Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 10 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento- DARA Coordinadora Área Registro TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Solicitud Consecutivo Actas de Grado General Ficha Académica SABS DARA DINTEV Estudiante Activo Estudiante Retirado SNIES POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO...6

2 2 de PROCEDIMIENTOS Verificación de Títulos s Creación de Fichas Académicas para los Estudiantes en Modalidad de Educación Virtual Empaste Fichas Académicas de Egresados Solicitud de Fotocopias de Documentos para estudiantes Activos y Retirados PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS ANEXOS...10

3 3 de OBJETIVO Describir los procedimientos de gestión de archivos académicos en la Universidad del Valle. Identificar en los procedimientos: la secuencia de actividades y sus responsables, las evidencias o registros de su ejecución, la normatividad que lo rige y el alcance. Servir como medio de referencia documental en la inducción, capacitación y la consulta de las personas que lo requieran. Servir como apoyo para el análisis, revisión y mejoramiento de los procedimientos llevados a cabo. 2. ALCANCE Comprende los procedimientos relacionados con el área de archivos adscrita a la división de Admisiones y Registro, e involucra a las Unidades Académicas, las Facultades e Institutos s, los profesores y demás dependencias que requieran información académica de algún estudiante o egresado de la Universidad del Valle. 3. DEFINICIONES 3.1. Solicitud Es una petición, pedimento o requerimiento que se realiza a la Universidad del Valle donde el solicitante puede ser un cliente interno, externo, nacional o internacional. (Fuente: Autor) 3.2. Consecutivo Es un número que se asigna al documento que ingresa y se utiliza para implicar relación o consecuencia de un documento u otro objeto. (Fuente: Autor)

4 4 de Actas de Grado General Es un acta donde se especifica, la fecha de la ceremonia, los participantes, numero de SNIES y el nombre con identificación de cada persona que recibió el grado en dicha ceremonia, la cual es firmada por el Rector, el Secretario General y los Decanos o Jefes de Institutos. (Fuente: Autor) 3.4. Ficha Académica Es una carpeta donde se archivan documentos personales de todos los estudiantes y egresados de la Universidad del Valle, estos documentos son, registro de calificaciones, copia del acta de grado del colegio y las recibidas en la Universidad, también se encuentra la fotocopia de la cedula y la de la libreta miliar (solo para hombres) y copia de diplomas de pregrado que recibió el estudiante antes de ingresar a un posgrado dentro de la universidad. (Fuente: Estatuto General de la Universidad del Valle) 3.5. SABS Sigla para denominar el Sistema de Administración de Bienes y Servicios 3.6. DARA Sigla para denominar a la División de Admisiones y Registro DINTEV Sigla para denominar a la Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual Estudiante Activo Es un estudiante activo en la Universidad del Valle el estudiante que se encuentra matriculado financiera y académicamente. (Fuente: Autor) 3.9. Estudiante Retirado Es un estudiante retirado en la Universidad del Valle el estudiante que en algún momento fue estudiante activo, no culmino el programa académico al cual estaba matriculado y actualmente no esta matriculado en la Universidad del Valle. (Fuente: Autor)

5 5 de SNIES El Sistema Nacional de Información de la Educación Superior(SNIES) es el conjunto de fuentes, procesos herramientas y usuarios que, articulados entre sí, posibilitan y facilitan la recopilación, divulgación y organización de la información sobre educación superior relevante para la planeación, monitoreo, evaluación, asesoría, inspección y vigilancia del sector. (Fuente: DECRETO NUMERO 1767 DE 2006)

6 6 de POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Acuerdo 007 del 2003 consejo superior "Por la cual se reestructura la Vicerrectoría Administrativa y se establece su Planta definitiva de Cargos". Acuerdo 07 DE 1994 de la junta directiva del Archivo General de la Nación. La Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación - Ley General de. Acuerdo 009 del 1997 "Por el cual se introducen modificaciones al Acuerdo 002 del 31 de Octubre de 1994 del Consejo Superior". Resolución 804 mayo 31 de 2000 rectoría "Por la cual se expide el Manual Único de Funciones y Requisitos Mínimos para cargos de Empleados Públicos no Docentes de la Universidad del Valle". Resolución 030 de Agosto 26 de 2005 Por la cual se expide el REGLAMENTO DE ARCHIVO de la Universidad del Valle". Las Fichas Académicas sirven de apoyo a distintos estamentos dentro de la universidad, pero las originales de estas nunca pueden salir de la Oficina de Registro, y si algún organismo requiere copia de los datos deberá ser con la autorización de esta oficina. De toda ceremonia de grado debe emitirse una resolución general y una resolución de acta de grado, la cual especifica los participantes, fecha de la ceremonia y el nombre de todos los graduandos. Las solicitudes que hacen parte del procedimiento 6.1 y 6.4 se resuelven y entregan las fotocopias con una demora de un día hábil. 5. DIAGRAMA DE FLUJO No aplica

7 7 de PROCEDIMIENTOS : Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1 Verificación de Títulos s ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Recepción de A- Recibir solicitud en ventanilla o correo la solicitud de electrónico y depositar solicitud en el buzón de Auxiliar de oficina del documentos de la Coordinación del área de verificación del área de admisiones Registro titulo 2. Verificación del Titulo 3. Respuesta de la solicitud 4. Entrega de la Respuesta B- Entregar solicitud a la Coordinadora del área de Registro Secretaria del DARA C- Revisar la solicitud Coordinadora de Registro D- Direccionar la solicitud al área de Coordinadora de Registro A- Crear un registro de la solicitud en el SABS B- Verificar la información requerida en el sistema o ficha académica según sea el caso C- Buscar la información en las Actas de ceremonia, el Sistema, las Fichas Académicas, Base de datos del DINTEV(Para Estudiantes de Educación Desescolarizada), en la Facultad de Ingeniería (modalidad a distancia) y/o en la Escuela de Odontología (cursos de auxiliares). A- Realizar una carta de respuesta al solicitante donde se asegure o se niegue la información B- Codificar la carta de respuesta con el mismo código que se le asignó a la solicitud a través del SABS A- Enviar la carta a la Coordinación de Registro B- Revisar la respuesta a la solicitud y contrastar Coordinadora de Registro con la información en el sistema C- Firmar la carta de respuesta y entregar a la Coordinadora de Registro secretaria de Registro D- Enviar la respuesta al solicitante por Fax o Correo electrónico (se escanea la carta firmada Secretaria del DARA para entrega internacional) Registro de ingreso de Documentos (interno) Registro electrónico de la solicitud en el SABS Registro electrónico de la carta Carta de respuesta con firma

8 8 de Creación de Fichas Académicas para los Estudiantes en Modalidad de Educación Virtual ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Recibir carta de solicitud y listado de Carta estudiantes departe del Jefe de la DINTEV Grados B- Enviar carta con listado de estudiantes al área de archivos Auxiliar de Grados 1. Creación de Fichas Académicas de la DINTEV 1. Creación de Fichas Académicas de la DINTEV C- Ingresar al SIRA la Información de los Estudiantes (información personal, programa matriculado, código de estudiante) F- Devolver a Grados la Carta con soportes de Información del estudiante en el sistema G- Comunicar a la DINTEV, la inscripción de los estudiantes en el sistema SIRA D- Ingresar asignaturas y calificaciones de los estudiantes candidatos a grado y matriculados en la DINTEV H- Ingresar estudiantes al proceso de Grados con los demás candidatos de la Universidad E- Crear fichas académicas de los estudiantes listados Secretaria de la Oficina de Atención al Estudiante (DINTEV) Grados Secretaria de la Oficina de Atención al Estudiante (DINTEV) Listado de Candidatos a Grado Resolución de Ceremonia y Acta de Grado Ficha Académica digital y física I- Revisar Proceso Jefe de la DINTEV J- Recibir ficha académica de graduados de la Listado de Egresado DINTEV departe del Jefe de la DINTEV por Ceremonia K- Archivar la ficha académica en el lugar Tomo de Egresado correspondiente del área de 6.3 Empaste Fichas Académicas de Egresados ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Recibir fichas académicas departe del grupo de trabajo de Grados 1. Empaste de Fichas Académicas de Egresados B- Ordenar alfabéticamente las fichas académicas C- Archivar las fichas ordenadas en fólder AZ's, rotuladas en rangos de 2 años y en grupos de 30 fichas por fólder Registro de ingreso de Documentos (interno)

9 9 de 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Revisar cada una de las fichas académicas ubicadas en los fólderes (que estén completas y documentos con ortografía correcta) E- Hacer solicitud de empaste a Contratista especializado F- Revisar en el proceso de empaste la 1. Empaste de Fichas Académicas de Egresados integridad de las fichas académicas G- Se revisan los libros que estén de acuerdo al orden en que se encontraban en los fólder AZ's H- Archivar en la ubicación correspondiente del área de archivos Tomos de Egresados 6.4 Solicitud de Fotocopias de Documentos para estudiantes Activos y Retirados ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Recepción de A- Recibir petición en el formato establecido para Auxiliar de oficina del Solicitud de la solicitud de solicitud de fotocopia y una copia del denuncio área de admisiones Fotocopia en ventanilla de DARA. Fotocopia B- Revisar solicitud Auxiliar de oficina del área de admisiones 2. Respuesta de la solicitud C- Enviar solicitud al área de Secretaria del DARA A- Buscar el documento en la ficha académica correspondiente B- Sacar una fotocopia del documento solicitado C- Enviar fotocopia al auxiliar de oficina de la división del DARA D- Entregar fotocopia al solicitante Auxiliar de oficina del área de admisiones Fotocopia de Documento 7. PROCESOS RELACIONADOS Gestión de Actividades Académicas de los Estudiantes

10 10 de FORMATOS Formato control de salida de las fichas académicas 9. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA F-04-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional