDAD, se les otorgará un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante; y un valor equivalente al 30% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud de posgrado que roten en LA INSTITUCIÓN. Este valor podrá ser reconocido en efectivo, para lo cual LA INSTITUCIÓN deberá presentar la factura correspondiente al final de cada periodo académico o a más tardar el 15 de marzo del año inmediatamente siguiente, o a través de capacitación de su personal mediante actividades de educación continua y apoyo en la matrícula de posgrado, de acuerdo con las necesidades que fije la Gerencia de LA INSTITUCIÓN y con las posibilidades de LA UNIVERSIDAD y para el efecto se compromete a suministrar a LA INSTITUCIÓN la información de los cursos en forma oportuna. En este caso, los cupos de educación continua y/o posgrados deberán ser utilizados en el mismo periodo académico en que se causa dicha contraprestación. En cumplimiento de este acuerdo, si los rubros contemplados en la contraprestación son pagados en apoyo en el pago de la matricula en cupos de educación continua y/o posgrados, LA UNIVERSIDAD asignará con factura a nombre de la INSTITUCIÓN, un apoyo hasta del 80% en el valor de la matrícula de un curso corto de educación continua ó hasta del 50% en el valor de la matrícula de un diplomado, y hasta un valor de 40% de apoyo la matrícula de posgrado a los funcionarios que designe LA INSTITUCIÓN y que cumplan con los requisitos de admisión exigidos por LA UNIVERSIDAD. Los rubros contemplados en la contraprestación, ya sea pagados en efectivo o en apoyo a pago de matriculas en cupos de educación continua y/o postgrados, en ningún caso podrán ser acumulados ni serán asignados con retroactividad. PARÁGRAFO: Para el caso de estudiantes de pregrado de programas de la salud que desarrollen actividades de Promoción y Prevención, no habrá lugar a contraprestación alguna Página 3 de 27

4 Las Instituciones (hospitales, IPS, entre otras) que tienen convenio Docencia- Servicio con la PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA deben emitir las facturas por el valor total de las contraprestaciones por cada Facultad, confirmadas en los procesos de revisión de rotaciones realizado por las unidades académicas y en la liquidación. Las facturas se reciben en la Asistencia para de la Académica. Los documentos que deberán ser radicados en la Oficina de Apoyo Financiero para la aplicación del convenio a los participantes beneficiarios son: 1. Comunicación escrita emitida por la Académica informando a la Institución el porcentaje de apoyo autorizado que le aplique en el marco del convenio docencia servicio. 2. Formato Solicitud Facturación a Clientes FI-P12-F04 (dos copias) La información suministrada en el Formato Solicitud Facturación a clientes deberá ser igual a la registrada en la carta de autorización emitida por la Académica, en caso contrario, deberá ser ajustada y enviada nuevamente desde Educación Continua. Previo a la solicitud de generación de factura ante la Oficina de Apoyo Financiero, Educación Continua deberá verificar la existencia del tercero, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03). En la Oficina de Cuentas por Pagar, las Secretarías de la Facultad correspondiente, deberá radicar los siguientes documentos, luego de realizar la solicitud de pedido: i. La Factura emitida por la institución, en la cual la fecha debe corresponder al mismo mes en que se radica en la Oficina de Cuentas a Pagar, de acuerdo con las fechas de cierre de facturación. ii. Carta de solicitud de contraprestación de apoyo en inscripciones a programas de Educación Continua emitida por la institución donde solicite descontar de la factura de pago de la contraprestación, el detalle de los valores de contraprestación a través de inscripciones a programas de educación continua asumidos por esa institución, incluyendo la información que ya se ha notificado de la Oficina de Apoyo Financiero. Una vez radicada la Factura en la Oficina de Cuentas por Pagar y generado el ID de comprobante derivado de la causación de la misma, dicha oficina deberá enviar mediante correo electrónico a la Coordinación de Cartera Institucional en la Oficina de Apoyo Financiero, la siguiente información: i. No. de la Factura generada a nombre de la institución ii. ID del comprobante Página 4 de 27

5 Las facturas generadas desde la Oficina de Cartera Institucional, serán generadas con fecha de vencimiento diciembre del año en curso. Educación Continua deberá notificar de forma inmediata al Analista de Gestión de Información de, de la Académica, la no inscripción del participante en los programas, entre otras por las siguientes causas: i. Por incumplimiento del participante en la totalidad de los requisitos contemplados para la inscripción del programa de Educación Continua. ii. iii. iv. Por el NO pago del porcentaje asignado para ser cubierto por el participante. Por el retiro del participante del programa de Educación Continua. Por la cancelación del programa, dado los diferentes aspectos técnicos y logísticos al interior del Centro de Educación Continua para decidir no continuar con el mismo. Página 5 de 27

6 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 No DESCRIPCIÓN Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Emite concepto sobre la solicitud presentada. UNIDAD Académica Académica RESPONSABLES CARGO Si no acepta la solicitud presentada. 3. Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal o al Director de Educación de la institución, con copia al Programa o Subcentro de Educación Continua. En este momento finaliza el procedimiento. Si acepta la solicitud presentada. Académica Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la institución, con copia al Programa o Subcentro de Educación Continua. Página 6 de 27

7 No. DESCRIPCIÓN Verifica el pago de la inscripción: UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si el participante no ha realizado el pago de la inscripción. Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12- F04). 4. Ver Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03). Remítase a la actividad 7 Educación Continua responsable Si el participante excepcionalmente realizó el pago de la inscripción. Solicita la creación del participante como proveedor utilizando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Remítase a la actividad Confirma la creación del participante como proveedor en la base de datos. Educación Continua responsable 6. Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Educación Continua responsable 7. Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud de voucher directo (para el caso en que el participante ya haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de Apoyo Financiero. Participante Página 7 de 27

8 No. DESCRIPCIÓN Recibe los documentos entregados por el participante. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si el participante no ha realizado el pago. Aplica el convenio en la cuenta del participante en el módulo de Finanzas Estudiantiles. 8. Remítase a la actividad 12 Si el participante excepcionalmente ya realizó el pago completo de su inscripción. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Recibe del participante la solicitud de facturación a clientes, la copia del prerecibo pagado y la solicitud de voucher directo. Remítase a la actividad 9 9. Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el reintegro al participante. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 10. Remite la solicitud de generación de voucher directo a la Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura generada. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 11. Genera el voucher directo al participante para realizar la devolución respectiva. Ver Procedimiento Egresos generación de pagos (FI-P13-PR20). Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Remítase a la actividad Genera el pre-recibo para ser cancelado por el participante. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo 13. Entrega al participante copia firmada del Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para ser pagado por el participante. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Página 8 de 27

9 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 14. Remite los documentos entregados por el participante al Coordinador de Cartera Institucional. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo 15. Realiza el pago del pre-recibo. Participante 16. Entrega la copia del formato firmado por la Oficina de Apoyo Financiero en el Programa o Subcentro de Educación Continua. Participante 17. Confirma al Analista de Gestión de información en la Académica mediante correo electrónico si el participante efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente. Educación Continua Responsable Si el participante realizó el pago o acordó un plan de pagos del porcentaje correspondiente. Remítase a la actividad Si el participante no realizó el pago o acuerdo de financiación con Educación Continua del porcentaje correspondiente. Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la suspensión de la generación de la Factura a la institución. Académica En este momento finaliza el procedimiento. 19. Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 20. Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la Académica, con copia a Educación Continua y en físico a la Institución correspondiente. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 9 de 27

10 No DESCRIPCIÓN Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación Continua. Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las Instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. UNIDAD Académica Académica Académica Académica Académica RESPONSABLES CARGO 26. Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Académica 27. Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS- P20-G06). Facultades Responsable 28. Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Facultades Responsable Página 10 de 27

11 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 29. Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 30. Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 31. Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. En este momento finaliza el procedimiento. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 11 de 27

12 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI No DESCRIPCIÓN Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Emite concepto sobre la solicitud presentada. UNIDAD Académica Académica RESPONSABLES CARGO Si no acepta la solicitud presentada. 3. Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al Director de Educación, con copia al Programa o Subcentro de Educación Continua. En este momento finaliza el procedimiento. Si acepta la solicitud presentada. Académica Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y al Centro de Consultoría y Educación Continua Javeriana Seccional Cali. Página 12 de 27

13 No. DESCRIPCIÓN Recibe los documentos entregados por el participante. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si el participante no ha realizado el pago. 4. Genera el pre-recibo a nombre del participante para ser cancelado por éste. Remítase a la actividad 9. Si el participante excepcionalmente ya realizo el pago. Educación Continua - Seccional Responsable Informa al Analista de Gestión de Información de la Académica, el pago total generado por el participante. Remítase a la actividad Solicita la creación del participante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Educación Continua Responsable 6. Confirma la creación del participante como proveedor en la base de datos. Educación Continua Responsable 7. Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) con los soportes correspondientes, la generación de voucher directo para la devolución al participante. Educación Continua Responsable 8. Genera el voucher directo para la devolución al participante. Remítase a la actividad 13 Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 9. Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por concepto del apoyo económico otorgado al participante. Oficina de Tesorería - Seccional Jefe de Oficina Tesorería Página 13 de 27

14 No. 10. DESCRIPCIÓN Envía documento de cobro a la Oficina de Apoyo Financiero Cartera Institucional, informando la cuenta por cobrar creada. UNIDAD Oficina de Tesorería - Seccional RESPONSABLES CARGO Jefe de Oficina Tesorería 11. Remite a Educación Continua - el cobro generado. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 12. Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Ver Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR04). Educación Continua Responsable 13. Confirma al Analista de Gestión de información de la Académica mediante correo electrónico si el participante efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente. Si el participante realizó el pago o acordó un plan de pagos del porcentaje correspondiente. Educación Continua Responsable Remítase a la actividad Si el participante no realizó el pago o acuerdo de financiación con Educación Continua del porcentaje correspondiente. Educación Continua Responsable Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la suspensión de la generación de la Factura a la institución. En este momento finaliza el procedimiento. 15. Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 16. Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la Académica y en físico a la institución correspondiente. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 14 de 27

15 No DESCRIPCIÓN Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación Continua. Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. UNIDAD Académica Académica Académica Académica Académica RESPONSABLES CARGO 22. Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Académica Vicerrector Académico 23. Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS- P20-G06). Educación Continua Responsable 24. Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Educación Continua Responsable Página 15 de 27

16 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 25. Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 26. Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 27. Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. En este momento finaliza el procedimiento. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 16 de 27

17 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas. Página 17 de 27

18 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS INICIO Académica Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Académica Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Académica Emite concepto sobre la solicitud presentada No Se acepta la solicitud? Si Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Académica Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal o al Director de Educación de la institución, con copia al Programa o Subcentro de Educación Continua. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Académica Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la institución, con copia al Programa o Subcentro de Educación Continua. 1 Académica Verifica el pago de la inscripción No El estudiante excepcionalmente realizó el pago de la inscripción? Si Educación Continua Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Educación Continua Solicita la creación del estudiante como proveedor empleando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). 1 Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). A Página 18 de 27

19 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS A Educación Continua Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Educación Continua Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Formato Solicitud registro comprobante directo (FI- P13-F04). Participante 1 Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud de voucher directo (para el caso en que el estudiante ya haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Recibe los documentos entregados por el estudiante. No El participante realizó el pago de la matricula? Si Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Aplica el convenio en la cuenta del estudiante en el módulo de Finanzas Estudiantiles. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Recibe del estudiante la solicitud de facturación a clientes, la copia del pre-recibo pagado y la solicitud de voucher directo. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Genera el pre-recibo para ser cancelado por el estudiante. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el reintegro al estudiante. B C Página 19 de 27

20 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS B C Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Entrega al estudiante copia firmada del Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para ser pagado por el estudiante. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Remite la solicitud de generación de voucher directo a la Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura generada. Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el voucher directo al estudiante para realizar la devolución respectiva. Estudiante Realiza el pago del pre-recibo. Ver Procedimiento egresos - generación de pagos FI-P13-PR20 Estudiante Entrega la copia del formato firmado por la Oficina de Apoyo Financiero en el Programa o Subcentro de Educación Continua. Estudiante Confirma al Analista de Gestión de información en la Académica mediante correo electrónico si el participante efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente. No El participante realizó el pago asignado? Si Académica Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la cancelación de la solicitud de generación de Factura. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a nombre de la Institución. 2 D Página 20 de 27

21 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS D Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la Académica y en físico a la institución correspondiente. Académica Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Académica Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Académica Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Académica Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Académica Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. Académica Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. E Página 21 de 27

22 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS E Facultad Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Facultad Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. 2 FIN Página 22 de 27

23 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI INICIO Académica Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Académica Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Si El estudiante es de primer semestre? No Académica Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Académica Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Académica Emite concepto sobre la solicitud presentada No Se acepta la solucitud? Si Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Académica Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al Director de Educación, con copia al Programa o Subcentro de Educación Continua. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Académica Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y al Centro de Consultoría y Educación Continua Javeriana Seccional Cali. 1 A Página 23 de 27

24 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI A Educación continua - Seccional Recibe los documentos entregados por el participante. No El participante excepcionalmente realizó el pago? Si Educación continua - Seccional Genera el pre-recibo a nombre del estudiante para ser cancelado por éste. Educación continua - Seccional Informa al Analista de Gestión de la Académica, el pago total generado por el participante. Jefe de Oficina Oficina de Tesorería - Cali Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por concepto del apoyo económico otorgado al estudiante. Jefe de Oficina Oficina de Tesorería - Cali Envía documento de cobro a la Oficina de Apoyo Financiero Cartera Institucional, informando la cuenta por cobrar creada. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Remite a Educación Continua - el cobro generado. Educación Continua Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Educación Continua Solicita la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Educación Continua Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Educación Continua Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI- P13-F04) con los soportes correspondientes, la generación de voucher directo para la devolución al estudiante. Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04) Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) Educación Continua sede central Confirma al Analista de Gestión de información de la Asistencia de de la Académica mediante correo electrónico si el participante efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por pagar - Genera el voucher directo para la devolución al participante. 2 B Página 24 de 27

25 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI B Educación Continua 2 Confirma al Analista de Gestión de información de la Asistencia de de la Académica mediante correo electrónico si el participante efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente El participante realizó el pago acordado? No Si Educación Continua Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la suspensión de la generación de la Factura a la institución Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a nombre de la Institución. 3 Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la Académica y en físico a la institución correspondiente. Académica Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Académica Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Académica Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Académica Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. C Página 25 de 27

26 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI C Académica Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. Vicerrector Académico Académica Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Educación continua Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Educación continua Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. 1 FIN Página 26 de 27

27 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Formato Solicitud Facturación a Clientes CÓDIGO FI-P12-F04 Formato Solicitud registro comprobante directo. FI-P13-F04 Formato Registro de proveedores y otros terceros BS-P10-F01 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Procedimiento de Facturación a Clientes (FI-P12-P03) Procedimiento Egresos generación de pagos ( FI-P13- PR20) Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06) EXTERNO Página 27 de 27