TABLA DE CONTENIDO Alcance 3

Transcripción

1

2 Página: 2 de 13 TABLA DE CONTENIDO 1 Datos de identificación 1.1 Nombre del procedimiento 1.2 Objetivo PAGINA Alcance Responsable del procedimiento 1.5 Relación con otros macro procesos procesos o subprocesos 1.6 Numeral (es) de la norma (NTC ISO ) 2 Introducción general 3 Justificación 4 Condiciones Generales 5 Responsabilidades norma a los que aplica 6 Descripción de las actividades la 7 Definiciones 8 Recursos 9 Registros 10 Referencias normativas 11 Revisión aprobación y modificación

3 Página: 3 de 13 1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 Nombre del procedimiento GRADOS 1.2 Objetivo Establecer los pasos y responsables del proceso de Grado para que los estudiantes de último semestre y/o periodos anteriores que hayan culminado su plan de estudio puedan obtener su título. 1.3 Alcance Inicia con el estudio de grado de estudiantes de último semestre de tecnología y la solicitud de grado de aquellos estudiantes que culminaron su plan de estudio en periodos anteriores; hasta la evaluación de la ceremonia de graduación. 1.4 Responsable del Procedimiento Coordinación Registro y Control Académico. 1.5 Relación con otros macro procesos, procesos o Subprocesos. Prestación del Servicio Académico Gestión Académica Gestión de Recursos Bienestar Institucional Gestión de la Dirección Bienestar Institucional 1.6 Numeral (es) de la Norma a los que aplica el procedimiento comunicación con el cliente.

4 Página: 4 de INTRODUCCIÓN GENERAL Dentro del sistema de gestión de calidad se debe establecer procedimientos y/u otros documentos para aquellos procesos que estén relacionados directamente con los estudiantes de Tecnología de la FCECEP. Por este motivo la institución determinó tener un procedimiento que establece los pasos a seguir para que los estudiantes de la FCECEP opten a título de tecnólogo buscando con ello una mejor comunicación para reducir las posibles causas de no grado. 3. JUSTIFICACIÓN El Proceso de Admisiones, Registro y Control establece el procedimiento de grados para estandarizar las actividades relacionadas con esta actividad. 4. CONDICIONES GENERALES El Estudiante de la FCECEP para optar a título de tecnólogo debe estar al día en todo lo concerniente a : o o o o Académico: De acuerdo al plan de estudios cursado debe haber cumplido con el 100% de las asignaturas cursadas y aprobadas. Proyecto de Grado: si el estudiante elaboró proyecto debe haber sustentado y aprobado, el acta de sustentación debe de reposar en su historial académico, si el estudiante opta por el diplomado como opción de grado debe aprobar dicho diplomado. Financiero: No debe tener deudas de orden financiero con la Institución por créditos de semestres, diplomados, multas, derechos de grado. Documental: Estar a paz y salvo con documentos requisitos de matrícula y pruebas SABER PRO TYT ampliada al 150%. Los únicos responsables de avalar cualquier documento académico de grado son el Rector y el Secretario General de la Institución en consenso con la coordinación académica.

5 Página: 5 de 13 Antes de la finalización de un periodo académico se debe elaborar y publicar en la página web de la institución el cronograma de grado del próximo periodo. A los graduandos que no asistan a la ceremonia de grado, se les entregará el diploma y acta de grado en Registro y Control Académico una semana después de la ceremonia oficial presentando la cedula de ciudadanía original y en caso de encontrarse fuera del país otorgar poder autenticado de quien vaya a reclamarlo adjuntando fotocopia de la cedula del graduado y del apoderado. 5. RESPONSABILIDADES Coordinador Registro y Control Académico: Garantizar la planeación, publicación del cronograma, estudio de grado y listado de graduandos, gestionar los recursos para el grado. Auxiliar de Registro y Control Académico: Garantizar el estudio de grado de los egresados y su permanente actualización. Director de Programa y Director de Bienestar Institucional: Garantizar que las novedades de orden académico estén digitadas de acuerdo al cronograma de grado. Dirección Administrativa y Financiera: Proporcionar todos los recursos para la ejecución de la ceremonia de grado. Gestión de recursos: Tramitar todos los requerimientos aprobados por la Dirección admirativa para la ceremonia de grado.

6 Página: 6 de DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES RESPONSABLE (S) GRADOS OFICIALES 1. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL CRONOGRAMA DE GRADO. 1.1 Definir las actividades y fechas del cronograma formato FR-MEC Coordinar la fecha de la Ceremonia de graduación. 1.3 Socializar a Rectoría, DAF, Decano, Direcciones de Programa y Bienestar Institucional el cronograma para su aprobación. 1.4 Enviar al campus virtual el cronograma de grado para la publicación en la página web de la Institución. Coordinación Registro y Control. 2. ESTUDIO DE GRADO. 2.1 Generar el listado de los estudiantes Candidatos a grado. 2.2 Separar las carpetas de los candidatos a grado por carrera y alfabéticamente. 2.3 Elaborar estudio de grado según formato FR-ARC Revisar las carpetas y verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para optar título. 2.5 Actualizar mantenimiento de documentos en el sistema de información de acuerdo a documentación que reposa en la carpeta del estudiante.

7 Página: 7 de Enviar al campus virtual el estudio de grado, formato FR-ARC-19 cada quince (15), los días jueves para que se publique en la página web de la institución el día viernes. 2.7 Recepción de solicitudes de grado formato FR- ARC-07 de estudiantes de cohortes anteriores o que no aparezcan en el estudio de grado publicado en la página web. 2.8 Envió de correos electrónicos a estudiantes con pendientes para grado. 2.9 Enviar al campus virtual el listado de aptos para grado para que sea publicado de acuerdo al cronograma de grado. Webmaster Auxiliares de Registro y Control. Webmaster 3. ENTREGA DE PENDIENTES ACADEMICOS, FINANCIEROS Y DE DOCUMENTOS. 3.1 Entrega de pendientes académicos informe de novedades como: Reconstrucción de notas, Validaciones, Habilitaciones, homologaciones de acuerdo al cronograma de grado. 3.2 Entrega de documentación académica para grado según cronograma de grado. 3.3 Pagos de orden financiero como: derechos de grado, cuotas, multas según cronograma de grado. 3.4 Reporte de Estudiantes que presentan deuda financiero de diplomado o semestre depurado con la información de la entidad financiera de acuerdo al cronograma de grado. Director de Programa Secretaria Asistente Bienestar Institucional Estudiantes Estudiantes Coordinación de Crédito y Cartera.

8 Página: 8 de ELABORACION DE DIPLOMAS, ACTAS, MENCIONES DE HONOR Y CERTIFICADOS DE DIPLOMADO. 4.1 Solicitar y aprobar el diseño de menciones de honor y certificados de diplomados como opción de grado 4.2 Elaboración de archivo para diplomas y Certificados de diplomado. 4.3 Solicitar a las direcciones de programa la relación los estudiantes que obtuvieron menciones de honor. Coordinación Registro y Control. Auxiliar de registro y control académico. Coordinación Registro y Control Directores de programa Proveedores externos 4.4 Enviar al proveedor para su elaboración. Compras 4.4 Se recibe del Proveedor de los diplomas el archivo para verificación de los nombres, apellidos, número de cédula, programa académico, número de registro, folio, libro antes de su impresión. 4.5 Impresión de diplomas. 4.6 Elaboración e impresión de Actas de grado. 4.7 Firma por parte del Rector y Secretaria General. 5. LOGISTICA INVITACIONES Y TOGAS 5.1 Solicitar y aprobar el diseño de las tarjetas de invitación. 5.2 Enviar al proveedor para su elaboración. 5.3 Entregar la relación de graduandos al proveedor de togas y fotos. 5.4 Entrega de invitaciones a los aptos para grado. Proveedor Auxiliar de Registro y Control Rectoría Secretaría General Dirección Administrativa Publicidad Coordinación de Registro y Control. Compras Auxiliar de Registro y Control Auxiliares de Registro y Control.

9 Página: 9 de CEREMONIA DE GRADO Actividad llevada a cabo en un Auditorio externo contratado por la institución, en ella se establece el protocolo del acto solemne. Coordinación de Registro y Control 7. REGISTRO EN LIBROS OFICIALES Y ARCHIVO 7.1 Registro de los graduandos en el libro de actas y libro de diplomas. 7.2 Empacar en cajas de Archivo inactivo las carpetas de los graduandos. 7.3 Enviar las cajas de carpetas de graduandos para el archivo inactivo. GRADOS POR VENTANILLA 1. Solicitud de grado un mes pasada la ceremonia oficial del periodo. 2. Entrega de Diploma por ventanilla de acuerdo al cronograma de grado y teniendo en cuenta que todo debe estar al día para optar título de tecnólogo. Auxiliar de Registro y Control Auxiliar de Archivo. Estudiantes Auxiliar de Archivo. 7. DEFINICIONES Solicitud de grado: Formato con el cual el estudiante presenta intención de graduarse. Estudio de Grado: Proceso mediante el cual se verifica que los candidatos a grado cumplan con los requisitos exigidos para optar a título de tecnólogo. Ceremonia de Graduación: Acto mediante el cual se realiza la entrega del Diploma y Acta que lo acredita como Tecnólogo al egresado que ha cumplido con los requisitos.

10 Página: 10 de 13 Egresado: Es la persona que ha cursado y aprobado satisfactoriamente todas las materias del pensum académico reglamentado para una carrera o disciplina. Graduado: Egresado que previo cumplimiento de requisitos exigidos por la institución ha recibido su grado. Anexo: Estudiantes de cohortes anteriores o que no aparezcan en el estudio de grado publicado en la página web, el cual debe presentar solicitud de grado. 8. RECURSOS RECURSO HUMANO Perfil profesional y competencia 1. COORDINACION DE REGISTRO Y CONTROL: Profesional en carreras administrativas y/o afines, conocimiento en normas educativas regidas por el Ministerio de Educación Nacional, manejo de personal, trabajo en equipo, con alto nivel de liderazgo, proactividad y excelentes relaciones interpersonales. Grado de utilización (Dedicación laboral en horas) 45 horas Semanales RECURSOS FISICOS Tipo y características 1. Oficinas debidamente equipadas para el desarrollo del proceso 2. Espacio para ceremonia de graduación. Grado de utilización en horas, jornadas o periodos académicos Diario Dos veces al año

11 Página: 11 de 13 RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES Tipo y características Grado de utilización en horas, jornadas o periodos académicos 1. Computadoras, escritorios, muebles, impresoras, teléfono, archivadores, aire acondicionado, cámaras, sillas, digiturnos, papelería Diario 9. REGISTROS No. CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO 1 FR-ARC-07 SOLICITUD DE GRADO 2 FR-ARC-19 ESTUDIO DE GRADO 10. REFERENCIAS NORMATIVAS Reglamento estudiantil capitulo XVI.

12 Página: 12 de REVISON APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN PROCESO DE APROBACIÓN CARGO FIRMA Elaboró Líder Operativa Revisó Líder de Responsabilidad Aprobó Líder con Autoridad CONTROL DE CAMBIOS Versión Cambio solicitado Fecha de la modificación V-1 Documento inicial V-2 V-3 Actualización para agilizar el proceso Actualización por modificación en los formatos y responsables del procedimiento

13 Página: 13 de 13 V-4 Actualización por modificación en actividades del procedimiento e inclusión de grados por ventanilla V-5 Actualización por modificación en actividades. 03/11/2017 V-6 Actualización de procedimiento ya que se modifica responsable en una de las actividades. 22/11/2017