PROCEDIMIENTO SOLICITUD REQUERIMIENTOS PUBLICITARIOS FECHA: 26-AGO-11 VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION Agosto- 20 Creación del documento. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades y condiciones que permitan definir las estrategias relacionadas con la promoción y mercadeo de los servicios de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud - FUCS. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las dependencias, divisiones, departamentos, oficinas, decanaturas y vicerrectorias de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. Cubre desde que se detecta la necesidad de solicitar apoyo al área de mercadeo y publicidad, hasta el momento en que se inicia el procedimiento de Inscripción y Admisión de Estudiantes.. DEICIONES : Para efectos de este procedimiento se utilizará la palabra cliente para referirnos a las diferentes facultades, ya sea para sus programas de pregrado o postgrado; y a los coordinadores de curso o diplomado de educación continuada y/o educación continuada directamente. Los productos de edición institucionales comprenden : Afiches, certificados, invitaciones, plegables, tarjetas de grado, tarjetas personales, escarapelas, volantes, libretas, calendarios, pendones. Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC

2 4. CONDICIONES GENERALES Todos los programas de pregrado, postgrado o educación continuada podrán actualizar su información mediante el formato F-VE-MDO-0 Información de Programas, de tal forma que se cuente con información precisa a fin de realizar la respectiva divulgación y socialización de la misma, a través de los diferentes medios. Los servicios que ofrece el área de mercadeo y publicidad, para la divulgación de los diferentes programas se describen a continuación o Publicación en página WEB con apoyo del personal de la UVA Unidad de Ambientes Virtuales, de la información del programa ya sea mediante la publicación de los diseños realizados o de lo diligenciado en el formato F-VE-MDO-0Información de Programas o Call center no requiere diseño gráfico, actividad realizada por las personas que pertenecen al área de mercadeo y publicidad o Asesoría en conjunto con la UVA para la realización piezas publicitarias como afiches, certificados, invitaciones, plegables, tarjetas de grado, tarjetas personales, escarapelas, volantes, libretas, calendarios, pendones, etc. o Presencia en eventos institucionales donde se hace presencia a través de un stand de la FUCS, se entrega material publicitario y se recolecta información de posibles estudiantes. El cliente interno que podrá solicitar el desarrollo del presente procedimiento serán los decanos, coordinadores de cursos y diplomados de educación continuada. El cliente debe conocer previamente su presupuesto disponible aprobado en el rubro publicidad y mercadeo para iniciar el presente procedimiento Cuando no se cuente con el presupuesto necesario se podrá solicitar apoyo presupuestal de mercadeo y/o educación continuada según corresponda. El apoyo presupuestal con el que mercadeo y publicidad podrán apoyar a las facultades o programas de educación continuada serán entre otros esferos, carpetas, cuadernos, bolsos, etc. Institucionales siempre y cuando se cuente con inventario. El área de mercadeo diseñará el plan y estrategias de mercadeo de cada programa, en compañía del diseñador gráfico, diseñador multimedial, comunicóloga y el cliente interno que solicite, diligenciado el Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC 2

3 formato F-VE-MDO-02 Solicitud Requerimientos Publicitarios, el cual permitirá definir especificaciones técnicas, Productos de diseño y edición institucionales impresos comprenden: o Afiches, pendones o Botones o Logos o Cartillas, boletines o Certificados o diplomas o Escarapelas, carnés o Invitaciones o Libros, revistas o Plegables, brochure o Rompe tráfico o Stickers o Papelería corporativa (tarjetas, hojas membrete, sobres, etc.) o Tarjetón o Volantes o U otro según solicitud La responsabilidad de la información que se divulgue es solo del cliente, y para poder dar inicio a la solicitud, es conveniente tener el 00% de la información. Tenga presente la fecha de entrega de la propuesta gráfica, para su aceptación y posterior envío a impresión ya que este proceso lo realiza posteriormente Servicios Administrativos que se encarga de la solicitud de pruebas de color y de imposición para aprobar su impresión. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS F-VE-MDO-0 Información Programas F-VE-MDO-02 Solicitud Requerimientos Publicitarios F-VE-MDO-0 Recolección de Información Aspirantes a Pregrado F-VE-MDO-04 Recolección de Información Profesionales N-RG-05 Adquisición de Bienes y Servicios N-RG-27 Consulta Presupuestos por Área Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC

4 6. DESARROLLO. Flujograma Actividad Descripción Responsable Presentarse a la oficina de mercadeo cuando surja la necesidad de realizar actividades de mercadeo y Informar la necesidad publicidad, allí se le hara entrega del formato F-VE- MDO-0 Información de Programas y se agendara una primera reunión 2 Reunión: Plantear Presentar el formato F-VE-MDO-0 Información de Diseñador Gráfico necesidades Programas y definir las necesidades Correctora de Estilo Analizar las diferentes opciones disponibles para el Diseñador Gráfico Analizar opciones diseño y plan de mercadeo y publicidad acordes al Diseñador Multimedial publicitarias presupuesto disponible, 4 Definir estrategia Definir la estrategia diligenciando el formato F-VE- Diseñador Gráfico MDO-02 Solicitud de Requerimientos Publicitarios, el Diseñador Multimedial cual conservará mercadeo enviando copia a los diferentes involucrados 5 Definir cronograma Diseñador Gráfico Definir cronograma general de la campaña (entregas, Diseñador Multimedial envios y publicaciones) 6 Presentar al cliente los diseños preliminares según las Diseñador Gráfico 2 Reunión piezas propuestas, ya sea para impresión, Diseñador Multimedial Presentación piezas publicación y/o envío de correo másivo Escoger entre los diseños y piezas publicitarias Diseñador Gráfico 7 Definir piezas definitivas de acuerdo con el presupuesto y lo Diseñador Multimedial acordado en la reunión 8 Desarrollar Desarrollar las tareas a realizar según cronograma Diseñador Gráfico requerimiento general de requerimientos Diseñador Multimedial 9 0 Presentar diseños 2 Revisar boceto muestra Ajustar boceto Se requiere diseño gráfico Presentar en la fecha estimada el diseño según boceto muestra, para revisión con el cliente. Revisar boceto muestra digital del requerimiento Se aprueba boceto muestra? Ajustar boceto realizando ajustes solicitados Diseñador gráfico Diseñador gráfico 4 Publicación impresa y/o publicación en página WEB 5 Cubrir evento con presencia de mercadeo 6 Call center y/o desarrollo de la estrategia elegida 7 Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC 4

5 Publicación impresa 2 Procedimiento preestablecido de Adquisición de Bienes y Servicios Area o cliente 4 5 Comunicar a Servicios Administrativos Entregar boceto definitivo Contactar al proveedor 6 Verificar impresión Comunicar a Servicios Administrativos para que este a su vez contacte y solicite al proveedor las pruebas de color y de imposición Entregar en cd o enviar archivo de el boceto definitivo a servicios admnistrativos (o proveedor del servicio de Diseñador gráfico impresión), confirmando su recepción Contactar al proveedor del servicio de impresión para recepción de muestra impresa del boceto definitivo Servicios Adminitrativos Verificar las pruebas de imposición y color, Proveedor, Diseñador Gráfico, 7 8 Realizar ajustes 9 Recibir material 0 Registrar inventario Se aprueba muestra impresa del boceto original Solicitar los ajustes al proveedor acordando una nueva fecha de revisión Recibir el material según la fecha acordada Relacionar el material recibido en el inventario correspondiente Diseñador gráfico y/o el solicitante Servicios Administrativos Secretaria de Mercadeo y Publicación en página WEB 2 Enviar trabajo Publicar información general 4 Publicación diseños Enviar trabajo de diseño e información a la comunicologa para su publicación en la página WEB, y Diseñador gráfico revisión de estilo Publicar en la página web el programa de acuerdo con el formato F-VE-MDO-0 Información de Programas, suministrado por el cliente Publicar diseños según preferencia del cliente, de volantes, afiches,brochure, pendones etc. Diseñador multimedial 5 Revisar página WEB Revisar la pagina WEB y la información publicada 6 7 Call center y/o desarrollo de la estrategia elegida Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC 5

6 2 Asignar asesor Solicitar material 4 Descargar inventario 5 Asistir al evento 6 Entregar material Cubrir evento con presencia de mercadeo Asignar asesor comercial que asistirá a la feria o evento Solicitar material publicitario el día del evento o la feria Mercadeo Realizar descargue de material del inventario y Secretaria de mercadeo entregar al asesor comercial Asistir al evento o feria con el material requerido Entregar material publicitario a los participantes que se encuentren interesados en alguno de los programas 7 Entregar formato 8 9 Entregar información al call center Entregar formato correspondiente según el evento o aspirante, (F-VE-MDO-0 Recolección de Información Aspirantes o F-VE-MDO-04 Recolección de Información Profesionales) para su diligenciamiento y recolección de información para alimentar la base de Entregar los formatos diligenciados al callcenter para alimentar la base de Call center y/o desarrollo de la estrategia elegida 0 2 Se cuenta con base de de contactos Enviar base de Enviar a mercadeo la base de con que se cuente. 4 Actualizar base de Alimentar la base de agregando la información con que se cuente a la base de general Llamar e informar Realizar seguimiento Llamar a los posibles interesados, suministrar información y despejar dudas Realizar seguimiento buscando la inscripción del estudiante Procedimiento preestablecido Inscripción y admisiones Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC 6

7 7. TABLA DE REGISTROS TABLA DE FORMATOS O REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CODIGO FORMATO O REGISTRO NOMBRE DEL FORMATO O REGISTRO RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSI CIÓN AL F-VE-MDO-0 Información Programas Solicitante año Archivo Institucio nal F-VE-MDO-02 Solicitud Requerimientos Publicitarios Solicitante año Archivo Institucio nal F-VE-MDO-0 Recolección de Información de Aspirantes a Pregrado Aspirantes a Pregrado mes Base de F-VE-MDO-04 Recolección de Información de Profesionales Profesionales aspirantes a postgrado o educación continuada mes Base de 8. ANEXOS F-VE-MDO-0 Información Programas F-VE-MDO-02 Solicitud Requerimientos Publicitarios F-VE-MDO-0 Recolección de Información Aspirantes a Pregrado F-VE-MDO-04 Recolección de Información Profesionales Planeación y Gestión de proyectos VRJ-AAFC 7