SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO: GTH PD-1 MACROPROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO VERSION: 1.

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Apoyar la labor del control fiscal, la investigación y la actualización de conocimientos, mediante el suministro de recursos bibliográficos que estimulen el aprendizaje y una adecuada toma de decisiones en todos los niveles de trabajo de la Contraloría General de la República y demás usuarios interesados en el tema. 2. DESARROLLO 2.1. Selección y Adquisición de Materiales Bibliográficos. Realizar un estudio de necesidades de la colección de acuerdo con las evaluaciones y análisis de las mismas. Elaborar un listado por temas o materias en concordancia a los resultados de los análisis y de las solicitudes recibidas. Conformar la bibliografía especializada. Investigar quien produce el material bibliográfico. Determinar si es para compra, canje o donación. Si es para compra, elaborar listado del material de compras. Solicitar cotizaciones. Enviar a estudio y VB del Director de Oficina. Solicitar la aprobación de la Gerencia Administrativa y anciera para su respectiva compra. Esperar aprobación de la Gerencia Administrativa. Si hay aprobación recibir y registrar el material, verificar que corresponda al material solicitado y que se encuentre en perfecto estado físico. Si no hay aprobación archivar temporalmente para ser incluido en el plan de Necesidades. Recolectar datos a nivel regional, nacional e internacional de instituciones que realicen actividades similares o que produzcan materiales de acuerdo a la especialidad de la Para el incremento de colecciones mediante el sistema de canje y donación. Establecer el contacto con base en la información suministrada mediante oficios, para estimar la propuesta del canje. Realizar suscripción con las instituciones en los diferentes registros de canje. Recepcionar y registrar el material de canje.

2 Página 2 de 7 2. Organizar el material bibliográfico y registrarla en la Base de Datos para colocar a Disponibilidad de los usuarios de la Biblioteca. Clasificar y catalogar el material bibliográfico. Preparar físicamente el material para organizar y controlar prestamos. Registrar, actualizar y depurar la Base de Datos. Realizar normalización de términos periódicamente. Generar copias de seguridad periódicamente de los archivos donde se encuentra registrada toda la información del material bibliográfico. Colocar a disponibilidad de los usuarios la Base de Datos. Circulación y Préstamo. El usuario consulta la base de Datos para diligenciar el formato de solicitud de préstamo del material bibliográfico. Presentar la solicitud del material al funcionario encargado del servicio. El auxiliar del servicio verifica e informa al usuario si el material esta disponible para consulta. Si el préstamo es interno solicitar el documento de identificación ó carnet de la entidad junto con la paleta de solicitud y ficha de préstamo. Si el préstamo es externo, se tramitan las tarjetas de vencimiento y de préstamo. Si es un préstamo ínter bibliotecario, el usuario debe presentar los datos bibliográficos con su respectivo número de clasificación. La biblioteca autoriza el préstamo mediante formato a la biblioteca prestamista. Conservar la papeleta de solicitud de préstamo junto con la ficha utilizada para el mismo fin. En el momento de la devolución del documento, revisar para constatar su estado físico. Descargar en la ficha de préstamo, reubicándola en el bolsillo del material y finalmente incorporar el material a la colección Servicio de Referencia. Recepcionar solicitud. Definir el tema específico de la consulta. Profundizar con el usuario sobre el tema a investigar. Establecer una estrategia de búsqueda. Consultar los catálogos de la unidad para saber si existen las fuentes sobre el tema. Suministrar documentos o elaborar los productos requeridos (bibliografías, resúmenes). Si la consulta no se puede atender con recursos de la Unidad, establecer contactos con

3 Página 3 de 7 instituciones afines y/o con especialistas que puedan proveer el material solicitado, ya sea en fotocopia o directamente con el usuario. Comunicar al usuario sobre el lugar y la persona que le suministrará la información, en caso de que la Unidad no lo pueda hacer. Llevar un registro de las consultas recibidas con el fin de evaluar el servicio. 2.5 Servicios de Información a la comunidad de Usuarios. Una vez adquiridas las publicaciones periódicas se procede a: Registrarlas y controlarlas en la base de datos Fotocopiar las tablas de contenido. Publicar las fotocopias de las tablas de contenido en la cartelera de la Unidad. Enviar a todas las dependencias de la entidad por medio de correo electrónico el Boletín de nuevas adquisiciones.

4 Página 4 de 7 FLUJOGRAMAS SELECCIÓN Y ADQUICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Actividad Respon Identificar necesidad de material, solicitando a funcionarios las necesidades de informacion, mediante correo electronico o registrando listado de necesidades o solicitudes de material que no ha sido encontrado. PROFEONAL BIBLIOTECA INICIO 1 EDITORIALES DIRECTOR OCPTCTI ENTIDAD Comunicaciones de la CGR o Revista Economia Colombiana Realizar listado de material bibliografico necesario 2 Solicitar catalogos a las editoriales y seleccionar el material que sea de interes para la biblioteca 3 Realizar cruce de informacion de necesidades con catalogos 4 Realizar listado definitivo de necesidades, realizar ajustes necesarios. 5 Material por canje, donacion o compra? Donación Compra Canje 6 Solicitar minimo 3 cotizaciones a las editoriales. 7 Enviar cotizaciones 8 Recibir cotizaciones y enviar oficio con cotizaciones a Director OCPTCTI 9 Aprueba la compra? 10 Remitir a profesional 1 biblioteca con observaciones 11 Recibir observaciones y material que no ha sido aprobado incluirlo en el listado de material bibliografico. 12 Recibir listado aprobado y enviar a recursos financieros para realizar proceso de compra con los soportes correspondientes

5 Página 5 de 7 Revisar instituciones o entidades que realizan o producen material que pueda interesar a la Contraloría y realizar comunicación solicitando el intercambio. Ofrecer las publicaciones de la contraloria a la otra Entidad. 14 Responder si esta interesada o no 15 Esta interesada? No 16 Si Enviar novedad a comunicaciones de la CGR y a la revista economia colombiana. 17 Enviar material bibliografico para el canje 18 Recibir el material bibliografico de la entidad. 19 Enviar el material del canje. 20 Contactar a la entidad y enviar correo solicitando la donacion que interese a la contraloria 21 Enviar material bibliografico 22 Recibir el material bibliografico y continuar con procedimiento de organización análisis y registro de material bibliográfico 23

6 Página 6 de 7 FLUJOGRAMA CIRCULACION Y PRESTAMO Actividad Responsable Consultar base de datos en biblio 3000, diligenciar formato de préstamo y entregar en biblioteca FUNCIONARIO INICIO 1 PROFEONAL BIBLIOTECA Solicitar carné y formato diligenciado 2 El funcionario o usuario está creado en Biblio 3000? 3 Crear usuario en el sistema 4 El usuario es funcionario de la CGR? 5 Solicitar documento de identidad para consultar solo en sala 6 Realizar registro del préstamo en el sistema 7 Entregar material bibliográfico solicitado al usuario 8 Utilizar material bibliográfico 9 Devolver material 10 Devuelve el material satisfactoriamente? 11 Es funcionario de la CGR? 12 Enviar 3 correos solicitando que devuelvan el libro con una periodicidad de 8 días Si no devuelve se envía a proceso disciplinario y se sanciona en el sistema para no volver a realizar prestamos al funcionario. Recibir el material y descargar el préstamo del sistema y ubicarlo en el estante correspondiente

7 Página 7 de 7 FLUJOGRAMA ORGANIZACIÓN ANALIS Y REGISTRO DE MATERIAL Actividad Responsable Recibir el material bibliográfico PROFEONAL BIBLIOTECA INICIO 1 Es libro o revista? 2 Registrar el titulo y autor en Biblio 3000, asignando número de entrada 3 Catalogar el material bibliográfico, de acuerdo con la reglamentación establecida. 4 Clasificar el material bibliográfico, utilizando el sistema de clasificación decimal Dewey 5 Asignar epígrafes o encabezamientos de materia 6 Hacer preparación física del material, rotulando y colocando el bolsillo en cada material manualmente 7 Ubicar en el estante el libro o material bibliográfico 8 Registrar en Biblio 3000 el titulo de la publicación. 9 Registrar en Biblio 3000 los ejemplares de la revista, a medida que llegan. 10 Tomar artículos de revistas de área de interés para la Contraloría e ingresar el detalle en Biblio 3000 (autor, titulo epígrafes) Realizar preparación física rotulándolas Colocar en el estante, alfabéticamente según nombre de la revista