PROCEDIMIENTO. Selección y Evaluación de Proveedores

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN SEP-2014 Creación del documento SEP-2016 Actualización escala de evaluación general 1. OBJETO Establecer los parámetros generales para la selección y evaluación de es de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud - FUCS 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los es de productos, bienes o, que requiere la FUCS para la realización de sus actividades diarias y para todas las dependencias de la institución. Abarca desde la realización de cotizaciones por parte de Servicios Administrativos hasta la evaluación de los es seleccionados para su continuidad. 3. DEFINICIONES Proveedor: persona natural o jurídica que proporciona un producto y/o un servicio. Gestasoft: Sistema de información que permite agilizar los procedimientos Administrativos y financieros e integrarlos con los procedimientos académicos de la fundación y con los usuarios externos (estudiantes,, docentes). Cotización: Es un documento mediante el cual el comunica al departamento de de la fundación las condiciones de entrega, de pago, calidad, y precio del bien, suministro o servicio que se desea adquirir. 4. GENERALIDADES La evaluación y reevaluación de es aplica solo para aquellos que suministran productos o recurrentes para el funcionamiento de los procesos de la fundación. Los es son seleccionados con base en su capacidad para cumplir con los requisitos contractuales definidos por la Fundación, quien se asegurará de la idoneidad de los mismos, y tendrá como criterios de selección los que se encuentran en el respectivo formato de selección de es. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1 de 6

2 Los criterios aplicables para la selección de es, con sus respectivos porcentajes son: Criterios Servicios Compras y/o Obras de Suministros Infraestructura Calidad del servicio o producto 60% 50% 70% Cumplimiento en los tiempos de entrega 10% 10% 10% Cumplimiento en cantidad 10% 15% 10% Servicio durante y posventa 20% 25% 10% La reevaluación de es se realiza semestralmente a partir del segundo semestre de vinculación al listado de es aprobados. La evaluación de es se realiza de acuerdo con los criterios establecidos, detallado en el Instructivo evaluación de es en Gestasoft I-COM-SEP-01. La escala de evaluación es la siguiente: o Evaluación General (, compras y obras de infraestructura) Se asumirán como es aprobados, aquellos con quienes después de la evaluación de es, el valor de la escala de evaluación sea como mínimo categoría AA y con los que se tengan mayores negociaciones. Los valores de la escala de evaluación se describen a continuación de acuerdo a su categoría: Grado de valor de la escala Categoría AAA Categoría AA Categoría A Límite inferior Límite superior Características El contratista permanece por un periodo más El contratista queda en periodo de prueba El contratista es retirado del listado de es En el caso de los es de impresos, tendrán contacto directo con la oficina de impresos y publicaciones para una mejor comunicación de los aspectos técnicos de la requisición, previa aprobación del mismo por parte de la división de. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2 de 6

3 Las áreas involucradas, evaluaran de forma conjunta con el área de a los es semestralmente en el sistema, de acuerdo a los criterios establecidos. Para el registro de es estos deberán presentar los siguientes documentos: o Certificado de cámara y comercio o Certificado de cuenta bancaria o Fotocopia del RUT y cédula 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Cotización Procedimiento de adquisición de bienes y P-GA-COM-01 Instructiva evaluación de es en gestasoft I-COM-SEP-01 Formato F-COM-CMP-07 selección de es. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 3 de 6

4 6. DESAROLLO SELECCIÓN DE PROVEEDORES No Flujograma Nombre Actividad Descripción Responsable Realización de cotizaciones Selección de Negociación con Proveedor 4 Contactar 5 6 Creación de Proveedor Verificación de existencia de Solicitar las cotizaciones según especificaciones de la requisición y las políticas de compra. Realizar cuadro comparativo entre los es según las cotizaciones y criterios de selección, consignando la información en el formato F-COM-CMP-07 Selección de es. Negociar con el lo incluido en la cotización. Contactar al seleccionado para que se inscriba a través de la página Web de la FUCS pestaña es Crear en el sistema a través de la Pagina Web de la Fundación un nuevo, incluir datos e información solicitada. Enviar documentación necesaria a la Fundación Verificar que el exista en el sistema y que los datos estén completos. Verificar la documentación del y habilitación de este en el sistema. Proveedor SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4 de 6

5 7 Entregar documentación Hacer entrega carpeta con los documentos del al área de gestión documental Auxiliar de 8 FIN EVALUACIÓN DE PROVEEDORES No Flujograma Nombre Actividad Descripción Responsable Calificación Al recibir el bien o servicio la persona que realizo la Dependencia que 1 preliminar requisición otorga una calificación o comentario recibió el servicio preliminar sobre el en el sistema 2 Reunión de evaluación Al finalizar o en el trascurso del semestre la persona quien recibe el servicio o bien, durante ese periodo realiza la evaluación de es a través de Gestasoft según los criterios establecidos en el Instructivo evaluación de es en Gestasoft I-COM-SEP-01. Dependencia que recibió el servicio, 3 Si No Calificación de El recibe una calificación aprobatoria en la evaluación de es? 4 5 Notificar al Si el no cumple con los requisitos mínimos para seguir prestando el servicio a la FUCS es notificado que no seguirá como de la Fundación argumentando las razones encontradas. FIN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 5 de 6

6 7. TABLA DE REGISTROS TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CODIGO FORMATO F-COM-CMP- 07 NOMBRE DEL FORMATO Selección de es RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO Servicios Administrativos TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL 1 Año Eliminación 8. ANEXOS Formato F-COM-CMP-07 Selección de es Instructivo I-COM-SEP-01 Evaluación de es en Gestasoft ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Julián Guillen Cargo: Analista de Procesos Fecha: 21-Sep Nombre: Ruth Maribel Baquero Cargo: Directora de Servicios Administrativos Fecha: 23-Sep-2016 Nombre: Ing. Ariel Vega Cargo: Gerente Fecha: 30-Sep-2016 DIVISIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 6 de 6