CRÉDITO EDUCATIVO C: PGF-06; V: 01

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1 CRÉDITO EDUCATIVO C: PGF-06; V: 01

2 OBJETIVO Otorgar el financiamiento de matrícula diferida interna para admitidos y estudiantes de la UNICLARETIANA en virtud del desarrollo de sus programas académicos. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud de hasta el almacenamiento de los documentos soportes de los otorgamientos realizados. DEFINICIONES Amortización: Es el tiempo en el cual se distribuyen el pago de las cuotas del crédito otorgado. Crédito diferido: otorgado a terceros (estudiantes o aspirantes) que confieren derecho a reclamar efectivo u otros bienes producto de la transferencia de bienes o servicios que ofrece la institución universitaria, pagaderos en cuotas vencidas, también es denominado como financiación interna. Deudor: aspirante que adquiere una obligación por la transferencia del servicio ofrecido por la Institución. Deudor solidario: es aquella persona, que respalda la obligación adquirida por el estudiante con la Institución durante el periodo de estudio y etapa de amortización del crédito, también es denominado como codeudor. Documentos soporte: Son todos aquellos documentos oficiales, comerciales y demás que respaldan y son de base para las declaraciones, por ejemplo, se tienen las facturas, cuentas de cobro, contratos, pagares entre otras. CONDICIONES INICIALES 4.1 El proceso de Gestión de Admisiones y Registro deberá generar en el sistema académico la liquidación de pago del estudiante para poder aplicar el. 4.2 La Fundación Universitaria Claretiana brindará facilidades de pago a estudiantes y admitidos que así lo soliciten de acuerdo a las capacidades financieras de la institución, otorgándoles créditos por el valor de matrícula. 4.3 Los créditos concedidos a los estudiantes y admitidos para la financiación de la matricula deben estar debidamente respaldados por un título valor que garantice la recuperación de la deuda, así como también tener un deudor solidario que manifieste su aceptación de las obligaciones contraídas mediante la firma de un pagare 4.4 El debe ser cancelado dentro del período para el cual fue otorgado, este se dividirá en 4 cuotas amortizadas de la siguiente manera para los estudiantes nuevos a partir del periodo académico Primera cuota: 40% del valor de la matrícula Segunda cuota: 20% del valor de la matricula Tercera cuota: 20% del valor de la matricula Cuarta cuota: 20% del valor de la matricula 2

3 Este sistema de amortización será aplicado para todos los estudiantes nuevos y antiguos a partir del periodo académico Por ahora para el periodo académico , las matriculas para los estudiantes antiguos se dividirá en 4 cuotas amortizadas de la siguiente manera: Primera cuota: 25% del valor de la matrícula Segunda cuota: 25% del valor de la matricula Tercera cuota: 25% del valor de la matricula Cuarta cuota: 25% del valor de la matricula En casos excepcionales, la institución universitaria evaluará la posibilidad de refinanciación de la matrícula, previo análisis de las condiciones específicas presentadas por el estudiante. Cuando un estudiante incumpla reiteradamente y sin justa causa, con los pagos parciales de sus obligaciones financieras, contraídas con la institución por concepto de matrícula, en las fechas convenidas para ello, la institución se reserva el derecho de modificar las condiciones del crédito para los próximos semestres así: la cuota inicial aumentara su valor y el número de cuotas a financiar disminuirá paulatinamente, según el comportamiento de pago del deudor, hasta llegar si así fuere el caso a negar la financiación de la matrícula y reducir su pago a una sola y única cuota. Estas refinanciaciones deberán ser aprobadas por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, previa solicitud del deudor. 4.5 La institución universitaria liquidara un recargo equivalente al 1% mensual sobre el incumplimiento de la obligación de acuerdo a la reglamentación expedida por la superintendencia financiera para créditos de consumo y ordinario y tendrán como limite la tasa máxima de usura para dichos créditos. 4.6 La institución universitaria realizará financiación de matrículas desde 1 salario mínimo mensual legal vigente para todas las modalidades de estudio adoptadas por la Institución. 4.7 Requisitos para acceder al : Ser estudiante o tener admisión a uno de los programas universitarios y técnicos que ofrece la Fundación Universitaria Claretiana- UNICLARETIANA. Si el estudiante ha solicitado anteriormente crédito con UNICLARETIANA debe estar al día en los pagos para poder solicitar un nuevo crédito. Tener un deudor solidario aceptado por la UNICLARETIANA que avalará y firmará con el estudiante los documentos que respaldan el y responderá por las obligaciones que se derivan de este Requisitos del deudor solidario: a) si es persona natural: Demostrar ingreso s que permitan garantizar la deuda. Tener capacidad legal para contraer obligaciones. No ser deudor moroso de la UNICLARETIANA No ser deudor solidario de más de dos beneficiarios No ser mayor de 65 años al momento de solicitar el crédito. Si es pensionado, demostrar ingresos diferentes a los de la pensión o bienes inmuebles cuyo valor sea superior al valor del préstamo, que no constituyan patrimonio familiar. Tener historial financiero y crediticio favorable. No estar reportado con calificación negativa en ninguna central de riesgos financieros y tener un resultado financiero superior al establecido por la UNICLARETIANA Las demás que La Uniclaretiana considere necesario. 3

4 b) si es persona jurídica: Tener domicilio permanente en el país. Tener capacidad legal para contraer obligaciones. No ser deudor moroso de la UNICLARETIANA Contar con más de 3 años de constitución legal. Demostrar un patrimonio neto superior a la obligación contraída. Tener una duración igual o mayor a la vigencia del, incluido el período de amortización y cuatro años más. Tener autorización por parte de la junta de accionistas o de socios, según la empresa, para servir como deudor solidario, con monto máximo permitido. Tener historial financiero y crediticio favorable y obtener un puntaje de calificación superior al mínimo establecido en la UNICLARETIANA. 4.8 El estudiante debe presentar los siguientes documentos para acceder al proceso de financiación: Formulario de solicitud de crédito debidamente diligenciado Fotocopia ampliada del documento identidad del estudiante al 150% Copia del recibo de pago de la matricula Fotocopia del último recibo de servicios públicos para confrontar información Pagare: el pagaré con los espacios en blanco, deberá ser firmado por el estudiante y deudor solidario, con la impresión de las huellas dactilares. no requiere autenticación ante notario. Carta de instrucciones: en la carta de instrucciones el beneficiario y deudor solidario expresan conocer y aceptar las obligaciones adquiridas por la Institución, autorizando llenar los espacios en blanco del pagaré que se suscriba a favor de la Institución, si se requiere este documento debe presentarse con autenticación de firmas, impresión de huellas dactilares del estudiante y deudor solidario. Estado de cuenta del estudiante al momento de solicitar el crédito Amortización de crédito firmado por el estudiante y el deudor solidario. 4.9 Documentos del deudor solidario Deudor solidario dependiente: a. documento de identidad legible ampliado al 150% b. constancia laboral con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días, indicando sueldo, cargo, fecha de ingreso, tipo de contrato, duración del contrato, en membrete oficial de la institución y datos de contacto del jefe inmediato o responsable de nómina. c. Tres últimos desprendibles de pago Deudor solidario pensionado: a. documento de identidad legible ampliado al 150% b. fotocopia de contratos o certificaciones que acrediten ingresos adicionales como arriendos, honorarios, comisiones, entre otros; dichos ingresos deben ser certificados por contador público con tarjeta profesional vigente, acompañada de cedula del contador, tarjeta profesional y certificado de antecedentes expedido por la Junta Central de Contadores vigente. c. dos últimos desprendibles de pago de la pensión Deudor solidario independiente: a. Documento de identidad legible ampliado al 150% b. Declaración de renta o certificado de ingresos y retenciones del año gravable inmediatamente anterior; certificado de ingresos mensuales expedido contador público con tarjeta profesional vigente, acompañada de cedula del contador, tarjeta profesional y certificado de antecedentes expedido por la junta central de contadores vigente. 4

5 c. si es comerciante, presentar copia del Registro mercantil ó el certificado de existencia y representación legal y copia del RUT. d. Ingresos Adicionales: Presentar fotocopia de contratos o certificaciones que acrediten dichos ingresos como arriendos, honorarios, comisiones, entre otros expedido por contador público con tarjeta profesional vigente, acompañada de cédula del contador, tarjeta profesional y certificado de antecedentes expedido por la junta central de contadores vigente. Parágrafo 2: La institución podrá implementar la consulta de historial crediticio en las centrales de riesgo para la aprobación del deudor solidario La dependencia de la Coordinación de cartera y facturación hará recepción de las solicitudes de hasta con un día de anterioridad a la fecha de terminación académica de matrículas, según el calendario académico. Al existir diferentes tipos de matrículas (ordinarias, extraordinarias y extemporáneas) dichas solicitudes les aplica de igual manera El tiempo promedio para tramitar el es aproximadamente de un (1) día hábil La Fundación Universitaria Claretiana-UNICLARETIANA, sostiene el precio de la matrícula en el momento del pago, en caso de que la solicitud no se pueda tramitar antes del cambio de un tipo de matrícula. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA 01 Solicitar crédito educativo Diligenciar el FGF25 Pagare, FGF26 Carta de instrucciones y FGF27 Solicitud de crédito educativo, para lo cual se tendrá en cuenta la información personal, económica, financiera del deudor y deudor solidario. Nota 01: El estudiante deberá entregar la solicitud dentro de los tiempos establecidos en el calendario académico para realizar la matrícula. Nota 02: El estudiante debe presentarse a la Sede principal o a los diferentes CAT con el deudor solidario para suscripción de firmas, en caso contrario se deberá entregar los documentos autenticados por notaria. Estudiante, admitido y deudor solidario FGF26 Carta de instrucciones FGF25 Pagare 5

6 Nota 03: Los documentos se encuentran publicados en la sección de formatos del proceso de Gestión Financiera en el Micrositio Web SINCLA. Entregar el FGF25 Pagare, FGF26 Carta de instrucciones y FGF27 Solicitud de crédito educativo, en original en la Coordinación de Cartera de la sede Principal o en la Dirección de los CAT. 02 Entregar documentos Nota 01: Los documentos entregados a las secretarías de los CAT deberán ser escaneados y enviados el mismo día de recepción, a la Coordinación de cartera y facturación Estudiante o admitido FGF26 Carta de instrucciones FGF25 Pagare 03 Verificar completitud de la Solicitud Nota 02: El Director (a) de los CAT tiene un plazo de 3 días hábiles a partir del cierre de matrículas, para remitir los documentos en original a la oficina de la Coordinación de cartera y facturación con los respectivos soportes. Revisar que el FGF25 Pagare, FGF26 Carta de instrucciones y FGF27 Solicitud de crédito educativo, estén diligenciados correctamente con los respectivos soportes. Nota 01: En caso de que la solicitud esta diligenciada correctamente continuar con la actividad 04. Nota 02: En caso de que la solicitud presente alguna inconsistencia, se envía un correo electrónico al estudiante con copia a la Secretaría del CAT cuando corresponda, informando Analista de cartera FGF25 Pagare (revisado) FGF26 Carta de instrucciones (revisado) (revisado) FI09 Correo electrónico 6

7 04 Solicitar aprobación la situación y se continua con la actividad 01. Enviar por correo electrónico o entregar en medio físico el FGF27 Solicitud de crédito educativo, FGF26 Carta de instrucciones y FGF25 Pagare, al Coordinador (a) de Cartera. Nota: Los documentos de los estudiantes o admitidos de la Sede Central serán entregados en físico, en el caso de los CAT, será por correo electrónico. Revisar los documentos soportes para aprobación o negación del crédito educativo; verificando el estado de cuenta del deudor, la capacidad de pago del deudor solidario y las referencias. Analista de cartera FI09 Correo electrónico 05 Verificar viabilidad de la solicitud Nota 01: En caso que la tenga viabilidad, enviarla por correo electrónico o entregarla en medio físico al Vicerrector (a) Administrativo y Financiero y continuar con la actividad 06 Coordinador (a) de cartera y facturación (Visto Bueno) 06 Aprobar crédito Nota 02: En caso que la solicitud sea negada, enviar correo electrónico o contactar al estudiante y a la Secretaría del CAT, informando los motivos de la negación del crédito educativo y termina el procedimiento. Verificar la viabilidad del y firmar la aprobación en la, la cual deberá ser enviada por correo electrónico o entregada en medio físico al Coordinador(a) de Cartera. Vicerrector (a) administrativo y financiero (Aprobada) FI09 Correo electrónico 7

8 07 Notificar aprobación 08 Gestionar crédito educativo Enviar correo electrónico al (la) analista de cartera informando la aprobación del. Realizar negociación del en la plataforma Gestasoft por medio del módulo de cartera y facturación. Enviar correo electrónico o entregar en medio físico al estudiante, la amortización de su que genera el sistema Gestasoft. Coordinador (a) de Cartera Analista de cartera FI09 Correo electrónico Gestasoft 09 Notificar gestión de crédito 10 Firmar amortización 11 Almacenar documentos Nota: la amortización será entregada en medio físico a los estudiantes de la Sede Central, en el caso de los CAT, será enviada por correo electrónico al estudiante o admitido con copia a la Secretaría del CAT. Firmar la amortización del y entregarla en medio físico a la Coordinación de Cartera en la Sede Central o a la Secretaría en los CAT, teniendo en cuenta la nota de la actividad 02. Almacenar los documentos soportes en la oficina de la Coordinación de cartera y facturación de acuerdo a al número de créditos arrojados por el sistema. Analista de cartera Estudiante o Admitido Aprendiz de cartera Amortización del Amortización (firmada) Carpeta AZ ANEXOS N/A DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo superior N 020 de 2016 por medio del cual se adopta el reglamento estudiantil 8

9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN MODIFICÓ APROBÓ FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Elaboró/Modificó Cargo Firma Fecha Gustavo A. Pérez G Coordinador de cartera En físico 02/06/2017 Revisó Cargo Firma Fecha Comité Integrado de Gestión (Ex) N/A Acta N /06/2017 Aprobó Cargo Firma Fecha Comité Integrado de Gestión (Ex) Vigente a partir de: 21/07/2017 N/A Acta N /06/2017 9