SECRETARÍA GENERAL MERCEDES DE LA TORRE HASBÚN Secretaria General

Transcripción

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2 GUÍA DE GRADOS 2017

3 SECRETARÍA GENERAL MERCEDES DE LA TORRE HASBÚN Secretaria General

4 SECRETARÍA GENERAL La Secretaría General de la Universidad del Magdalena es la dependencia que se encarga de diseñar, organizar, ejecutar y controlar las funciones y responsabilidades del sistema de gestión documental, así como velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo con el fin de permitir la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión central e histórico de la Universidad.

5 FUNCIONES (Acuerdo Superior 17 de 2011) PROPUESTA: 1. Servir de medio de comunicación entre los organismos de Gobierno de la Universidad y la comunidad universitaria. 2. Refrendar Acuerdos y demás actos expedidos por los Consejos Superior y Académico, los cuales deberán ser suscritos también por el respectivo Presidente. 3. Dirigir, conservar y custodiar en condiciones adecuadas, los archivos correspondientes al Consejo Superior y demás órganos, conforme a lo dispuesto en el Estatuto General. 4. Elaborar las actas correspondientes a las sesiones del Consejo Superior y Académico. 5. Diseñar y adoptar estrategias, procedimientos y actividades tendientes a la conservación y custodia de los archivos de la Institución.

6 FUNCIONES (Acuerdo Superior 17 de 2011) PROPUSTA: 6. Mantener actualizado los procedimientos institucionales de conservación, protección, cuidado y disposición de documentos, teniendo en cuenta las normas y directrices técnicas emitidas por las autoridades competentes. 7. Velar por el cumplimiento de los términos, condiciones y requerimientos exigidos para la expedición de actos administrativos a cargo de las instancias superiores de la Universidad. 8. Dirigir y controlar los servicios de gestión documental, ejercer la competencia notarial y orientar el apoyo de servicios requeridos por los consejos Superior y Académico y, la Rectoría. 9. Formular y adoptar las políticas para el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y estatutarias de la Universidad. 10. Elaborar proyectos de actos administrativos, para ser presentados ante el Consejo Superior y el Consejo Académico.

7 FUNCIONES 11.Apoyar los procesos de expedición de certificados y realización de grados. 12. Organizar, sistematizar y controlar los archivos generales de la institución. 13.Ejecutar y controlar el proceso de duplicación de documentos y archivos de la institución, de conformidad con los medios electrónicos existentes. 14.Orientar y controlar la gestión y actividades de los archivos independientes de cada dependencia con el archivo central.

8 FUNCIONES 15. Asesorar y velar por la gestión administrativa y económica de los museos y del patrimonio cultural, histórico-artístico de la Universidad para salvaguardar, conservar y difundir su legado a nivel nacional e internacional. 16. Prevenir y adoptar las medidas conducentes para cuidar y proteger el patrimonio económico, científico y pedagógico de la institución en los términos que la Constitución Política, las leyes y los Estatutos lo exigen. 17. Cumplir con las responsabilidades y competencias establecidas en el Sistema de Gestión Integral de la Calidad. 18. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo.

9 PROCEDIMIENTOS A CARGO 1. EXPEDICIÓN DE NORMAS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS. 2. REALIZACIÓN DE SESIONES DEL CONSEJO SUPERIOR. 3. REALIZACIÓN DE SESIONES DEL CONSEJO ACADÉMICO. 4. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS. 5. REALIZACIÓN DE GRADOS.

10 PROPUESTA: FECHAS DE GRADO INSTITUTO DE POSGRADOS De conformidad con lo establecido en el Acuerdo Académico No. 057 de 2016 las fechas para las ceremonias de graduación para el año 2017 están establecidas de la siguiente manera: Instituto de Postgrados Fecha de Grado 14 de julio 17 de noviembre al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante Actividades las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y RESPONSABLE Fechas Presentación de hojas de vida y entrega de documentos de grado a Direcciones de Programas(Artículo 186 Reglamento Estudiantil y demás documentos exigidos por cada programa) Estudiantes 15 de mayo 15 de septiembre Entrega de documentos de grado en la Secretaría General Instituto de Posgrados 16 de junio 17 de octubre

11 FECHAS DE GRADO PRESENCIALES PROPUESTA: Programas Presenciales al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde 16 de funcionaran 01 de las sedes 15 alter de Fecha de Grado Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y junio septiembre diciembre Actividades Responsable Fechas Presentación de hojas de vida y entrega de documentos de grado a Direcciones de Programas(Artículo 186 Reglamento Estudiantil y demás documentos exigidos por cada programa) Estudiantes 14 de abril 04 de julio 16 de octubre Entrega de documentos de grado en la Secretaría General Direcciones de Programas 16 de mayo 01 de agosto 15 de noviembre

12 FECHAS DE GRADO IDEA PROPUESTA: Programas del IDEA al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y Fecha de Grado 21 de abril 01 de diciembre Actividades Responsables Fechas Presentación de hojas de vida y entrega de documentos de grado a Direcciones de Programas(Artículo 186 Reglamento Estudiantil y demás documentos exigidos por cada programa) Estudiantes 22 de febrero 02 de octubre Entrega de documentos de grado en la Secretaría General. Direcciones de Programas 22 de marzo 01 de noviembre

13 PROPUESTA: CEREMONIA ESPECIAL DE GRADUACIÓN Por instrucciones del Señor Rector los Grados por ventanilla (Acuerdo Académico 012 de 2009) se efectuarán a través de ceremonia especial de graduación, para lo cual se establecieron las fechas para la recepción de documentos así: Grado Especial al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y Actividades de la Facultad y/o Programa Responsables Fecha de entrega de documentos 10 de febrero Entrega de documentos de grado en la Secretaría General Instituto de Posgrados, Direcciones de Programas Presenciales e IDEA 25 de abril 18 de julio 11 de octubre

14 Indicaciones para la Entrega de Documentos Esta Secretaría no está facultada para: Recibir documentación incompleta. Conceder prórroga para la recepción de documentos.

15 Indicaciones para la Entrega de Documentos Respetuosamente solicitamos a usted, diligenciar los documentos con la debida anticipación para evitarnos traumatismos en la organización de los grados.

16 Indicaciones para la Entrega de Documentos Las Direcciones de Programa recibirán, verificarán y enviarán al correo electrónico gestiondegrados@unimagdalena.edu.co los documentos de grado así: Remitir carta indicando el listado de los estudiantes que cumplieron con los requisitos para grado por ceremonia o grado especial, indicando el título o certificado respectivo. Un archivo en medio digital en formato PDF por cada estudiante a recibir título o certificado, el cual debe ser identificado con los apellidos y nombres del aspirante a grado (AVENDAÑO CRISTIAN), cada archivo deberá contener los documentos requisitos de grado en el siguiente orden:

17 Indicaciones para la Entrega de Documentos Recibo legible de consignación del pago de derecho a grado (El volante de consignación se descarga a través de la página: pagos.uimagdalena.edu.co/volantes de pago/ Categoría-servicios académicos/derecho de Grado). Paz y salvo Académico expedido por Grupo de Admisiones Registro y Control Académico.

18 Indicaciones para la Entrega de Documentos Acta de sustentación de Trabajo de Grado y/o Diplomado (a quien corresponda) Certificado o resultado prueba a Saber Pro (no aplica para Técnicos laborales y Postgrados) Paz y salvo de dependencias

19 Indicaciones para la Entrega de Documentos Ficha de egresado. Nota: El grado especial debe contener el acta de aprobación del Consejo de Facultad

20 PROPUESTA: Indicaciones para la Entrega de Documentos Diligenciar información del aspirante a grado en formato excel como se muestra en el ejemplo: al Rector para contratar el arrendamiento de Expedición los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Expedición Universidad durante las vigencias fiscales 2017, de la Cédula 2018, 2019 Y No. Apellidos Nombres Identificación Lugar de Fecha de Genero Código Título Programa 1 Arias Daza Sol María de Santa Marta 12/05/2005 F Licenciado en Educación Preescolar Licenciatura en Educación Preescolar 2 Barros Leo José Carlo de Buga M Licenciado en Educación Preescolar Licenciatura en Educación Preescolar

21 Indicaciones para la Entrega de Documentos Modalidad Zonal (sólo para IDEA) Título de Memoria de Trabajo de Grado Dirección Teléfono Fijo Teléfono Móvil A Distancia Santa Marta La Digrafía, Un Reto para los docentes del Preescolar MZ 11 CASA 3 Los Pinos lsol@gmail.com A Distancia xxxx Dificultad del niño(a) en el proceso de la lecto-escritura Calle 30 N Jbarros@hotmail.es

22 Indicaciones para la Entrega de Documentos El cuadro debe ser enviado en medio digital, organizado alfabéticamente por apellido y escrito como aparece en la cédula de ciudadanía del estudiante o el Certificado de la Registraría. Observaciones: Para el carné de graduado el estudiante debe verificar en su módulo si tiene la foto respectiva, la cual debe tener las siguientes características: ser tipo documento, fondo blanco, tamaño 3x4, en caso contrario consultar con el Grupo de Admisiones Registro y Control Académico para efectuar la inclusión de la misma.

23 VERIFICAR DATOS PERSONALES EN LA REGISTRADURÍA INDICACIONES PARA INGRESAR A LA REGISTRADURÍA Y COMPROBAR INFORMACIÓN CORRECTA DE NOMBRES, APELLIDOS N Y LUGAR DE EXPEDICIÓN DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA LOS ESTUDIANTES ASPIRANTES PARA GRADO

24 PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO 1. Elaborar base de datos en Excel (SNIES) con todos los aspirantes a grado que cumplieron con los requisitos (con relación al nombre, número de cédula y lugar de expedición del estudiante puede ser verificado en la página de la Registraduría). Ejemplo: 1.1. Ingresar en la página de la Registraduría Nacional de Colombia. ( ).

25 PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO 2. Ingresar en el link que dice certificado de vigencia de la cédula.

26 PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO 3. Ingresar en el link que dice Expedición Certificado.

27 PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO 4. Digitar número y fecha de expedición de la cédula, luego digitar el código que aparece en la parte de abajo y continuar.

28 PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO 5. Dar click en generar certificado:

29 PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO 6. En este certificado se encuentran los datos completos del estudiante tal cual como están registrados en el documentos de identidad (nombre, número y lugar de expedición de la cédula), que son los que se requieren para la elaboración del Snies ):

30 ENTREGA DE DIPLOMAS Si el graduado no puede reclamar personalmente su Diploma y Acta de grado, deberá autorizar a quien desee mediante poder autenticado original el reclamo de dichos documentos.

31 GRACIAS GUÍA DE GRADOS / 2017