PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN FINANCIERA DE PROPUESTAS

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1 PUNTOS DE INTERÉS Si tiene alguna duda e inquietud por favor comuníquese con la Oficina de Costos y Presupuesto a la extensión 3122 ó OBJETIVO Orientar a las Unidades de la Universidad respecto a las actividades relacionadas con la evaluación financiera de propuestas de Consultoría, Educación Continua, Proyectos especiales de Educación Continua, Programas académicos de pregrado y posgrado de diversas estrategias metodológicas de enseñanza, así como propuestas para la realización de otras actividades académicas que comprometan el uso de recursos de la Universidad Javeriana, para así determinar su viabilidad financiera. DEFINICIONES ALCANCE Inicia con la solicitud formal por parte de la Unidad que presenta la propuesta para que esta sea evaluada financieramente y finaliza con el concepto emitido por la Dirección Financiera. Índice de Flujo de Procedimiento Evaluación financiera de propuestas Cohorte: Número de estudiantes que ingresan en un mismo momento a un programa académico Costos Directos 1 Costos Indirectos: corresponde a todas aquellas erogaciones reales en que incurre la Universidad, pero que no son directamente imputables a la producción de un bien o la prestación de un servicio y por tanto se requiere adoptar alguna metodología para su imputación o asignación. El Manual para la elaboración del presupuesto identifica bajo costos indirectos: costos de dirección y supervisión, costos por servicios administrativos, costos financieros y de impuestos y costos de la infraestructura física y tecnológica de la Universidad. Aparte de estos costos generales de la Universidad es posible que las unidades tengan costos indirectos propios que deban ser distribuidos o asignados en las actividades que realizan. Estrategias metodológicas de enseñanza: Se distinguen como estrategias metodológicas de enseñanza a los programas ofrecidos por las instituciones de educación superior, la presencial, la semi presencial y a distancia. Adicionalmente las Instituciones de educación superior (IES) pueden ofrecer previo el cumplimiento de ciertos requisitos programas en extensión. Programas Académicos de Posgrado 2 Programas Académicos de Pregrado 2 1 Manual de Normas y Lineamientos de Presupuesto Pontificia Universidad Javeriana 2 Reglamento de Unidades Académicas. 1 de octubre de Artículos 20 y 32. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Página 1 de 6

2 DEFINICIONES Áreas de Educación Continua: Es la unidad creada por el Vicerrector de Extensión responsable del desarrollo de la actividad de Educación Continua de dos o más departamentos afines. Tiene a su cargo, el desarrollo y ejecución de las actividades de Educación Continua en vinculación directa con las unidades académicas a las cuales pertenecen dichos departamentos. Las siguientes son las áreas de la nueva estructura: Economía y Jurídica. Artes, Cultura y Educación. Política y Sociedad. Salud. Infraestructura, tecnología y productividad. Reporta a la Dirección de Educación Continua. Consultoría y Proyecto de Consultoría: la consultoría es un servicio que se presta bajo una forma organizada y sistemática de producción, con las implicaciones que le son propias: es de doble vía, delimitada espacial y temporalmente, y está predeterminada en términos de productos o resultados. La consultoría conlleva la aplicación de conocimientos y practicas a situaciones específicas, bajo el espíritu empresarial que le es inherente, se exigen altos niveles de eficiencia y celeridad que requieren un entorno organizacional ágil y flexible. El desarrollo de la consultoría está precedido de procesos de convocatorias, licitaciones o invitaciones privadas, que determinan el concurso a partir de la capacidad financiera y de la experiencia técnica institucional e individual de los consultores. La consultoría opera a través de proyectos diseñados en función de términos de referencia y especificaciones determinadas por los contratantes sobre la base de sus necesidades y problemáticas identificadas. Su ejecución tiene impactos, efectos y resultados sobre los contratantes y sus entornos, así como eventualidades e implicaciones sobre terceros. En caso de la consultoría con entidades públicas, la contratación estatal implica la realización de una actividad pública y ello se complementa con la administración de recursos públicos, pues lo que se recibe como pago por la prestación del servicio es dinero público y ello genera responsabilidad civil y penal. Remanentes o excedentes 3 3 Manual de Normas y Lineamientos de Presupuesto Pontificia Universidad Javeriana Página 2 de 6

3 CONDICIONES GENERALES Este procedimiento no aplica para proyectos de investigación. La concepción general de la actividad de consultoría en la Universidad, las políticas para su fomento y los lineamientos para la gestión institucional están consignadas en el documento Servicios de Consultoría en la Pontificia Universidad Javeriana, el cual fue aprobado por el Consejo Directivo Universitario (CDU) el 16 de julio de 1998 y promulgado a toda la Universidad mediante Circular No. 26 del 11 de agosto de 1998, suscrita por el Rector, y publicado en los Anales de la PUJ del mismo año como Acuerdo del CDU No El Consejo Académico aprobó el 26 de octubre de 2004 el documento denominado Directrices para la actividad académica de consultoría en la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá. Esta aprobación fue ratificada por el Rector mediante comunicación R-1609/2004 del 16 de noviembre de Este documento aborda las consideraciones generales, el marco conceptual los efectos legales y los aspectos administrativos y financieros relacionados con la actividad de consultorías. A partir de las directrices anteriores la Vicerrectoría Administrativa ha elaborado un documento que se ocupa de los aspectos económicos y financieros de la actividad de consultorías que caen dentro del ámbito de su competencia como son los aspectos de costos indirectos, pago de bonificaciones y excedentes. El documento Manual de Normas y Lineamientos de Presupuesto establece la obligatoriedad de presupuestar la totalidad de las inversiones, ingresos y costos en que incurre la Universidad. Así mismo, diferencia las actividades de las Unidades en la Universidad y para las primeras reitera la necesidad de elaborar el presupuesto anual. La normatividad sobre los convenios con otras Universidades para ofrecer programas de la Universidad Javeriana se encuentran contenidos en el documento Criterios y normas para ofrecer programas propios de la Universidad Javeriana en convenio con otras Universidades, del Junio 10 de Los criterios generales y el procedimiento para la creación, extensión y cierre de Programas Académicos de Pregrado y Posgrado se encuentran en la Dirección de Programas Académicos de la Vicerrectoría Académica. Costos Indirectos El documento Manual de Normas y Lineamientos de Presupuesto hace alusión a la asignación de los costos indirectos a las actividades que realiza la Universidad y que su magnitud se determinará en cada vigencia presupuestal. Las actividades contempladas en este procedimiento que reconozcan costos indirectos inferiores a los definidos por la Universidad podrán ser excepcionalmente aprobados por la Dirección Financiera atendiendo a los criterios establecidos por las directrices de la Universidad. Esta consideración también aplica a los excedentes esperados de la propuesta. Excedentes Se espera que las propuestas a las que hace alusión este Procedimiento, produzcan recursos suficientes para pagar todos los costos directos e indirectos que implique su desarrollo, logrando además la generación de excedentes. Página 3 de 6

4 CONDICIONES GENERALES Requisitos Para realizar la evaluación financiera de una propuesta, la Unidad solicitante deberá adjuntar el correspondiente formato para la evaluación financiera de Propuestas (FI-P10-F02), debidamente diligenciado. Adicionalmente la Unidad solicitante deberá adjuntar, según el tipo de propuesta los siguientes documentos al solicitar la evaluación financiera: Propuestas de consultorías: condiciones de la licitación, del concurso o de la invitación y propuesta técnica. Propuestas de Educación Continua: condiciones de la licitación, del concurso o de la invitación y propuesta técnica. Propuesta de creación de programas académicos de pregrado y postgrado en sus diferentes metodologías de enseñanza: documento de síntesis de las características del programa que sean relevantes para la evaluación financiera y que sustenten la solicitud de aprobación. El formato para la evaluación financiera de propuestas (FI-P10-F02), debe incluir toda la información referente a los ingresos, inversiones, costos directos e indirectos de la propuesta que se requiere evaluar. El Director Financiero y por delegación del de Costos y Presupuesto son las personas autorizada para aprobar la viabilidad financiera de las propuestas a las que hace alusión este procedimiento. El tiempo estimado para que la Oficina de Costos y Presupuesto envíe a la Unidad solicitante su primer comunicado solicitando aclarar o adicionar información acerca de la propuesta recibida es de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha en la que la Oficina de Costos y Propuesto haya recibido el formato para la evaluación financiera de propuestas (FI-P10-F02) diligenciado junto con la documentación que soporta la propuesta. En el caso de propuestas de creación de programas académicos de pregrado o de posgrado así como de otras actividades académicas que lo requieran, la solicitud de aprobación financiera se debe iniciar una vez la propuesta cuenta con el aval inicial por parte de la Vicerrectoría Académica. Página 4 de 6

5 EVALUACIÓN FINANCIERA DE PROPUESTAS 1 INICIO Responsable Unidad Diligencia el formato Evaluación financiera de propuestas (FI-P10- F02) 2 Decano/Director Facultad/Educación Continua Envía la solicitud al Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto, para que se realice la revisión de la solicitud de la propuesta. 3 Revisa la solicitud y solicita al Profesional de Presupuesto el análisis de la propuesta. 4 Revisa el cumplimiento de los requisitos de la solicitud en el formato respectivo. Debe tener en cuenta para el diligenciamiento el Instructivo Evaluación Financiera de Propuestas (FI-P10-IN02) Debe anexar en medio magnético el archivo con el formato para la evaluación financiera de propuestas (FI-P10-F02), debidamente diligenciado y los documentos que soportan la propuesta. Sí 6 Analiza la información y las cifras de cada una de las cuentas que conforman la propuesta. 7 Emite concepto sobre la viabilidad financiera de la propuesta y lo envía al Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto a través de correo electrónico. 8 Revisa y analiza el concepto emitido acerca de la viabilidad de la propuesta. 9 La propuesta es viable financieramente? No Sí 11 corresponde a consultoría? se registra a través del sistema SIAP Registro de Propuestas. 12 Informa la aprobación de la propuesta a través de correo electrónico a la Unidad solicitante con copia al Director Financiero adjuntando el formato. Evaluación financiera de propuestas (FI-P10- F02). Sí No La propuesta cumple con los requisitos? No 5 Solicita a la persona responsable en la Unidad, a través de correo electrónico, ajustar el formato de acuerdo con los requerimientos y criterios establecidos por la Dirección Financiera para este tipo de propuestas. El Director Financiero tiene la potestad de realizar la aprobación respectiva según su criterio y consultas de instancias pertinentes. Estos criterios tendrán un trato excepcional según la condición general de Costos Indirectos. Informa al Director Financiero, a través de correo electrónico las razones por las cuales la propuesta no cumple con los requisitos. 10 Director Dirección Financiera Revisa y analiza el concepto recibido y efectúa la aprobación según corresponda. FIN Página 5 de 6

6 REVISADO POR Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto APROBADO POR Director Financiero Página 6 de 6