PROCEDIMIENTO AUXILIOS DE ESTUDIO

Transcripción

1 $!"#$%

2 PROCEDIMIENTO AUXILIOS DE ESTUDIO FECHA: 11 DE NOVIEMBRE DE 2004 PÁGINAS: 1 DE 4 MACROPROCESO: EXTESNIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL SUBPROCESO: AUXILIOS DE ESTUDIO PROCESO: BENEFICIO SOCIAL OBJETIVO: Definir la asignación del auxilio de estudio para el empleado o su familia, previo análisis del cumplimiento de los requisitos establecidos para dicho fin. ALCANCE: Aplica a las personas que laboran en la Universidad Pontificia Bolivariana con contrato a término indefinido y después de un año de vinculación. DEFINICIONES: Auxilio de estudio: Disminución del valor de pensión o costo de matrícula regular por período académico, según los porcentajes establecidos en el Reglamento de auxilio de estudio y en los programas de educación básica y superior a nivel de pregrado que ofrece la UPB. GENERALIDADES: Definir las fechas para asignación del Auxilio de Estudio teniendo en cuenta las establecidas por el Departamento de Registro Académico y el Colegio para el proceso de matrícula y las normas establecidas en el Estatuto de Prestaciones Extralegales. Para los estudiantes del Colegio, se requiere informe escrito de rendimiento académico y normalización para dar cumplimiento al artículo 6º. Numerales 4 y 5 del Estatuto de Prestaciones Extralegales. Se debe efectuar la revisión del informe final de calificaciones, teniendo en cuenta asuntos disciplinarios, de normalización o insuficiencia en dos o más áreas al terminar el año escolar. Para los estudiantes de pregrado el rendimiento académico no debe ser inferior a 3.0 y el número de créditos cursados no debe exceder el número total de los créditos del pensum (en caso de que la persona repita materias, los créditos de la materia perdida se le suman al total de créditos del pensum). Para las solicitudes de auxilio de estudio, revisar la siguiente documentación: 1. Para empleado, la orden de matrícula y la comunicación del jefe inmediato aprobando la realización de estudios por no interferir éstos en la jornada laboral. 2. Para el hermano, en el caso del empleado soltero, registro civil de parentesco, tarjeta de afiliación de la Caja de Compensación y afiliación a la EPS del empleado. 3 Para hijo o cónyuge, registro civil de parentesco o matrimonio, tarjeta de afiliación de la Caja de Compensación y afiliación a la EPS del empleado. 4. Los documentos solicitados al empleado tienen como propósito verificar el cumplimiento de: Edad (24 años de edad), la dependencia económica ( afiliaciones a la Caja de Compensación y a la EPS del empleado solicitante), parentesco de consanguinidad, y/o relación de pareja Una vez revisada la documentación se clasifica la solicitud, asignando un número a cada una de ellas. En caso de faltar datos o documentación se solicita telefónicamente al empleado o se diligencia con el Departamento de Recursos Humanos REVISÓ: NOMBRE: LUZ ESTELA MONTOYA VELEZ CARGO: COORDINADORA DESARROLLO HUMANO APROBO: NOMBRE: BLANCA CECILIA TORRES LONDOÑO CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTRALADA

3 01 ELABORAR Y ENVIAR COMUNICACIÓN A LAS UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS Comité Auxilio de Estudio Comunicaciones y Relaciones Públicas Definir fechas para remisión de solicitudes en el caso de beneficiarios nuevos Elaborar la comunicación especificando el procedimiento a seguir para solicitar el auxilio (fechas inicial y final de entrega de solicitudes) y requisitos para cada caso (documentos a anexar). Enviar a las unidades académicas y administrativas por correo electrónico para ser difundida a todo el personal El envío de la información se hace a través de Comunicaciones y Relaciones Públicas Comunicado Observaciones Generales para Tramitar por Primera vez el Auxilio de Estudio Verificar el visto bueno del Vicerrector de Asuntos Administrativos y Financieros, antes de ser enviado el comunicado. Recibir las solicitudes, teniendo en cuenta las fecha de entrega Verificar: 02 REVISAR LAS SOLICITUDES DE AUXILIO Comité Auxilio de Estudios Elaborar el informe para el Comité con los datos de la solicitud de auxilios, aportados por el empleado y/o el beneficiario. Dicho informe sirve de acta final del Comité Presentar las solicitudes, al Comité de Auxilio de estudio, para su análisis y decisión Estudiar individualmente las solicitudes para aprobar o negar, teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos estipulados en el Estatuto de Prestaciones Extralegales, y haber pasado el proceso de admisión del Colegio o el Pregrado Firmar el informe final al menos un miembro del Comité de Becas con las decisiones respectivas. Redactar y notificar la decisión del Comité a cada empleado, enviando ésta con los respectivos controles a la dependencia donde presta sus servicios, por medio de administración de documentos. Solicitud elaborada por el empleado Informe de Solicitudes de Auxilios de Estudio Formato Notificación del Comité de Auxilio (FO-UPB-038) Haber pasado el proceso de admisión el beneficiario del Auxilio de Estudio Reunir las condiciones para ser beneficiario del Auxilio Verificar firma del informe de Solicitudes de Auxilios de Estudio Verificar firma de recibido por parte del empleado que obtuvo el beneficio PÁGINA 2 DE 4

4 Si es estudiante de COLEGIO: 03 SOLICITAR INFORME ACADÉMICO DEL ESTUDIANTE QUE TIENE AUXILIO PARA PROCESAR INFORMACION EN EL SISTEMA Solicitar a la Secretaria Académica informe escrito de rendimiento académico y normalización para verificar el cumplimiento del artículo 6º. Numerales 4 y 5 del Estatuto de Prestaciones Extralegales, de cada uno de los beneficiarios; efectuando revisión del informe final de calificaciones, teniendo en cuenta asuntos disciplinarios o normalización insuficiente o por no ser promovido aún teniendo insuficiencia en un área al terminar el año escolar El Auxilio de Estudio del Colegio una vez verificado lo anterior, se ingresa al Sistema SPEEDWARE o sistema que se encuentre funcionando. Si es estudiante de PREGRADO: Verificar en el sistema (BANNER) el promedio académico, que no sea inferior a 3.0 y que el número de créditos cursados por el beneficiario, no exceda el número total del pénsum Informe académico del estudiante Cumplimiento de los requisitos establecidos en el Estatuto de Prestaciones Extralegales Ingresar a Banner para verificar rendimiento y créditos cursados Procesar en ICEBERG lo referente al valor del Auxilio de Estudio por parte de la universidad y el valor a pagar por el Empleado Ver Instructivo: Información de registro sobre créditos y promedio de estudiantes que inician o cursan estudios de pregrado PÁGINA 3 DE 4

5 04 ELABORAR INFORME FINAL Elaborar el informe final para el Comité sobre las personas beneficiarias del auxilio, que contiene los siguientes datos: Listado detallado de los beneficiarios, relacionando quienes accederán al Colegio, al Pregrado; quienes son empleados o familiares de empleados; Estadística general por unidades académicas, beneficiarios, subsidio UPB y valor pagado por el empleado (Formato Estadística general Auxilios de estudios). Formato auxilio de estudio familia empleado y/o empleado año (FO-UPB-040) Formato estadística general Auxilio de estudio (FO-UPB-041) Verificar en correcto diligeciamiento de los formatos. 05 REMITIR Y ARCHIVAR INFORME DE AUXILIO DE ESTUDIOS Remitir a Rectoría y Vicerrectoría de Asuntos Administrativos y Económicos, el informe final de los auxilios de estudio archiva informe final Informe Final Verificar que el informe haya sido recibido por las dependencias PÁGINA 4 DE 4