GESTIÓN DE CRÉDITOS CON EL ICETEX C: PGB-02; V: 01

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1 GESTIÓN DE CRÉDITOS CON EL ICETEX C: PGB-02; V: 01

2 OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para gestionar los créditos ICETEX de los estudiantes de la Institución. ALCANCE Este procedimiento inicia desde la comunicación a los estudiantes de la oferta de créditos hasta informar los créditos aprobados. DEFINICIONES Carta de Instrucciones: Es el documento donde el beneficiario y deudor solidario expresan conocer y aceptar las obligaciones adquiridas en el reglamento operativo y de crédito del Fondo y lo autorizan para llenar los espacios en blanco del pagaré que se suscriba a favor de la entidad crediticia, si se requiere. Este documento debe presentarse con autenticación de firmas, impresión de huellas dactilares del estudiante y deudores solidarios. Crédito educativo: Es un préstamo económico personal con el que un estudiante puede cubrir, de manera parcial o total, los costos de matrícula. Existen diferentes tipos de créditos como: el reembolsable, que es aquel que se paga para que otros beneficiarios puedan acceder a este apoyo, o el condonable que es aquel que exige unas condiciones, (por ejemplo, terminar el programa educativo) para que se exima al beneficiario de la deuda, debe cumplirse con las condiciones de condonación, de lo contrario el estudiante se ve obligado a pagar el dinero desembolsado por la entidad crediticia Pagaré: Es un documento que sirve como instrumento de cobró, cuando una entidad o persona presta determinada cantidad de dinero a otra y por lo tanto ésta tiene la obligación de pagar el efectivo en la fecha estipulada en el pagaré, de tal manera que éste se entrega a la persona o entidad en el momento que recibe el dinero. El pagaré con los espacios en blanco, deberá ser firmado por el estudiante y deudor solidario, con la impresión de las huellas dactilares. No requiere autenticación ante notario. CONDICIONES INICIALES 4.1 La actividad 09 no aplica para los créditos: Tú eliges, Ceres y fondo de víctimas del conflicto armado, el resto de las actividades son aplicables. 4.2 En el caso de los créditos por fondos condonables: comunidades negras, comunidades indígenas y fondo de desarrollo del talento TIC, solo son aplicables las actividades: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 09, 15 y El embalaje se realiza con el material entregado por el operador. 2

3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA 01 Comunicar oferta 02 Responder inquietudes 03 Solicitar crédito 04 Consultar créditos 05 Gestionar crédito 06 Informar créditos 07 Tramitar documentos 08 Enviar documentos Divulgar en la página web de la Institución las fechas para solicitar crédito en el ICETEX y las convocatorias abiertas de fondos condonables. Responder por correo o telefónicamente las consultas de los estudiantes acerca de la información para solicitar crédito con el ICETEX Diligenciar los formularios en la plataforma del ICETEX para inscribirse al crédito o convocatoria del crédito condonable Consultar en la plataforma del ICETEX el reporte de créditos aprobados. Descargar pagaré, carta de instrucciones y manual de legalización del ICETEX para cada uno de los estudiantes a los cuales les aprobaron el crédito. Enviar por correo al estudiante el pagaré, la carta y el manual de instrucciones de acuerdo con las fechas establecidas. Elaborar los documentos establecidos por el manual de legalización Enviar por correo certificado al Director (a) de Bienestar los documentos correspondientes para realizar la legalización del crédito. Publicación en la página web Registro en el ICETEX Reporte de créditos aprobados Pagaré Carta de Instrucciones Manual de legalización Documentos Correo certificado 3

4 09 Entregar documentos Entregar en una oficina del ICETEX la documentación exigida Verificar los documentos enviados por el estudiante Registro de entrega 10 Verificar documentos 11 Legalizar crédito 12 Solicitar recolección 13 Preparar documentos 14 Entregar documentos Nota1: En caso de que el estudiante cumpla con todos los documentos continuar con la actividad 11. Nota2: En caso de que el estudiante no cumpla con todos los documentos, enviarle correo solicitando la información adicional y continuar con la actividad 08. Legalizar en la plataforma del ICETEX los documentos enviados por el estudiante Enviar correo a solicitando recolección de garantías. Realizar el embalaje de la documentación a enviar al ICETEX para legalizar los créditos aprobados Entregar al operador del ICETEX la documentación a enviar en cadena de custodia, de los estudiantes. Registro ICETEX Documentos preparados Guía de envío 15 Consultar estado del crédito Nota: Se archiva copia de la guía del envío Consultar en la plataforma del ICETEX el concepto jurídico de la documentación enviada para legalización del crédito. Nota1: En caso de que el concepto sea viable y girado continuar con la actividad 16. 4

5 16 Informar créditos Nota2: En caso de que el concepto sea jurídicamente no viable, enviar correo al estudiante informando la documentación a ajustar y continuar con la actividad 08. Compartir a los interesados el estado del crédito y la resolución de giro. ANEXOS N/A DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN MODIFICÓ APROBÓ FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Elaboró/Modificó Cargo Firma Fecha Milton Patiño Director de Bienestar Universitario En físico 26/04/2016 Revisó Cargo Firma Fecha Comité de calidad N/A Acta N 9 27/05/2016 Aprobó Cargo Firma Fecha Comité de calidad N/A Acta N 9 27/05/2016 Vigente a partir de: 09/02/2017 5