CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PROMOCIÓN Y MERCADEO

Transcripción

1 Página de 9 MACROPROCESO: APOYO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Director Departamento de. SUBPROCESOS: Estudios de mercados Promoción y divulgación de programas académicos. OBJETIVO: Planear y ejecutar el mercadeo direccionado al cumplimiento de metas, en la captación de estudiantes de pregrado, posgrado, programas de extensión y el posicionamiento de la Universidad en el departamento de Boyacá y su área de influencia. PROCESO O SUBPROCESO Promoción y PROVEEDORES (int-ext) De Directivos De Programas académicos Colegios Entidades ENTRADAS Apertura de inscripciones, calendario académico Necesidades de orientación vocacional Necesidades de capacitación específica de las empresas Bases de datos de colegios y entidades Bases de datos internas SALIDAS Certificación de visita o participación Orientación vocacional Charlas especificas Informes estudios de mercado Identificación de intereses y preferencias de programas académicos de pregrado Identificación del principal medio al cual acceden para obtener información CLIENTE S (int-ext) A Comunidad de Educación Media Vocacional A público externo e interno Empresas RECURSOS INFRAESTRUCTURA: Oficina FINANCIEROS: Asignación presupuestal TÉCNICOS: Equipos de cómputo, video beam, medios de CICLO PHVA Planear (P), Hacer (H), Verificar (V), Actuar (A) P. Planear las visitas a colegios, empresas y personas independientes, además de las participaciones en ferias de universidades, información que se condensara en el plan de trabajo. P 2. Planear las actividades de orientación vocacional con los colegios. P 3. Establecer el presupuesto que se va a requerir para la ejecución del plan de mercadeo y estudios de mercado. Santo Tomás Tunja. Si este documento del Sistema de Gestión de la Calidad es impreso, es considerado COPIA NO

2 Página 2 de 9 comunicación: teléfono, celular, internet, Materia publicitario y promocional, Sistema SAC DOCUMENTOS Base de Datos de Bachilleres. Base de Datos de entidades públicas y privadas. Bases de datos de personas independientes. H H V V A 4. Realizar estudios de mercados 5. Desarrollo de visitas a colegios, empresas y personas independientes, además de las participaciones en ferias de universidades y ejecución de los compromisos adquiridos. 6. Certificación de visita o participación 7. Informes de estudios de mercados 8. Evaluación del plan de mercadeo. REQUISITOS Plan de Desarrollo Seccional Reglamento Estudiantil Pregrado. Universidad Santo Tomás. Reglamento Estudiantil Posgrado. Universidad Santo Tomás. Plan Educativo Institucional PEI Requisitos de ingreso a la Universidad Norma ISO 900 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META. Cumplimiento del plan de mercadeo Plan de mercadeo (se verifica certificado de visita o participación) (pregrado, posgrado y programas de extensión) Semestral 80 % de ejecución del plan de mercadeo Documentos soporte de los compromisos adquiridos 2. Posicionamiento de imagen (pregrado): Características de identificación (Fuente: estudios de investigación de mercado de pregrado, posgrado y programas de extensión) De acuerdo a los aprobados por el Comité Administrativo-Financiero 60% tiene conocimiento institucional Santo Tomás Tunja. Si este documento del Sistema de Gestión de la Calidad es impreso, es considerado COPIA NO

3 Página 3 de 9 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META 3. Tasa de absorción: Número de estudiantes nuevos matriculados / N de estudiantes inscritos x 00 Semestral 60% en pregrado 50% en posgrados 4. Evaluación del servicio (a responsables de los grupos visitantes y como herramienta de seguimiento a los compromisos adquiridos con los colegios) Por cada jornada de puertas abiertas 60% satisfecho con el servicio Santo Tomás Tunja. Si este documento del Sistema de Gestión de la Calidad es impreso, es considerado COPIA NO

4 Página 4 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO Preparar y elaborar el 5425-F-006 plan de trabajo mensual de promoción y mercadeo para: NO PREPARAR Y ELABORAR PLAN DE TRABAJO ELABORAR PRESUPUESTO PRESENTAR PRESUPUESTO APROBADO? SOLICITAR APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO SI - Asesor Comercial. Pregrado: actividades a través de psico-orientadores, visitas del colegio-universidad Universidad-colegio, aplicación de pruebas Intereses y Pruebas Profesional - IPPR, Charlas de orientación profesional, charlas especificas por facultad, jornadas culturales, jornadas con padres de familia, ferias de universidades entre otras. Posgrado y programas de extensión: visitas a entidades e instituciones públicas o privadas de los municipios de la zona de influencia de la Universidad, personas independientes, coordinación de reuniones, seguimiento específico por programa, envíos de correos electrónicos, llamadas telefónicas, entre otras. Elaborar Presupuesto para las visitas y actividades. Solicitar la aprobación para la ejecución del plan de trabajo y presupuesto propuesto al Director Departamento de. Presentar presupuesto al Comité Administrativo-Financiero, para su aprobación.

5 Página 5 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 6 Comité Administrativo- Financiero 7 AJUSTAR PRESUPUESTO SI APROBADO? PRESENTAR PORTAFOLIO DE SERVICIOS REALIZAR SEGUIMIENTO VERIFICAR VISITA FIN NO EJECUTAR EL PLAN DE TRABAJO REALIZAR VISITAS, Director Si no se aprueba ajustar de acuerdo a las observaciones del Comité. Ejecutar el plan de trabajo propuesto para el mes. Visitar entidades o instituciones públicas o privadas, personas independientes de acuerdo a lo programado en el plan de trabajo, registrando en el documento 5425-F- certificación de visita o participación pregrado y/o 5425-F-004 certificación de visita o participación. Realizar la presentación del portafolio de servicios de la Universidad, brindando la información específica y ofertando el programa académico de pregrado, posgrado y programas de extensión. Realizar seguimiento a los resultados generados en la ejecución del plan de trabajo mensual. Para las jornadas con los colegios de puertas abiertas solicitar la evaluación del servicio en el documento y realizar el análisis de los resultados. Verificar visita en el documento 5425-F-004 certificación de visita o participación y/o 5425-F- certificación de visita o participación pregrado-.

6 Página 6 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO 2 3 SI RECIBIR SOLICITUD SOLICITAR LOS RECURSOS APROBADO? NO mercadeo Comité Administrativo- Financiero Recibir solicitud de elaboración de estudios de mercado de la facultad o dependencia, avalado por el Consejo de Facultad. Nota: En caso de no estar en el presupuesto la facultad o dependencia solicitarán los recursos al Comité Administrativo-Financiero. Realizar la solicitud de los recursos financieros al comité Administrativo- Financiero para la elaboración del estudio. 4 INFORMAR A LA DEPENDENCIA Si no se aprueba se informa a la dependencia para que ellos realicen la solicitud. 5 ELABORAR INSTRUMENTO REVISAR Y VALIDAR EL INSTRUMENTO Si fue aprobado realizar la elaboración del instrumento y presentar para su validación. NO 6 Dependencia Revisar y validar el instrumento. APROBADO? SI 7 Dependencia

7 Página 7 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 8 REALIZAR AJUSTES Realizar los ajustes del instrumento solicitados por la Dependencia. 9 COORDINAR LA REALZACIÓN DEL ESTUDIO Coordinar la realización del estudio, con apoyo de los aforadores los cuales deben registrar la aplicación de las encuestas en el formato de verificación de visita encuestadores. 0 ELABORAR EL INFORME Tabular y elaborar el informe y consecución de información en fuentes secundarias. ENTREGAR INFORME Entregar el informe final a la Dependencia o Facultad, previo visto bueno del. 2 SOCIALIZAR RESULTADOS FIN Realizar la socialización de los resultados del informe a la facultad o dependencia que lo solicito.

8 Página 8 de 9 AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Aprobó: Nombre: Carmen Sofía Bernal López Cargo: a Nombre: Juan Carlos Chaparro Acuña Nombre: Carmen Sofía Bernal López Nombre: Miguel Antonio Díaz Blanco Cargo: Cargo: Gestión de la Calidad. Cargo: Directora de Admisiones y. CONTROL DE CAMBIOS Versión 00 Versión Inicial Cambios Ajuste del código del documento de 3405 a 5405, de acuerdo a la directriz de Sede principal. Especificación en el clico PHVA actividades relacionadas con el mercadeo de los programas de posgrado. Ampliación de las herramientas de seguimiento y medición que establecen el seguimiento a la gestión que se realiza en el proceso a través del desarrollo de sus actividades (incluyendo los aspirantes captados, el posicionamiento de la universidad en la región, seguimiento hacia los potenciales estudiantes, tendencias y preferencias). En el diagrama de flujo para promocionar y divulgar los programas académicos de pregrado, posgrado y programas de extensión se especifica: - las visitas que realiza el asesor comercial de posgrados a las personas independientes. - El seguimiento a los colegios que reciben el servicio de mercadeo en las jornadas de puertas abiertas. Se ajusta el objetivo del proceso Se complementan proveedores, entradas y salidas como: Colegios, entidades, Necesidades de orientación vocacional, necesidades de capacitación, charlas específicas, orientación vocacional Se ajusta y ordena el PHVA Se ajustan los indicadores siendo más específicos. Se establecen más específicamente cada uno de los cargos responsables de cada una de las actividades descritas en los diagramas de flujo. Se ajustan todos los códigos de formatos de acuerdo a la TRD actual del Departamento de Se cambia indicador resultado de la divulgación realizada por la Universidad por Tasa de absorción = Número de estudiantes nuevos matriculados / N de estudiantes inscritos x 00. Se elimina el indicador estudios de mercado para nuevos programas.

9 Página 9 de 9 Se adiciona en el diagrama de Flujo para la elaboración de estudios de mercado, que la solicitud de elaboración de estudios de mercado debe estar avalado por el Consejo de Facultad.